26
В защите информации четко выделяют два направления: защита
конфиденциальности и защита работоспособности. Для выполнения этих задач
существуют специальные методы и средства защиты данных, которые подробно
представлены на рисунке 1.10.
Рисунок 1.10 - Классификация методов и средств защиты данных
При использовании компьютеризированного варианта работы уровень
информационной безопасности повышается на порядок. Сама система
автоматизированного документооборота заставляет пользователя быть более
ответственным в этом вопросе. Технически информационная безопасность и
защита информации осуществляется при помощи системы паролей для доступа к
ресурсам информационной системы разного уровня. Прежде всего, это пароль
входа пользователя в операционную систему его рабочего места. Ввод этого
пароля открывает пользователю доступ к ресурсам данного компьютера и к
документам, хранящимся на нем. При этом политика безопасности должна быть
настроена таким образом, чтобы пользователь не был полным «хозяином» на
своем рабочем месте и не мог, например, установить вредоносное программное
обеспечение или программы по копированию информации. Ограничение прав
несколько осложняет работу пользователей, но при этом дает гарантию
защищенности данных. Необходимо всегда находить баланс между удобством и
комфортом работы пользователя и безопасностью хранения корпоративной
27
информации или информации о клиентах. Когда пользователь вводит свой
пароль входа в операционную систему, он получает доступ не только к ресурсам
данного компьютера, но и к ресурсам компьютерной сети предприятия. Это
возможно в том случае, если пользователь входит на компьютер как доменный
или сетевой пользователь. В этом случае отнестись к разграничению прав
пользователей в сети нужно еще более внимательно. Настроить права сетевого
пользователя нужно таким образом, чтобы дать ему возможность
беспрепятственно работать со своими документами, но при этом ограничить
доступ к документам, прав на работу с которыми у него нет, либо это только
права на просмотр. В этом случае решается одновременно задача защиты
данных от несанкционированного доступа и от случайной их порчи.
Прерогативой распределения прав пользователей обладает на предприятии
системный администратор. Именно он должен разграничить права
пользователей по доступу к документам и приложениям как в сети так и на
локальных компьютерах.
Вторым уровнем защиты информации является парольная защита доступа
непосредственно в автоматизированную систему работы предприятия,
реализованную в системе 1С:Предприятие 8.1. Система 1С:Предприятие имеет в
своем составе механизм ведения списка пользователей и разграничения их прав
доступа к данным. В результате можно гибко настроить доступ пользователей
только к нужным данным в информационной системе, скрыв от
несанкционированного доступа и от возможности случайной порчи данные,
доступа к которым у данного пользователя нет.
Третьим уровнем парольной защиты информации является пароль доступа к
безе данных SQL Server при построении клиент-серверного варианта
архитектуры работы системы 1С:Предприятие 8.1. В данном варианте работы
данные, хранящиеся в базе данных защищены не только системой разграничения
прав доступа пользователей системы 1С:Предприятие но и системой SQL Server,
что на порядок повышает уровень безопасности работы. Обязанность
распределения прав доступа пользователей к данным, хранящимся в
информационной системе 1С:Предприятие 8.1 лежит на администраторе
28
системы. Он должен настроить права каждого пользователя таким образом,
чтобы не создавая ему трудностей в работе, ограничить ему доступ к данным,
доступа к которым у него нет. Совместно с системным администратором они
настраивают и доступ к базе данных SQL Server. Неоспоримым фактором,
повышающим уровень информационной безопасности и защиты информации
при внедрении электронной системы учета продаж является возможность при
необходимости «спасти» всю базу данных документов на каком-либо
электронном носителе при возникновении, например, стихийных бедствий. В
дальнейшем эта копия базы данных может быть развернута на новом месте и
работа с документами продолжена с того места, на котором она прервалась.
Кроме организации парольной защиты информации не стоит пренебрегать и
физической защитой информации. Целесообразно разместить сервера
компьютерной сети, системы 1С:Предприятие и сервера баз данных SQL Server
(при клиент-серверном варианте работы) в отдельной комнате (серверной) в
которой кроме специальных условий, необходимых для работы серверов
(кондиционирование, вентилирование,…) создать и специальные условия,
исключающие проникновение посторонних лиц. Это может быть система
управления доступом, либо другие организационные меры.
