77
Рис. 2.35. Пример хранения оперативной информации
Стоит отметить, что для удобства ввода данных используются
выпадающие списки, которые применяют информацию с других справочников
или перечислений (рис.2.36):
Рис. 2.36. Пример использования выпадающего списка
Заметим, что по аналогии применяются и другие объекты в подсистемах
Администрация и Отдел по работе с клиентами.
В результате применения ИС формируется отчетность (рис.2.37):
78
Рис.2.37. Отчет
В результате выполненных действий формируется электронный
документооборот, который, в отличии от традиционного бумажного, применяет
для хранения данных БД, а не бумажные носители, а информация вводится не
вручную (с помощью заполнения бланков), а в экранные формы.
Стоит отметить, что, поскольку система разработана на платформе
1С:Предприятие, то она может быть интегрирована в разные модули системы
1С:Бухгалтерия.
79
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Под термином «оценка экономической эффективности» понимаются
процессы, включающие в себя понимание, измерение и определение того,
насколько полезным является в экономическом смысле или явилось внедрение
разработанной ИС для ООО «МТ-Агро».
При этом итоговая экономическая полезность рассматривается как
денежный эквивалент процесса, что показывает, насколько изменились
расходы/доходы ООО «МТ-Агро» в результате инвестирования и разработки
системы автоматизации документооборота.
Под методом оценки уровня эффективности ИС подразумевается
методология или набор инструментов проведения полной оценки программы.
Они могут состоять с формальных и неформальных процедур, под
неформальными при этом понимаются не обоснованные на численных данных,
преимущественно субъективные процедуры определения оценки, а под
формальными – объективные, более рациональные, основывающиеся на
недвусмысленной информации механизмы оценки.
Внедрение современных ИТ – дело достаточно дорогостоящее.
Функционирование предприятий в рыночной среде всегда требует минимум
анализа последствий, а также оценки экономической эффективности этапа
преобразования системы менеджмента ООО «МТ-Агро».
Продвижение на рынке современных ИС в условиях так называемой
современной конкуренции практически невозможно без какого-то
предоставления результатов оценки эффективности.
Кроме этого, существующая оценка успешности внедрения таких систем
управления ООО «МТ-Агро» характеризуется неудачей внедрения до 75%
случаев.
Специалисты в направлении разработки, сопровождения и внедрения ИС
должны обладать разными навыками проведения экспертизы проекта. Они также
80
должны уметь выполнять постоянный мониторинг программы на соответствие
внедряемых возможностей стратегии развития ООО «МТ-Агро».
Существуют следующие типы оценки экономической эффективности ПО:
традиционная оценка уровня эффективности как соотношение
итоговых затрат и результатов внедрения;
расчет суммарной стоимости владения ИС;
оценка внедрения ПО как инвестиционного проекта;
создание сбалансированной системы показателей непосредственно
для оценки имеющегося экономического эффекта;
При расчете уровня экономической эффективности часто проводится
сравнение результатов обработки данных при существующем БП и после
внедрения в работу компании разрабатываемой системы.
Стоит отметить, что прямая эффективность машинной обработки данных
представлена в показателе уменьшения экономических стоимостных затрат по
обработке информации.
А также при оценке эффективности в стоимостном измерении
рассчитываются 2 группы показателей снижения:
– трудовых затрат;
– стоимостных затрат.
При непосредственном расчете изменения трудовых ресурсов на
обработку данных используется следующая система экономических
показателей:
1. Абсолютный показатель уменьшения трудовых затрат по обработке
информации
Т=Т
0
-Т
1
где Т
0
– это итоговая годовая трудоемкость по обработке информации
базисного варианта;
Т
1
– итоговая годовая стоимость обработки данных при проектируемом
варианте ПО.
81
Основная зарплата (С
ос
) для разработчиков исчисляется, исходя с
трудоемкости всех выполненных работ (t
i
), а также действующей системы
окладов ООО «МТ-Агро» (З
i
):
С
ос
=
З
i
t
i
.
При расчете итоговых размеров основной зарплаты нужно составить
полный перечень по всем видам выполненных работ:
– численность исполнителей;
– их должности.
При этом внимание уделяется также упорядочению выполнения видов
реализованных работ.
Чтобы осуществить процесс упорядочения надо применять анализ
итогового смыслового содержания для каждого вида работ.
Итоговый перечень стадий работ показан в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Состав работ в плане разработки ПО
Этапы разработки
Перечень работ
Формирование
технического задания
Определить требования в
разрабатываемому ПО
Разработка эскизного
проекта
Изучение и построение схемы для
циркуляции информационных потоков,
формирование технико-экономического
обоснования разработки
Разработка
технического проекта
Формирование алгоритма решений
отдельных задач, а также использование
форм для отображения исходных и
результатных данных
Создание рабочего
проекта
Непосредственная разработка интерфейса
ПО, отчетности
Внедрение
полученного ПО
Опытная эксплуатация на мощностях
заказчика
Общие затраты на разработку ПО t
отл
рассчитываются по следующим
формулам:
82
t
к
– при автономной работе:
t
отл
= Q / (4
5) k,
– при комплексной работе:
t
отл
= 1,5 t
отл
,
Затраты по реализации отчетной документации вычисляются так:
t
д
= t
др
+ t
до
,
Заметим, что
t
др
= Q / (14
20);
где k – это затраты для подготовки материалов по разработке ПО;
t
до
= 0,75 t
др
– это затраты труда, печать документации.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Трудоемкость разработки ПО в данном случае можно рассчитать по таким
основным критериям и показателям:
q = 1000 (операторы);
c = 1,2 (сложность разработки ПО);
p = 0,08 (коррекция при внедрении ПО);
k = 1,4 (учет опыта программиста);
B = 1,3 (итоговые издержки).
