7
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
9
I
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области.
Анализ деятельности КАК ЕСТЬ
12
1.1.1.
Характеристика предприятия и его деятельности 12
1.1.2.
Организационная структура управления предприятием 13
1.1.3.
Программная и техническая архитектура предприятия 17
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходи-
мости автоматизации
19
1.2.1.
Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика суще-
ствующих бизнес-процессов
19
1.2.2.
Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
25
1.2.3.
Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
26
1.2.4.
Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
27
1.3 Анализ существующих обработок и выбор стратегии автоматизации
КАК ДОЛЖНО БЫТЬ
28
1.3.1.
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 28
1.3.2.
Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 36
1.3.3.
Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автомати-
зации задачи
38
1.4 Обоснование проектных решений 39
1.4.1.
Обоснование проектных решений по информационному обес-
печению
39
1.4.2.
Обоснование проектных решений по программному обеспече-
нию
31
1.4.3.
Обоснование проектных решений по техническому обеспече-
нию
34
II
ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
46
2.1 Разработка проекта автоматизации 46
2.1.1
Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 46
8
2.1.2.
Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 49
2.1.3.
Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты инфор-
мации
51
2.2 Информационное обеспечение задачи 60
2.2.1.
Информационная модель и ее описание 60
2.2.2.
Характеристика нормативно-справочной, входной и оператив-
ной информации
62
2.2.3.
Характеристика результативной информации 68
2.3 Программное обеспечение задачи 73
2.3.1.
Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 73
2.3.2.
Характеристика базы данных 75
2.3.3.
Структурная схема пакета (дерево вызова программных моду-
лей)
85
2.3.4.
Описание программных модулей 86
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание 89
III
ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРО-
ЕКТА
94
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффектив-
ности
94
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта 96
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
106
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
108
ПРИЛОЖЕНИЯ
110
9
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях цифровизации всех сфер общественной жизни,
успешная работа предприятий и организаций во многом зависит от уровня их
технического оснащения и эффективной автоматизации бизнес-процессов.
Для всех, без исключения, организаций актуальны задачи увеличения
прибыли и сокращения издержек, повышения конкурентоспособности,
улучшения качества документооборота и др. Одним из направлений
совершенствования деятельности организаций является автоматизация бизнес-
процессов.
Темой работы является “Автоматизация процесса ведения документации
и отчетности в ООО “Бит Трейдинг”.
Цель данной работы обусловлена заданной темой – это повышение
эффективности ведения документации и отчетности на основе автоматизации
данного процесса. Система разрабатывается для применения в ООО “Бит
Трейдинг”.
В соответствии с поставленной целью, в ВКР определены следующие за-
дачи исследования:
Выполнить предпроектное обследование предметной области:
- изучить деятельность организации по принципу “КАК ЕСТЬ”;
- исследовать организационную структуру, штатный состав сотрудников,
их основные функции;
- изучить техническую базу организации, программные средства и ин-
формационные технологии, которые используются в управлении бизнес-
процессами.
В соответствии с темой ВКР, особенное внимание необходимо уделить
характеристике документации и отчетности в ООО “Бит Трейдинг” – рассмот-
реть состав, структуру документации и отчетности, функции, направления дви-
жения документопотоков.
Результаты предпроектного обследования деятельности организации со-
ставляют основу для обоснования необходимости автоматизации данного биз-
нес-процесса – поэтому в рамках дальнейшего исследования рассматриваются
10
вопросы определения комплекса задач автоматизации, изучается структура и ха-
рактеристики технической базы автоматизации, рассматриваются вопросы ин-
формационной безопасности.
Данные предпроектного обследования бизнес-процессов организации
должны быть дополнены данными по изучению существующих аналогов
средств автоматизации бизнес-процесса по ведению документации и отчетности,
рассмотрением возможных стратегий развития автоматизации документооборо-
та, а также обоснованием выбора пути автоматизации – либо использовать гото-
вые автоматизированные средства документирования, либо разрабатывать соб-
ственные. В результате предпроектного обследования предметной области фор-
мируются требования к разрабатываемой системе.
Проектные работы по автоматизации ведения документации и отчетности
обязательно включают такие исследования как обоснование модели жизненного
цикла системы, рассмотрение и планирование возможных рисков на каждом
этапе проектирования автоматизированной системы, организацию информаци-
онной безопасности и защиты информации.
