27
организации в месяц обрабатывают 9000 документострок. Эти данные характе-
ризуют лишь объем первичной информации. Фактически же обрабатывается в
несколько раз больший объем информации ввиду ее многократного дублирова-
ния в работе сотрудников ООО “Бит Трейдинг”.
Сотрудники организации более половины рабочего времени затрачивают
на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций об-
работки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и
хранения запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки дан-
ных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля та-
ких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких
важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение по-
требности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов това-
ров и т.п.
Массовые, повторяющиеся операции по оформлению поставок товаров,
ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализа-
ции и, следовательно, автоматизации.
Разработка и внедрение автоматизированной системы с объединением
компьютеров в локальную вычислительную сеть, позволит избежать отмеченных
недостатков по работе с данными по учету внутреннего товарооборота в данной
организации. Такая система предполагает однократный ввод в компьютер пер-
вичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского,
оперативного, статистического учета, формирование документации и отчетов,
решения других задач организации.
Автоматизация учета данных внутреннего товарооборота в ООО “Бит
Трейдинг” повысит его оперативность и эффективность, будет способствовать
улучшению товароснабжения магазина, обеспечит формирование документов и
необходимой отчетности.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасно-
сти и защиты информации
Для защиты от внешних угроз операционная система (Windows 7), которая
28
установлена на персональных компьютерах сотрудников ООО “Бит Трейдинг”,
защищена лицензионным программным продуктом Kaspersky Internet Security 10.
Обеспечение информационной безопасности в ООО “Бит Трейдинг”
осществляется за счет того, что пользователи информационной системы “1С:
Бухгалтерия” имеют свой логин и пароль для входа в систему. Поэтому можно
определить действия пользователей в системе; кто и когда производил те или
иные операции над данными.
Основу нормативно-правового обеспечения составляет документ “О
неразглашении коммерческой информации ООО “Бит Трейдинг”, с которым обя-
зан ознакомиться и который должен подписать каждый сотрудник организации.
Нарушение соглашений, предусмотренных данным документом, влечет за
собой административную ответственность.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии авто-
матизации “КАК ДОЛЖНО БЫТЬ”
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации за-
дачи
Согласно требованиям методических указаний к ВКР, в данном разделе
работы необходимо выявить и обосновать требуемые классы информационных
систем, определить критерии анализа, а также – провести сбор информации по
существующим разработкам.
Рассмотреть существующую классификацию информационных систем, по
мнению автора работы, необходимо для того, чтобы соотнести разрабатываемую
систему к определенному классу и, таким образом, определить ее типовую
функциональность, типовую архитектуру, другие типовые характеристики и осо-
бенности.
Можно выделить самые различные классы информационных систем [17],
[18]:
- по архитектуре ИС (настольные, распределенные);
- по степени автоматизации ИС (автоматические, автоматизированные);
29
- по характеру обработки данных (информационно-поисковые системы,
системы обработки данных, в том числе, системы управления и системы под-
держки принятия решения);
- по сфере применения (в торговле, в медицине, в банковской сфере и т.д.);
- по охвату задач (персональные ИС, корпоративные ИС);
- по признаку структурированности решаемых задач (структурированные,
неструктурированные, частично структурированные); в зависимости от степени
структурированности решаемых задач, ИС подразделяются на автоматические,
ручные и автоматизированные;
- по функциональному признаку (производственные ИС, финансовые и
учетные ИС, маркетинговые ИС, системы кадров и др.);
- по уровням управления и квалификации персонала; здесь можно выде-
лит ИС операционного или оперативного уровня управления, которые характери-
зуются тем, что обеспечивают решение многократно повторяющихся задач спе-
циалистов-исполнителей; ИС тактического (функционального) уровня управле-
ния, которые используют информацию ИС оперативного уровня для решения за-
дач анализа (например, системы поддержки принятия решения) – эти системы
настроены на специалистов – руководителей среднего звена в управлении; ИС
стратегического уровня обеспечивают информацией руководителей высшего
звена в управлении, основной функцией которых является планирование дея-
тельности организации на перспективу;
- по сфере применения ИС; ИС организационного управления – основны-
ми функциями таких систем являются контрольные, учетные, бухгалтерские
операции; ИС управления технологическими процессами – АСУТП, которые ис-
пользуются для автоматизации производственных процессов; ИС автоматизиро-
ванного проектирования – САПР, такие ИС используются для моделирования
проектируемых объектов и инженерных расчетов.
