27
сотрудник может не отвечать на звонок, а также не оперативно проверять
почту. По результатам расчетов, годовые затраты на процесс управления
документооборотом составляют 440 человеко-часов.
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Документ
Входящий
документ
Количество документов в год, шт.
120
120
200
Количество символов в документе, шт.
1 000
1 000
1 000
Частота возникновения в год, шт.
48
60
100
Трудозатраты на обработку в год, чел-
час
190
125
125
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи по
плановому варианту, с учетом того, что контроль и коммуникации с
исполнителем задачи будут осуществляться с помощью программного
обеспечения. Трудозатраты на ведение документооборота представлены в
таблице 4.
Таблица 4
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Проект
документа
Документ
Входящий
документ
Количество документов в год, шт.
120
120
200
Количество символов в документе,
шт.
1 000
1 000
1 000
Частота возникновения в год, шт.
48
60
100
Трудозатраты на обработку в год,
чел-час
130
80
80
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс управления документооборотом, трудозатраты на
ведение документооборота составят 290 человеко-часов ежегодно. На
основании проведенных расчетов можно заключить, что временные затраты
были снижены, следовательно, применение средств вычислительной техники
является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Для обеспечения информационной безопасности организации
используется комплекс мер, которые можно разделить на две группы [19]:
28
1. Организационные меры.
2. Программно-аппаратные меры.
В комплекс организационных мер, используемых в организации, входит:
1. Ознакомление сотрудников с Политикой безопасности
организации.
2. Ведение учета посетителей в журнале посетителей (с записью
паспортных данных).
3. Разграничение доступа к модулям системы SAPR/3 согласно
функциональным обязанностям сотрудников предприятия.
4. За контроль состояния информационной безопасности организации
назначено ответственное лицо (руководитель ИТ-отдела).
5. Организация авторизованного доступа к используемым
программным системам.
К программно-аппаратным мерам обеспечения информационной
безопасности организации относятся:
1. Использование антивирусного программного обеспечения со
встроенным брандмауэром MicrosoftSecurityEssentials.
2. Использование сканера состояния информационной безопасности в
режиме реального времени «Severus».
3. Использование системы контроля версий и обновлений
программного обеспечения «Secunia PSI».
4. Отключение USB-портов для предотвращения заражения
компьютеров вредоносным программным обеспечением и предотвращения
несанкционированного копирования данных.
5. Сотрудникам запрещена установка программного обеспечения на
персональные компьютеры.
6. Права на установку программного обеспечения есть только у
сотрудников ИТ-отдела.
По результатам анализа системы обеспечения информационной
безопасности организации можно сделать вывод о том, что в организации
29
используется комплекс мер, которые обеспечивают информационную
безопасность на высоком уровне.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим современное программное обеспечение, направленное на
автоматизацию документооборота. Система «Логика СЭД» разработана на
платформе IBMNotes/Domino [27]. Система позволяет автоматизировать
бизнес-процессы управления документооборотом и оптимизировать
делопроизводство. Основу системы представляет СЭД «Босс-Референт»,
которая была разработана в 1996 году. Эта СЭД является лидером на рынке
систем электронного документооборота.
Программное обеспечение позволяет автоматизировать решение ряда
задач:
1. Организацию эффективной обработки договоров.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Организовать качественный контроль исполнения поручений
руководителей.
5. Осуществить оперативный поиск по архиву документов.
6. Отслеживание актуальных версий документов.
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки [26]. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
30
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет организовать на предприятии
полнофункциональную систему управления бизнес-процессами и
документацией [28]. В систему включен перечень необходимых инструментов
для создания электронного документооборота каждого предприятия, вне
зависимости от масштабов деятельности и форм собственности. Программное
обеспечение может автоматизировать деятельность как маленького отдела так и
предприятия в целом, а также организовать работу распределенной сети
филиалов.
СЭД разрабатывалась согласно рекомендациям WfMC
(WorkflowManagementCoalition), а также соответствует стандарту ISO 9000.
