31
Продолжение таблицы 1.4
1
2
3
4
5
Перемещение
Оформление акта
приема -
передачи
15
42
630
Заполнение
учетной карточки
2
42
84
Списание
Оформление акта
на списание
15
17
255
Заполнение
учетной карточки
2
17
34
Заполнение
материального
отчета
2
12
24
Итого затрачено времени, мин
4179
Из приведенных таблиц видно, что затраты времени на оформление и
обработку документов по ведению учета и отчетности принтеров и МФУ с
использованием бумажных носителей представляет собой неэффективное и
нерациональное использование рабочего времени. Процесс автоматизации
работы бухгалтера в рамках решения задачи учета принтеров и МФУ позволит
сократить временные затраты с 8225 минут до 4179 минут, что составит 4046
минут или 67,4 часов в год.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Информационная безопасность, как и защита информации, задача
комплексная, направленная на обеспечение безопасности, реализуемая
внедрением комплексных мер, направленных на безопасность предприятия.
Объектом защиты процессов переработки информации является компьютерная
система или автоматизированная система обработки данных, функционирующая
32
на предприятии [15. стр. 102]. На предприятии ОАО “Бобруйсктранс”
реализуется множество бизнес – процессов, но основными видами деятельности,
подверженным рискам, являются: организация серверного программного
обеспечения, ведение бухгалтерской отчетности, ведение финансовой
отчетности, организация программного обеспечения персональных
компьютеров, ведение кадровых документов, ведение отчетности о ценных
бумагах, ведение отчетности о ценных бумагах.
Основными направлениями организационно – административных мер по
защите информации, осуществляемой руководством предприятия ОАО
«Бобруйсктранс», являются:
реализация на предприятии эффективного механизма управления,
обеспечивающего защиту информации; осуществление принципа персональной
ответственности для сотрудников и руководства предприятия ОАО
«Бобруйсктранс»;
ограничение доступа к различным видам конфиденциальной
информации; организация и ведение конфиденциального делопроизводства;
осуществление эффективного контроля за соблюдением требований по защите
информации предприятия ОАО «Бобруйсктранс».
Основными типами документов, регламентирующих выполнение
организационных мероприятий, на предприятии ОАО «Бобруйсктранс»
являются следующие документы:
Устав предприятия и коллективный договор ОАО «Бобруйсктранс», с
закрепленными в них требованиями обеспечения безопасности и защиты
конфиденциальной информации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положения о подразделениях;
Трудовые договора;
Должностные инструкции;
Инструкция по организации доступа к информационным, программным и
аппаратным ресурсам ОАО «Бобруйсктранс»;
Должностная инструкция администратора локальной вычислительной
сети ОАО «Бобруйсктранс».
33
Основными направлениями инженерно-технических мер, проводимых
для защиты информации предприятия ОАО «Бобруйсктранс», являются:
Использование защиты от сбоев в электропитании при помощи источника
бесперебойного питания Powercom Spider SPD-850U 850VA;
Использование системы резервного копирования при помощи Acronis
Backup & Recovery Server for Windows;
Использование архивация данных, а именно программы WinZip 8.1. и
WinRAR;
Использование аутентификации пользователя по многоразовым паролям;
Использование протоколов аутентификации для удалённого доступа для
сети Internet;
Использование антивирусных программ, а именно ESET NOD32 Antivirus
2016 Edition;
Использование межсетевого экрана Cisco ASA 5505.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Ведение документации и отчетности движения материалов для любого
предприятия является одним из основных видов деятельности. На рынке
Республики Беларусь существует ряд автоматизированных информационных
систем, у которых представлен этот блок. Рассмотрим некоторые программные
продукты, которые позволяют решить проблему учета принтеров и МФУ,
возникшую на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» в рамках ведения
документации и отчетности. Основным критерием выбора программного
средства при анализе существующих аналогов является наличие модуля,
подходящего для учета принтеров и МФУ.
Одним из аналогов является GS «Учет: услуги, торговля и склад при
УСН». Это программа, которая подходит для организаций малого и среднего
бизнеса, занимающихся оказанием услуг, к которым относится ОАО
«Бобруйсктранс». Данный программный продукт содержит следующие модули:
34
складской учет, учет в розничной торговле (магазине), учет услуг,
документооборот, учет и анализ состояния расчетов, учет в производстве, учет
основных средств, учет нематериальных активов и малоценных
и быстроизнашивающихся предметов (спецодежда, инвентарь и др.), учет
денежных средств и расчетных операций, налоговый учет.
