Диплом: Автоматизация процесса ведения документации в ООО "ЭКСПРЕСС"

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
28
Кроме
этого,
постоянно
нарастающие
потоки
информации
и
постоянное
усложнение
технологии
расчетов
и
необходимость
проведения
по
ним
динамического
анализа
в
ближайшей
перспективе
сделали
бы
ручной
вариант
просто
нереальным.
Рассмотрим
схему
документооборота,
которая
представлена
на
рис.
7.
Функции
автоматизированной
системы
ООО
«Экспресс»
могут
быть
достигнуты,
за
счет
использования
вычислительной
техники
и
программных
средств.
Учитывая,
что
поиск
информации,
сведений
и
документов
учета
в
деятельности
специалистов
отдела
прямых
продаж
составляют
порядка
30%
рабочего
времени,
то
внедрение
автоматизированной
системы
учета
позволит
существенно
высвободить
квалифицированных
специалистов.
Это
может
привести
к
экономии
фонда
заработанной
платы,
уменьшения
штата
сотрудников,
однако
могут
привести
и
к
введению
в
штат
сотрудников
отдела
штатной
единицы
оператора,
в
обязанности
которого
будет
входить
ввод
сведений
о
протекающих
бизнес-процессах
составления
заказов
и
учета
товаров.
Рис.
7.
Схема
документооборота
Автоматизация
задачи
предположительно
снизит
затраты
трудовые
и
экономические
приблизительно
в
3
раза,
так
как
возрастет
скорость
и
качество
обслуживания
клиентов
за
счёт
повышения
оперативности
доставки
товаров
ООО
29
«Экспресс»
и
возможности
контроля
информации
о
выполненных
заказов
на
доставку.
В
таблице
3
представлены
показатели
затрат
на
задачу
без
автоматизации.
Таблица
3
Показатели
затрат
на
задачу
без
автоматизации
Аспект
деятельности
предприятия
Временные
затраты
Частота
появления
(за
6
месяцев)
Количество
занятых
сотрудников
Количество
заявок
на
доставку
товаров
-
400-500
3
Создание
заявки
на
проверку
наличия
товара
20
мин
300-400
1
Проверка
наличия
товара
на
складе
От
2
часов
до
2
дней
400-500
1-3
Создание
отчета
о
наличии
товара
на
складе
от
20
мин.
400-500
1
Время
на
выписку
1
заказа
10
мин
400-500
1
Количество
работников,
участвующие
в
сборе
данных
о
товаре
Весь
период
обучения
90-100
7
Процент
обработанных
заказов
-
50
7
Количество
звонков
клиентам
в
день
обеспечиваемых
одним
оператором
25
3500
1
Среднее
время
оформления
заказа
специалистом
на
одного
клиента
20
минут
1160
ч.
2
Среднее
количество
звонков
от
клиентов
80
человек/день
11520
5
30
Необходимо
отметить,
что
внедрение
разрабатываемой
системы,
позволит
снизить,
а
в
идеале,
полностью
исключить
ошибки
учета
заказов
и
доставленных
товаров,
а
так
же
позволит
более
обосновано
подходить
к
вопросам
планирования
экономической
деятельности.
Цель
дипломного
проекта
исправить
недостатки
текущей
системы.
Внедрение
регламентированной
системы
взаимодействия
курьеров
и
специалистов
курьерской
службы
уменьшить
временные
и
трудовые
затраты
на
повседневные
и
рутинные
процессы.
А
некоторых
сотрудников
вообще
освободить
от
некоторых
«побочных»
функций.
Так
же
новая
система
увеличит
оперативность
и
точность
материального
учета
продаж
в
ООО
«Экспресс».
Таким
образом,
внедрение
автоматизированной
системы
учета
приведет
к
значительному
экономическому
эффекту,
сокращению
штата
сотрудников
на
1/3,
экономии
фонда
заработанной
платы,
повышению
производительности
труда
на
20%.
Эти
оценки
получены
на
основе
обработки
данных
о
трудозатратах
по
обработке
1
заказа
с
учетом
общего
лимита
рабочего
времени
за
год.
1.2.4
Анализ
системы
обеспечения
информационной
безопасности
и
защиты
информации
Под
политикой
безопасности,
будем
понимать
набор
норм,
правил
и
практических
рекомендаций,
на
которых
строится
управление,
защита
и
распределение
информации
в
компьютерной
системе
[9].
