21
На данный момент ведение документации и отчетности по
приобретению, ремонту, списанию и движению принтеров осуществляется при
помощи бумажных носителей и средствами пакета прикладных программ
MicrosoftOffice 2007.
На данный момент ведение документации и отчетности по
приобретению, ремонту, списанию и движению принтеров осуществляется при
помощи бумажных носителей и средствами пакета прикладных программ
MicrosoftOffice 2007.
Процесс приобретения принтеров осуществляется бухгалтерией при
помощи документов: ТТН и платежного поручения. В случае поломки
бухгалтерия на основании заявки на ремонт оформляет такие документы как: акт
выполненных работ и платежное поручение. По истечению срока службы
принтера его списывают, этот процесс производит бухгалтер при помощи
документа «Акт на списание». Результатом бизнес-процесса «Ведение
документации и отчетности принтеров предприятия ОАО «Бобруйсктранс»
является такие выходные документы, как: Учетная карточка и Отчет по
материалам.
Бухгалтер ОАО «Бобруйсктранс» ведет в основном бумажный учет
принтеров и МФУ для дальнейшего использования полученных данных в
процессе бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия» и передачи
данных в экономический отдел для исчисления ежемесячной прибыли от
экономической деятельности ОАО «Бобруйсктранс». Вследствие чего
снижается эффективность всего процесса ведения бухгалтерского и финансового
учета. Затрачиваемое время на своевременное оприходование и списание
принтеров, контроль за их сохранностью и перемещением в процессе
эксплуатации, правильное и точное включение в издержки производства затрат,
связанных с использованием принтеров, позволяет сделать вывод о
необходимости автоматизации ведения документации и отчетности учета
принтеров.
Основные бизнес- процессы по возникшей проблеме учета принтеров и
МФУ описаны на диаграмме IDEF0 «Ведение документации и отчетности по
учету принтеров» (Рис. 1.8) и детализированы на рисунке 1.9.
22
А0
Ведение
документации и
отчетности по
учету принтеров
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А0 Ведение документации и отчетности по учету принтеров
ТТН
Платежное поручение
Заявка на ремонт
Акт на списание
Учетная карточка
Отчет по материалам
Бухгалтерия
Нормативная
документация
Рис. 1.8 Контекстная диаграмма «Ведение документации и отчетности по
учету принтеров»
23
А1
Оприходовани
е принтера
А2
Передача
принтера в
отдел
А4
Списание
принтера
А3
Отправка в
ремонт
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А0 Ведение документации и отчетности по учету принтеров
ТТН
Платежное поручение
Заявка на ремонт
Акт на списание
Акт Выполненных работ
Учетная карточка
Отчет по материалам
Бухгалтерия
Нормативная
документация
Рис. 1.9 Декомпозиция контекстной диаграммы «Ведение документации и
отчетности по учету принтеров»
На каждом этапе приведенного бизнес-процесса бухгалтер сталкивается
с необходимостью работы с определенными документами. Поэтапно, работа с
документацией, составляющей данный процесс, представлена в таблице 1.2.
24
Таблица 1.2
Соответствие этапов и документов бизнес-процесса «Ведения документации
и отчетности принтеров и МФУ» ОАО «Бобруйсктранс»
Необходимо отметить, что на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
осуществляется движение принтеров из отдела в отдел, что также требует
ведение дополнительной документации.
В процессе автоматизации работы бухгалтера при учете принтеров и
МФУ необходимо обеспечить:
создание и ведение базы данных сотрудников организации,
материально ответственных за принтеры и МФУ;
создание и ведение базы данных имеющихся принтеров и МФУ
организации;
Этап
Входные документы
Выходные
документы
Приобретение
ТТН
платежное поручение
Учетная
карточка
Отчет по
материалам
Ремонт
заявка на ремонт
акт выполненных работ
платежное поручение
Учетная
карточка
Отчет по
материалам
Движение
Акт приема - передачи
Учетная
карточка
Отчет по
материалам
Списание
Акт на списание
Учетная
карточка
Отчет по
материалам
25
возможность сортировки, поиска и фильтрации принтеров и МФУ
предприятия по введенным данным;
возможность получения информации о перемещении принтеров и
МФУ на предприятии;
возможность многопользовательской работы ответственных лиц для
своевременного оформления и хранения документов по поступлению,
перемещению и списанию принтеров и МФУ.
возможность составлять отчет по принтерам и МФУ.
