18
Начальник курьерской службы является руководителем структурного
подразделения ООО «Экспресс», в своей работе вырабатывает управляющие
решения для двух ведущих специалистов по работе клиентами, которые
руководят работой курьеров, которые им подчиняются. Руководящие решения
формируются на основании должностных обязанностей и инструкциями
вышестоящих должностных лиц.
Курьеры доставляют товары, заказанные клиентами и в случае наличии
на складе товара доставляют его клиенту согласно сформированной накладной.
Таким образом, рассматриваемая организационная структура
подразделения компании является линейной [12]. В этой структуре каждый
руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по
всем видам деятельности.
Она основывается на принципе единства распределения поручений,
согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая
инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство
управления. Такая организационная структура образуется в результате
построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде
иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя,
а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут
непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через
ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую структуру часто называют
однолинейной [12].
Преимуществами данной структуры являются рациональная деловая и
профессиональная специализация, рациональное сочетание линейных и
функциональных взаимосвязей, высокая эффективность производства и продажи
товаров, быстрое и качественное решение вопросов, формализация и
стандартизация процессов, максимальная адаптация к диверсификации
производства и высокий уровень использования мощностей, упрощение
профессиональной подготовки сотрудников.
Недостатками данной структуры являются несогласованность
функциональных подразделений и возможность конфликтов между
подразделениями ввиду приоритета своих целей и задач над общими целями
19
всей организации, внутрипроизводственные барьеры и проблемы
межфункциональной координации, чрезмерно развитая система взаимодействия
по вертикали, увеличение времени на принятие решений из-за необходимости
согласования с вышестоящими руководителями, недостаточная оперативность
действий работников, негибкость, чрезмерная централизация, замедленная
реакция на внешние изменения.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Под архитектурой компьютерной системы будем понимать концепцию
организации информационной системы, ее элементы, а также характер
взаимодействия этих элементов [2].
Целесообразно рассматривать отдельно техническую и программную
архитектуру существующей информационной системы. Схема технической
архитектуры информационной системы представлена на рисунке 3.
Internet
Серверная комната
28 U
3 U
Дисковый массив
(ZyXEL NSA220, 3000)
2 U Патч панель
1 U ИБП (Powerware 9155)
2 U Маршрутизатор
3 U
Сервер «parkan»
(ML110G5)
Маршрутизатор
(Cisco 2500)
Модем-Роутер
D-Link DSL-
2500U/ BRU/ D
Система защиты
(Cisco 1605)
»
МФУ
CANON i-
SENSYS
MF8030
Рабочие станции
(Dell PrecisionTM
T3500)
Сервер «RLine»
(ML110G5)
WiFi точка доступа
D-Link DAP-1150
Маршрутизатор
(Cisco2500)
Сотовая сеть
Сотовая сеть
Система защиты
(Cisco 1605)
Смартфоны сотрудников
(HP iPAQ 114)
Удалённые сотрудники
ADSL
Рис.3. Техническая архитектура организации
20
Техническую архитектуру информационной системы предприятия
составляют следующие технические средства:
- сервера моделей ML110G5, оборудованные источником бесперебойного
питания Powerware 9155 и дисковым массивом ZyXEL NSA220, объемом
3000 Гб
- машрутизаторы Cisco 2500;
- модем-Роутер D-Link DSL-2500U/ BRU/ D;
- система защиты (Cisco 1605)
- рабочие станции (Dell PrecisionTM T3500)
- многофункциональное устройство CANON i-SENSYS MF8030
-WiFi точка доступа D-Link DAP-1150
- ноутбуки и КПК сотрудников (HP iPAQ 114)
Программная архитектура информационной системы представлена на рис. 4.
Сервер склада « Rline 2е»
сеть Интернет
Rline
Microsoft
SQL 2005
Серверное ПО
Специальное ПО
Протокол
Протокол
Рабочая станция ведущего специалиста курьерской
службы
MS
Access
MS Excel
Локальное файловое
хранилище
Протокол
http
Рабочая станция сотрудника склада
Сервер
терминалов
Терминальный
клиент
MS Office
Серверное ПО
1С Склад
RAID массив или Сетевое
файловое хранилище
Интернет
браузер
HTTP\HTTPS
Сервер хостинг провайдера
СУБД
MySQL 5
Веб сервер Apache
Модуль PHP
версия
Файлы с
данными
Протокол
http
Рис. 4. Программная архитектура информационной системы предприятия
21
Программную архитектуру информационной системы предприятия
составляют СУБД MS SQL Server 2005 на локальном сервере, СУБД My SQL 5,
сервисные и клиентское программное обеспечение локальных и удаленных
серверов, офисные приложения, а так же система «1С Склад», а также
прикладное программное обеспечение рабочих станций сотрудников компании,
в основном офисные приложения.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов ООО «Экспресс», проводиться с целью:
– минимизации времени доставки заказа клиенту;
– обеспечения доступности отчета по доставкам практически в режиме
«он-лайн» с исключением временного фактора трудозатрат специалиста на его
составление;
– исключения рутинных операций, отвлекающих ресурс специалиста,
таких как: заполнение форм документов, контроль над комплектностью
первичных исходящих документов, поиск нужных форм на бумажном носителе,
ксерокопирование, пр.;
– повышения оперативности принятия решения по доставкам товаров на
всех уровнях и в отделах компании;
– минимизации времени на проверку отчетов по доставкам и
производных отчетов;
– оптимизации всех процессов в курьерской службе и на фирме;
– сокращение издержек на непроизводственные операции.
Рассмотрим функциональную схему учета. Обобщенная схема
автоматизации ООО “Экспресс” представлена на рисунке 5.
22
Рис. 5. Функциональная схема доставки товаров предприятия ООО «Экспресс».. Детализация процесса
23
На вход автоматизированной системы поступают заявки в виде двух
информационных потоков:
– потока заявок на доставку товаров;
– поток поступающих товаров.
В качестве комплекса задач автоматизации в данном дипломном проекте
рассматриваются:
– регистрация информации о клиентах (покупателях) по установленной в
компании классификации;
– регистрация заявок на доставку товаров ;
– регистрация доставки товара.
Для закупки товара информационными потоками являются сопроводительные
документы на товар и непосредственно сами поступающие товары. Закупка товаров
осуществляется на основе анализа конъюнктуры рынка и в соответствии с
действующим законодательством, закупку осуществляют сотрудники фирмы.
Выходными потоками являются поток денежных средств поставщику, а так же поток
товаров, которые были куплены.
Закупленный фирмой товар поступает на склад, и складские работники
обеспечивают хранение товара в соответствии с нормативными документами, а так
же сопроводительными документами на товар. Продажа товара осуществляется тех
товаров, которые есть в наличии на складе, в соответствии с заявками на покупку
товаров, а так же после оплаты счетов, выставленных при продаже товара.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Учет реализации товаров в оптовой розничной торговле осуществляется по
мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов. Продажа
товара осуществляется в соответствии с информационной схемой, представленной на
рисунке 6.
24
Рис. 6. Функциональная схема учета в ООО «Экспресс». Детализация процесса
Для инициирования процесса учета входными информационными потоками для
процесса являются:
Поток заявок от доставку товаров;
Поступление товаров;
Выходными информационными потоками для процесса являются:
Доставка товаров покупателям;
Оплата товара;
Поток учетной информации;
Исполнителями являются:
Поставщики;
Покупатели;
Сотрудники фирмы (курьеры, ведущие сотрудники, начальник отдела);
Банк;
Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по
факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.
25
Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии
товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то
оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия
ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки
товаров.
Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки
сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется
примерная дата поступления товара на склад.
Менеджер,
oн
имея
oн
эти
oн
данные,
oн
уточняет
oн
сроки
oн
доставки
oн
товара
oн
с
oн
клиентом.
oн
Снабженцы
oн
формируют
oн
заявки
oн
для
oн
получения
oн
товара
oн
менеджерам-поставщикам,
oн
оплачивают
oн
выставленные
oн
счета
oн
и
oн
доставляют
oн
товар,
oн
который
oн
поступает
oн
на
oн
склад
oн
фирмы.
После
oн
того,
oн
как
oн
заказчик
oн
совершил
oн
оплату
oн
согласно
oн
счету-фактуре,
oн
и
oн
оплату
oн
подтвердила
oн
банковская
oн
выписка,
oн
он
oн
может
oн
получить
oн
необходимый
oн
товар.
oн
Работающий
oн
с
oн
ним
oн
менеджер
oн
оформляет
oн
необходимые
oн
документы
oн
и
oн
отпускает
oн
товар.
oн
Курьер
oн
доставляет
oн
товар
oн
и
oн
фиксирует
oн
доставку.
В
oн
настоящее
oн
время
oн
рассматриваемые
oн
процессы
oн
доставки
oн
товаров
oн
не
oн
автоматизированы.