Численность операторов вычисляется так:
Q = 1000∙1,2∙ (1+ 0,08) = 1296.
Затраты для изучение и формализацию задач задач:
t
и
= 1296 ∙1,2/ (80∙1,2) = 16,2 чел.ч.
Затраты на разработку и формализацию алгоритма:
t
a
= 1296 / (20∙1,2) = 54 чел-ч.
Затраты на проектирование программы:
t
п
= 1296/ (20∙1,3) = 49,09 чел-ч.
Затраты на отладку программы.
t
отл
= 1296/ (4,5∙1,2) = 240 чел-ч.
83
Основой для выполнения расчета полученного годового эффекта
считается методика, что предусматривает сопоставление всех затрат до и после
внедрения системы.
В качестве базового взят вариант, при котором разработанные формы
отчетов никак не применялись.
В результате этого достигается итоговая экономия до 50 % от итогового
времени персонала, который выполняет работу организации в «бумажном
режиме».
Экономический эффект от применения платформы «1С: Предприятие»
составляет 142516 руб.
84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Задача перехода к электронному документообороту от бумажного стоит
сегодня перед разными организациями:
– коммерческими;
– государственными.
Внедрение различных типов электронного документооборота позволяет
значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов,
значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате,
повысить эффективность управления всей организацией. Это важно как для
бизнеса, так и для государства.
При написании ВКР решены следующие задачи:
– выполнена технико-экономическую характеристику направления
деятельности ООО «МТ-Агро»;
– описан комплекс задач и обоснована необходимость выполнения
автоматизации;
– выполнен анализ существующих разработок, а также выбор
стратегии автоматизации в нотации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»;
– выполнено обобщение проектных решений и разработан проект
автоматизации;
– описано программное обеспечение задачи, а также контрольный
пример реализации проекта;
– проведено обоснование экономической эффективности
рассматриваемого проекта.
В результате написания ВКР можно сделать следующие выводы.
Современная нормативно-правовая база, предназначенная
документационного обеспечения управленческой деятельности, находится в
неупорядоченном состоянии. то положение объясняется следующими
обстоятельствами.
Появление самых различных форм собственности сделало невозможным
беспрепятственное распространение на организации требований к
85
документации, которые традиционно формировались с помощью
государственных архивных органов.
Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по внедрению
автоматизированных и проектированию систем делопроизводства
(документационного обеспечения управления, документооборота и других)
приводит к все большему разобщению систем документации и их
несовместимости.
Все системы автоматизированного делопроизводства в перечне случаев
или поддерживают несовершенную (то есть, нерациональную) практику работы
с документацией, или устанавливают свой порядок, при этом, не соблюдая
требования классического бумажного делопроизводства.
В результате ни один государственный орган РФ не выполняет
координацию и не контролирует процесс автоматизации документационного
обеспечения.
На сегодняшний день отсутствуют законы, которые по-настоящему
уравнивают в правах электронные и бумажные документы; отсутствует
законодательство о выполнении перевода бумажных документов в другие
носители.
Законодательство в направлении электронного документооборота
находится только на стадии развития.
Одним из типичных проявлений недостаточного внимания у государства к
внедрению современных СЭД является очень слабый интерес к разработке
любой законодательно-нормативной базы, что позволила бы намного шире
применить электронные документы.
Существующие этапы для внедрения автоматизации электронного
документооборота сопровождаются целым рядом проблем, что в свою очередь
никак не носят неразрешимого характера, напротив, в ряде источников
освещены конкретные рекомендации, что позволяют автоматизировать
делопроизводство грамотно с наименьшими потерями.
Но несмотря на существующие огромные трудности, электронный
документооборот все таки находит более широкое использование именно
86
потому что, эффекты от него измеряются не прямой экономией имеющихся
ресурсов, а повышением уровня работы организации.
Внедрение систем электронного документооборота дает большой
экономический эффект, но количественная его оценка считается сложным
процессом, поскольку приходится учитывать разные факторы. Экономический
эффект определяется в значительной степени правильностью выбора системы, а
также проведения процесса внедрения.
Подытоживая результаты исследования, надо обратить внимание
руководителей организаций и предприятий, сотрудников служб по
документационному обеспечению управления и иных специалистов на такие
моменты:
– в настоящее время внедрение систем автоматизации
документооборота является необходимым;
– системы автоматизации документооборота дают реальные выгоды и
экономический эффект;
– крайне важно правильно выбрать системы и не следует экономить
при ее внедрения;
– итоговая стоимость системы в первую очередь определяется ее
принадлежностью непосредственно к определенному классу;
– общая длительность процесса внедрения прежде всего зависит от
сложности внедряемой системы и также может составлять от недели до года и
более.
Внедрение электронного документооборота позволяет использовать
следующие преимущества:
– появление возможности для коллективной работы над
документацией;
– значительное ускорение выборки и поиска документов (по
различным атрибутам);
– повышение уровня безопасности данных за счет того, что
выполнение работы в СЭД с так называемой незарегистрированной рабочей
станции практически невозможна, а при этом каждому пользователю СЭД могут
быть назначены свои полномочия;