17
2. Пакет документов от поставщика на закупленный товар:
товарно-транспортная накладная (информация о наименовании, по-
ставляемого товара, количестве, цене закупки, названии поставщика, дате по-
ставки, фасовке);
счет-фактура (содержит наименование, поставляемого товара, коли-
чество, цену закупки, расчет суммы с НДС и без него, реквизиты поставщика);
сертификат качества (содержит название производителя товара,
срок годности, марка, условия хранения);
документ, подтверждающий факт оплаты поставки: товарный чек
(наименование продавца, наименование покупателя, наименование товара, коли-
чество товара, цена закупки, дата покупки, сумма для каждой позиции, итого за-
купки) или квитанция к приходному кассовому ордеру (содержит номер ордера,
наименование плательщика, сумму платежа, сумму НДС в платеже).
3. Доверенности на получение товара.
4. Приходная накладная (информация о наименовании товара, количе-
стве, цене реализации, названии поставщика, дате поставки, фасовке), копии
сертификатов качества.
5. Кассовый отчет, акты списаний (дата списания, наименование списы-
ваемого товара, его количество, цена).
6. Отчет о затратах хозяйственных материалов.
7. Акты списаний (дата списания, наименование списываемого товара,
его количество, цена).
8. Приходные накладные, расходные накладные, копии сертификатов ка-
чества.
9. Отчет о затратах ГСМ (горюче-смазочных материалов).
10. Отчет об остатках товара.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Комплекс технических средств в ООО “Бит Трейдинг” составляют:
- компьютеры;
18
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информа-
ции;
- устройства передачи данных и линий связи – модемы;
- эксплуатационные материалы – бумага, CD (DVD)- диски.
Техническая архитектура организации имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть с выходом в Internet. Схема сети ООО “Бит Трейдинг”
дана на рисунке 2.
Для печати, сканирования и копирования документов имеется соответ-
ствующее оборудование. Для обеспечения сохранности данных при аварийном
отключении электропитания персональные компьютеры сотрудников организа-
ции оборудованы устройствами бесперебойного питания. Рабочие места пользо-
вателей оборудованы многофункциональными устройствами, устройствами бес-
перебойного питания.
Для обеспечения рабочего процесса на персональных компьютерах
сотрудников ООО “Бит Трейдинг” установлено различное прикладное,
сервисное и системное программное обеспечение. Перечень используемого
программного обеспечения с указанием решаемых задач приведен в таблице 1.
Таблица 1.
Программное обеспечение
ПО Назначение
Microsoft Windows 7
Операционная система рабочих станций
1С: Бухгалтерия 8
Ведение бухгалтерского и налогового учета
Microsoft Word 2007
Ведение текущей документации и отчетности
Microsoft Excel 2007
Ведение текущей документации
Kaspersky Antivirus 6.0
Kaspersky Internet Security 10
Защита от компьютерных вирусов
WinRar 3.80
Архивация данных
Abby FineRider Professional edition 9.0 Распознавание документов
The Bat 3.9
Mozilla Thunderbird 3.0bezant
Электронная почта
19
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес - процессов
В соответствии с темой ВКР, предметом автоматизации является процесс
ведения документации и отчетности в ООО “Бит Трейдинг”.
В ООО “Бит Трейдинг” выполняется сложный, взаимосвязанный ком-
плекс торговых операций (товарооборота) по закупке и продаже товаров. Он
включает изучение спроса, составление заявок и заказов на товары, заключение
договоров на поставку и продажу товаров, учет и контроль их выполнения, орга-
низацию продажи товаров, регулирование поставок и продажи товаров и т.п.
Важная роль в выполнении торгово-закупочной деятельности ООО “Бит Трей-
динг” и обеспечении бесперебойного товароснабжения магазина принадлежит
оперативному управлению торговыми процессами. Оперативное управление тор-
говыми процессами осуществляется путем оперативного планирования, учета,
контроля и регулирования поступления и продажи товаров по количеству и ас-
сортименту.
Управление торговыми процессами в ООО “Бит Трейдинг” сопровождает-
ся документацией и отчетными документами, отражающими объем, структуру,
динамику поступления и продажи товаров. От рациональной организации доку-
ментации и отчетности предприятия, ее состава и своевременного оформления
зависят оперативность и эффективность деятельности всей организации в целом.
