27
Для детального представления обмена информацией необходимо
выполнить декомпозицию функции, диаграмма декомпозиции IDEF0
представлена на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Декомпозиция контекстной диаграммы IDEF0 деятельности специалиста
отдела кадров ООО «НУБК»
В ходе декомпозиции контекстной IDEF0 диаграммы произведено
выделение следующих бизнес-процессов сотрудника отдела кадров ООО
«НУБК»:
учет данных сотрудников и соискателей;
учет вакансий и кандидатов;
оформление приема и увольнение сотрудников;
учет рабочего времени и табелирование;
оформление отчетов по кадровому составу [19].
Для каждого процесса строится диаграмма IDEF0 второго уровня,
отражающая непосредственный состав и структуру действий бизнес-процессов
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
16.07.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность специалиста отдела кадров ООО
"НУБК"
A0
Штатное
расписание
Менеджер отдела кадров
Трудовой кодекс
РФ
Зарплатная
ведомость
Сведения о
соиск ателях
Личная карточка
Спис ки вакансий
Должностные инструкции
сотрудников ООО "НУБК"
Личные данные
персонала
Кадровый
состав
Отчеты
Данные о
сотруднике
Заявление о
приеме
Запросы
Сведения об
отработанном времени
Отчеты по
ваканс иям и
соиск ателям
Заявления
Данные по
персоналу
Заявление об
увольнении
Пакет MS Office 2016
Начальник
отдела
кадров
Штатное
расписание
Табель
отработанного
времени
Сведения об
увольнении
Сведения о
принятии на работу
Сведения по
окладам
График работы
Нормативные
документы
10р.
Учет данных
сотрудников и
соискателей
20р.
Учет вакансий и
кандидатов
30р.
Офор мление
приема и увольнения
сотрудников
40р.
Учет рабочего
времени и
табелирование
50р.
Офор мление отчетов
по кадровому составу
28
декомпозиции. Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет
данных сотрудников и соискателей» представлена на рисунке 1.8.
Рис. 1.8 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет
данных сотрудников и соискателей»
Данная диаграмма процесса «Учет данных сотрудников и соискателей»
отражает работу менеджера отдела кадров по обработке данных содержащихся в
резюме соискателей, а именно данные соискателей, их квалификация, навыки и
умения, опыт работы. Выходными данными для работы по учету данных
соискателей является личная карточка соискателя, по которой в дальнейшем
будет осуществляться подбор кандидатов на вакансии [27].
Так же проводится работа с сотрудниками, каждому сотруднику открыта
личная карточка, в которой указаны его квалификации, для участия в подборе на
открытую вакансию.
Менеджер отдела кадров ведет прием и учет заявлений от сотрудников, а
также от соискателей, которые начинают процедуру трудоустройства. Заявления
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
18.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет данных сотрудников и соискателей
A1
Заявления
Нормативные документы
Пакет MS Office 2016
Менеджер отдела кадров
Заявление об
увольнении
Личные данные
персонала
Личная карточка
Данные о с отруднике
Сведения о
соиск ателях
10р.
Учет резюме
соиск ателей
20р.
Учет данных по
сотрудникам
30р.
Учет заявлений
29
от сотрудников на увольнение является основанием для открытия вакансии и
поиска кандидатов, согласно штатного расписания организации.
Процесс подбора кандидатов на открытые вакансии включает в себя
несколько работ, а именно ведение учета вакансий, которые открыты в связи с
изменением в штатном расписании, т.е. открытие новых должностей, или же
увольнением сотрудников и появления не заполненных позиций в штатном
расписании. Для поиска кандидатов формируется список кандидатов, как внутри
организации, удовлетворяющих требованиям должности, так и из полученных
резюме соискателей. На основании построенных списков производится поиск
удовлетворяющих условиях кандидатов.
В результате подбора производится выбор кандидата и после его согласия
на трудоустройство или перевод он пишет соответствующее заявление о приеме
на работу [29].
