67
Рисунок 29. Результат поиска документов
Созданные документы могут сразу передаваться на исполнение или им
требуется предварительное согласование. Каждый документ можно передать
другому сотруднику на согласование или исполнение. Передача документа
представлена на рисунке 30.
Рисунок 30. Передача документа
После того как документ передан другому сотруднику, он появляется у
него в разделе «Задания». Форма заданий сотрудника представлена на рисунке
31.
68
Рисунок 31. Раздел заданий
В процессе выполнения задания ответственное лицо меняет статус
документа и может передавать его другим сотрудникам, как показано на
рисунке 32.
Рисунок 32. Передача документа на исполнение
По мере необходимости, но не реже чем раз в месяц, специалисты
структурных подразделений предприятия осуществляют формирование отчета,
в котором показано количество созданных документов и их стадии за
69
выбранный пользователем период времени. Форма отчета представлена на
рисунке 33.
Рисунок 33. Форма отчета
70
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы [20]. При сравнении этих методов осуществляется
анализ затрат, которые необходимы для выполнения всех операций,
производимых в рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое
программное обеспечение затрагивает не весь бизнес-процесс, а только
некоторые его этапы, необходимо будет осуществить сравнение изменений,
произошедших на этих этапах [21]. Для этого необходимо произвести расчет
затрат на разработку проекта. Затем можно сделать выводы об экономической
эффективности на основании полученных экономических показателей.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих [23]:
1. Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
2. Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
1. Абсолютное снижение трудовых затрат (
Т) в часах за год.
Показатель рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1
(1)
71
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
2. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
=
Т / T
0
* 100% (2)
3. Индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (YT), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (
C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
);
индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение
проекта автоматизированной информационной системы (Ток), который
рассчитывается в годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/
C ,(4)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности
для проекта автоматизации управления персоналом будет являться расчёт с
помощью метода сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-
процесса после внедрения информационной системы, поскольку показатели,
рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны описать
экономический эффект от разработки информационной системы.
72
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации документооборота. Для этого необходимо дать характеристику
затратам на обработку информации по базовому и проектному плану.
Характеристика затрат по базовому варианту представлена в таблице 10.
Таблица 10
Характеристика затрат на обработку информации по базовому
варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Объем
работы
в год,
чел-
час.
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1
Формирование
документооборота
150
600
100
105000
2
Согласование
проектов документов
150
105000
3
Визирование
документов
140
98 000
440
308 000
Суммарные затраты на обработку по базовому плану составили 308 000
рублей.
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице
11.
Таблица 11
Характеристика затрат на обработку информации по проектному
варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Объем
работы
в год,
чел-
час.
Среднечасовая
зарплата
специалиста
(руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1
Формирование
документооборота
100
600
100
70 000
2
Согласование
проектов документов
100
70 000
3
Визирование
документов
90
63 000
290
203 000
Итого затраты на обработку после автоматизации составили 203 000
рублей.
73
На основании проведенных расчетов можно заключить, что затраты на
осуществление управления документацией по проектному варианту ниже
затрат по базовому варианту на 35%.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в
себя расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 440 – 290 = 150 человеко-часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 150 / 440 * 100% = 34%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 440 / 290 = 1,5.
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в рублях за год составит:
C = 308000 – 203 000 = 105 000 рублей.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 105 000 / 308000 * 100% = 34%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 308000 / 203 000 = 1,5.
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 34.
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
До автоматизации После автоматизации
Динамика трудозатрат
74
Рисунок 34. Динамика трудозатрат
Динамика стоимостных затрат представлена на рисунке 35.
Рисунок 35. Динамика стоимостных затрат
На основании проведенных расчетов можно заключить, что
автоматизация процесса документации и отчетности предприятия повлечет
снижение трудовых затрат в год на 150человеко-часов (35%). Снижение
стоимостных затрат составит 105 000 рублей (35%).
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого необходимо
оценить затраты на разработку и внедрение информационной системы. Затраты
на разработку и внедрение системы рассчитываются по формуле:
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(4)
С
проект
= 800 руб/час * 24 часа = 19 200 рублей.
С
прогр
= 800 руб/час * 48 часов = 38 400 рублей.
С
внедр
= 800 руб/час * 16 часов = 12 800 рублей.
С
доп
= 3 200 рублей.
К
п
= 73 600 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
=73 600 / 105 000 = 0,7года
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
До автоматизации После автоматизации
Динамика стоимостных затрат
75
Срок окупаемости проекта составил 0,7 года. На основании всех
рассчитанных показателей автоматизацию процесса ведения документации и
отчётности можно считать выгодной для организации.
76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ФГУП «РФЯЦ - ВНИИЭФ» является крупнейшим на территории РФ
научно-исследовательским институтом. Организация осуществляет не только
деятельность в сфере научных исследований, кроме того, она предоставляет
комплекс услуг юридическим лицам.
Анализ финансовых показателей деятельности организации показал, что
активы организации растут, выросла ее чистая прибыль. Что позволяет сделать
вывод о том, что деятельность организации является прибыльной.
Следовательно, организация может инвестировать в развитие собственной
деятельности.
Соответственно масштабам деятельности организации увеличивается
объем документооборота. В связи с этим возникла необходимо иметь
инструмент для формирования, учета, обработки и поиска документов.
Проанализировав бизнес-процессы организации, был выявлен ряд недостатков
в процессе ведения документации и отчетности:
1. Бумажный документооборот.
2. Трудозатраты на передачу документов между отделами.
3. Трудозатраты на согласование документов.
4. Трудозатраты на поиск документа.
В результате расчетов трудозатрат на этот процесс, было установлено,
что автоматизация процесса позволит снизить трудозатраты. Исследовав рынок
программного обеспечения, был сделан вывод о том, что все представленные на
рынке решения являются «типовыми», потому они не учитывают особенностей
деятельности организации. Соответственно, было принято решение о
самостоятельной разработке системы, автоматизирующей процесс ведения
документации и отчетности.
Для разработки информационной системы была выбрана V-образная
модель жизненного цикла, стандарт разработки ГОСТ Р 57193-2016 и стратегия