Как показали расчеты, в общем объеме входной и выходной документации
организации 70-80% составляют данные первичных приходных и расходных то-
варосопроводительных документов. На их основе ведется бухгалтерский, стати-
стический и оперативный учет, составляются заявки и заказы на товар, решаются
задачи учета товарооборота в розничном магазине. Этот процесс включает в себя
следующие бизнес-процессы:
Учет поставок товара в магазин. Товар, поступающий в магазин, оформ-
ляется в виде поставок. Каждую поставку сопровождает пакет документов,
20
включающий в себя: товарно-транспортную накладную, счет фактуру, сертифи-
кат качества, а также документ подтверждающий факт оплаты поставки: товар-
ный чек или часть приходного кассового ордера. Кроме того, с каждым постав-
щиком должен быть заключен договор на поставку товара. О каждой поставке в
магазине “ООО Бит Трейдинг” должна храниться следующая информация:
Наименование поставщика. Полное наименование фирмы поставщи-
ка, указывается в товарно-транспортной накладной.
Дата поставки. Дата поступления товара в магазин.
Порядковый номер поставки.
Номер товарно-транспортной накладной. Номер накладной от по-
ставщика.
Дата оплаты поставки.
Наименования товаров в поставке (из товарно-транспортной наклад-
ной или счет фактуры).
Количество товара для каждого наименования в поставке (из товарно-
транспортной накладной или счет фактуры).
Цена закупки для каждого наименования товара (из товарно-
транспортной накладной или счет фактуры.
Цена реализации для каждого товара.
Дата истечения срока хранения (из сертификата качества).
На основании товарно-транспортной накладной составляется приходная
накладная, вместе с которой товар непосредственно попадает в магазин. Приход-
ная накладная имеет свой уникальный для текущего отчетного периода номер и
содержит следующую информацию:
Дата поставки.
Наименование поставщика.
Наименования товара.
Количество товара.
Цена реализации товара.
Приходная накладная составляется в двух экземплярах и должна удосто-
веряться двумя подписями: сотрудника принявшего и сотрудника, сдавшего то-
вар. Один экземпляр остается у старшего продавца, другой отправляется в бух-
21
галтерию.
Учет списаний в магазине. При порче товара или в иных случаях, когда
необходимо списать товар с баланса магазина, старший продавец и сотрудник,
уполномоченный проверять списания, составляют акт списания. Акт списания
имеет уникальный для текущего отчетного периода номер и содержит следую-
щую информацию:
Дата списания.
Наименования списываемого товара.
Количество списываемого товара.
Цена списываемого товара.
Акт списания составляется в двух экземплярах и должен удостоверяться
двумя подписями: старшего продавца и проверяющего сотрудника. Один экзем-
пляр остается в магазине, другой отправляется в бухгалтерию.
Учет продаж товара. Регистрация продаж товара покупателям осу-
ществляется при помощи кассового аппарата. После оплаты товара клиент полу-
чает кассовый чек, в котором содержится следующая информация:
Название магазина.
Название организации.
Дата и время покупки.
Стоимость купленного товара.
Порядковый номер чека.
Номер кассового аппарата.
По требованию покупателя продавец обязан предоставить ему товарный
чек, который содержит следующую информацию:
Название магазина.
Порядковый номер.
Дата продажи.
Наименования купленного товара.
Количество для каждого наименования.
Цену для каждого наименования.
Сумму к оплате.
Товарный чек подписывается покупателем и продавцом.
22
Учет переоценки товара. При изменении цен поставщика, или по соб-
ственной инициативе с учетом колебания соотношения спроса и предложения
руководство может принять решение об изменении цены реализации. Изменение
розничных товарных цен происходит по приказу руководителя предприятия.
Старший продавец пересчитывает остаток переоцениваемого товара и составляет
акт переоценки, который должен содержать следующую информацию:
дату переоценки;
наименование переоцениваемого товара;
количество переоцениваемого товара;
отметка уценка/дооценка
сумму дооценки (уценки) – как разность между стоимостью товара
в старых и новых ценах.
Акт переоценки должен быть заверен подписью руководителя предприя-
тия и печатью организации.