В [20] дана следующая классификация информационных систем именно
для сферы розничной торговли.
В розничной торговле наиболее широко применяются три класса инфор-
мационных систем:
- фронт-офис (Front-officе) – решают задачи обслуживания покупателей,
30
работают на специализированных рабочих местах, оснащенных необходимым
оборудованием (фискальный регистратор, табло покупателя, эквайринговый тер-
минал) или на POS-терминалах;
- управление магазином (In store solution) – решают задачи учета движения
товаров и денег в магазине, управления ценами, запасами, заказами, персоналом,
маркетинговыми акциями и лояльностью покупателей. Существуют также ком-
плексные системы, объединяющие товароучетные функции магазина с обслужи-
ванием покупателей – такие системы относятся к классу систем фронт-энд (front-
end);
- бэк-офис (Back-office) – решают весь спектр задач учета и управления
торговым предприятием, часто относятся к системам ERP-класса. Из специфиче-
ских розничных задач “отвечают” за управление взаимоотношениями с постав-
щиками и управление ассортиментом в розничной сети.
Анализ данных показал, что в целом, функциональное наполнение ин-
формационных систем для розничной торговли мало изменилось за последние
тридцать лет, поскольку её принципы и суть не меняются. За это время развива-
лись такие функции ИС в торговле, как удобство для пользователей, надежность,
быстродействие. Функциональность же изменилась незначительно и отражает
изменения в законодательстве, в принципах управления розничной торговлей, а
также – возможности, которые открывает развитие информационных техноло-
гий, в том числе, взаимодействие через Интернет, использование мобильных
устройств, аналитической обработки в реальном времени (OLAP, online
analytical processing) и т.п. Из ближайших перспектив развития ИС в торговле –
это активное использование мобильных решений, миграция части вычислитель-
ных мощностей в облака.
Кроме приведенных выше, существуют и другие основания для классифи-
кации ИС, однако, большинство из них лишь фиксируют функциональные осо-
бенности и имеют частное (хотя и важное) информационное значение.
Используя результаты классификации ИС, можно определить особенности
и типовые характеристики разрабатываемой ИС, ее типовую структуру, типовые
функции.
Таким образом, разрабатываемую систему отнесем:
31
- по архитектуре ИС – к распределенным ИС, так как должна обеспечить
в автоматизированном режиме различные функции учета товарооборота таких
сотрудников магазина как менеджер, старший продавец, продавец, бухгалтер;
для обеспечения современных требований к надежности систем, ИС должна
быть выполнена в клиент-серверной двухзвенной архитектуре;
- по степени автоматизации ИС – к автоматизированным системам, так
как ее функционирование настроено на работу с сотрудниками данной организа-
ции;
- по характеру обработки данных, разрабатываемая ИС относится к си-
стемам управления;
- по сфере применения – к сфере торговли;
- по признаку структурированности решаемых задач – задачи управления
внутренним товарооборотом торговой организации отнесем к частично структу-
рированным, по этому признаку разрабатываемая ИС относится к автоматизиро-
ванным системам;
- по функциональному признаку – в рамках ИС решаются учетные задачи
управления товарооборотом, поэтому соотнесем разрабатываемую систему с
учетными ИС;
- по уровням управления и квалификации персонала – исходя из характе-
ристики данного класса систем, разрабатываемая ИС соотносится с ИС операци-
онного или оперативного уровня управления, которые обеспечивают решение
многократно повторяющихся задач специалистов-исполнителей данной органи-
зации, учетных функций старшего продавца, продавца, менеджера, бухгалтера;
- по сфере применения ИС – разрабатываемая система относится к систе-
мам организационного управления, основными функциями которых являются
контрольные, учетные, бухгалтерские операции.
Далее рассмотрим особенности и характеристики предлагаемых на рынке
готовых программных средств с целью обоснования выбора – купить готовую
информационную систему или разработать собственную. При этом необходимо
сравнить цену программных продуктов с ценностью тех конкурентных преиму-
ществ, какие в итоге приобретает организация. В данном случае результатом
разработки или внедрения рассматривается фактор снижения операционных из-
32
держек и, в связи с этим, получение дополнительной прибыли организации.