В
ООО
«Экспресс»
реализована
политика
безопасности,
основанная
на
избирательном
способе
управления
доступом.
Такое
управление
в
ООО
«Экспресс»
характеризуется
заданным
администратором
множеством
разрешенных
отношений
доступа.
Матрица
доступа
заполняется
непосредственно
системным
администратором
компании.
Применение
избирательной
политики
информационной
безопасности
соответствует
требованиям
руководства
и
требований
по
безопасности
информации
и
разграничению
доступа,
подотчетности,
а
также
имеет
приемлемую
стоимость
ее
организации.
Реализацию
политики
информационной
безопасности
полностью
возложено
на
системного
администратора
компании.
31
Наряду
с
существующей
политикой
безопасности
в
компании
используется
специализированные
аппаратные
и
программные
средства
обеспечения
безопасности.
В
качестве
аппаратного
средства
обеспечения
безопасности
используется
средство
зашиты
Cisco
1605.
Маршрутизатор
снабжен
двумя
интерфейсами
Ethernet
(один
имеет
интерфейсы
TP
и
AUI,
второй
-
только
TP)
для
локальной
сети
и
одним
слотом
расширения
для
установки
одного
из
модулей
для
маршрутизаторов
серии
Cisco
1600.
В
дополнение
к
этому
программное
обеспечение
Cisco
IOS
Firewall
Feature
Set
делает
из
Cisco
1605-R
идеальный
гибкий
маршрутизатор/систему
безопасности
для
небольшого
офиса.
В
зависимости
от
установленного
модуля
маршрутизатор
может
поддерживать
соединение,
как
через
ISDN,
так
и
через
коммутируемую
линию
или
выделенную
линию
от
1200
бит/сек
до
2Мбит/сек,
Frame
Relay,
SMDS,
x.25.
Для
защиты
информации
владелец
ЛВС
должен
обезопасить
«периметр»
сети,
например,
установив
контроль
в
месте
соедениения
внутренней
сети
с
внешней
сетью.
Cisco
IOS
обеспечивает
высокую
гибкость
и
безопасность
как
стандартными
средствами,
такими
как:
Расширенные
списки
доступа
(ACL),
системами
блокировки
(динамические
ACL)
и
авторизацией
маршрутизации.
Кроме
того
Cisco
IOS
Firewall
Feature
Set
доступный
для
маршрутизаторов
сети
1600
и
2500
обеспечивает
исчерпывающие
функции
системы
защиты
включая:
контекстное
Управление
Доступом
(CBAC)
блокировка
Java
журнал
учета
обнаружение
и
предотвращение
атак
немедленное
оповещение
Кроме
того,
маршрутизатор
поддерживает
работу
виртуальных
наложенных
сетей,
туннелей,
систему
управления
приоритетами,
систему
резервирования
ресурсов
и
различные
методы
управления
маршрутизацией
[9].
В
качестве
программного
средства
защиты
используется
решение
Kaspersky
Open
Space
Security.
Kaspersky
Open
Space
Security
полностью
отвечает
современным
требованиям,
предъявляемым
к
системам
защиты
корпоративных
сетей:
решение
для
защиты
всех
типов
узлов
сети;
32
защита
от
всех
видов
компьютерных
угроз;
эффективная
техническая
поддержка;
проактивные
технологии
в
сочетании
с
традиционной
сигнатурной
защитой;
инновационные
технологии
и
новое
антивирусное
ядро,
повышающее
производительность;
готовая
к
использованию
система
защиты;
централизованное
управление;
полноценная
защита
пользователей
за
пределами
сети;
совместимость
с
решениями
сторонних
производителей;
эффективное
использование
сетевых
ресурсов.
1.3
Анализ
существующих
разработок
и
выбор
стратегии
автоматизации
1.3.1
Анализ
существующих
разработок
для
автоматизации
задачи
В
последние
годы
в
компьютерном
бизнесе
России
отмечается
устойчивый
спрос
к
компьютерным
интегрированным
системам,
способным
обеспечить
эффективное
управление
предприятием.
Разработатываемая
система
принадлежит
к
классу
систем
Capacity
Requirements
Planning
(CRP)
Планирование
производственных
мощностей.
Информационная
система,
входящая
в
состав
более
крупных
систем
MRP.
