25
Таблица1
Техническая архитектура ИС предприятия
Количество процессоров
2
Процессор
IntelCore i5
Модель процессора
2700
Описание процессора в каталоге
IntelCore i5-4430
Количество ядер
4
Тактовая частота
3 000 МГц
Turbo-частота
3 200 МГц
Кэш (общий, L2 или L3)
6 МБ
Конструкция
Материал корпуса
пластик, металл
Цвет корпуса
чёрный
Оперативная память
Тип оперативной памяти
DDR3
Объем памяти
4 Гб
Хранение данных
Тип жесткого диска (дисков)
HDD
Емкость жесткого диска
1000 Гб
Оптический привод (ODD)
DVD Multi
Графика
Тип графического адаптера
дискретный
Графический адаптер
NVIDIA GeForce GT 625
Локальная видеопамять
2 ГБ
МФУСanonРixma mg2440
Сканер Epson Perfection V370 Photo
Маршрутизаторы D-Link DIR-615
Все компьютеры в компании подключены к высокоскоростному
интернету и имеют постоянный доступ к сети.
Лицензионное программное обеспечение, приобретенное и
установленное предприятием:
26
Пакет Microsoft Office 2010; Антивирус Dr. WEB; MicrosoftWindows8;
1С: Предприятие 8.2. Дополнительный софт в свободном доступе (Skype, ПО
для работы с МФУ и сканерами, chrome, …)
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и
обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Деятельность любого предприятия регулируют документы. Они
находятся в постоянном движении, отражающем их принципиальное
назначение как носителей информации. В общем объеме управленческой
работы на операции с документами приходится около 70%. Организация
документооборота это правила, согласно которым происходит движение
документов на предприятии. Он является важным звеном делопроизводства,
поскольку определяет не только путь движения документов, но и скорость
этого движения.
В последнее время появилась проблема повышения эффективности
документооборота, ведь постоянное увеличение количества информации,
необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что
традиционные методы работы с документами становятся все более не
рентабельными. Вопрос о необходимости автоматизации управления
документооборотом давно перешел из теории к практике. В наши дни
большинство предприятий нуждается в усовершенствовании системы
документооборота и автоматизации архивов.
Главная задача электронного документооборота и электронных
документов заключается в повышении эффективности и качества работы
предприятий за счет внедрения системы прозрачности движения документов и
контроля за их выполнением. Электронный документооборот в первую очередь
связан с построением единой информационной среды предприятия.
27
Поэтому система должна быть внедрена на всех рабочих местах,
связанных с созданием, редактированием и хранения информации, иначе
эффективность от ее использования будет минимальной. В этом контексте
единство означает как возможность оперативной работы в системе всех
работников, так и единую базу документов. Преимущества электронного
документооборота:
Во-первых, внедрение системы позволяет экономить средства,
предназначенные для покупки копировально-множительной техники и
расходных материалов к ней, ее ремонта, оплаты служб почтовой и курьерской
доставки. Также это уменьшает затраты на хранение бумажных документов (в
частности, физическое освобождение места для документов временного
хранения).
Во-вторых, еще одним положительным эффектом от перехода на
электронный документооборот является экономия рабочего времени
работников, ведь из-за бумажного документооборота они бы тратили больше
времени на ручную обработку данных и выполнения обслуживающих функций
(подготовка и согласование документов, передача, регистрация, копирование,
поиск документов тому подобное) [25].
Главными аргументами в пользу электронного документооборота
являются:
создание единого информационного пространства в масштабах
предприятия и реализация всех процессов именно в системе (обеспечивает
эффективный документооборот в случае удаленного доступа структурных
подразделений, филиалов, дочерних предприятий);
ускорение и прозрачность прохождения документов и предоставления
услуг (обеспечивает доступность информации, своевременное и оперативное
принятие решений, отслеживание документа на всех этапах его жизненного
цикла);
оптимизация процессов, связанных с документооборотом, улучшения
контроля над всеми информационными потоками и процессами на предприятии
28
(повышается общий уровень качества исполнения документов, посредством
осуществления контроля исполнительской дисциплины обеспечивается
систематизация и анализ результатов контроля, благодаря чему выявляются
проблемы и принимаются меры по совершенствованию системы управления);
разграничение полномочий, доступа к документам и действий над
ними (аудит доступа пользователей к документам);
возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры
(обработка документов одновременно несколькими работниками);
повышение скорости поиска документов на предприятии
(осуществление поиска в базе документов по различным атрибутам);
предотвращения потери важной информации из-за халатности
персонала (сохранение документа обеспечивается благодаря регистрации в
системе и созданию его электронной копии. Передача документа с физического
воздействия превращается в предоставлении прав доступа к документу);
повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов
ЭЦП (шифрование данных позволяет предотвратить попытки
несанкционированного доступа к информации);
упорядочение документооборота на предприятии (обеспечивается
единый подход к процедурам формирования и обработки документов
(регистрация, согласование и т.д.), использование унифицированных форм
документов, их формирование по шаблонам);
обеспечение всех документационных процессов с одновременным
применением электронных и бумажных версий документов;
поддержка смешанного документооборота (подготовка документов с
бумажным носителем и отчетов по шаблонам, учет места хранения оригиналов
документов);
создание структурированного реестра документов в соответствии с
номенклатурой дел предприятия;
централизованное, структурированное и систематизированное
хранение документов в электронном архиве.
