5
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………...…7
I. Аналитическая часть ....................................................................................... 10
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» .......................................... 10
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................... 10
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ..................... 16
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................ 24
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ........................................................................ 26
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ................................................................. 26
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ....................................................................................................... 30
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи....................................................................................... 32
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ..................................................................................... 35
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ................................................................................. 37
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи........... 37
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ..................... 43
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи............................................................................................................ 46
1.4. Обоснование проектных решений ............................................................ 48
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
...................................................................................................................... 48
6
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 50
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению..... 55
II. Проектная часть ............................................................................................. 58
2.1. Разработка проекта автоматизации ........................................................... 58
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .............................. 58
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 61
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .......... 64
2.2. Информационное обеспечение задачи ...................................................... 66
2.2.1. Информационная модель и еѐ описание.............................................. 66
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................. 68
2.2.3. Характеристика результатной информации ........................................ 72
2.3. Программное обеспечение задачи ............................................................ 74
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) .................. 74
2.3.2. Характеристика базы данных .............................................................. 76
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).... 84
2.3.4. Описание программных модулей ........................................................ 86
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ....................... 88
III. Обоснование экономической эффективности проекта ................................. 93
3.1. Выбор и обоснование методики расчѐта экономической эффективности 93
3.2. Расчѐт показателей экономической эффективности проекта.................... 94
Заключение.................................................................................................................99
Список использованной литературы ................................................................ 101
Приложения ...................................................................................................... 103
7
Введение
В современном мире информация является стратегическим
национальным ресурсом. Растущая зависимость от наличия информации,
уровня развития и эффективности использования средств ее обработки и
передачи привела к возникновению такого понятия, как информационные
ресурсы. Они, в отличие от иных, обладающие способностью иссякать, не
только воспроизводятся, но и увеличиваются во время их использования.
Хранение информации на бумажных носителях создает много
трудностей при поиске необходимых данных и обработке информации и
требует физического пространства для хранения, а также не дает возможности
ускорить процессы делопроизводства.
Для предприятий или организаций вопрос оптимизации
документооборота и контроля за обрабатываемой информацией очень важны.
Поэтому эффективность управления предприятием и организацией
имеет большую зависимость от правильности принятых решений задач
оперативного и качественного формирования электронных документов,
контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения,
поиска и использования.
Одной из форм создания, накопления и обмена информацией является
информационная система электронного документооборота. В основе системы
электронного документооборота находится работа с электронным документом,
который, в отличие от традиционных документов, характеризуется рядом
новых свойств и особенностей.
Информация в электронном виде более динамична, чем на
бумажном носителе. Информационные технологии, используемые в
информационных системах электронного документооборота, постоянно
совершенствуются.
8
На рынке программного обеспечения предлагается много систем
электронного документооборота, отличающихся друг от друга как по
функциональным возможностям, так и по технологическим решениям.
Цель установки информационной системы документооборота состоит в
создании эффективной среды управления и функционирования предприятия,
учреждения, организации, а не отказ от бумажных носителей информации.
Электронный документооборот не вытесняет бумажный; эти две формы
должны эффективно сосуществовать и давать возможность свободно применять
любую из них, учитывая целесообразность в конкретных условиях. Поэтому
для сохранности электронных документов, имеющих постоянный и
длительный срок хранения (выше 10 лет) сразу после завершения их
выполнения необходимо создавать бумажные экземпляры таких электронных
документов.
Следует подчеркнуть, что проблемой организации электронного
документооборота, внедрения и выбора систем управления документами
занимались в своих работах С.Л.Кузнецова, Г.Г.Асеева, Д.А.Романова,
Г.Н.Смирновои и других ученых.
Актуальность данной работы обусловлена тем, что большинство
вопросов организации и внедрения электронного документооборота до сих пор
остаются не определенными и требуют дальнейшей разработки.
Практическим результатом данной темы исследования является
программный продукт, с помощью которого решена задача автоматизации
электронного документооборота юридической компании.
Целью данной работы является разработка автоматизированной
информационной системы документооборота юридической компании ООО
«Эсплористо». Для достижения поставленной цели необходимо решить
следующие задачи:
1. Анализ деятельности компании, ее организационной структуры и
информационной системы.
9
2. Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости
автоматизации документооборота;
3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
информационной системы документооборота;
4. Обоснование проектных решений по информационному,
программному и техническому обеспечению;
5. Разработка проекта автоматизации информационной системы
документооборота;
6. Анализ информационного обеспечения задачи;
7. Разработка программного обеспечения задачи;
8. Характеристика базы данных;
9. Обоснование экономической эффективности проекта (выбор и
обоснование методики расчета экономической эффективности проекта, расчет
показателей экономической эффективности проекта).
Объектом исследования является информационная система
электронного документооборота юридической компании ООО «Эсплористо».
Предметом исследования выступает процесс внедрения
автоматизированной информационной системы документооборота в компании.
