26
Рисунок 7. Модель процесса согласования проекта документа
27
Рисунок 8. Модель процесса визирования документа
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для определения средств автоматизации документации и отчетности
необходимо дать обоснование экономической целесообразности разработки и
сформулировать цели использования средств вычислительной техники.
Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность разработки,
необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках
осуществления управления документооборотом организации формируются
следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9).
Управление делопроизводством и режима
Формирование
документооборота
Согласование
проектов документов
Визирование
документов
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Распоряжение
Решение Приказ
Указание
Постановление
Рисунок 9. Схема документооборота
29
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать
вывод о том, что применение вычислительной техники является
целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без
внедрения средств вычислительной техники
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлен
ие
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжен
ие
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновен
ия в год
1
1
1
1
1
Трудозатрат
ы на
обработку в
год, чел-час
50 000
25 000
5 000
5 000
25 000
Годовые трудозатраты на управление документооборотом организации
составляют 110 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд
недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение
документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение
и визирование документов. При автоматизации управления документооборотом
планируется снижение временных затрат на перечисленные операции. Теперь
осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи с
использованием средств вычислительной техники (таблица 3).
30
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Постановлен
ие
Решени
е
Прика
з
Указани
е
Распоряжен
ие
Количество
документов в
год, шт.
10 000
5 000
1 000
1 000
5 000
Количество
символов в
документе,
шт.
10 000
10 000
5 000
5 000
5 000
Частота
возникновен
ия в год
1
1
1
1
1
Трудозатрат
ы на
обработку в
год, чел-час
35 000
17 000
3 000
3 000
17 000
После внедрения автоматизированной системы управления
документооборотом трудозатраты рассматриваемой задачи составят 75 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что
временные затраты были снижены на 32%. Следовательно, применение средств
вычислительной техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании деятельность компании
автоматизирована с помощью ERP-системы «1С. Предприятие», состояние
информационной безопасности отмечается как хорошее.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению «1С. Предприятие» есть
только у сотрудников отделов кадров и коммерческого отдела. Для доступа к
31
системе необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой
указываются уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные
системным администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те
файлы, которые созданы членами группы пользователя (например, «отдел
кадров», «коммерческий отдела» и т.д.).
Доступ к функционалу «1С. Предприятие» ограничен следующим
правилом: все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать
записи в программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы,
созданными от их учетной записи. Право на удаление документов есть только у
начальников отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение.
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
32
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки на подключение.
Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
На сервере существует дополнительная аутентификация
пользователей.
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным
паролем, который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить
безопасное соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде
по протоколу HTTPS.
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на автоматизацию
документооборота, представленное на рынке. Программное обеспечение
«Логика СЭД» разработано на платформе IBM Notes/Domino [31]. Эта
информационная система предназначена для автоматизации документооборота и
делопроизводства. Основу системы представляет СЭД «Босс-Референт», которая
была разработана в 1996 году. СЭД «Босс-Референт» считается одним из
лидеров на российском рынке решений класса СЭД.
33
Система «Логика СЭД» предназначена для решения следующих задач:
1. Организацию эффективной работы с договорами.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений
руководителей.
5. Организация оперативного и архивного хранения документов.
6. Обеспечение актуальности нормативных документов.
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки [30]. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет построить полноценную систему
управления бизнес-процессами и документами организации [33]. Система
содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации
электронного документооборота любой компании, независимо от численности и
формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого
отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в
рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
34
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с
требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента,
положений и инструкций по работе с документами, разработанными и
применяемыми организацией.
СЭД «СУПеР», основанная на платформе программного обеспечения для
коллективной работы IBM Lotus Software, берет на себя все рутинные операции,
связанные с документооборотом и делопроизводством, составлением отчетов,
ведением договоров и проектов, аккумуляцией сведений о сотрудниках и
партнерских отношениях и многим другим [32]. Естественно, внедрение такой
системы повышает эффективность работы организации, снижает вероятность
возникновения ошибок, сокращает общее время и улучшает качество решения
поставленных задач, независимо от структуры и области деятельности
компании.
Возможность комплексной, всесторонней автоматизации
производственно-коммерческой деятельности предприятия является одним из
главных преимуществ СЭД. Также СЭД позволяет автоматизировать и
контролировать работу структурных подразделений организации.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по
5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика
СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Стоимость
5
4
3
2
Функционал
3
4
4
5
Документация
5
5
5
4
Системные
требования
5
4
3
3
Надежность
3
3
4
4
Совместимость с
другим ПО
3
4
4
3
Итого
24
24
23
21
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие
показатели функциональности и показывают средний уровень соответствия
35
поставленным критериям. В связи с чем преимущество остается за
индивидуальной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [13]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не
будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [14].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность