13
Поэтому, информационная система предприятия должна иметь
возможность для получения необходимого набора отчетных форм. Данные
бухгалтерской отчетности используются для оценки деятельности организации,
а также ее экономического анализа. На основе бухгалтерской отчетности и
принимаются соответствующие решения
3
.
Поэтому, финансовая отчетность, созданная на основе данных в учетной
системе, должна обеспечивать следующей информацией:
- полезной, для кредиторов и инвесторов для осуществления выгодных
капиталовложений и кредитовании;
- понятной тем, кто разбирается в хозяйственно-экономической
деятельности и ему необходимо изучать данную информацию;
- об экономических ресурсах предприятия, требованиях к ним;
- о финансовых результатах работы предприятия в течение отчетного
периода и периода, предшествующего ему для удобства сравнения данных;
- которая может помочь пользователям определить суммы, вероятность
прихода денежных средств по дивидендам или процентам, а также возможную
выгоду от реализации или погашения ссуд или ценных бумаг
4
.
Управленческая отчетность позволяет предоставлять информацию в
понятном и удобном для руководства виде, в необходимых ему разделах:
контрагентов, менеджеров, отделов и др.
На основе всего вышеизложенного можно выделить следующие
основные критерии деления информации на, управленческую и финансовую:
1) это отсутствие или наличие стандартной формы представления
отчетности и требований государственного регулирования к их формам;
2) контроль за текущей оперативной, а также хозяйственной
деятельностью предприятия, а также планирование будущих операций;
3) описание центров финансовой ответственности, а также сторон
3
Дмитриева И. М. Бухгалтерский учет и аудит. М.: ИД ФБК-Пресс, 2013. – С.98
4
Лытнева Н.А. Бухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ
Год: 2015 – С.75
14
деятельности предприятия;
4) использование натуральных и/или денежных показателей.
На основе всего выше перечисленного, можно сказать, что к единой
системе учета предъявляются довольно серьезные требования как внешними,
так и внутренними пользователями информации бухгалтерского учета.
Общей формой представления учетной информации является отчетность.
Ее также принято подразделять на бухгалтерскую и управленческую.
От различных пользователей отчетности к ней могут предъявляются
различные требования, которые регламентированы на законодательном,
государственном уровне или на уровне управления предприятия.
Управленческая и бухгалтерская отчетности приобретают все большее
значение для предприятий. Бухгалтерская отчетность, позволяет получать
удобные и выгодные условия кредитования, завоевывать доверие и налаживать
взаимовыгодное сотрудничество с другими участниками бизнеса, а
управленческая - выявить возможности для повышения эффективности
деятельности или снижения затрат.
1.3 Методология внедрения автоматизированной системы в целях
совершенствования бухгалтерского учёта на предприятии
Основным результатом внедрения автоматизированной системы
управления будет являться возможность учета, получения и обработки нужной
информации для повышения эффективности управления деятельностью
предприятия.
На предварительном этапе, при создании автоматизированной системы
учета, руководству предприятия нужно организовать работу в следующих
направлениях:
- выбор подхода для построения автоматизированной системы
управления на предприятии;
15
- выбор удобной, основной программной системы управления из
имеющихся на рынке;
- построение модели системы управления вида «как есть» и, возможно, ее
реорганизация в будущем на базе модели «как должно быть»;
- внедрение системы автоматизации управления;
- исследование плановой эксплуатации системы, а также определение
направлений для ее развития в соответствии с направлениями развития
предприятия.
Следует учитывать, что внедренная система будет морально устаревать и
в конце концов, потребует обновления. Поэтому при выборе конкретной
программы нужно обращать внимание на фирму-разработчика, дилерскую сеть
обслуживающих клиентов данной системы. Рассмотрение и исследование
данных этапов позволяет подготовиться к комплексной автоматизации
5
.
Комплексная система автоматизации – это система управления
финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, которая позволяет
обеспечить принятие необходимых управленческих решений на основе
достоверной и качественной информации, получаемой с помощью
современных и информационных управленческих технологий. Она позволяет
обеспечить ведение оперативного, финансового и управленческого учета и
строится на основе единого, общего информационного пространства, при этом
охватывает всю совокупность бизнес-процессов предприятия
6
.
В общем комплексная автоматизированная система управления
предприятием должна обеспечивать:
– информацией для финансово-экономического прогнозирования,
стратегического планирования и анализа хозяйственной деятельности, высшее
руководство предприятия;
5
Лихачева Г.Н., Гаспарин М.С Информационные технологии- СПБ.:Издательство: ЕАОИ ,
2012-- С.78
6
Брага В.В. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных
систем: Практикум: Учебное пособие.- М.: Финстатинформ, 2011- С. 44
16
–информацией для оперативного планирования и координации
подконтрольных ему функций, руководство среднего уровня;
–информацией для регистрации фактов хозяйственной деятельности и
принятия оперативных решений, рядовых сотрудников.[24]
Комплексная автоматизированная система управления предприятием
представляет собой информационную систему, в которой оперативно
собираются и обрабатываются данные о текущей финансово- хозяйственной
деятельности предприятия.