Цель
CRP-
системы
-
проверка
выполнимости
заданного
графика
работ
с
точки
зрения
имеющегося
оборудования
и
возможностей,
и
в
случае
адекватности
требований
и
возможности
выполнения
задания
по
срокам
оптимизировать
и
грамотно
распределить
нагрузку
на
имеющиеся
производственные
ресурсы.
Типичные
представители
CRP
систем
приведены
в
таблице
4.
В
процессе
работы
CRP-системы
разрабатывается
план
распределения
производственных
мощностей
для
обработки
каждого
конкретного
цикла
производства
в
течение
планируемого
периода.
Также
устанавливается
технологический
план
последовательности
производственных
процедур
и,
в
соответствии
с
пробной
программой
производства,
определяется
степень
загрузки
каждой
производственной
единицы
на
срок
планирования.
Если
после
цикла
работы
33
CRP-модуля
программа
не
признается
реально
осуществимой,
то
в
нее
вносятся
изменения,
и
она
подвергается
повторному
тестированию
с
помощью
CRP-модуля.
В
CRP-алгоритме
можно
условно
выделить
два
этапа.
Речь
идет
об
предварительном
и
окончательном
планировании:
-
RCCP
(Rough-Cut
Capacity
Planning).
Предварительное
планирование
производственных
мощностей.
Процедура
достаточно
быстрой
проверки
нескольких
ключевых
ресурсов,
с
помощью
которой
можно
выяснить,
достаточно
ли
мощностей
для
выполнения
основного
плана
производства.
-
FCRP
(Finite
Capacity
Resource
Planning).
Окончательное
планирование
производственных
мощностей.
Даже
если
RCCP
может
указывать
на
наличие
достаточного
объема
мощностей
для
выполнения
плана
производства,
FCRP
может
показать
дефицит
этих
мощностей
в
определенные
периоды
времени.
Система
CRP
информирует
обо
всех
расхождениях
между
планируемой
загрузкой
и
имеющимися
мощностями,
позволяя
предпринять
необходимые
регулирующие
воздействия.
При
этом
каждому
изготавливаемому
изделию
назначается
соответствующий
технологический
маршрут
с
описанием
ресурсов,
требуемых
на
каждой
его
операции,
на
каждом
рабочем
центре.
В
процессе
работы
CRP
модуля
разрабатывается
план
распределения
производственных
мощностей
для
изготовления
каждого
конкретного
изделия.
В
соответствии
с
пробной
программой
производства
определяется
степень
загрузки
каждой
производственной
единицы
оборудования
в
планируемом
временном
периоде.
Если
после
работы
CRP
модуля
программа
производства
признается
выполнимой,
то
она
становится
основной
для
MRP-модуля.
В
другом
случае
в
неё
вносятся
изменения,
и
она
подвергается
повторной
оценке
с
помощью
CRP
модуля.
CRP
не
занимается
оптимизацией
загрузки,
осуществляя
лишь
расчетные
функции
по
заранее
определенной
производственной
программе,
моделирует
заданную
производственную
систему.
Обзор
систем
CRP
представлен
в
таблице
4
Таблица
4
Интегрированные
системы
управления
предприятием,
представленные
на
российском
рынке
Название
тиражируемой
ИСУП
Поставщик
на
территории
России
Парус
8.x
Парус
Продолжение
таблицы
1.4
БЭСТ-ПРО
3.02
Интеллект-Сервис
34
SunSystems
Robertson
&
Blums
М-2
Клиент-серверные
технологии
АС+
Борлас
Флагман
Инфософт
Монополия
Формоза-Софт
Эталон
Цефей
Альфа
Информконтакт
1С:
Предприятие
7.7
Рассмотрим
отдельные
решения
в
сфере
автоматизации
продаж
Фирмой
и
ее
региональными
партнерами
предлагаются
ряд
готовых
решений
по
автоматизации
торгового
и
складского
учета
оптовой,
мелкооптовой
и
розничной
торговли.
В
зависимости
от
технических
требований
возможно
автоматизировать
от
одного
рабочего
места,
до
всего
склада
(магазина)
или
торговой
сети
с
подключением
и
настройкой
торгового
оборудования.
Все
программные
пакеты
для
розничной
торговли
нацелены
на
решение
конкретных
типовых
и
отраслевых
задач.
От
аналогов
других
фирм
программные
пакеты
от
фирмы
и
партнеров
отличаются
открытым
программным
кодом,
что
делает
их
наиболее
масштабируемыми
и
гибкими
при
внедрении.