Модуль «Учет нематериальных активов и малоценных
и быстроизнашивающихся предметов (спецодежда, инвентарь и др.)», к которым
можно отнести также и принтера, позволяет выполнять следующие функции:
Ввод в эксплуатацию
Начисление амортизации
Списание
Программа имеет интуитивно понятный пользователю интерфейс и не
потребует больших затрат времени на её освоение. Заполнение большинства
реквизитов в документах производиться путем интерактивного выбора
информации из справочников, в которых храниться данные о контрагентах и их
реквизитах, об оказываемых услугах и ценах, сотрудниках [21].
Следующим анализируемым программным средством является
Универсальная Система Управления «Программа материального учета».
Основными возможностями программы являются:
Все записи в программе учета материальных ценностей
систематизируются, их можно отсортировать или сгруппировать с помощью
поиска или фильтров;
К каждой записи в программе для операционного учета можно
прикрепить изображение-ассоциацию для облегчения рабочего процесса;
Импорт или экспорт данных – возможность применять программу
материального учета совместно с другим софтом;
Программа учета материальных средств нетребовательна и для ее
полноценной работы достаточно скромного по параметрам оборудования и
операционной системы Windows;
В системе можно вести учет абсолютно любого количества складов,
причем отчеты по товару могут формироваться как по всем складам, так и по
группе или отдельному складу;
35
Интерфейс программы материального учета настраивается в любом
направлении, часть изменений может быть внесена самим пользователем;
Доработки, производимые профессиональными разработчиками,
способны расширить функционал программы для контроля долгов;
С помощью поиска можно тратить минимум времени на
нахождения той или иной записи либо клиента [22].
Наиболее близкий вариант автоматизации ведения документации и
отчетности из представленных на рынке Республики Беларусь аналогов является
"1С:Бухгалтерия 8" версии 8.3 – универсальный программный продукт,
предназначение которого в полной автоматизации учета (налогового и
бухгалтерского) на предприятиях, вне зависимости от рода их деятельности.
Комплекс программ состоит из базовой платформы "1С:Предприятие 8" и
прикладного решения (конфигурации) разработанного на ее основе, в данном
случае "Бухгалтерии для Беларуси". Программное обеспечение выпускается
исключительно в ПРОФ версии.
Главная функциональная задача конфигурации – ведение учетных
операций и автоматическая подготовка отчетностей. Принцип работы
программы состоит в фиксировании фактов хозяйственной и финансовой
деятельности на базе использования первичных документов. Как
альтернативный способ предусматривается ввод операций по регистрации
хозяйственных фактов вручную.
Отображение учета финансово-хозяйственной деятельности бюджетной
организации или коммерческого предприятия в программе «1С:Бухгалтерия 8»
Версия 8.3 не требует от пользователей углубленного изучения тонкостей
программного продукта. Важен и тот факт, что данная конфигурация может
успешно использоваться для отображения простых операций финансово-
хозяйственной деятельности и для сложных форм учета. К наиболее
элементарным действиям можно отнести введение проводок и данных с
первичной документации, формирование приходных и расходных накладных,
авансовых отчетов, актов приема-передачи. Для производственных предприятий
наиболее актуальны функции конфигурации по учету сырья, материалов и
инвентаря, приход, списание и перемещение основных средств, учет готовой
36
продукции. Поступление и списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
осуществляется посредством внесения данных из соответственных первичных
документов. В конфигурации доступно оформление перемещения материалов
между складами хранения или материально-ответственными лицами (МОЛ).
При необходимости можно отобразить в учете комплектацию определенных
позиций ТМЦ. По хозяйственному и производственному инвентарю, элементам
спецодежды учет ведется в программе отдельно по каждому МОЛ (материально-
ответственному лицу) [23].
Сравнение возможностей рассмотренных программных продуктов
приведено в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сравнение возможностей рассмотренных программных продуктов
Основные возможности
GS «Учет:
услуги,
торговля и
склад при
УСН»
Универсальная
Система
Управления
«Программа
материального
учета»
«1С:Бухгалтерия
8» версии 8.3
1
2
3
4
Создание и ведение базы
данных сотрудников
организации,
материально
ответственных за
малоценные быстро
изнашиваемые предметы
+
+
+
Создание и ведение базы
данных малоценных
быстро изнашиваемых
предметов организации
+
+
+
37
Продолжение таблицы 1.5
1
2
3
4
Возможность
сортировки, поиска и
фильтрации,
малоценных быстро
изнашиваемых
предметов предприятия
по введенным данным
+
+
+
Возможность получения
информации о
перемещении
малоценных быстро
изнашиваемых
предметов на
предприятии
-
+
+
Импорт или экспорт
данных
-
+
+
Возможность составлять
отчет по малоценным
быстро изнашиваемым
предметам.
+
+
+
Возможность составлять
учетные карточки
малоценных быстро
изнашиваемых
предметов.