Рисунок 2 Функции комплексной автоматизированной
системы
Комплексная автоматизированная система управления обеспечивает
автоматическое отражение на бухгалтерских счетах любой хозяйственной
операции, регистрируемой в любом из модулей системы, создание
бухгалтерских проводок в соответствии с выбранной учетной политикой;
возможность корректировки, ручного ввода, и изменения проводок;
формирование налоговой, управленческой и бухгалтерской отчетности.
Также при создании комплексной системы автоматизации управления
предприятием необходимо решение следующих основных задач:
17
– оптимизация или создание единой системы планирования
деятельности предприятия, которая основана на учетных процедурах;
– оптимизация внутренней учетной политики предприятия;
– поддержка принятия решений на всех уровнях управления с помощью
данных, которые могут быть получены в процессе автоматизированного сбора
и обработки различных видов информации.
Понятно, что создание и внедрение комплексной автоматизированной
системы управления –очень сложный, и почти всегда дорогостоящий и
длительный процесс. Данный процесс требует:
1) это изменение управленческих технологий из – за появления новых
возможностей обработки и обмена информацией, а часто, и перестройки
существующих бизнес- процессов предприятия, или создание новых;
2) это развертывание и поддержки современных программно-
технических средств;
3) это настройка программных систем на максимум возможностей;
4) настройка алгоритмов обработки данных и управленческих
механизмов;
5) отражающих специфику предприятия;
6) обучения персонала предприятия новым технологиям;
7) устранение по максимуму влияния человеческого фактора при
внедрения системы.
Реорганизация системы бухгалтерского учета в Российской Федерации,
а также приведение его к требованиям Международных стандартов финансовой
отчетности, а также усложнение и развитие схем по взаимодействию
экономических субъектов привели к тому, что требования к управленческому
программному обеспечению постоянно возрастают.
Конечно, ясно что, одной только установкой на предприятии
современного программного обеспечения мало. Основная проблема состоит в
создании на предприятии эффективных схем управления, в которых без
управленческого программного обеспечения не обойтись.
18
Сейчас перед предприятием стоят следующие основные задачи:
– ведение финансового учета в соответствии с международными
стандартами;
– ведение управленческого учета;
– оперативное получение точных данных о движении активов.
Большинство предприятий пробуют решить эти проблемы, применяя
учетные принципы (GAAP–Generally Accepted Accounting Principles) и
международные стандарты учета (IAS–International Accounting Standards)
7
На
сегодняшний день существует ряд программ, которые позволяют наряду с
обычным российским учетом, также вести учет в соответствии с
международными стандартами.
На сегодняшний день, многие программные продукты дают
возможность вести бухгалтерский учет, как по международным стандартам, так
и по российским стандартам, формировать отчеты о прибылях и убытках, о
движении денежных средств, а так же составлять баланс применительно к
стандартам Generally Accepted Accounting Principles. При помощи такого
программного обеспечения организацией, может вестись бюджетное
управление.
На практике ,во время внедрения системы комплексного управления
предприятием, предприятие, может столкнуться с определенными проблемами.
Возникающие в большинстве случаев основные проблемы, при
внедрении комплексных систем управления предприятием, связаны с:
1) с не определенностью задач и целей управления предприятием.
Зачастую руководство не имеет полного представления о том, как в
действительности функционирует процесс управления. Соответственно это
сильно осложняет работы по комплексной автоматизации управления, так как,
может выяснится после внедрения системы, что реально она не приносит
пользы, а только усложняет управление.
7
Глинников М. Что популярного на рынке делового ПО? // Мир ПК. – 2015. – № 2. – С.
92–94.
19
2) необходимостью в полной или частичной реорганизации структуры
предприятия.
3) сопротивлением сотрудников предприятия. Известно, что при
внедрении автоматизированных систем управления часто возникает
сопротивление сотрудников на местах внедрению новой системы и может
выражаться в следующем:
- неосознанный характер, который выражается обычными
человеческими психологическими факторами;
- страхом перед нововведениями;
- консерватизмом, нежеланием осваивать новые приемы работы;
- опасением потерять работу или утратить свою незаменимость;
- боязнью увеличивающейся ответственности за свои действия.
