17
Из-за стремительного прогресса техники управления все в большей мере
она начинает влиять непосредственно на органы, и меняется, как следствие,
структура компании. [5, c.173]
Заметим, что органы управления в указанной данной сфере существуют
следующих типов:
– низшие;
– высшие;
– равноправные.
Организационная структура ООО «МТ-Агро» также обладает связями с
разными органами. Они разделяются на следующие:
– вертикальные – подчинение одного органа иному;
– горизонтальные – равноправные.
Такое построение характеризуется тем, что в ООО «МТ-Агро» существует
один наивысший орган и несколько более низких.
Структура ООО «МТ-Агро» с линейной формой управления предполагает,
что для каждой группы сотрудников есть один начальник, что несет
ответственность непосредственно за работу всей подчиненной группы, а также
он принимает все решения, что касаются непосредственно указанных
работников. Он является единственным, кто получает полностью все
необходимые данные от указанных сотрудников.
1.1.3.Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая структура представляется целым комплексом с сервером,
свитчами и маршрутизаторов.
Основным межсетевым экраном в системе является брандмауэр
CheckPoint NGX R65, который выполняет роль фильтрация входящего трафика и
анализа имеющегося контента, также он реализует функции поддержки и
инициализации VPN-туннелей с так называемыми удаленными регионами,
офисами, сторонними организациями, пользователями.
Основные сетевые коммутаторы и маршрутизаторы применяются от
производителя CISCO (PIX-515E (FO) и WS-C3560G-24TS) как одни с самых
надежных в своем классе.
18
Сетевое соединение удаленных офисов с центральным реализовано с
помощью услуг провайдера сети Интернет посредством VPN соединения типа
«точка – точка».
На рисунке 1.2 показана аппаратно-техническая архитектура ООО «МТ-
Агро» в общем виде.
Рис. 1.2. Аппаратная архитектура ООО «МТ-Агро»
На практически всех рабочих станциях для сотрудников установлена ОС
Microsoft Windows 7, также используется пакет Microsoft Office 2007 (базовая
версия), защиту от вирусов на компьютерах обеспечивает Symantec, при этом в
качестве корпоративной почты применяется система Exchange Server компании
MicroSoft.
Бухгалтерия, а также отдел кадров для расчета информации по
сотрудниках и начисления для них заработной платы применяют программу
1С:Бухгалтерия 8.2.
19
Рассматриваемая версия программы дает возможность использовать
разнесенную сразу по нескольким серверам одну базу и её синхронизировать
между собой с указанной частотой.
Также эта версия поддерживает так называемый тонкий клиент с веб-
интерфейсом (рис. 1.3).
Рис.1.3. Программная архитектура ООО «МТ-Агро»
Операторы, которые работают отделе информационных технологий
занимаются переводом бумажной информации непосредственно в электронный
документ с помощью ИС реализованной вместе с программным продуктом
компании ABBYY.
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Все существующие бизнес-процессы в ООО «МТ-Агро» вытекают из
набора разного рода деловых связей, которые обозначенных в организационной
20
схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению
документооборота.
Документооборот – движение документов в ООО «МТ-Агро» с момента
создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.
Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на
словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или
же от одного из сотрудников к другому.
В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен
утвержденным управленческим процессом для данной организации.
К примеру, если руководитель организации сразу требует, чтоб все
полученные документы докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять
назначение исполнителей, путь движения документации будет
многоступенчатым в направлении «сверху вниз».
Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех
функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями,
большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным
исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.
Аналогично, от принятого в ООО «МТ-Агро» порядка распределения
обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение
документации при подписании и согласовании.
В результате, документооборот зависит только от системы управления,
также он вторичен в отношении к ней, хотя в то же время документооборот,
отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.
Стоит отметить, что среди производственных компаний одно из самых
основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации,
является документооборот, так как он, в основном, выполняется традиционным
(бумажным) методом.
В результате происходит выполнение коммерческого документооборота,
который содержит следующие документы:
– прайс-листы;
– договоры о заказах с клиентами;
– договоры с поставщиками;
21
– гарантийные талоны;
– оформление сертификатов о качестве товаров.
Следует заметить тот факт, что работа в ООО «МТ-Агро» основывается на
принципах движения документации (рисунок 1.4):
Рис. 1.4. Принципы документооборота
Каждый этап обеспечивается полным пакетом документов для его
законного обоснования.