На этапе проектирования особенное внимание необходимо уделить по-
строению информационной модели системы и ее базе данных, функционально-
сти системы, разработке программного обеспечения. В рамках данной работы
реквизитная структура входных и выходных документов и отчетности находит
свое отражение в информационных таблицах, взаимосвязанных между собой;
является основой для надежной работы программных средств системы и генера-
ции отчетности и документов.
Поставленные цель и задачи проекта обуславливают структуру ВКР, она
включает введение, 3 раздела, заключение, литературные источники, приложе-
ния.
В первом разделе рассматриваются особенности и характеристика пред-
метной области – управленческих функций по документированию и отчетности
в ООО “Бит Трейдинг”.
Во втором разделе рассматриваются основные проектные решения и
обоснование проектных решений по техническому, программному, информаци-
онному обеспечению.
11
В третьем разделе рассматриваются вопросы экономической эффективно-
сти проекта.
В процессе разработки проекта системы используется литература – в дан-
ной работе в список включены двадцать пять источников.
Изучение литературы и других источников позволяет сформулировать
теоретические основы проекта автоматизации, рассмотреть и изучить опыт раз-
работки программных средств, исследовать нормативно-правовую базу автома-
тизации бизнес-процессов и т.д.
12
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
и организации. Анализ деятельности “КАК ЕСТЬ”
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Общество с ограниченной ответственностью “Бит Трейдинг” (“Немного
торговли”) образовано в 1997 году; местонахождение общества: Республика
Коми, г. Ухта, ул. Ленина, дом 22.
ООО “Бит Трейдинг” является юридическим лицом, имеет
самостоятельный баланс, печать с указанием своего наименования, расчетный
счет в банке, права и обязанности, предусмотренные действующим
законодательством.
Общество осуществляет свою деятельность самостоятельно на основе
принципов самофинансирования, обеспечивает финансирование затрат по
развитию организации за счет заработанных средств, самостоятельно выступает
в качестве истца и ответчика в судебных органах, арбитражном и третейском
суде.
Основной функцией общества является розничная реализация
продовольственных товаров населению. Организация имеет лицензию на
торговлю всеми видами продовольственных товаров. В собственности общества
находится здание магазина; в одном здании с магазином размещается офис
организации.
Основной целью общества является удовлетворение потребностей
населения в продуктах питания надлежащего качества и в широком
ассортименте.
Согласно Уставу ООО “Бит Трейдинг”, основные направления
деятельности общества представляют собой:
торгово-закупочную деятельность;
внемагазинные формы торговли (участие в ярмарках, аукционах,
выставках-продажах и т.д.);
13
маркетинговую деятельность;
выпуск рекламной продукции;
Предметом деятельности общества является также и любая другая
хозяйственная деятельность, не запрещенная на территории Российской
Федерации.
ООО “Бит Трейдинг” – малое предприятие, штат которого состоит из
двенадцати человек. В штат входят генеральный директор, менеджер по
закупкам, четверо продавцов во главе со старшим продавцом, бухгалтер,
секретарь, водитель, два грузчика, уборщица.
Рассмотрим структуру управления ООО “ Бит Трейдинг”.
1.1.2. Организационная структура управления ООО “ Бит Трей-
динг”
Непосредственное управление ООО “Бит Трейдинг” осуществляет
генеральный директор – он организует административную, хозяйственную,
финансовую и иную деятельность, предусмотренную Уставом общества,
определяет стратегию, цели и задачи развития организации. Директор выполняет
следующие функции:
прием на работу, подбор и расстановку кадров;
увольнение кадров;
определяет должностные обязанности работников, создает условия
для повышения их профессионального мастерства;
представляет интересы общества в государственных,
муниципальных, общественных и иных органах и учреждениях, заключает
договоры и контракты;
распоряжается имуществом предприятия;
обеспечивает эффективное взаимодействие и сотрудничество с
органами местного самоуправления, предприятиями, организациями.
Бухгалтер выполняет следующие функции:
начисление заработной платы;
14
ведение бухгалтерского учета;
формирование отчетов для налоговой инспекции;
начисление налогов;
составление бухгалтерской отчетности по движению товара;
проведение ревизий в магазине;
Старший продавец выполняет следующие функции:
прием товара в магазин по качеству и количеству;
реализация товара покупателям;
контроль сроков хранения товара;
составление товарного чека по требованию покупателя;
проведение совместно с бухгалтером списаний испорченного товара;
ведение кассовой книги.