Составление бухгалтерской отчетности по движению товара включает:
1. Учет торговой наценки. Чаще всего организации розничной торговли
ведут учет товаров по стоимостной схеме в отпускных (розничных) ценах. Такие
организации определяют валовой доход от реализации путем расчета среднего
процента торговой наценки. Так как розничная цена представляет собой сумму
цены поставщика и торговой наценки, в первичной бухгалтерской документации
должен быть документ, увязывающий эти две цены между собой и являющийся
документальным подтверждением расчета розничной цены. Таким документом
является реестр розничных цен. Реестр розничных цен должен содержать следу-
ющие реквизиты:
наименование организации;
дату составления;
порядковый номер реестра;
подпись руководителя и печать организации.
Реестр должен отражать:
наименование товара;
цену поставщика на данный товар;
23
торговую наценку (в процентах к цене поставщика и в денежном
выражении);
розничную цену.
В условиях постоянно меняющихся цен поставщиков целесообразно
оформлять реестры на каждую конкретную поставку товаров.
2. Ведение товарно-кассового отчета. В случаях, когда материальная от-
ветственность за материальные и денежные ценности объединена в одном лице
или бригаде, может составляться товарно-кассовый отчет. В отчете отражается
движение не только товаров и тары, но и денежных средств. В приходной части
товарно-кассового отчета записывают остаток товаров на начало отчетного пери-
ода, поступление товара по каждому приходному документу с указанием наиме-
нования поставщика, даты и номера документа, суммы полученных товаров и
тары. В расходной части товарно-кассового отчета отражают сданную торговую
выручку. Стоимость поступившего товара суммируют, эту сумму прибавляют к
остатку товара на начало отчетного периода, вычитают сумму расходной части и
получают, таким образом, остаток товара на конец отчетного периода.
Анализ спроса на товары. Руководство организации ведет статистику и
проводит анализ динамики продаж, чтобы более гибко реагировать на изменение
спроса и более эффективно организовывать процесс торговли. Другими словами,
руководству необходимо знать, какое количество каждого наименования товара
по некоторой цене продается за определенный период времени. Обладая этой
информацией, можно будет закупить именно столько товара, сколько его необхо-
димо и не допустить такой ситуации, когда товара слишком много или его не
хватает. В первом случае деньги, вложенные в лишний товар “не работают”, во
втором случае магазин теряет прибыль за счет того, что товара могли купить
больше, чем его есть в наличии.
Процесс сбора информации для проведения анализа динамики продаж и
изучения спроса трудоемкий и требует много времени. Сбор этой информации
заключается в следующем: по наименованию товара, для которого проводится
анализ спроса, на начало рассматриваемого периода и на его конец снимаются
остатки, т.е. каждый раз пересчитывается оставшийся товар в магазине. Далее, к
количеству товара на начало периода прибавляют количество поступившего то-
24
вара и вычитают количество списанного товара в этот период и остаток товара
на конец периода. В результате получают количество товара, проданного в рас-
сматриваемый период. Период изучения спроса на предприятии составляет неде-
лю. Получив данные по нескольким периодам можно судить о спросе на товар.
Если учесть, что в магазине может быть несколько тысяч различных
наименований товара, то нетрудно представить какой объем работы проводится
для анализа спроса. Кроме того, из-за большого объема работы анализ прово-
диться крайне медленно, и в итоге – руководство не может быстро реагировать
на изменение спроса, что ведет к потере прибыли. Существует два решения дан-
ной проблемы: увеличение количества сотрудников, занимающихся сбором ин-
формации для анализа спроса или разработка средств автоматизации бизнес-
процессов.
Контроль сроков хранения товара. При поступлении товара в магазин он
сопровождается пакетом документов, который включает в себя сертификат каче-
ства. В этом документе указывается срок хранения товара. По истечению срока
хранения товара он должен быть снят с продажи. Старший продавец обязан сле-
дить за каждым наименованием товара, и своевременно сообщать руководству об
истечении срока годности. При большом объеме товара эта задача становится
довольно трудоемкой. Разные партии одного и того же товара могут иметь раз-
ные сроки годности, наименований товара может быть до нескольких тысяч. По-
этому часты ошибки, которые приводят к большим убыткам. Во-первых, покупа-
тель может купить просроченный товар и нанести вред своему здоровью. Во-
вторых, наличие в продаже просроченного товара наказывается серьезными
штрафами для организации и, впоследствии, можно потерять лицензию на тор-
говлю.