Предлагаемые
решения
отличаются
также
возможностью
быстрой
настройки
под
условия
и
требования
конкретного
заказчика
и
оптимальным
соотношением
вложений
и
результата
«1С:
Торговля
и
Склад»
для
предназначена
для
автоматизации
учета
в
торговых
организациях
оптово-розничной
торговли.
Система
поддерживает
все
наиболее
распространенные
операции,
связанные
с
закупкой,
хранением
и
продажей
товара.
Продукт
является
наиболее
общим
по
функционалу
решением
Основные
возможности
решения
«1С»:
ведение
учета
по
нескольким
фирмам
позволяет
вести
в
одной
информационной
базе
учет
от
имени
нескольких
организаций.
Как
правило,
в
этом
случае
эти
организаций
имеют
одного
собственника
(принадлежат
одной
компании).
Это
позволяет
объединить
нормативно-справочную
информацию
и
консолидировать
отчетность
по
всей
компании,
а
не
по
каждой
фирме
в
отдельности.
учет
наличия,
движения
товаров,
продаж,
возвратов,
формирование
и
продажа
наборов.
учет
взаиморасчетов
с
поставщиками,
покупателями
и
комитентами.
35
возможность
ведения
различных
аналитических
признаков
(категорий)
товаров,
контрагентов
и
цен,
обеспечивает
получение
отчетности
в
необходимых
пользователю
разрезах
аналитики
(например,
анализа
продаж
одежды
по
сезонам).
автоматизация
процесса
ценообразования
на
основе
ценовых
категорий
(розничные,
оптовые,
мелкооптовые
и
т.д.)
возможность
подключения
ЭККА
и
другого
торгового
оборудования.
автоматическое
формирование
регламентной
отчетности.
Рассмотрим
Основные
возможности
по
автоматизации
торговой
и
складской
деятельности
модуля
«Реализация
и
склад»
системы
«ПАРУС-Предприятие
полная
поддержка
мультивалютного
учета;
поддержка
оптовой
продажи
любых
видов
товаров
и
услуг;
полный
учет
и
контроль
не
только
за
движением
товаров,
но
и
за
взаиморасчетами
и
состоянием
финансов
без
привлечения
бухгалтерии;
ведение
учетных
регистров
заказов,
приходных
ордеров,
счетов,
накладных;
учет
и
отработка
результатов
инвентаризации
и
возвратов;
ведение
журнала
товарных
запасов:
настраиваемый
партионный
учет
с
возможностью
автоматического
учета
сроков
годности;
резервирование
товара;
ведение
журнала
платежей;
учет
товаров
в
натуральном
и
стоимостном
выражении
с
момента
его
поступления
до
продажи
и
списания
вне
зависимости
от
его
местонахождения
(на
складах,
в
торговых
залах,
в
отделах);
работа
с
лицевыми
счетами
контрагентов,
ведение
лимита
кредитования;
ведение
многих
тарифов,
автоматизированное
формирование
цен
реализации;
прямая
обработка
торговых
документов
в
бухгалтерской
подсистеме;
учет
нормативных
затрат
по
картам;
создание
актов
комплектации
и
разукомплектации;
отработка
актов
разукомплектации
со
списанием
комплектующих;
списание
комплектующих
с
оприходованием
готового
изделия;
списание
изделия
с
оприходованием
комплектующих;
36
получение
полной
отчетности.
Однако
часто
и
использование
этих
средств
имеет
ряд
недостатков:
благодаря
комплексности
решения,
часто
возникает
необходимость
особенной
настройки
конфигурации
программного
решения,
требуется
внесение
изменений
в
исходный
код
программы,
которое
может
выполнить
только
сертифицированный
этими
фирмами
программист.
Фирма
должна
обладать
правами
и
средствами
разработки,
которые
так
же
должны
быть
приобретены
у
этих
фирм.
часто
возникают
проблемы,
связанные
с
конвертацией
уже
существующих
баз
данных,
которые
нередко
приводят
к
потери
информации
и
невозможности
ее
дальнейшего
использования;
необходимость
покупки
дорогостоящей
лицензии
на
лицензированные
продукты,
часто
делает
их
недоступными
для
малого
и
среднего
бизнеса.
Отличительная
особенность
программы
«Флюгер-Продажи»
компании
«Интернет-Фрегат»
-
низкая
стоимость
при
высоком
качестве
программного
продукта.