Кроме того, противодействие к внедрению комплексной
информационной системы может возникнуть, из-за увеличения нагрузки на
сотрудников во время внедрения системы. Часто, это связано с тем, что при
выполнении своих рабочих обязанностей, сотрудникам предприятия также,
необходимо осваивать новые знания и технологии. При возникновении такой
проблемы, руководству предприятия нужно обеспечить разъяснительную
работу с сотрудниками и принять определенные организационные решения для
того, чтобы:
– сотрудники всех уровней, твердо понимали неизбежность внедрения
автоматизированной системы управления;
– повысить уровень мотивации у сотрудников к освоению системы.
При внедрении комплексной системы управления на предприятии
нужно организовать группу людей, непосредственно занимающихся вопросами
внедрения, использования и сопровождения системы со стороны заказчика.
Включение в эту группу специалистов, которые обладают на предприятии
достаточно высокими полномочиями и заинтересованы в положительных
результатах внедрения.
Можно назвать основные причины необходимости внедрения на
20
предприятии автоматизированной информационной системы:
Первой причиной является замена существующих систем, которые не
удовлетворяют требованиям современного бизнеса по следующим
требованиям:
– не поддерживающих многоязычность и многовалютность;
–не расширяющихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия;
–сильно разделенных на фрагменты и не позволяющих сформировать
полную картину работы предприятия;
– имеющих очень низкую скорость выполнения основных бизнес-
процессов и низкую оперативностью получения и обработки информации;
–создающих серьезные трудности с планированием деятельности
предприятия и логистикой.
Сейчас при разработке систем автоматизации управления предприятием,
которые ориентированы на развивающиеся учетные системы, используют два
основных подхода.
Первый основан на модульном принципе, который является идеальным,
из – за того, что он воплощает единство противоположностей - заранее
заданной комплексности системы учета и свободы маневрирования в
построении этой системы.
Так как каждый модуль представляет собой замкнутый управленческий
цикл, то можно, автоматизировав отдельно взятую подсистему и получив
определенные конечные результаты касательно этой подсистемы, затем
использовать ее как плотный проект, и обучать на нем другие службы
предприятия и тем самым ускорять процесс внедрения. Это является довольно
важным для крупных предприятий, где таким образом может быть достигнута
огромная экономия.
Производители программного обеспечения в основном придерживаются
приведенной ниже структурой, своих продуктов:
- Первый слой –это ядро системы в машинном коде, изменять который
могут только сами производители этого программного обеспечения;
21
- Второй слой – программы, написанные на специализированных
языках, и являющиеся открытыми для внесения изменений программистами;
- Третий слой – готовые настройки типовых операций и алгоритмы
расчетов данных отчетности, которые могут быть изменены пользователем
системы, не требуя навыков программирования.
Системы автоматизации, построенные по такому принципу, позволяют
максимально эффективно настроить программу под нужды конкретного
предприятия.
Суть другого подхода заключается в том, что производители следуют
пожеланиям заказчиков и не навязывают им своего видения учетной системы.
Рассмотренные подходы и естественно программы, которые их
представляют, выступают в разных весовых категориях.
Во-первых, здесь огромную роль играет финансовый фактор, так как
разница в стоимости их внедрения составляет примерно порядок.
Во-вторых, потребности учета напрямую зависят от размеров
предприятий. Например, модульная система должна удовлетворять
потребности компании развивающейся безгранично.
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
Организация обрабатывает информацию для выработки двух видов
«продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и
решений (оперативных и стратегических). Использование компьютеров для
автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью
системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.
автоматизированная система бухгалтерского учета включает в себя следующие
элементы:
а) аппаратные средства,
б) программные средства (программное обеспечение),
22
1) системные программы,
2) прикладные (пользовательские) программы,
в) документация,
г) персонал,
д) данные.
К аппаратным средствам относятся устройства, из которых состоит
персональный компьютер, средства связи и коммуникаций, с помощью которых
в организации формируется локальная или корпоративная вычислительная
сеть
8
.
К системным программам, выполняющим общие функции, относятся
операционные системы, системы управления базами данных, сервисные
программы.
Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных
команд для решения пользовательских задач, которые организация-
пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего
поставщика
9
.
Документация представляет собой описание автоматизированной
информационной системы и ее структуры управления (ввод, обработка и вывод
данных, обработка сообщений, управляющие команды).
Персонал составляют работники, которые управляют системой,
проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют
систему обработки данных.
Данные – это необходимая информация, которую вводят, хранят и
обрабатывают в системе. Данные хранятся в информационной системе в виде
определенной структуры, создавая базу данных
10
.
8
Трофимов В.В Информационные системы и технологии в экономике и управлении:
учебник.- М.: Издательство Юрайт, 2013. – с.36
9
Там же, С.39
10
Там же, С. 41