возможность составлять учетные карточки.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Операции, выполняемые при учете материальных ценностей, довольно
утомительны для бухгалтера, за счет большого объема обрабатываемой
информации и оформляемых документов. Это не может не сказаться на
производительности труда бухгалтера: многократное дублирование одной и той
же информации в различных документах, вследствие чего работа замедляется,
возникают ошибки в работе с документами. На проверку и перепроверку
информации о принтерах и МФУ тратится достаточно большой объем времени и
возможность получить оперативную и достоверную информацию снижается.
Большие затраты времени на составление отчетов; высокая
трудоемкость обработки информации; неполное и неэффективное
использование технических средств, имеющихся в наличии обуславливают
необходимость автоматизировать учет принтеров и МФУ, что позволит надежно
хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и
повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.
Схема документооборота учета принтеров и МФУ на предприятии ОАО
«Бобруйсктранс» представлена на рисунке 1.10.
26
Схема документооборота учета принтеров и МФУ
Планово -
экономический отдел
Бухгалтерия
Материально
ответственное лицо
Списание Приобретение и оприходование
Передача в
эксплуатацию
Передача в ремонтПеремещение
ТТН
Платежное
поручение
Учетная карточка
Отчет по
материалам
Акт приема-
передачи
Заявка на ремонт
Акт выполненных
работ
Заявка на ремонтЗаявка на ремонт
Платежное
поручение
ТТН
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Акт на списание
Ведомость расчета
общих затрат
предприятия
Учетная карточка
Отчет по
материалам
Ведомость расчета
общих затрат
предприятия
Рис. 1.10 Схема документооборота учета принтеров и МФУ на
предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
27
Определим затраты времени на ведение документации и отчетности по
учету принтеров и МФУ на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» до
автоматизации работы бухгалтера (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Затраты времени, используемые на ведение документации и отчетности по
учету принтеров и МФУ на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» до
автоматизации работы бухгалтера.
Вид работы
Действие
Затраты
времени,
затраченные
на работу с
документом,
мин.
Частота
выполнения
работы, год.
Общее
количество
времени,
затраченного
в год, мин
приобретение и
оприходование
Оформление
ТТН
20
19
380
Оформление
платежного
поручения
15
19
285
Заполнение
учетной
карточки
20
19
380
Заполнение
материального
отчета
30
12
360
Передача в
эксплуатацию
Оформление
акта приема -
передачи
20
19
380
28
Продолжение таблицы 1.3
1
2
3
4
5
Передача в
ремонт
Обработка
информации
принятой
заявки на
ремонт
10
42
420
Оформление
акта
выполненых
работ
15
42
630
Оформление
ТТН
20
42
840
Оформление
платежного
поручения
15
42
630
Заполнение
учетной
карточки
20
42
840
Заполнение
материального
отчета
30
12
360
Перемещение
Оформление
акта приема -
передачи
20
42
840
Заполнение
учетной
карточки
20
42
840
29
Продолжение таблицы 1.3
1
2
3
4
5
Списание
Оформление
акта на
списание
20
17
340
Заполнение
учетной
карточки
20
17
340
Заполнение
материального
отчета
30
12
360
Итого затрачено времени, мин
8225
Определим планируемые затраты времени на ведение документации и
отчетности по учету принтеров и МФУ на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
после автоматизации работы бухгалтера (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Затраты времени, используемые на ведение документации и отчетности по учету
принтеров и МФУ на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» после автоматизации
работы бухгалтера.
Вид работы
Действие
Затраты
времени,
затраченные
на работу с
документом,
мин.
Частота
выполнения
работы,
год.
Общее
количество
времени,
затраченного
в месяц, мин
1
2
3
4
5
30
Продолжение таблицы 1.4
1
2
3
4
5
Приобретение
и
оприходование
Оформление ТТН
15
19
285
Оформление
платежного
поручения
12
19
228
Заполнение
учетной карточки
2
19
38
Заполнение
материального
отчета
2
12
24
Передача в
эксплуатацию
Оформление акта
приема -
передачи
15
19
285
Передача в
ремонт
Обработка
информации
принятой заявки
на ремонт
10
42
420
Оформление акта
выполненых
работ
15
42
630
Оформление ТТН
15
42
630
Оформление
платежного
поручения
12
42
504
Заполнение
учетной карточки
2
42
84
Заполнение
материального
отчета
2
12
24