Система обладает гибкостью, благодаря этому автоматизация
документооборота будет соответствовать требованиям ГОСТа по
делопроизводству, регламенту организации, положениям и инструкциям по
работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться
по 5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
Стоимость
5
4
3
Функционал
3
4
4
Документация
5
5
5
Системные требования
5
4
3
Надежность
3
3
4
Совместимость с другим ПО
3
4
4
31
Критерий
Логика СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
Итого
24
24
23
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие
показатели функциональности и показывают средний уровень соответствия
поставленным критериям. В связи с чем преимущество остается за
индивидуальной разработкой системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [12]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана [15]. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью,
поскольку отдельные фрагменты информационной системы не способны
оказать пользу компании, а дальнейшая автоматизация приведет к
значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
32
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным
в том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не
будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
целого отдела, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по участкам, поскольку будет автоматизирован процесс
формирования документации и отчетности.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации документации. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям
организации, поэтому покупка готовой информационной системы не
потребуется.
33
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были
отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в организации есть специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса документации и
отчетности, подходящим вариантом является разработка системы своими
силами.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса документации
и отчетности. В процессе отсутствуют входные документы, поскольку процесс
инициируется по устному распоряжению руководителя отдела или по
распоряжению, полученному с помощью какого-либо канала связи (телефон,
электронная почта).
Выходными документами процесса являются:
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
указания.
34
Перечисленные выходные документы имеют унифицированную форму,
поэтому при разработке системы не потребуется оригинального
проектирования форм документов.
Рассмотрим состав справочников и классификаторов. В их составе
должны быть:
Справочник подразделений организации.
Справочник сотрудников организации.
Справочник должностей сотрудников организации.
Справочник стадий формирования документооборота (проект,
согласование, визирование, исполнение).
Информационная база должна быть интегрированной с локальной
организацией для обеспечения доступа всех сотрудников к данным. Для
организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который
минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту
манипулирования ими.
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор
и обработку данных. Для хранения данных в информационных системах
используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:
1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные [22].
В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в
связи со следующими факторами:
Простота представления данных благодаря использованию
двумерных таблиц.
Данные в реляционных базах данных должны соответствовать
требованиям нормализации отношений, благодаря чему устраняется
избыточность данных, их дублирование и достигается их упрощение.
35
В случае необходимости внесения изменений в структуру
реляционной базы данных, потребуется меньшее количество усилий по
сравнению с другими моделями данных [16].
Для управления реляционной базой данных используется реляционная
СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные
СУБД. Рассмотрим СУБД, которые применяются для разработки
информационных систем [17]:
Microsoft SQL Server;
PostgreSQL;
MySQL;
Oracledatabase.
СУБД PostgreSQL является кросс-платформенной, обеспечивает
стабильную работу базы данных. Недостатками системы является низкая
производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом
инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на
администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает
только на платформе Windows [5]. СУБД Oracle обладает высокой
производительностью, легкостью интегрирования приложений и
устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая
стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала
для поддержки СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был
сделан выбор в пользу СУБД PostgeSQL.
Для разработки информационной системы будет использован объектно-
ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять
конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что
дает возможность абстрагироваться от деталей реализации [21]. При этом
данные и операции вместе образуют определенную сущность, и они не
«размазываются» по всей программе, как это нередко бывает в случае
процедурного программирования. Использование локализации программного
36
кода и данных улучшает наглядность и удобство сопровождения программного
обеспечения.
В качестве языка программирования был выбран язык программирования
c#. Который поддерживает объектно-ориентированный подход и обладает
множеством встроенных библиотек.
Разработка информационной системы будет осуществляться в среде
программирования MS VisualStudio, которая поддерживает выбранный язык
программирования.
Проектируемая система должна функционировать в среде операционной
системы Windows 10, поскольку эта операционная система используется для
работы сотрудников организации.
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Для функционирования информационной системы необходимо
техническое обеспечение, которое включает в себя ЭВМ, периферийные
устройства, средства связи прочие технические элементы. Проектируемая
информационная система будет основана на клиент-серверной архитектуре.
Для производительности программного обеспечения необходимо выбрать
серверное аппаратное обеспечение с оптимальными параметрами.
Для выбора процессора сервера необходимо учитывать следующие
характеристики:
1. Количество ядер - чем больше ядер встроено в ЦПУ, тем больше
они способны распределять его задачи. Это делает процессор быстрее и
эффективнее.
2. Объем кэш-памяти обеспечивает возможность быстрого
восстановления файлов и оперативного выполнения задач.
3. Частота процессора определяет скорость работы системы.
4. Величина отвода тепловой мощности влияет на тип охлаждения
процессора.