+
+
+
Основным критерием при анализе программных средств,
представленных на рынке Республики Беларусь для предприятия ОАО
«Бобруйсктранс» в рамках ведения документации и отчетности выступала
возможность учета принтеров и МФУ как МБП, так и возможность переноса
38
расходов на содержание и передачу в ремонт принтера на основные затраты
предприятия. В рассмотренных программных продуктах данные возможности
присутствуют, но одновременно вместе с необходимыми функциями в пакете
программного обеспечения будет приобретаться и многие другие, которыми, в
которых ОАО «Бобруйсктранс» не нуждается.
При использовании таких программ, как GS «Учет: услуги, торговля и
склад при УСН» и Универсальная Система Управления «Программа
материального учета» придется приобретать весь комплекс задач, решаемых
данным программным средством. Так как большая часть функций, входящих в
состав упомянутых программ на предприятия ОАО «Бобруйсктранс» уже
автоматизирована, то необходимость в их дублировании приведет к
дополнительным затратам времени работы бухгалтера. Наиболее
перспективный из представленных на рынке Республики Беларусь аналогов
является "1С:Бухгалтерия 8" версии 8.3, где уже представлена возможность
учета принтеров и МФУ в удобном для пользователя интерфейсе. Но так как на
ОАО «Бобруйсктранс» уже стоит и обслуживается версия "1С:Бухгалтерия 8"
версии 8.2, в конфигурацию которой были внесены изменения и дополнения
руководство предприятия и работники бухгалтерии предпочитают не изменять
версию программы, чтобы не утерять уже дополненные разработанные модули,
к тому же даже в версии 8.3 нет возможности отдельного учета материалов, с
возможностью по необходимости переноса ценностей к основным средствам или
к МБП.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Автоматизации ведения документации и отчетности на предприятии
ОАО «Бобруйсктранс» предполагает первоначальный анализ существующих
решений на предприятии и выявлению бизнес – процессов, которые нуждаются
в автоматизации.
На первом этапе было проведено предпроектное исследование нужд
автоматизации в ОАО «Бобруйсктранс». Результатом анализа стало заключение,
что наиболее востребованным и не охваченным автоматизацией является такой
39
бизнес – процесс, как ведение документации и отчетности при учете принтеров
и МФУ.
На втором этапе проанализированы возможные стратегии автоматизации
и выбран вариант, отвечающий потребностям решаемой задачи.
В настоящее время существует следующие стратегии автоматизации:
Хаотичная (кусочная) автоматизация, которая характеризуется
хаотичностью и непоследовательностью проведения процесса автоматизации
ведения документации и отчетности на предприятии. При таком подходе
процесс внедрения информационных технологий определяется сиюминутными
локальными задачами, а не реальными потребностями предприятия. Выбор
данного типа приводит, как правило, к наличию разрозненных прикладных
систем, стоимость интеграции которых чаще всего может быть сравнима с
общей стоимостью комплексного решения, либо незаконченные фрагменты
информационной систем, которые не могут применяться в практической
деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные
затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять ин-
формационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных
систем.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку. Данный тип автоматизации
предпочтительней случаях если на предприятии: недостаточно средств для
проведения автоматизации в полном объеме; существуют участки, где
применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала; технология производства или
иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных
систем. Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации
производственных участков, с применением специализированные АСУТП.
Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы страте-
гический и оперативный планы автоматизации.
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство,
40
сбыт, управление финансами, который может впоследствии привести к полной
автоматизации предприятия. Автоматизация по направлениям деятельности
предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений,
функционирование которых связано с автоматизируемым направлением,
поэтому данный тип автоматизации не относят к локальному типу
автоматизации. Часто автоматизация по направлениям связана с
реинжинирингом бизнес-процессов и требует создания модели всего
предприятия.
Полная автоматизация предполагает наличие большого количества
элементов разных уровней и назначения. К ним относятся модули, блоки
управления, подсистемы, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д.
Все это помогает применять единый алгоритм для расчета схожих задач. К
сожалению, полная автоматизация требует существенных финансовых и
временных затрат[19].
Для решения задачи автоматизации ведения документации и отчетности
при учете принтеров и МФУ на предприятии ОАО «Бобруйсктранс» наиболее
приемлемой стратегией автоматизации является автоматизация по
направлениям, так как поставленная задача затрагивает несколько отделов и
является дополнением к уже существующему в ОАО «Бобруйсктранс»
программному обеспечению.
На третьем этапе были определены и согласованы функциональные
требования, к разрабатываемому техническому средству для предприятия ОАО
«Бобруйсктранс». Разрабатываемое программное средство должно отвечать
следующим требованиям:
иметь базу данных материально ответственных сотрудников
предприятия и принтеров и МФУ, представленных на ОАО «Бобруйсктранс»;
возможности сортировки, поиска и фильтрации принтеров и МФУ
предприятия по введенным данным;
предоставление возможности получения информации о
перемещении принтеров и МФУ на предприятии;