Методологической базой исследования стало комплексное применение
философских и общенаучных методов, а именно индуктивного, на этапе сбора,
систематизации и обработки информации для проведения исследования;
дедуктивного, в процессе теоретического осмысления проблемы; методы
анализа и синтеза; метод статистической обработки информации; сравнения;
построения аналитических таблиц, схем и диаграмм; нормативный метод.
Практическое значение исследования заключается в том, что в работе
разработан комплексный механизм внедрения автоматизированной
информационной системы документооборота, который может быть
использован в практической деятельности юридической компании.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех основных разделов
которые имеют подразделы, списка литературы и приложений.
10
I. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Деятельность юридической компании ООО «Эсплористо» заключается в
осуществлении комплексного правового обслуживания субъектов
хозяйствования (резидентов и нерезидентов). Уголовными делами компания не
занимается, за исключением случаев, когда клиентам компании
инкриминируют (как правило, искусственно) то или иное хозяйственное
преступление.
Клиенты юридической компании ООО «Эсплористо» получают ряд
преимуществ. В первую очередь это качественные профессиональные
юридические услуги, необходимые для достижения желаемого для клиента
результата с помощью любых не запрещенных законом способов и методов.
Основным направлением деятельности компании есть:
корпоративное право;
банковское право;
ценные бумаги;
договорное право;
образование и ликвидация субъектов хозяйствования;
гражданское и трудовое право;
антимонопольное право;
налоговое право;
защита прав интеллектуальной собственности;
представительство в государственных судах и в третейских судах;
лицензирование и другие разрешительные процедуры;
правовое сопровождение смены собственников высших учебных
заведений;
медиация и посредничество.
11
В юридической компании ООО «Эсплористо» осуществляется работа с
документами в бумажной и электронной форме, к которым относятся:
документы в электронной форме, полученные через телекоммуникационные
сети; документы в электронной форме, созданные в учреждениях с помощью
электронно-вычислительной техники; документы в электронной форме,
созданные в результате сканирования документов с бумажными носителями.
Большую часть составляют входящие документы, созданные в
электронной форме, а также письма, получаемые или отправляемые через
телекоммуникационные сети. В практике работы с документами в электронной
форме применяют те же формы, которые используются для составления и
оформления документов на бумажных носителях.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента
их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот
компании. Движение документов компании ООО «Эсплористо», то есть
прохождения и порядок исполнения документов, имеет следующие
составляющие:
документооборот входящих документов;
регистрация документов и их рассмотрение руководством;
информационно-справочная работа;
документооборот исходящих документов;
документооборот внутренних документов.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации
документов, представлена на рис.1.1.
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах
входа («Входящая корреспонденция», «Приказы», Распоряжения», «Исходящая
корреспонденция»), выхода (основной результат процесса «Реестр
документов требующих исполнения», «Исполненные документы», «Журнал
входящей корреспонденции», «Журнал исходящей корреспонденции», «Реестр
внутренних документов»), управление («Положение о документообороте» и
12
«Нормативные сроки прохождения документов») и механизмов («Сотрудник
компании» , «Руководитель»).
Рис.1.1. Структурно-функциональная диаграмма IDEF0.
Документооборот компании
После описания структурно-функциональной диаграммы выполним
функциональную декомпозицию (диаграмму декомпозиции). Результат
декомпозиции представлен на рис. 1.2.
Рис.1.2. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Документооборот
компании
13
Процесс «Документооборот компании» разбиваем на 6 частей.
Основными процессами являются:
прием и первичная обработка поступивших документов;
обработка входящей корреспонденции;
обработка исходящей корреспонденции;
обработка внутренней корреспонденции;
исполнение документов;
обработка исполненных документов.
После дальнейшего разбиения диаграммы получаем диаграмму
декомпозиции "Прием и первичная обработка поступивших документов"
(рис.1.3).
Рис.1.3. Декомпозиция функции приема и первичной обработки
поступивших документов
Диаграмма декомпозиции «Прием и первичная обработка поступивших
документов» состоит из следующих блоков:
анализ документа и принятие решения о его регистрации;
занесение данных о документе в журнал;
14
проставление штампа и запись регистрационного номера.
Выделим потоки данных, которые появляются на входе данного уровня
декомпозиции, это «Входящая корреспонденция».
На выходе получаем «Зарегистрированный документ».
После дальнейшего разбиения диаграммы получаем диаграмму
декомпозиции «Обработка входящей корреспонденции» (рис.1.4).
Диаграмма декомпозиции «Обработка входящей корреспонденции»
состоит из следующих блоков:
Рис.1.4. Декомпозиция функции обработки входящей
корреспонденции
занесение данных в журнал входящей корреспонденции;
присвоение входящего номера;
передача получателю.
Выделим потоки данных, которые проявляются на входе данного уровня
декомпозиции, это «Зарегистрированный документ».
На выходе получаем «Журнал входящей корреспонденции» и
«Документы на исполнение».