Заметим, что в ООО «МТ-Агро» четко разделены функции имеющихся
отделов:
– выбор необходимого оборудования;
– оформление и подписание договора;
– оплата товара;
– получение товара;
– отчетная документация.
В результате можно подвести итог, что деятельность ООО «МТ-Агро» не
является полностью автоматизированной и поэтому необходимо выполнить
Заявка клиента на
покупку
продукции
Выбор
необходимой
продукции
Оформление и
подписание
договора
Оплата
Получение
продукции
Отчетная
документация
22
создание информационной системы хотя бы для наиболее важной части
документооборота.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Выполним моделирование бизнес-процесса (БП) «Ведение документации
и отчетности» «КАК ЕСТЬ».
Для этого используем CASE-средство в котором отобразим и
декомпозируем рассматриваемый БД на подпроцессы.
На рисунке 1.5 показана контекстная диаграмма, которая описывает в
общем выполнение БП «Ведение документации и отчетности».
Рис. 1.5. Контекстная диаграмма
Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.
Входными данными являются:
– возможности компании ООО «МТ-Агро»;
– потребности клиентов.
Управление указанного БП состоит в таких составных частях:
– устав ООО «МТ-Агро»;
23
– законы РФ.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– менеджеры по работе с клиентами;
– клиенты.
Выходными данными рассматриваемого БП являются:
– реализованное оборудование;
– кассовый чек.
Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью
всей специфики выполнения БП.
В результате чего нужно выполнить его декомпозицию, то есть, разбиение
начального БП на несколько подпроцессов.
Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три
подпроцесса (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Первый уровень декомпозиции
Получим следующие подпроцессы:
– выбор оборудования;
– составление сметы;
– оформление отчетной документации.
Дадим описание полученных подпроцессов.
24
Входными данными для процесса «Выбор оборудования» являются
потребности клиентов.
Управление указанного БП регулируется уставом ООО «МТ-Агро».
Механизмы, которые осуществляют БП:
– менеджеры для работы с клиентами;
– клиенты.
Выходными данными являются данные, которые написаны в заявлении.
Полученное заявление направляется на рассмотрение, в результате
которого должна быть поставлена резолюция.
Входными данными для процесса «Составление сметы» являются:
– возможности компании;
– заявление клиента.
В результате анализа, если возможности компании соответствуют
заявленным требованиям клиента, то менеджеры утверждают положительную
резолюцию.
Управление БП выполняется:
– уставом ООО «МТ-Агро»;
– законами РФ.
Механизмы, что осуществляют БП:
– менеджеры;
– клиенты.
Выходными данными являются выполненные работы.
В результате приемки выполненных работ должна быть подписана
отчетная документация.
Входными данными для последнего БП являются выполненные работы.
Управление БП выполняется законами РФ.
Механизмы, которые осуществляют указанный БП:
– менеджеры;
– клиенты.
Результатом БП является:
– реализованное оборудование;
– кассовый чек.
25
Аналогичным образом осуществляется моделирование и дальнейшая
декомпозиция имеющихся на первом этапе БП.
Для примера рассмотрим интересующие БП с точки зрения ведения
документооборота ООО «МТ-Агро» (рис. 1.7, 1.8).
Рис. 1.7. Декомпозиция БП «Составление сметы»
Стоит отметить, что практически весь документооборот в рамках
указанного начального БП выполняется только в бумажном виде. Это и является
основным недостатком документооборота ООО «МТ-Агро», который был
рассмотрен на примере работы отдела по работе с клиентами.
В результате рассмотрения этого пункта необходимо автоматизировать
документооборот на указанном участке ООО «МТ-Агро».
Стоит отметить, что указанные БП тесто связаны с другими БД, которые
протекают в ООО «МТ-Агро».
К примеру:
26
Рис. 1.8. Декомпозиция БП «Оформление отчетной информации»
– отчетность по продаже оборудования передается в бухгалтерию, где
вносится в специализированную программу по бухгалтерскому учету;
– для подведения итогов за отчетный период необходимо в
финансовый отдел передать копии кассовых чеков по оплате реализованной
продукции и т.д.
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Основным источником бизнес-процесса в рассматриваемой задачи,
считается необходимость клиента в покупке оборудования.
В предыдущем пункте с помощью IDEF-диаграмм выполнено
моделирование процесса документооборота отдела для работы с клиентами ООО
«МТ-Агро».
Существующий метод организации документооборота связан с огромной
трудоемкостью, а также разрозненностью сведений, который с большой