Для
oн
реализации
oн
в
oн
дипломной
oн
работе
oн
выбрана
oн
задача
oн
–
oн
автоматизации
oн
доставки
oн
товаров
oн
курьерской
oн
службой.
В
oн
ООО
oн
«Экспресс»
oн
достаточно
oн
большой
oн
сложившийся
oн
объём
oн
операций
oн
–
oн
информационный
oн
поток,
oн
который
oн
требует
oн
большего
oн
упорядочения
oн
и
oн
более
oн
детального
oн
структурирования,
oн
при
oн
этом
oн
без
oн
потери
oн
времени.
oн
На
oн
данный
oн
момент
oн
проблема
oн
формирования
oн
заказа
oн
на
oн
доставку
oн
товара
oн
остро
oн
стоит
oн
сотрудниками
oн
фирмы,
oн
которым
oн
предстоит
oн
решать
oн
задачи
oн
определения
oн
наличия
oн
товара
oн
на
oн
складе,
oн
и
oн
непосредственно
oн
формирование
oн
заказа
oн
на
oн
доставку.
oн
В
oн
случае
oн
поступления
oн
заказа
oн
на
oн
товар
oн
менеджер
oн
связывается
oн
со
oн
складом
oн
и
oн
высылает
oн
им
oн
запрос
oн
на
oн
наличие
oн
товара.
oн
При
oн
наличии
oн
товара
oн
на
oн
складе
oн
менеджер
oн
склада,
oн
формирует
oн
ответ
oн
менеджеру
oн
по
oн
продажам
oн
с
oн
результатами
oн
о
oн
наличии/отсутствия
oн
товаров,
oн
весь
oн
процесс
oн
занимает
oн
большой
oн
промежуток
oн
времени
oн
и
oн
требует
oн
увеличение
oн
оперативности
oн
принятия
oн
решений.
oн
Затем
oн
осуществляется
oн
непосредственно
oн
доставка
oн
товара
oн
курьером
oн
и
oн
фиксация
oн
доставки.
26
Для
oн
реализации
oн
основных
oн
функций,
oн
возлагаемых
oн
на
oн
автоматизированную
oн
систему
oн
учета
oн
необходимо
oн
проведение
oн
действий,
oн
представленных
oн
в
oн
таблице
oн
2.
Таблица
oн
2
Основные
oн
действия
oн
для
oн
реализации
oн
функций
oн
системы
Основные
oн
функции
Основные
oн
действия
Управлять
oн
остатками
oн
товарно-
материальных
oн
ценностей
oн
в
oн
различных
oн
единицах
oн
измерения.
1. Создание
oн
необходимых
oн
таблиц
oн
базы
oн
данных,
oн
для
oн
хранения
oн
информации
oн
о
oн
продукции
oн
компании.
2. Разработка
oн
программных
oн
процедур
oн
для
oн
управления
oн
остатками.
Вести
oн
раздельный
oн
учет
oн
собственных
oн
товаров,
oн
товаров,
oн
принятых
oн
и
oн
переданных
oн
на
oн
реализацию,
oн
возвратной
oн
тары.
Создание
oн
необходимых
oн
таблиц
oн
и
oн
полей
oн
базы
oн
данных,
oн
для
oн
хранения
oн
информации
oн
о
oн
товарах
Формировать
oн
накладные
oн
для
oн
получения
oн
товара.
1.
oн
Создание
oн
необходимых
oн
программных
oн
процедур.
Разработка
oн
необходимых
oн
программных
oн
процедур
oн
для
oн
реализации
oн
функций.
2.
oн
Разработка
oн
необходимых
oн
программных
oн
процедур
oн
для
oн
реализации
oн
функций.
Учитывать
oн
серийные
oн
номера,
oн
сроки
oн
годности
oн
и
oн
сертификаты.
Создание
oн
необходимых
oн
полей
oн
базы
oн
данных
oн
о
oн
товарах,
oн
для
oн
хранения
oн
информации
Контролировать
oн
правильность
oн
списания
oн
серийных
oн
номеров
oн
и
oн
товаров
oн
с
oн
определенными
oн
сроками
oн
годности
oн
и
oн
сертификатами.
Создание
oн
необходимых
oн
программных
oн
процедур.
Задавать
oн
произвольные
oн
характеристики
oн
партии
oн
(цвет,
oн
размер
oн
и
oн
т.д.)
oн
и
oн
вести
oн
партионный
oн
учет
oн
в
oн
разрезе
oн
складов.
Создание
oн
необходимых
oн
таблиц
oн
и
oн
полей
oн
базы
oн
данных,
oн
для
oн
хранения
oн
информации
oн
о
oн
партиях
oн
поступления
oн
товаров.