«Флюгер-Продажи»
предназначена
для
автоматизации
бизнес-процессов,
связанных
с
работой
торговых
представителей
и
мерчендайзеров,
в
том
числе
и
в
организациях,
имеющих
регионально-распределенную
сеть
дистрибуции
товаров.
Уникальная
архитектура
Системы
позволяет
автоматизировать
мобильную
торговлю
любыми
видами
продукции:
бытовая
химия,
продукты
питания,
сигареты,
алкоголь,
автоаксессуары,
и
т.д.
«Флюгер-Продажи»
автоматизирует
следующие
процессы:
предварительные
заявки
(Pre
Selling)
и
торговля
с
колес
(Van
Selling);
мерчендайзинг;
мотивация
торговых
команд
(цели
и
задачи)
и
расчет
премий;
планирование
продаж
в
ассортименте.
«При
создании
готового
решения
в
виде
«Флюгер-Продажи»
мы,
прежде
всего,
ставили
перед
собой
цель
создания
недорого,
качественного
и
гибкого
программного
продукта,
-
комментирует
выход
системы
Греков
Михаил,
заместитель
директора
по
внедрению.
С
«Флюгер-Продажи»
даже
небольшая
компания,
занимающаяся
дистрибуцией
продукции,
может
позволить
себе
комплексную
автоматизацию,
как
процессов
продажи,
так
и
процессов
мерчендайзинга
продукции.»
37
Компания
«Интернет-Фрегат»
создавала
Систему,
как
решение,
не
требующее
дорогого
общесистемного
программного
обеспечения
и
дорого
обслуживания.
Среди
активных
участников
рынка
автоматизации
розничной
торговли
можно
выделить
компании
"Пилот",
"КОРУС
Консалтинг",
Columbus
IT
Partner,
IBS,
Verysell
6,
"АСТОР
ВЦ".,FIT,
Borlas
Retail,
"Интеллект
Сервис",
"Софт-Вест",
"Парус"
и
"Альфа",
"Фрегат"
и
ТЦ
"Эйс".
Таким
образом,
все
рассмотренные
комплексные
средства
учета
обладают
целым
рядом
недостатков,
среди
основных
недостатков
является
стоимость
програмного
обеспечения,
а
так
же
отсутствуют
эффективные
решения
в
рассматриваемой
предметной
области.
в
связи
с
эти
необходима
разработка
новой
программной
системы.
1.3.2
Выбор
и
обоснование
стратегии
автоматизации
задачи
Разработка
стратегии
реализации
проекта
автоматизации
предприятия
ООО
«Экспресс»
предполагает
наличие
ряда
взаимосвязанных
между
собой
последовательных
действий
-
анализ
бизнеса;
-
анализ
стратегии
развития
бизнеса;
-
определение
стратегических
свойств
ИС;
-
определение
функциональности
ИС
в
целом;
-
выбор
стратегии
автоматизации:
-
определение
архитектуры;
-
формирование
бизнес-плана
Различают
следующие
виды
стратегий
автоматизации:
-
полная;
-
по
направлениям;
-
по
участкам;
-
хаотичная.
Автоматизация
предприятия
«по
участкам»
предусматривает
внедрения
небольших
автоматизированных
систем
для
прикрытия
узких
мест.
Таким
образом,
через
некоторое
время
предприятие
будет
представлять
собой
ряд
разрозненных

Смотрите также:

"Автоматизация обработки заявок ООО "Проектно-Строительная Компания"
"Автоматизация процесса аттестации персонала для ООО "Нэт Бай Нэт Холдинг"
"Анализ интернет-активности конкурентов ( на примере конкурентов "Газпром нефть")
"Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётними лицами в организации на примере ООО "ЛОЦ 10""
«Психологическое сопровождение персонала в организации на примере ООО «Крокус»
Cовершенствование деловой оценки персонала в организации (на примере ООО "Даймонд кейтеринг развитие")
IPO - инструмент финансирования деятельности организации. На примере ПАО «Нефтяная компания «Лукойл»
PR как средство продвижения организации (на примере ПАО "Тамбовский завод "Комсомолец им. Н.С. Артемова")
PR-коммуникации в сфере общественного питания (на примере кафе-кондитерской «Cream Cheese»)
SMM как средство повышения эффективности работы учреждений социокультурной сферы (на примере Малого театра)