11
Верхний уровень схемы – это уровень руководства, которое
осуществляет общее управление деятельностью предприятия. Средний уровень,
содержит отделы, имеющиеся на предприятии, нижний уровень детализирует
состав отделов.
Планово-экономический отдел ОАО «Бобруйсктранс» решает
следующие задачи:
анализ работы предприятия,
анализ обеспечения ресурсами,
разрабатывает планы, направленные на повышение технической
готовности подвижного состава и совершенствование эксплуатационной и
коммерческой деятельности ОАО «Бобруйсктранс» и пути их достижения.
Бухгалтерия ОАО «Бобруйсктранс» решает следующие задачи:
проводит учет наличия, сохранности и использования средств,
выделенных в распоряжение ОАО «Бобруйсктранс»;
организует работу по расчетам с клиентами, поставщиками и
финансовыми органами.
Транспортный отдел ОАО «Бобруйсктранс» решает следующие задачи:
выполняет оперативно-техническое руководство и контроль;
осуществляет подбор и расстановку водителей;
ведет личные карточки водителей ОАО «Бобруйсктранс».
Технический отдел ОАО «Бобруйсктранс» решает следующие задачи:
контролирует поддержание транспортных средств в исправном
состоянии;
организует выполнение технического обслуживания и ремонта
автомобилей и контроля за их качеством.
Юридический отдел ОАО «Бобруйсктранс» решает следующие задачи:
выполняет юридическое сопровождение процессов ОАО
«Бобруйсктранс».
Отдел кадров ОАО «Бобруйсктранс» решает следующие задачи:
12
осуществляет прием, увольнение и ведение личных дел персонала
ОАО «Бобруйсктранс»;
следит за продвижением работников по службе.
1.1.3 Программная и техническая архитектура
информационной системы предприятия
Большинство отделов предприятия ОАО «Бобруйсктранс» оснащены
необходимыми техническими средствами, есть один сервер, а также
большинство персональных компьютеров объединены в локальную
вычислительную сеть.
Характеристики технической архитектуры ОАО «Бобруйсктранс»
отражены на рисунке 1.2.
Сервер
директор
планово-экономический
отдел
бухгалтерия
Отдел кадров
технический отдел
транспортный отдел
юридический отдел
МФУ Canon PIXMA E414
Lenovo b50
HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A)
Lexmark MS310dn
МФУ HP LaserJet Pro MFP M130a
HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A)
HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A)
ADSL -модем
Коммутатор D-Link DES-1024C/A1A
PON
Powercom Spider
Powercom Spider
Powercom Spider
Powercom Spider
Cisco ASA 5505
МФУ HP DeskJet 2130
Epson L312
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
Canon PIXMA iP2840
HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A)
HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A)
Рис. 1.3 Техническая архитектура предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
В отделах предприятия ОАО «Бобруйсктранс» стоят персональные
компьютеры, имеющие следующие параметры: CPU – AMD Athlon с тактовой
13
частотой ядра от 2.5 ГГц - 4.3 ГГц; RAM – 2 Gb; Интегрированный графический
процессор GeForce 6100 и Интегрированный графический процессор GeForce
6200; HDD – от 160 Gb до 320 Gb.
На предприятии имеется один сервер, роль которого выполняет
персональный компьютер, имеющий следующие характеристики: CPU – INTEL
E7200; RAM – 2 Gb; HDD – 2 Gb.
Для печати документов в отделах предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
установлены 17 принтеров и многофункциональных устройств, имеющих
следующие характеристики:
МФУ Canon PIXMA E414 струйный, цветной, формат A4.
МФУ HP LaserJet Pro MFP M130a [G3Q57A] лазерный, черно-
белый, формат A4.
МФУ HP DeskJet 2130 [K7N77C] струйный, цветной, формат A4
Принтер HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A) принтер, лазерный,
черно-белый, формат A4.
Принтер Lexmark MS310dn принтер, лазерный, черно-белый,
формат A4.
Принтер Canon PIXMA iP2840 струйный, цветной, формат A4
Принтер Epson L312 струйный, цветной, формат A4
Все рабочие станции ОАО «Бобруйсктранс» соединены в локальную сеть
при помощи оптического волокна с использованием коммутатора D-Link DES-
1024C/A1A, являющимся неуправляемым, стоечным, с матрицей 4.8 Гбит/с,
24x100Mbit.
Отдел кадров и юридический отдел ОАО «Бобруйсктранс» соединены
PON (Passive optical network, пассивная оптическая сеть), которая в свою
очередь соединена с локальной вычислительной сетью предприятия.
Программная архитектура предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
представлена на рисунке 1.3.