Не смотря на планируемое внедрение на предприятии автоматизированной
системы, работа с бумажными документами все равно будет иметь место. Так,
например, договора, заключенные с клиентами, имеют юридическую силу лишь
на бумажных носителях. Организация хранения таких документов,
исключающая возможность доступа к ним посторонних лиц, или сотрудников,
не имеющих к ним доступа является немаловажным пунктом в обеспечении
общей системы информационной безопасности. Целесообразно организовать
архив, в котором хранились бы такие документы и регламентировать доступ в
него сотрудников. Возможность проникновения посторонних лиц исключить
физическими методами (железная дверь, решетки на окнах).
29
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Исследования, проведенные Forrester Research показали, что 38%
компаний с наиболее успешным развитием бизнеса (список Fortune 500) относят
приобретение автоматизированных систем управления документооборотом
(СУД) к критически важному фактору для эффективного ведения собственного
бизнеса. Согласно прогнозам издания «SIGNAL Magazine», годовые темпы роста
только американского рынка СЭД составляют не менее $1 млрд. Различные
аналитические данные сходятся в мнении, что количество СУД насчитывает
более 500 продуктов, отличающихся между собой функционалом и
используемыми технологическими решениями. Разработкой СЭД на планете
занимается множество компаний, среди наиболее известных выделим: ACS
Software, Datamax Technologies, Eastman Software, FileNet, PC DOCS, Radnet,
Siemens Nixdorf, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, Westbrook
Technologies и прочие. В следующей части работы остановимся на анализе
решений предлагаемых ведущими разработчиками.
DOCS Open/Fusion
Система DOCS Open/Fusion является технологическим детищем от
одноименной компании PC DOCS. Рекомендована для эксплуатации на средних
и крупных предприятиях с целью обеспечения автоматического управления
техдокументацией и проектами. Функционал программного продукта обладает
гибкой системой ввода информации, включая бумажные носители,
редактирование, обработку данных до их архивации, вывод твердых копий, а
также различных форм отчетности по проекту. DOCS Open/Fusion –
универсальный продукт относительно работы с документами различных
форматов. Помимо стандартных текстовых, аудио- и видео- форматов, система
хранит файлы спецификации, электронные таблицы, модели состава изделия, а
также различные типы чертежей: векторные, растровые и гибридные. На ее базе
возможна реализация информационных архивов в масштабах, как целого
30
предприятия, так и его структурных единиц, вплоть до самых малых.
Поддерживается удаленный доступ пользователей и групп. Ключевой
функционал DOCS Open/Fusion:
хранение информации практически без лимита по объему с
иерархией на различных носителях;
высокоскоростной поиск документов на основе
высокопроизводительных SQL-серверов;
контроль и разграничение доступа к базе данных, аудит работы
пользователей с документацией;
интегрированная среда вызова приложений для обработки
архивных документов;
ведение документации включает 99 версий и 26 подверсий;
поддержка работы с бумажными версиями документами.
Построение DOCS Open/Fusion выполнено по 3-уровневой архитектуры с
задействованием сервера приложений. Для реализации тонких клиентов сервер
приложений DOCS Fusion используется как промежуточное звено. Он
выполняет обработку запросов к архивной документации (DOCS Open) со
стороны клиентов. Организация хранилища карточек в данной системе
реализована посредством SQL-серверов Oracle, Sybase, а также MS SQL Server.
Допускается размещение хранилища файловой документации на различных
сетевых системах, включая MS Windows NT и Novell NetWare. Реализована
поддержка MS Windows в качестве клиентских платформ. Серверный модуль
CyberDOCS обеспечивает доступа к хранимой информации через сеть Интернет,
при этом динамически конвертируя документы в формат HTML. Этот модуль,
как и сервер приложений DOCS Fusion функционируют под управлением
Windows NT. Существует множество разработок дополнительных модулей
DOCS Open/Fusion третьими сторонами. Такие приложения вносят ряд полезных
функций, как работа с факсовыми программами, ввод информации через сканер,
шифрование содержимого документов, работа с чертежами и технической
документацией различных форматов.
