17
встроенный в операционную систему персональных компьютеров
антивирус и брандмауэр «Защитник Windows».
В ремонтном отделе есть персональный компьютер для оформления
документов.
На каждом компьютере сотрудников организации установлена
операционная система Windows 10, пакет офисных программ MS Office 2016,
браузер MS Edge и мессенджер «Mattermost».
На основании перечисленного программного обеспечения разработаем
схему программной архитектуры организации, которая представляет собой
совокупность программного обеспечения, разделенного по структурным
подразделениям организации. Схема программной архитектуры представлена
на рисунке 2.
Юридический отдел
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
Консультант+
Бухгалтерия
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
SAP R/3
Отдел кадров
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
SAP R/3
Отдел продаж
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
SAP R/3
Отдел закупок
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
SAP R/3
Склад
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
SAP R/3
Отдел производства
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
NS Studio 7.3
Отдел качества
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
Отдел разработок
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
ИТ-отдел
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
Edgecam 2.1.0.0.3
Severus 6.3.4
Secunia PCI 3.0
Ремонтный отдел
Windows 10 10.0.18329.1
Mattermost 5.7.1
Microsoft Edge 44.17763.1.0
Microsoft Office 2016
Защитник Windows
4.14.16613.18038
Сервер
Windows Server 2012
Mattermost 5.7.1
Защитник Windows
4.14.16613.18038
Edgecam 2.1.0.0.3
Severus 6.3.4
Secunia PCI 3.0
SAP R/3
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
Интернет
HTTP TCP/IP
Рисунок 2. Программная архитектура организации
Техническая архитектура предприятия представляет собой совокупность
технических средств, используемых для функционирования программной
18
архитектуры. Схема технической архитектуры предприятияпредставлена на рисунке
3.
Canon PIXMA MG2440
ПК
Юридический отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров
Отдел продаж
Отдел закупок
Склад
Отдел производства
Отдел качества
Отдел разработок
ИТ-отдел
Ремонтный отдел
Интернет
Canon PIXMA MG2440
ПК
Canon PIXMA MG2440
ПК
ПК
Оборудование с
ЧПУ
Canon PIXMA MG2440м
ПК
Canon PIXMA MG2440
ПК
Canon PIXMA MG2440
ПК
Canon PIXMA MG2440
ПК
Canon MAXIFY MB2040
ПК
Canon MAXIFY MB2040
ПК
Canon MAXIFY MB2040
ПК
28 U
3 U
2 U
2 U
3 U
Коммутатор
D-Link DGS-1100-24
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
Рисунок 3. Техническая архитектура
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес-процессов
Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью
моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Управление процессом
осуществляется согласно инструкции. Механизмами процесса являются
специалисты отдела канцелярии и текстовые процессоры, в которых
осуществляется создание документов. Входными потоками процесса являются:
распоряжение руководителя и входящий документ. Выходным потоком бизнес-
процесса является документ, переданный на исполнение. На рисунке 4
представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления
документооборотом.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
На рисунке 5 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления
документооборотом организации. Процесс управления документооборотом
включает в себя:
Формирование проектов документов;
Согласование проектов документов;
Визирование документов.
На рисунке 6 представлена декомпозиция бизнес-процесса формирования
документооборота. В соответствии с распоряжением руководителя специалист
выбирает тип распорядительного документа, вводит текст документа и передает
полученный проект документа для согласования. После того как проект
документа готов, он переходит в стадию согласования.
Согласование может осуществляться как одним должностным лицом, так
и группой лиц. В процессе согласования осуществляется прочтение документа,
в ходе которого может потребоваться внесение изменений. Если не требуется
внесение изменений, документ передается на визирование. Если требуется
внести изменения в документ, формируется список изменений и проект
документа передается на исправление. Модель бизнес-процесса согласования
документа представлена на рисунке 7.
На рисунке 8 представлена модель процесса визирования документа.
Ответственное лицо за подписание документа просматривает проект
документа, если документ оформлен верно, он подписывается и передается на
исполнение. Если требуется внесение изменений, они оформляются и
передаются сотруднику, ответственному за создание проекта документа.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим процесс документации поставленной задачи. Создание
проектов документов осуществляется по распоряжению начальника
подразделения, поэтому входным информационным потоком процесса является
распоряжение начальника, которое представляет собой устное обращение.
21
Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом
22
Рисунок 6. Модель процесса формирования документооборота
23
Рисунок 7. Модель процесса согласования проекта документа
24
Рисунок 8. Модель процесса визирования документа
В результате формирования документооборота получается документ,
подлежащий исполнению. Таким образом выходящим информационным
потоком является документ, подлежащий исполнению.
Процесс формирования документации связан со всеми процессами
организации, поскольку ее деятельность управляется приказами,
постановлениями и распоряжениями, входящими в документооборот. Процесс
формирования документооборота будет рассматриваться от получения
распоряжения от руководства до появления готового документа.
Важность процесса формирования документооборота в целом для
предприятия заключается в том, что управление и деятельность организации
подчинены приказам, распоряжениям и постановлениям.Процесс
формирования документации организации осуществляется секретарями
руководителей структурных подразделений организации.
Основным определением в рассматриваемой предметной области
является определение организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительными документами называются такие
документы, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и
регулирования деятельности предприятия.
Результатным показателем процесса является количество документов,
предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Оценим необходимость автоматизации процесса внутрикорпоративного
взаимодействия. Автоматизация бизнес-процесса необходима в тех случаях,
когда затраты на осуществление процесса после внедрения информационных
технологий ниже, чем они были до внедрения. Оценим трудозатраты на
формирование документооборота существующей организации бизнес-
26
процесса.Для описания была составлена схема документооборота,
представленная на рисунке 8.
Руководитель
Формирование
документооборота
Согласование
проекта
документа
Визирование
документа
Сотрудник
Проект
документа
Процесс
Согласованный
документ
Контрагент
Входящий
документ
Проект
документа
Изменения в
документе
Входящий
документ
Изменения в
документе
Входящий
документ
Согласованный
документ
Подписанный
документ
Рисунок 8. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей [10]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать
вывод о том, что применение вычислительной техники является
целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота по
существующему варианту. Из каналов связи в организации используется
телефонная связь и электронная почта. На контроль выполнения поставленных
задач с помощью этих каналов связи уходит много времени из-за того, что