В настоящее время рынок программных средств предоставляет достаточ-
но много программных продуктов, используемых для автоматизации деятельно-
сти торговых организаций. Наиболее известными из них являются программные
решения, предлагаемые фирмами-разработчиками “1С”, “Галактика”, “Микро-
инвест”, “Астор”, “Сальдо” и другими организациями. Основными факторами
при выборе информационной системы являются функциональность, надежность,
удобство использования, стоимость программного продукта. Относительно дан-
ных факторов и проведем анализ существующих на рынке информационных си-
стем.
Разрабатываемая система предназначена для учета операций внутреннего
товарооборота в магазине ООО “Бит Трейдинг”, поэтому рассмотрим особенно-
сти современных систем, поддерживающих функции учета товарооборота.
В настоящее время наиболее популярны готовые прикладные решения,
предлагаемые фирмой “1С” такие, как “1С: Управление торговлей 8”, “1С: Роз-
ница 8”, “1С: Управление небольшой фирмой 8” [21].
Системы “1С: Управление торговлей 8”, “1С: Розница 8” реализуют типо-
вые прикладные решения 1С, предназначенные для автоматизации деятельности
торговых организаций, функциональность их представлена следующими про-
граммными возможностями:
оформление документов по приходу товаров от контрагентов на склад ма-
газина;
оформление документов при реализации товара или услуги с торговой
точки;
оформление внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей
между магазином и складом, между торговыми точками;
оформление документов при возврате товара;
проведение и оформление результатов инвентаризации торгово-
материальных ценностей;
оформление документов по перемещению денежных средств между тор-
говыми точками, между внутренними кассами торговой точки, между торговыми
точками и головным офисом организации;
33
работа с эквайринговыми системами;
поддержка работы с торговым оборудованием.
Система “1С: Управление небольшой фирмой 8” представляет собой го-
товое программное решение от разработчиков “1С”, которое предназначено для
автоматизации оперативного управления организации, относящейся к категории
малого бизнеса.
“1С: Управление небольшой фирмой 8” ориентировано на использование
управленческим персоналом и менеджерами. С помощью данного программного
продукта можно осуществлять основные бизнес-процессы в организации, а
именно – ведение оперативного учета, анализ, планирование работы и контроль.
Программа имеет возможность подстройки под конкретные нужды и задачи ор-
ганизации.
Рассмотрим наиболее значимые возможности, предоставляемые системой
“1С: Управление небольшой фирмой 8”.
Во-первых, система позволяет оформить практически любые первичные
документы торгового, производственного и складского учета, а также докумен-
ты движения денежных средств. Во-вторых, полезной возможностью для анали-
тиков будет составление и просмотр всевозможных отчетов по деятельности ор-
ганизации.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что для руководства органи-
зации и управленцев, отвечающих за развитие бизнеса, программа способствует
автоматизации и увеличению эффективности в таких аспектах, как анализ, пла-
нирование, гибкое управление ресурсами компании, что направлено на повыше-
ние ее конкурентоспособности на рынке. Для руководителей подразделений, ме-
неджеров и сотрудников, занимающихся производственной, сбытовой, снабжен-
ческой и другой деятельностью предоставляются удобные инструменты, позво-
ляющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям.
Помимо возможностей, предоставляемых системой “1С: Управление не-
большой фирмой 8”, необходимо также представить обзорный сегмент задач,
выполняемых данным программным продуктом. К таким задачам относятся:
автоматизация всех учетных и управленческих процессов организации;
учет денежных средств предприятия;
34
учет банковских и кассовых операций;
ведение складского учета;
ведение кадрового учета;
операции по расчету с контрагентами;
ведение многовалютного учета;
ведение производственного учета;
учет движения товарно-материальных ценностей;
ведение учета заработной платы и расчета с сотрудниками организации.
Компания “Астор” также широко представлена на рынке программного
обеспечения для торговли. Компания “Астор” разрабатывает системы на базе
“1С”, реализует те же функции в торговле, что и “1С”, более гибко настраивая
их по требованию заказчика.
Корпорация “Галактика” также ведет разработку и сопровождение ин-
формационных систем для торговли – “Галактика. Системы автоматизации тор-
говли” [23].