DocuPact
31
Web-ориентированную СУД DocuPact распространяется компанией
InterTech. Одним из крупнейших потребителей этого программного продукта
является Automotive Finance Corp. Организация работает на рынке
автокредитования, насчитывая 84 филиала в Северной Америке. С момента
внедрения интегрированной системы DocuPact, AFC добилась прироста объема
собственных операций практически на треть, компания открыла еще офисов по
выдаче займов. Не увеличивая существенно персонал, AFC обрабатывает
больше кредитов, рост достигает 50%. Информационная коммутация
региональных дилеров компании с головным офисом осуществляется
посредством DocuPact, куда поступает исчерпывающая документацию по
выданным кредитам, вплоть до копий лицензии дилера и водителя. После
внедрения системы были развернуты новые Windows сервера для DocuPact,
факса и Web.
DocuLive
Европейский программный продукт DocuLive создан норвежским
отделением Siemens Nixdorf. Первоначальное предназначение системы было
направлено на внедрение норвежских военным. Однако разработка оказалось
настолько удачно, что быстро приобрела популярность и перебралась на
цивильный мировой рынок. Как и ранее описанные продукты DocuLive
ориентирована на предприятия, для которых количество сотрудников,
задействованных в сфере делопроизводства составляет более тысячи человек.
DocuLive поставляется в исходных кодах, что способствует гибкому
настраиванию системы под индивидуальные требования потребителя. Это также
дает возможность, разрабатывать собственные модули и менять алгоритмы
работы системы. Построение DocuLive характеризуется 2-х уровневой
архитектурой. Применяется принцип раздельного хранения карточек документов
и папок на SQL-сервере, обычно это Oracle, Sybase или Microsoft, тогда как
документы размещаются на файловом ресурсе. Организация доступа к
документам реализована двумя способами: через сетевую файловую систему или
FTP. Альтернативно, возможно хранение документов в двоичном коде на базе
SQL-сервера.
Система включает такие модули, как:
32
•DocuLive Basic. Основной программный ресурс, определяющий доступ
пользователей к документации согласно ролевыми назначениям, по трем
уровням: организация, подразделение, сотрудник. Обеспечивает описание
построения баз данных, а также структуры пользователей. В этом модуле
реализован принцип свободной маршрутизации документов.
•DocuLive View. Обеспечивает просмотр содержимого файлов в
стандартных форматах приложений.
•DocuLive WorkFlow. Реализует функции документооборота.
•DocuLive Scan. Организует ввод графического изображения через сканер.
•DocuLive Full Text Search. Сервисный модуль для полнотекстовой
индексации.
•DocuLive для Web. Обеспечивает функции работы с документами в
локальной сети и Интернет.
Ограничение программного продукта заключается в том, что в качестве
клиентов могут выступать только компьютеры Wintel. Напротив, для серверных
платформ допускается разнообразный выбор. Для доступа к документам по сети
Интернет достаточно компьютера, с установленным Web-браузером.
Documentum EDMS
Не менее известна американска разработка - система Documentum EDMS
одноименной компании. Потребительский рынок этого программного продукта
включает средние и крупные организации, в частности предприятия,
характеризующиеся сложной гетерогенной ИТ-средой. Система разработана на
концепции объектно-ориентированного программирования, где каждый
документ представляет объект из четырех составляющих: содержимое,
атрибуты, операции и маршруты прохождения, связь с другими структурными
единицами. В одном таком объекте допускается несколько форматов документа,
при изменении которых выполняется автоматическая синхронизация
содержимого всех представлений.
Архитектура Documentum EDMS является 3-уровневой с использованием
сервера приложений. Функции распределения документов выполняет DocBase -
универсальный корпоративный репозитарий. Он может помещать документы в
файловую систему сети или СУБД. Перечень типов документации доступных
33
для хранения и обработки включает текстовый формат, HTML-страницы,
изображения, сканы, SGML-фрагменты, а также файлы мультимедиа. Для
размещения атрибутов документов используются SQL-сервера: Oracle, Sybase
или MS SQL Server. Средствами доступа к содержимому файлов выступают
офисные программы, браузеры или бизнес-приложения. Возможна организация
доступа посредством клиентского рабочего места.