29
К основным недостаткам относятся прежде всего довольно высокие
первоначальные затраты на внедрение СЭД:
приобретение программ и самой системы;
их внедрения, модернизация и дальнейшее обслуживание.
Еще одним недостатком при электронном обмене данными
есть возможность потери информации или ее утечки (к сожалению, устранить
угрозу потери информации полностью невозможно, но в любом случае она
будет не ниже чем в традиционном документооборота).
Это порождает потребность резервного копирования данных, в
частности документов, для уменьшения рисков потери этих самых данных [5].
Информационная безопасность не сводится только к защите документов
и разграничение доступа к ним. Требуют решения и вопросы защиты:
аппаратных средств системы;
персональных компьютеров, принтеров и других устройств;
сетевой среды, в которой функционирует система;
каналов передачи данных и сетевого оборудования.
Также решения требует вопрос возможного выделения
СЭД в особый сегмент сети.
Еще один минус довольно ощутимые временные затраты: переход на
электронный документооборот невозможно осуществить за короткий
промежуток времени, поскольку такой переход предусматривает введение
новых стандартов в работе с документами.
При введении электронного документооборота на предприятии весомой
проблемой является необходимость обучения и переподготовки работников для
работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением.
Обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех
этапах внедрения, а это требует дополнительных затрат и накладывает
некоторые ограничения на подбор персонала. Среди всех рисков особое место
занимает человеческий фактор. От него может страдать любая система, какой
бы совершенной она ни была.
30
Работники преимущественно негативно относятся к нововведениям.
Причины этого разные: от нежелания осваивать новые технологии в опасения
прозрачности собственной деятельности. Кроме того, им трудно перейти на
новый, совершенно необычный способ работы. Поэтому они должны быть
морально подготовлены к переходу на электронный документооборот, а также
обучены работать с документами «по-новому». Так или иначе, все недостатки
электронного документооборота преодолимы, однако их преодоление требует
материальных затрат и затрат времени.
Проанализировав комплекс аргументов «за» и «против», нетрудно
понять, что преимуществ не только больше они еще и создают значительные
возможности для организационного развития и повышения эффективности
рабочего процесса на предприятии [5].
Итак, электронный оборот документов эффективнее бумажного прежде
всего потому, что он легче поддается оптимизации. Расходы на введение СЭД
окупаются не только благодаря повышению скорости обмена информацией и
сокращению расходов на хранение бумаг, но и уменьшению количества
работников, занятых работой непосредственно с документами.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
На сегодняшний день возможность автоматизации многих процессов в
компании ставит задачу совершенствования процесса работы. Внедрение
нового программного обеспечения и внедрение нового оборудования. Все эти
технологии упрощают процесс работы и сокращают затраченное время.
Если компания будет достаточно развита информационно, то
инструменты, при помощи которых происходит принятие управленческих
решений, будут использоваться гораздо эффективнее, что позволит расширить
их функциональные возможности.
31
В компании ООО «Эсплористо» на данный момент существует лишь
бумажный документооборот. Схема документооборота компании представлена
на рис.1.6.
Рис.1.6. Схема бумажного документооборота компании
Бумажный документ – это информация, зафиксированная на бумажном
носителе и обладающая определенными атрибутами.
Бумажный документ может применяться для записи, чтения, хранения,
распространения или передачи какой-либо информации.
Бумажный документооборот имеет следующие недостатки:
длительные сроки подготовки и согласования документов;
трудности в отслеживании документов и в контроле над их
исполнениями;
медленный поиск документов и их содержимого;
Принятие
административного
решения
Прием
(создание документов)
Предварительное
рассмотрение
секретарем
Регистрация
документов
Доклад руководителю
о полученных
документах
Направление
документов на
исполнение
Контроль исполнения
документов
Исполнение
документов
Формирование дел
Использование
документов в
информационно-
справочной работе
Определение сроков
хранения документов
Передача в архив
Дальнейшее
использование
Уничтожение
32
сложность или вовсе невозможность в получении сводных отчетов
и журналов;
трудности отслеживания документа на всех этапах его жизненного
цикла;
сложность организации документооборота, если с одними и теми
же документами работает сразу несколько сотрудников.
Отсутствие единой системы документооборота является причиной
несвоевременности, низкой степени стандартизации исходной информации,
неэффективного взаимодействия удаленных производственных участков, что
приводит к низкой исполнительной дисциплине, а также к возникновению
ошибок в работе. Кроме того, в бумажном документообороте не учитывается
движение копий документов, а это может привести к большому количеству
бумажной документации.
Таким образом, введение системы электронного документооборота
позволит компании значительно повысить эффективность документооборота.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В современных условиях компании имеют большой интерес к
программным средствам для автоматизированного получения информации для
учета деятельности предприятия.
При выборе программы автоматизированной системы документооборота
нужно руководствоваться следующими критериями:
программа должна быть популярной среди профессионалов
занимающихся автоматизацией;
доступная стоимость программного обеспечения;
доступность подготовки специалистов;
33
гибкость программного обеспечения при адаптации к особенностям
работы компании;
возможность программного обеспечения для дальнейших разработок.
Понимание сущности автоматизированной информационной системы
документооборота, знание новых должностных обязанностей позволяет
персоналу более профессионально выполнять свою работу.
Принятые руководством компании решения по внедрению
автоматизированной системы документооборота являются стратегическим
вложением средств в дальнейшую деятельность компании. В результате
внедрения автоматизированной системы документооборота вложенные
средства компании должны окупаться. Это обусловлено совершенствованием
управления документооборотом, снижением затрат, повышением эффективной
работы компании. При разработке и установке автоматизированной системы
документооборота необходимо определить предъявляемые к системе
требования, в том числе в каких функциональных областях будет применяться
система, определить пользователей информации и каким способом
осуществлять ее доставку [4].
В компании ООО «Эсплористо» автоматизирован расчет заработной
платы, проводимые операции на расчетном счете, количественно-суммовой
учет. В общем количестве расчетных операций эти задачи занимают
значительное количество от общей массы требуемых задач. Автоматизация
этих процессов дает возможность провести сокращение ручных операций,
ускорение обработки данных, повышение точности учета.
Исходными данными для учета являются первичные документы. При
ручном учете, а также частичной автоматизации обработки данных каждый
сотрудник компании при выполнении возложенных на них обязанностей вводят
в базу данных одинаковые данные, указанные в первичных документах, на
основе которых формируются отчеты и другие выходные документы,
используемые в оперативном и статистическом учете. Внедрение в каждом
34
отделе отдельной информационной базы дает многократное дублирование
информации, увеличение времени и стоимости для ее обрабатывания.
Недостаток существующих технологий заключается в том, что
бухгалтерия использует свою базу данных, а юридическая служба свою. Это
дает частичное дублирование информации.
Избавиться от данных проблем позволит объединение компьютеров в
локальную вычислительную сеть и установка обмена данными между
подразделениями компании. Установка такой интегрированной системы
обработки учетных данных почти полностью избавит от дублирования данных.
Система предполагает ввод первичных данных единожды и комплексное
использование этих данных для автоматизации учета в бухгалтерии. Также эти
данные используются при оперативном, статистическом учете,
документообороте и решении других задач компании.
Автоматизация системы документооборота компании повышает ее
оперативность и эффективность.
Движение информации между юридической компанией и внешней
средой (клиентами) осуществляется в форме потоков информации. В компании
используют входную, внутреннюю и выходную информацию. Оперативность и
эффективность управления юридическими процессами компании зависит от
рациональной организации потоков информации, также большое значение
имеет способ сбора, регистрация, передача, хранение и обработка информации,
ее состав и своевременное получение.
Важным недостатком в исследуемой предметной области является
отсутствие оперативности предоставления информации о текущем состоянии
документа, а также трудоемкость выполнения рутинных операций по
обработке, передаче и хранению большого объема информации как об одном
документе, так и обо всем документообороте компании.
Использование вычислительной техники в рабочих процессах
обоснованно только тогда, когда оно экономически эффективно.