Учитывать
oн
страну
oн
производства.
Создание
oн
необходимых
oн
полей
oн
базы
oн
данных
oн
о
oн
товарах,
oн
для
oн
хранения
oн
информации.
Комплектовать
oн
и
oн
разукомплектовывать
oн
товарно-
материальные
oн
ценности.
1. Создание
oн
необходимых
oн
программных
oн
процедур.
2. Создание
oн
необходимых
oн
таблиц
oн
в
oн
базе
oн
данных,
oн
для
oн
хранения
oн
информации
oн
о
oн
заказах.
Исследуемая
oн
задача
oн
тесно
oн
взаимодействует
oн
с
oн
процессом
oн
учета
oн
материальных
oн
средств,
oн
который
oн
формирует
oн
исходные
oн
данные
oн
для
oн
характеристики
oн
товаров.
oн
Рассматриваемые
oн
задачи
oн
учета
oн
заявок
oн
на
oн
доставку
oн
товаров,
oн
регистрации
oн
заказов
oн
и
oн
27
информации
oн
о
oн
клиентах,
oн
включены
oн
в
oн
общий
oн
процесс
oн
учета
oн
материальных
oн
средств
oн
и
oн
товаров
oн
компании.
oн
В
oн
границы
oн
рассматриваемой
oн
задачи
oн
входит
oн
весь
oн
процесс
oн
создания
oн
или
oн
внедрения
oн
системы,
oн
начиная
oн
от
oн
анализа
oн
поставленной
oн
задачи
oн
до
oн
окончательного
oн
ввода
oн
системы
oн
в
oн
эксплуатацию.
1.2.3
oн
Обоснование
oн
необходимости
oн
использования
oн
вычислительной
oн
техники
oн
для
oн
решения
oн
задачи
АСУ
oн
предназначена
oн
для
oн
решения
oн
автоматизации
oн
повседневной
oн
работы
oн
курьерской
oн
службы
oн
предприятия,
oн
ведущего
oн
составления
oн
заказов
oн
на
oн
доставку
oн
товаров.
Основной
oн
единицей
oн
информации
oн
в
oн
системе
oн
является
oн
документ.
oн
Основные
oн
операции
oн
в
oн
системе
oн
подразделяются
oн
на
oн
две
oн
группы:
oн
товарные
oн
и
oн
расчетно-денежные
oн
операции.
При
oн
выполнении
oн
товарных
oн
операций,
oн
как
oн
правило,
oн
изменяется
oн
количество
oн
товаров
oн
на
oн
складах.
oн
К
oн
ним
oн
относится:
oн
продажа
oн
товаров,
oн
закупка
oн
товаров,
oн
перемещение
oн
товаров
oн
[12].
При
oн
поступлении
oн
товаров
oн
от
oн
поставщиков
oн
заводится
oн
приходная
oн
накладная.
oн
После
oн
того,
oн
как
oн
клиент
oн
оплатил
oн
счет,
oн
выставленный
oн
ему
oн
менеджером,
oн
он
oн
имеет
oн
право
oн
приехать
oн
за
oн
своей
oн
продукцией.
oн
В
oн
течение
oн
трех
oн
дней
oн
после
oн
оплаты
oн
товар
oн
резервируется
oн
на
oн
складе
oн
кладовщиком.
Высокая
oн
трудоёмкость
oн
обработки
oн
информации,
oн
низкая
oн
оперативность,
oн
дублирование
oн
потоков
oн
информации,
oн
несовершенство
oн
организации
oн
сбора
oн
и
oн
регистрации
oн
информации
oн
–
oн
факторы,
oн
тормозящие
oн
развитие
oн
[2].
oн
Кроме
oн
того,
oн
необходимо
oн
учесть,
oн
что
oн
базовая
oн
технология
oн
была
oн
ручная.
oн
Она
oн
имела
oн
множество
oн
недостатков:
-
oн
низкая
oн
производительность
oн
труда
oн
из-за
oн
большого
oн
числа
oн
вычислений;
-
oн
большая
oн
трудоемкость;
-
oн
необходимость
oн
привлечения
oн
большого
oн
числа
oн
сотрудников
oн
для
oн
решения
oн
всего
oн
комплекса
oн
задач;
-
oн
низкая
oн
оперативность;
-
oн
несовершенство
oн
организации
oн
сбора
oн
и
oн
регистрации
oн
информации;
-недостоверность
oн
получаемых
oн
результатов.
oн