Менеджер по закупкам выполняет следующие функции:
контроль остатков товара в магазине;
анализ спроса на товар;
формирование ассортимента товаров;
поиск поставщиков;
проведение закупки товара.
Водитель выполняет следующие функции:
доставка товаров и других грузов на объекты организации;
контроль состояния автотранспорта.
Функции уборщицы – соблюдение санитарно гигиенических норм на
предприятии.
В соответствии с темой выпускной квалификационной работы (ВКР), ос-
новное внимание в работе уделяется процессу ведения документации и отчетно-
сти в ООО “Бит Трейдинг”. Так как ООО “Бит Трейдинг” является торговой ор-
ганизацией и основным направлением ее деятельности является торгово-
закупочная деятельность, рассмотрим подробно стадии и этапы, а также состав и
структуру документации и отчетности по основному бизнес-процессу в данной
организации – товарообороту.
15
Процесс товарооборота в ООО “ Бит Трейдинг” включает следующие
этапы:
1. Закупка товара.
Руководство предприятия, основываясь на данных о продажах, данных об
остатках товара на текущий момент, а также с учетом денежных средств, выде-
ленных на закупку товара, составляет перечень товаров, которые необходимо за-
купить у поставщиков. Далее менеджер по закупкам выбирает поставщиков с
наиболее выгодными предложениями и, основываясь на информации, получен-
ной из прайс-листов поставщиков, осуществляет закупку.
От поставщика товар поступает в виде поставок. Каждую поставку сопро-
вождает пакет доку ментов, включающий в себя: товарно-транспортную наклад-
ную, счет-фактуру, сертификат качества, а также документ, подтверждающий
факт оплаты поставки: товарный чек или часть приходного кассового ордера.
Кроме того, с каждым поставщиком должен быть заключен договор на поставку
товара.
1. Оприходование товара.
На основании товарно-транспортной накладной составляется приходная
накладная, вместе с которой товар поступает в магазин. Приходная накладная
имеет свой уникальный для текущего отчетного периода номер и содержит сле-
дующую информацию:
Дата поставки.
Наименование поставщика.
Наименования товара.
Количество товара.
Цена реализации товара.
Приходная накладная составляется в двух экземплярах и должна удосто-
веряться двумя подписями: сотрудника принявшего и сотрудника, сдавшего то-
вар. Один экземпляр остается у старшего продавца, другой отправляется бухгал-
теру.
2. Хранение товара.
До реализации товар хранится в подсобных помещениях магазина.
При порче товара или в иных случаях, когда необходимо списать товар с
16
баланса магазина, старший продавец и сотрудник, уполномоченный проверять
списания, составляют акт списания. Акт списания имеет уникальный для теку-
щего отчетного периода номер и содержит дату списания, количество, цену реа-
лизации, списываемого товара. Акт списания составляется в двух экземплярах и
должен удостоверяться двумя подписями: старшего продавца и проверяющего
сотрудника. Один экземпляр остается в магазине, другой отправляется бухгалте-
ру.
При изменении цен поставщика, или по собственной инициативе с учетом
колебания соотношения спроса и предложения, руководство может принять ре-
шение об изменении цены реализации. Изменение розничных товарных цен про-
исходит по приказу руководителя предприятия. Старший продавец пересчитыва-
ет остаток переоцениваемого товара и составляет акт переоценки, который дол-
жен содержать следующую информацию:
дату переоценки;
наименование переоцениваемого товара;
количество переоцениваемого товара;
отметка уценка/дооценка
сумму дооценки /уценки – разность между стоимостью товара в ста-
рых и новых ценах.
Акт переоценки должен быть заверен подписью руководителя предприя-
тия и печатью организации.
3. Реализация товара.
Товар, поступивший в магазин, реализуется покупателям. Во время реали-
зации товара старший продавец следит за его сроками годности, сообщая руко-
водству о возможности истечения этого срока до его реализации. Регистрация
продаж товара покупателям осуществляется при помощи кассового аппарата.
После оплаты товара клиент получает кассовый чек. В конце рабочей смены
старший продавец сдает выручку. На каждый кассовый аппарат заведен журнал,
в который вносится выручка за каждую смену.
Рассмотрим подробно состав документации и отчетности в ООО “Бит
Трейдинг”:
1. Приказы, распоряжения.