Необходимо отметить, что функциональное наполнение информационных
систем для розничной торговли, предлагаемое организациями-разработчиками,
мало отличается друг от друга, поскольку её принципы и суть почти не меняют-
ся много лет. Развиваются такие функции ИС в торговле, как удобство для поль-
зователей, надежность, быстродействие. Функциональность меняется незначи-
тельно за счет изменений в законодательстве, а также за счет возможностей,
предоставляемых развитием новых информационных технологий.
Результаты анализа показали, что все вышеперечисленные фирмы-
разработчики программного обеспечения для торговли, активно используют но-
вые информационные технологии в создании программного продукта: мобиль-
ные приложения, облачные технологии, различные Интернет-технологии, эле-
менты искусственного интеллекта и др. Так, например, корпорация “Галактика”
предлагает информационную систему “Галактика. Мобильное управление тор-
говлей”, которая пользуется большой популярностью; компания “Этерон” (ООО
“Этерон”) разработала систему онлайн торговли “Большая Птица” на основе об-
лачных технологий [22].
35
Достоинством системы “Большая Птица” является то, что не нужно про-
водить внедрение такой системы и установку на компьютеры. Достаточно иметь
браузер и интернет - соединение, чтобы начать пользование веб-сервисом. Си-
стема “Большая птица” также пользуется довольно большой популярностью, но,
как и все системы, имеет свои недостатки и свои достоинства. Рассмотрим воз-
можности, предоставляемые данным веб-сервисом:
ведение учета поступления, продажи и перемещения товаров (система
оформляет все необходимые операции, связанные с покупкой, реализацией това-
ров, их резервированием на складе под конкретного покупателя, внутренним
складским учетом);
ведение учета поступления и реализации услуг (выполняется в разрезе
оформления договоров);
контроль доходов и расходов организации;
учет движения наличных и безналичных денежных средств, отслежи-
вание денежных остатков по банку и кассе;
составление аналитических отчетов по движению товаров, резервам
товаров, динамике продаж, движению по банку, движению по кассе, остаткам
товаров на складе, продажам;
ведение и хранение информации в справочниках с удобной для поль-
зователя структурой;
ведение нескольких компаний в рамках одной учетной записи;
многопользовательский доступ с распределением ролей.
Несмотря на широкий спектр предоставляемой системой возможностей,
она имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, система “Большая птица”
не позволяет вести бухгалтерский учет, считать налоги и сдавать регламентиро-
ванную отчетность – программа не предназначена для этого. Решением этой
проблемы может стать выгрузка данных в “1С: Бухгалтерию”, с которыми впо-
следствии будет работать бухгалтер. Во-вторых, система не поддерживает инте-
грацию с интернет-магазинами, что является довольно большим неудобством в
связи с использованием сайтов как точек реализации товара. В плане интеграции
с торговым оборудованием, система поддерживает только работу со сканером
36
штрих-кодов. За пользование программным обеспечением нужно вносить еже-
месячную оплату.
Рассмотренные выше программы обладают широким функционалом, поз-
воляющим максимально автоматизировать деятельность торговой организации.
Тем не менее, готовые решения от фирмы “1С”, “Галактика” и др., содержат из-
быточные функциональные возможности, отсюда идет переплата и высокая сто-
имость программного продукта. Облачные же сервисы не могут работать без ин-
тернет-подключения и их функциональность в некоторых существенных аспек-
тах уступает “настольным” системам. Часто перед внедрением программного
продукта фирмы проводят обследование бизнес-процессов и бизнес-функций
торговой организации для оптимальной настройки информационной системы –
бизнес-консультирование стоит очень дорого. Кроме того, фирмы-разработчики
организуют сопровождение информационных систем, что также стоит немалых
средств. С учетом вышеизложенного, автором работы принято решение о разра-
ботке собственного “пилотного” проекта по созданию информационной системы
для магазина ООО “Бит Трейдинг”.
Разрабатываемое в ВКР приложение должно иметь простой и понятный
пользователю интерфейс, набор необходимых (а не универсальных) функций,
обеспечивающий автоматизацию основных бизнес-процессов организации и
удобство пользования.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, ис-
пользуемые при автоматизации деятельности организации. В ее состав входят
следующие составные элементы:
- цели деятельности организации и последовательность, в которой они бу-
дут автоматизированы;
- способ автоматизации: хаотичная, по участкам, направлениям, комплекс-
ная (полная) автоматизация;
- долгосрочная техническая политика – комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии;