27
Управление БП выполняется законами РФ.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– менеджеры;
– руководство.
Результатом БП является:
– акт выполненных работ;
– кассовый чек.
Аналогичным образом осуществляется моделирование и дальнейшая
декомпозиция имеющихся на первом этапе БП.
Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения анализа
ведения документации и отчетности ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (рисунок 6).
Рисунок 6. Декомпозиция БП «Рассмотрение заявления. Составление сметы»
Стоит отметить, что практически весь документооборот в рамках
указанного начального БП выполняется только в бумажном виде. Это и является
основным недостатком ведения документации и отчетности ООО «КИСЛОВКА-
СЕРВИС», который рассматривается на примере деятельности отдела по работе
с клиентами.
28
Стоит отметить, что указанные БП тесто связаны с другими БД, которые
протекают в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (рисунок 7).
Рисунок 7. Декомпозиция БП «Рассмотрение заявления. Составление сметы»
В результате рассмотрения модели БП «Ведение документации и
отчетности» необходимо автоматизировать документооборот на указанном
участке ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС», а именно, в отделе по работе с
клиентами.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Основным документом, который является так называемым источником
бизнес-процесса в рассматриваемой задачи, считается заявка клиента на
предоставление услуг.
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование процесса ведения документации и отчетности для отдела по
работе с клиентами ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
29
В результате выполненного анализа построим фрагмент схемы
документооборота (рисунок 8):
Исполнитель
Действие
Пользователь
Руководство
Архив
Заполнение
заявления о
предоставлении
услуг
Проверка
правильности
заполнения и
подписание
Получение копии
подписанной
документации
Рисунок 8. Схема документооборота
Существующий метод организации документооборота связан с огромной
трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой
вероятностью приведет к их частичной или полной утере или неправильной их
интерпретации.
В настоящее время невозможно получить сразу сведения по общем
количестве заявлений на предоставление услуг, провести анализ основных
причин недовольства клиентов, проанализировать причины обращения клиентов
(или низкого спроса на услуги ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС»), в результате чего
провести маркетинговое исследование и улучшить финансовое состояние
компании.
Кроме того, в определенный период необходимо составление разного рода
аналитических отчетов, которые включают в себя выполнение анализа работы за
отчетный период, что выполнить оперативно в рамках бумажного
документооборота – очень затруднительно.
Заявление на
предоставление
услуг, договор
Заявление на
предоставление
услуг, договор
Заявление на
предоставление
услуг, договор
Утвержденное
заявление,
подписанный
договор
(оригинал)
Утвержденное
заявление,
подписанный
договор (копия)
30
Временные характеристики для реализации описанных процессов при
использовании традиционного документооборота указаны в таблице 2.
Таблица 2.
Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
за один день
Время, что необходимо
для выполнении действия,
мин.
Суммарное
время, мин.
Написание
заявления
клиентом
10
10
100
Рассмотрение
заявления.
Составление
сметы
5
20
100
Оформление
отчетной
документации
3
30
90
ИТОГО, мин.
290
Таким образом, каждый день, в среднем, 290 минут или 4 часа 50 минут,
сотрудники отдела по работе с клиентами заняты занесением необходимых
данных в бумажные формуляры, а также, если нужно, поиском и анализом
нужных сведений с помощью отчетности.
Стоит отметить, что, учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов),
можно сделать вывод, что на реализацию остальных обязанностей
(непосредственную работу для решения проблем клиента, а также выработки
необходимых мероприятии и управленческих решений) остается почти 40 %
всего рабочего времени, а это – крайне неэффективно.
Для традиционного способа документооборота также характерны и другие
недостатки:
– невысокая скорость, а также низкая точность выполнения
различных расчетов;
31
– малоэффективное применение рабочего времени;
– незначительный контроль работы персонала;
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– очень низкий уровень защиты информации.
В результате выполняемой автоматизации ведения документации и
отчетности предполагается постоянно точные сведения о числе заявок, их типах,
сократить время на формирование аналитических отчетов, смет за счет их
формирования в электронном виде. Очевидно, что для выполнения
автоматизации надо использовать такие технические средства, как персональные
компьютеры (ПК), принтеры, специальное программное обеспечение, а также,
локальную вычислительную сеть. [1, c.54]
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае применения вычислительной техники указанный процесс
сводится к просмотру заявления, которое оформлено в АИС организации и уже
ранее занесенной в БД по мере их непосредственного поступления, а поиск
данных будет производится непосредственно при задании необходимых
параметров.
В таблице 3 показан расчет эффекта от внедрения и автоматизации
ведения документации и отчетности в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» с
применением вычислительной техники.
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 4
часов каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
персонала ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС».
Таблица 3.
Расчет эффекта внедрения системы автоматизации ведения документации и
отчетности
Действие
Среднее
количество
за день
Время, нужное для
выполнения 1
действия, мин.
Общее
время, мин.
Написание
10
1
10
32
Действие
Среднее
количество
за день
Время, нужное для
выполнения 1
действия, мин.
Общее
время, мин.
заявления
клиентом
Рассмотрение
заявления.
Составление
сметы
5
2
10
Оформление
отчетной
документации
3
5
15
ИТОГО, мин.
35
Кроме этого, другими преимуществами выполнения автоматизации для
рассматриваемого БП будут следующие факторы: [15, c. 101]
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– оперативный процесс обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– легкое изменение информации;
– система разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной стороны
влияет на процесс ведения документации и отчетности.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В компании OOO «КИСЛОВКА-СЕРВИС» имеются нормативно-
правовые, а также организационно-распорядительные документы, которые
33
применяются для обеспечения защиты информации и информационной
безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации компании);
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального под ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (1С
Бухгалтерия – доступ в режиме конфигуратора только для разработчиков
системы).
2. Регламенты применения сети Internet, клиентов электронной почты
ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» (разграничение ролей для администрации и
других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов в ООО «КИСЛОВКА-
СЕРВИС» настроена в ОС Windows Server 2016 служба Active Directory. Она
дает возможность настраивать и контролировать уровень информационной
безопасности с помощью своих составляющих компонентов.
Active Directory располагает следующей структурой:
– доменные службы – это централизованные хранилища информации
о конфигурации, требуемых запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех объектах.
При использовании Active Directory эффективно управляется всеми
пользователями, ПК, принтерами, группами, приложениями и иными
поддерживающими службы для каталогов с проектами из единого
централизованного места и полностью безопасно.
– Аудит. Все изменения для объектов, которые проводятся в Active
Directory записываются, в результате этого известно, что именно было изменено,
какое значение использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял
ранее.
– Точная настройка для политики паролей. Политика паролей
настраивается для отдельных групп непосредственно внутри домена. Правило,
по которому для всех учетных записей домена применяется одна и та самая
политика паролей – не действует.
34
– Увеличение эффективности управления разного рода учетными
записями пользователей, которые применяются в качестве удостоверений служб.
Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или учетных
записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) – это одна
из тех основных задач, что отнимают у ИТ-работника больше всего времени.
Службы сертификатов в ООО «Кисловка Сервис» применяются для
увеличения безопасности непосредственно за счет связывания имеющихся
данных пользователя, службы или устройства с соответствующим ключом.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active
Directory, что и помогает защитить имеющиеся идентификационные данные;
становятся централизованным хранилищем при получении приложениями
соответствующей информации.
При применении AD FS в ОС Windows Server 2016 можно безопасным и
простым способом предоставлять внешним пользователям доступ
непосредственно к ресурсам домена организации. [13, c.44] Такими
пользователями являются, к примеру, новые клиенты.
Стоит отметить, что службы AD FS упрощают также интеграцию между
так называемыми не доверенными ресурсами, а также ресурсами домена в
организации.
Настройку, а также поддержку информационной безопасности, принципов
защиты информации осуществляет в ООО «КИСЛОВКА-СЕРВИС» узкий круг
ИT-специалистов. Начальник ИT-отдела контролирует работоспособность
информационной безопасность, а также ответственный за защиту информации.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В современной компании системы ведения документации и отчетности
(или системы электронного документооборота – СЭД) становятся обязательным
атрибутом ИТ-инфраструктуры.
С их непосредственной помощью увеличивается эффективность
деятельности коммерческих компании и промышленных предприятий, а в
35
государственных организациях на базе технологии электронного
документооборота решаются разные задачи внутреннего управления, а также
межведомственного взаимодействия или взаимодействия с населением.
Рассмотрим основные примеры СЭД, которые применяются в компаниях
РФ.
К функциональным преимуществам СЭД Directum относится не лишь
расширенный каталог для описания бизнес-решений. Из основных функций,
которые применяются каждый день в непосредственной работе, можно выделить
так называемые «удобные напоминания», возможности по настройке
нумераторов и функционирования со штрих-кодовыми номерами. Наличие
предпросмотра для разного рода файловых хранилищ, вложенных файлов,
большой выбор заполненных справочных таблиц в базовой конфигурации, а
также интерактивные мастера формирования отчетной документации.
Интерфейс СЭД Directum показан на рисунке 9.
Рисунок 9. Внешний вид СЭД Directum
Негативная сторона СЭД Directum – отсутствие вывода объектов в
постраничном режиме в опись документов, а также результатов поиска,
36
параметры недоступности применения вспомогательных стилей в описаниях
документов.
Стоит отметить, что архивные документы могут перемещаться в
отдельные таблицы БД. Пользователи систем могут выбирать варианты для
аутентификации. При этом может применяться XSLT-преобразование к
классическому XML описанию карточки.
Систему ELMA отличает от всех иных СЭД расширенная линейка для
бизнес-решений.
Заметим, что в их числе присутствует модуль под названием ECM+,
Проекты+ – это так называемые стандартные функции менеджментами проектов
плюс управление процессами.
Модуль ELMA CRM+ дает возможность реализовать клиент-
ориентированный метод через реализацию так называемых сквозных процессов,
а также KPI-решение, что отсутствует в системе Directum.
Интерфейс СЭД ELMA показан на рисунке 10:
Рисунок 10. Интерфейс СЭД ELMA