Запросы клиентов к архивной информации обрабатываются ядром
системы DocPage Server. Сервер приложений реализует основные функции
управления документами, включая библиотечный сервис, средства публикации и
отношениями между документами. Также он обеспечивает управление потоками
работ, содержимым документа, средства их накопления. Отличительной
особенностью DocPage Server является возможность интеграции с
инфраструктурными решениями, применяемыми к бизнес-процессам
организации. Благодаря этому серверу географически удаленные пользователи
могут совместно использовать весь архив документации. Для доступа к файлам
документов посредством Web-браузеров используется сервер RightSite. Его
существенный бонус состоит в скоростном формировании Web-страницы из
фрагментов, находящихся в DocBase). Готовые страницы поддерживают
корректность ссылок и представляются согласно текущим правам доступа.
Еще один аспект, отличающие Documentum EDMS от других систем –
присутствие различных типов клиентских мест:
WorkSpace модуль, посредством которого координаторы СЭД,
обеспечивают организацию работы других пользователей, а также
управляют логикой работы системы;
SmartSpace включает функции по разработке документов, модуль
интегрирован со многими прикладными приложениями;
ImageViewer реализует функции просмотра документов, их
аннотирование;
SmartSpace Intranet и ViewSpace Intranet аналоги одноименных
модулей реализующие работу пользователей с документами
посредством Web-браузеров, включая авторизованные действия над
34
файлами документов, такие как маршрутизация, утверждение и
ознакомительные – просмотр содержимого, атрибутов или статуса.
Documentum EDMS функционирует с различными операционными
системами. Кроме популярных Windows и Apple Macintosh System это HP-
UX,Sun Solaris и IBM AIX. Кроме того, система работает со следующими СУБД:
Oracle, MS SQL Server, Sybase и Informix. Широкий функционал Documentum
EDMS дополняется интеграцией с популярными офисными приложениями
и пакетами коллективной работы. Реализована интеграция с корпоративными
информационными системами: MS Office, PeopleSoft, AutoCAD, SAP R/3 и
Adobe FrameMaker. Наиболее уникальным решением, является включение в
состав Documentum EDMS интерфейса прикладного программирования (API).
Это позволяет не только модифицировать уже существующие программы но и
создавать новые приложения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации задачи подразумевает базовые принципы,
которые используются при автоматизации предприятия. В состав стратегии
автоматизации входят следующие части:
Цели предприятия и область его деятельности, а также
последовательность действий, в процессе которой эти цели будут
автоматизированы;
Вид автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
Техническая политика предприятия в долгосрочной перспективе, которая
представляет собой различные внутренние стандарты, которые поддерживаются
на предприятии;
Временные и финансовые ограничения задачи, а также прочие
ограничения;
Управление изменением плана автоматизации.
В первую очередь стратегия автоматизации должна отвечать приоритетам
и задачам рассматриваемого бизнеса. Пути достижения целей автоматизация
35
также должны входит в понятие стратегии автоматизации. При составлении
стратегического плана автоматизации должны учитываться следующие факторы:
Период смены технологии основного производства;
В течение какого времени живут и поддерживаются выпускаемые на
предприятии продукты и их модификации;
Долгосрочные планы, которых придерживаются поставщики технических
решений для предприятия, а также планы их развития;
Сроки амортизации систем, которые используются на предприятии;
Различные стратегические планы развития организации, такие как планы
слияния и разделения, а также планы, касающиеся изменения числа и
номенклатуры продукции, выпускаемой предприятием.
Функции персонала, которые планируется изменить.
Автоматизацию можно охарактеризовать как один из множества способов
достижения стратегических целей предприятия, но не как процесс, который
развивается по своим собственным законам. При реализации стратегии
автоматизации следует придерживаться стратегии развития бизнеса
предприятия, миссия, которую преследует предприятие, модель его бизнеса и
направления развития. То есть, если выражаться кратко – стратегия
автоматизации представляет собой план, который должен быть согласован со
стратегией предприятия по срокам и целям.
Существенно значимой особенность становиться наличие степени
соответствия имеющихся приоритетов автоматизации и стратегии развития
бизнеса, а именно того, какие цели могут быть достигнуты при осуществлении
деятельности:
- работа над понижением имеющейся в наличии стоимости реализуемой
продукции;
- работа, направленная на умножение ассортимента или используемого
количества реализуемой продукции;
- деятельность, связанная с уменьшением цикла: разработка новых
товаров и услуг посредством осуществления выхода на рынок;