Контроль остатков товара в магазине. Контроль остатков товара в мага-
зине осуществляется посредством проведения ревизий. При проведении ревизии
пересчитывают весь товар. Далее необходимо выяснить стоимость товара в мага-
зине. Для этого количество товара умножается на его цену, полученные, таким
образом произведения для всех товаров суммируются. К этой сумме прибавля-
ются деньги, находящиеся в кассе на момент ревизии, в итоге получается сумма
остатков по ревизии. Эта сумма должна быть в идеале равна сумме остатков
25
рассчитанной следующим образом: суммируется весь приход, вычитается сума
списаний и сумма сданной выручки. Если сумма остатков по ревизии меньше,
следовательно, в магазине недостача, если больше – излишек. И то и другое –
следствие какого-либо просчета. Трудно избежать ошибок, которые может допу-
стить кассир и еще труднее бороться с воровством своих сотрудников, если оно
имеет место быть, так как очень сложно сказать, что именно украли и в каком
количестве. Существует два решения данной проблемы: увеличение числа реви-
зий или ведение учета в автоматизированной системе.
Учет расчетов с поставщиками за поставленный в магазин товар. Если
у предприятия складываются доверительные отношения с поставщиками товара,
то поставщик может отпускать товар на реализацию в кредит или частично в
кредит. Термин “товар на реализации” означает, что магазин расплачивается с
поставщиком только после продажи товара. Если товар получен в кредит, то сро-
ки оплаты оговариваются отдельно. В любом случае руководство организации
отслеживает сроки расчетов за поставленный товар. При большом количестве
поставщиков и поставок это становится не простой задачей, необходимо плани-
ровать расчеты так чтобы они не выпадали на один момент времени. Ошибки в
планировании расчетов приводят к тому, что предприятие, не обладая в один
день достаточным количеством средств, нарушает сроки оплаты. В итоге пред-
приятие не выполняет взятые на себя обязательства вовремя, что ведет к нару-
шению отношений с партнерами.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе за-
дач и ее описание
Как было установлено в процессе анализа деятельности ООО “Бит Трей-
динг”, основным направлением деятельности данной организации является тор-
говая деятельность, основным бизнес-процессом – учет данных по внутреннему
товарообороту в магазине (т.е. учет внутреннего товарооборота в магазине), ко-
торый включает этапы поступления и оприходования товара, реализации товара,
переоценки, списания, анализа спроса и т.д. Учет данных внутреннего товаро-
оборота по магазину в ООО “Бит Трейдинг” обязательно отражается в докумен-
26
тах и различных видах отчетности.
Как показали расчеты, в общем объеме документации данной организа-
ции, 70-80% составляют данные первичных приходных и расходных товаросо-
проводительных документов, документов по учету поставок товара, учету списа-
ний товара, учету покупок и продаж товара, учету переоценки и др. Процесс
сбора информации по учету товарооборота в магазине очень трудоемкий. Резуль-
таты анализа показали, что совершенствование учета данных документирования
и отчетности внутреннего товарооборота может быть обеспечено либо за счет
увеличения количества сотрудников организации, либо путем автоматизации
ведения документации и отчетности по учету данных товарооборота.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислитель-
ной техники для решения задачи
Как было отмечено выше, в общем объеме учетных работ в ООО “Бит
Трейдинг”, задача учета данных внутреннего товарооборота имеет наибольший
удельный вес. Ее автоматизация позволит сократить ручные расчетные операции,
ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти компьюте-
ра хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве
поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае не-
совпадения величины запаса с данными автоматизированного учета.
Исходной информацией для учета являются первичные документы. При
ручном учете, каждый специалист организации (бухгалтер, менеджер по закуп-
кам и др.) для выполнения возложенных на них функций использует по существу
одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются
отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и стати-
стического учета, при этом информация многократно дублируется что приводит
к увеличению времени и стоимости ее обработки.
В ООО “Бит Трейдинг” ежемесячно обрабатывается в среднем 200 при-
ходных накладных, 50 актов списания, столько же актов переоценки. Было под-
считано, что каждая приходная накладная в среднем содержит около 40, а каж-
дый акт списания или переоценки 10 строк, в итоге получается, что сотрудники