14
директор
планово-экономический
отдел
бухгалтерия
Отдел кадров
технический отдел транспортный отдел
юридический отдел
PON
СУБД
1С
1С: Предприятие
8.2 Модуль:
Бухгалтерия
MS Server 2003
MS Office 2007
Google ChromeESET NOD32
MS Office 2007
ESET NOD32 Google Chrome
MS Office 2007
ESET NOD32
Google Chrome MS Office 2007
ESET NOD32Google Chrome
MS Office 2007
ESET NOD32Google Chrome
MS Office 2007
ESET NOD32Google Chrome
MS Office 2007
HTTP/HTTPS
Межсетевой экран
Internet
1С: Предприятие
8.2 Модуль:
Грузоперевозки
1С: Предприятие
8.2 Модуль:
Грузоперевозки
1С: Предприятие
8.2
Internet
Рис. 1.3 Программная архитектура предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
Программное обеспечение, установленное на сервере – Windows Server
2003, также на нем установлен сервер 1С и SQL сервер.
Сервер 1С – это программа и компьютер, на котором установлена и
работает данная программа.
На предприятия ОАО «Бобруйсктранс» бухгалтерский и налоговый учет
осуществляется бухгалтерией с помощью программного продукта «1C:
Предприятие 8.2 модуль: Бухгалтерия», который обеспечивает высокий уровень
автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, а также позволяет
подготовить обязательную отчетность на предприятии. Также на ОАО
«Бобруйсктранс» 1С представлена в транспортном и планово – экономическом
отделах модулем: Грузоперевозки, а также в отделе кадров.
15
На всех персональных компьютерах установлена операционная система
MicrosoftWindows 7
Работа с документами на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
осуществляется с помощью программных продуктов пакета прикладных
программ MicrosoftOffice 2007:
MicrosoftOfficeWord позволяет создавать и редактировать
документы.
MicrosoftOfficeExcel позволяет выполнять вычисления, а также
создавать диаграммы.
MicrosoftOfficePowerPoint позволяет готовить презентации для
демонстрации.
Веб-браузер GoogleChrome используется большинством отделов
предприятия для работы в интернете (работа с электронной почтой, финансовых
операций).
Для защиты от внешних угроз операционная система предприятия ОАО
«Бобруйсктранс» защищена программным продуктом «ESET NOD32
Antivirus
TM
4.2.40.10».
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Организация деятельности предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
осуществляется в самом общем виде следующими бизнес – процессами:
Руководство и управление предприятием;
Финансовое планирование;
Работа с клиентами и персоналом;
Юридическое обеспечение и сопровождение;
Ведение бухгалтерского и финансового учета;
Оказание транспортных услуг;
Обслуживание и ремонт материальных ценностей.
16
Целью методологии IDEF0 является построение функциональной схемы
исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью,
достаточной для моделирования системы [12. стр. 100]
Работа предприятия представлена на контекстной диаграмме IDEF0
«Основные бизнес – процессы предприятия ОАО «Бобруйсктранс» (рисунок
1.4), ее декомпозиция [9]отображена на рисунке 1.5.
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А0 Основные бизнес – процессы предприятия ОАО «Бобруйсктранс
A0
Основные бизнес –
процессы предприятия ОАО
«Бобруйсктранс
Заявки
Денежные средства
Платежные документы
Перевозка груза
ТТН
Нормативная
документация
Должностные
инструкции
Планово-экономический
отдел
Юридический отдел
Директор Бухгалтерия
Транспортный отдел
Технический отдел
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма «Основные бизнес – процессы
предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
17
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А0 Основные бизнес – процессы предприятия ОАО «Бобруйсктранс
А1
Работа с
клиентами и
персоналом
A2
Юридическое
сопровождени
е
А3
Бухгалтерский
и финансовый
учет
А4
Управленческ
ий учет
А5
Транспортные
услуги
А6
Обслуживание
и ремонт
Заявки
Денежные средства
Договор
Согласованная заявка
Договор
Платежные документы
Перевозка груза
ТТН
ТТН
Акт выполненных работ
Заявка на ремонт
Платежные документы
Нормативная
документация
Должностные
инструкции
Планово-экономический
отдел
Юридический отдел
Бухгалтерия
Директор
Транспортный отдел
Технический отдел
Рис. 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы «Основные бизнес –
процессы предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
В рамках разрабатываемой темы «Автоматизация процесса ведения
документации и отчетности в ОАО «Бобруйсктранс» определено наиболее
уязвимое место в организации деятельности предприятия. Таким бизнес -
процессом является ведение финансовой и бухгалтерской отчетности по учету
материалов, которая сопровождается ведением большого количества
документов. В процессе детализации работы бухгалтерии можно выделить
следующие основные бизнес – процессы:
Формирование доходов и расходов от оказания услуг;
Ведение расчетов с подотчетными лицами;
Ведение отчетности по поступлению и расходованию материальных
ценностей;
Составление бухгалтерской и финансовой отчетности.
18
Работа бухгалтерии представлена на контекстной диаграмме IDEF0
«Ведение финансовой и бухгалтерской отчетности по учету материалов» (Рис.
1.6) и декомпозирована на рисунке 1.7.
А2
Ведение финансовой и бухгалтерской
отчетности по учету материалов
Платежные документы
ТТН
Денежные средства
Приказы и распорядительные документы
Платежные документы
Акт выполненных работ
Акт на списание
Заявки на ремонт
Денежные средства
Учетные карточки
Бухгалтерская документация
Финансовая отчетность
Нормативная
документация
Должностные
инструкции
Планово-экономический
отдел
Бухгалтерия
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:A0 Ведение финансовой и бухгалтерской отчетности по учету материалов
Рис. 1.6 Контекстная диаграмма «Ведение финансовой и бухгалтерской
отчетности по учету материалов»
19
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:A0 Ведение финансовой и бухгалтерской отчетности по учету материалов
А1
Формирование
доходов и
расходов от
оказания услуг
А2
Ведение
расчетов с
подотчетными
лицами
А3
Ведение
отчетности по
поступлению
и
расходованию
материалов
A4
Составление
бухгалтерской
и финансовой
отчетности
Платежные документы
ТТН
Денежные средства
Приказы и распорядительные документы
Платежные документы
Акт выполненных работ
Акт на списание
Заявки на ремонт
Денежные средства
Учетные карточки
Бухгалтерская документация
Финансовая отчетность
Данные о доходах и расходах
Данные о расчетах
Отчеты о материалах
Нормативная
документация
Должностные
инструкции
Планово-экономический
отдел
Бухгалтерия
Рис. 1.7 Декомпозиция контекстной диаграммы «Ведение финансовой и
бухгалтерской отчетности по учету материалов»
В настоящий момент на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» процесс
ведения финансовой документации и отчетности в основном ведут бухгалтера
при помощи программы «1С: Бухгалтерия», для формирования необходимой
бухгалтерской документации и отчетности. А также используется модуль
«1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. Стандарт», который
позволяет автоматизировать управленческий и оперативный учет в
автотранспортных предприятиях и организациях.
Но не все бизнес-процессы на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
автоматизированы и ведутся при помощи современных технических средств.
Версия программы «1С: Бухгалтерия», установленная на предприятии не
предоставляет возможности полноценного учёта малоценных
быстроизнашивающихся материалов.
Ведение документации и отчетности по учету принтеров является важным
бизнес – процессом для предприятия ОАО «Бобруйсктранс», так как работа
20
автотранспортного предприятия тесно связана с печатью большого количества
сопроводительных документов: путевые листы, товарно–транспортные
накладные, платежные поручения и др. Своевременное приобретение,
обслуживание и передача в ремонт принтеров являются обязательным пунктом
работы предприятия. Так как на предприятии все же случаются ситуации с
отказом принтера в неподходящий момент, на ОАО «Бобруйсктранс»
присутствует движение (перемещение) принтеров и МФУ между отделами.
Не смотря на то, что принтера по классификатору основных средств и
нематериальных активов [6] относятся к основным средствам, на предприятии ОАО
«Бобруйсктранс» их учет ведется как учет МБП (малоценных
быстроизнашивающихся предметов). Такой учет ведется на основании учетной
политики предприятия ОАО «Бобруйсктранс» и Постановления Министерства
финансов Республики Беларусь № 41 «Об установлении лимита отнесения
имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» [8], как
материальные средства, обладающие следующими характеристиками:
имеют материально-вещественную форму;
стоимость единицы на момент приобретения не превышает
величину 30 базовых величин, либо используемые в течение срока службы
продолжительностью свыше двенадцати месяцев.
Соответственно затраты по их обслуживанию и передачи в ремонт не
могут учитываться как затраты, увеличивающие стоимость основных средств,
они сразу списываются на текущие затраты предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
и полежат распределению. Однако, расходы по содержанию и передачи в ремонт
принтеров, необходимо также учитывать в общих расходах предприятия, для
дальнейшего исчисления ежемесячной прибыли от экономической деятельности
ОАО «Бобруйсктранс».
В используемой на предприятии типовой программе «1С: Бухгалтерия»
версия 8.2 в документе по распределению общих затрат не отражаются расходы
по содержанию и ремонту принтеров, что не позволяет правильно исчислять
сумму прибыли. В тоже время расходы на эксплуатацию принтеров занимают
достаточно большой процент от общей суммы затрат по предприятию.