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет вакансий
и кандидатов» представлена на рисунке 1.9.
Рис. 1.9 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет
вакансий и кандидатов»
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
18.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет вакансий и кандидатов
A2
Пакет MS Office 2016
Трудовой кодекс
РФ
Менеджер отдела кадров
Сведения о
подходящих по
квалиф икации
кандидатах
Данные о с отруднике
Заявление о приеме
Штатное рас писание
Спис ки вакансий
Сведения по окладам
Отчеты по
ваканс иям и
соиск ателям
Должностные инструкции с отрудников ООО "НУБК"
10р.
Ведение учета вакансий
20р.
Формирование списков
кандидатов
30р.
Подбор кандидатов
30
После того как зарегистрировано заявление на прием или увольнение
менеджер отдела кадров производит соответствующие работы по оформлению
сотрудника на работу и делает соответствующие документы и запись в трудовую
книжку и формирует соответствующие отчеты по движению сотрудников.
В случае не заполнения вакансии или же отсутствия необходимости в ее
заполнении или же наоборот увеличения количества сотрудников начальник
отдела кадров ведет работу по изменению штатного расписания, которое
утверждается и подписывается руководством организации.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Оформление
приема и увольнения сотрудников» представлена на рисунке 1.10.
Рис. 1.10 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса
«Оформление приема и увольнения сотрудников»
Все сотрудники получают заработную плату исходя из оклада,
утвержденного в штатном расписании, а также премий и вычетов, которые
налагаются на них в связи с различными ситуациями. Для того что бы бухгалтер
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
18.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Оформление приема и увольнения сотрудников
A3
Пакет MS Office 2016
Менеджер отдела кадров
Нормативные документы
Трудовой кодекс
РФ
Заявление о
приеме
Сведения об отработанном
времени
Заявление об увольнении
Должностные инструкции
сотрудников ООО "НУБК"
Сведения о
принятии на
работу
Сведения об увольнении
Начальник отдела кадров
Штатное рас писание
10р.
Оформление принятия
на работу
20р.
Оформление увольнения
30р.
Внес ение изменений в
штатное расписание и вакансии
31
по заработной плате рассчитал заработную плату сотрудникам корректно, отдел
кадров ведет табель отработанного времени, а также составляет график работ.
Для предварительного расчета составляются и сообщается отчет
заработной платы сотрудников [30].
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет рабочего
времени и табелирование» представлена на рисунке 1.11.
Рис. 1.11 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Учет
рабочего времени и табелирование»
ПО результатам работы с вакансиями, соискателями, кадровой работе и
расчету заработной платы на основе ведения табеля рабочего времени
составляются различного рода отчеты. Отчеты по кадровому составу требуются
для сотрудников отдела кадров и руководства при составлении штатного
расписания, планирования бюджета заработной платы, ведения регистра
должностных окладов на каждый год и возможностях их индексации. Кадровые
отчеты так же необходимы при расчёте заработной платы сотрудникам,
передачи информации в различные инстанции и государственные службы для
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятельность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
18.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учет рабочего времени и табелирование
A4
Менеджер отдела кадров
Пакет MS Office 2016
Трудовой кодекс
РФ
Зарплатная
ведомость
График
работы
Сведения об отработанном
времени
Кадровый состав
Данные по перс оналу
Сведения по окладам
Должностные инструкции
сотрудников ООО "НУБК"
Табель отработанного времени
10р.
Составление графика
рабочего времени
20р.
Табелирование
сотрудников
30р.
Рас чет заработной
платы
32
учета сотрудников работящих в неблагоприятных условиях крайнего севера и
заполярья, а также задействованных на опасных и вредных производствах.
Кадровые отчеты по вакансиям и соискателям так же передаются
руководству и заинтересованным в поисках сотрудников руководителям
структурных подразделений, где помимо требований к квалификации
проводятся собеседования.
Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса «Оформление
отчетов по кадровому составу» представлена на рисунке 1.12.
Рис. 1.12 Декомпозиция IDEF0 диаграммы второго уровня процесса
«Оформление отчетов по кадровому составу»
В результате моделирования предметной области и построения бизнес-
процессов в нотации IDEF0 строится узловая модель, которая позволяет
наглядно отразить и показать иерархию и состав бизнес-процессов, что
впоследствии может быть использовано для проектирования сценариев диалога
информационной системы и проектирования логики работы и алгоритма
обработки данных [31].
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
18.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Оформление отчетов по кадровому составу
A5
Трудовой кодекс
РФ
Менеджер отдела кадров
Пакет MS Office 2016
Данные по перс оналу
Запросы
Отчеты
Сведения по окладам
Штатное
расписание
Начальник отдела кадров
Кадровый состав
10р.
Составление отчетов
по кадровому составу
20р.
Составление штатного
расписания
30р.
Формирование отчетов
по кадровому движению
33
Узловая диаграмма IDEF0 деятельности специалиста отдела кадров ООО
«НУБК» представлена на рисунке 1.13.
Рис. 1.13 Узловая диаграмма IDEF0 деятельности специалиста отдела кадров
ООО «НУБК»
Все документы оформляются на рабочем месте менеджера по персоналу в
формате Word и Excel и доводятся до сведения бухгалтера по заработной плате в
устной форме.
Такая организация работы ведет за собой такие последствия, как:
затрата большого количества рабочего времени при оформлении
документов;
несвоевременная обработка информации бухгалтером;
повышенный риск человеческого фактора;
низкая эффективность и производительность труда.
Анализ функционирования позволяет выявить недостатки в процессе
обработки информации, а именно оперативность получения, регистрации и
обработки входящей и исходящей корреспонденции, сложный документооборот
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
16.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность специалиста отдела кадров ООО
"НУБК"
A0
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Деятель ность отдела кадров по
работе с перс оналом организации ООО "НУБК"
16.11.2019
01.12.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность специалиста отдела кадров ООО
"НУБК"
A0
00р.
Деятельность специалиста
отдела кадров
ООО "НУБК"
10р.
Учет данных
сотрудников и
соиск ателей
20р.
Учет вакансий и
кандидатов
30р.
Оформление
приема и увольнения
сотрудников
40р.
Учет рабочего
времени и
табелирование
50р.
Оформление отчетов
по кадровому составу
Учет резюме
соиск ателей
Учет данных по
сотрудникам
Учет заявлений
Ведение учета вакансий
Формирование списков
кандидатов
Подбор кандидатов
Оформление принятия на работу
Оформление увольнения
Внес ение изменений в штатное
расписание и вакансии
Составление графика
рабочего времени
Табелирование
сотрудников
Рас чет заработной
платы
Составление отчетов по
кадровому составу
Составление штатного
расписания
Формирование отчетов
по кадровому движению
34
в организации, проходящий согласование различных руководителей. Отсутствие
специальной программы по подбору персонала на основе уровня знаний и
навыков кандидатов негативно сказывается на процессе подбора персонала. Это
заключается в проведении лишних собеседований и консультирований
кандидатов, затрат времени на поиск кандидатов.
Наличие системы по учету всех показателей кандидатов, а также ведения
кадрового учета значительно сэкономит время на выбор и подбор персонала.
Отсутствие специальной программы по подбору персонала на основе
уровня знаний и навыков кандидатов негативно сказывается на процессе
подбора персонала. Это заключается в проведении лишних собеседований и
консультирований кандидатов, затрат времени на поиск кандидатов на
вакантные должности
В информационной системе «Введение информационной базы о
должностях и вакансиях» должна быть реализованы следующие возможности:
ведение учеты данных по сотрудникам;
ведение учета данных по соискателям и текущим сотрудникам
организации;
ведение учета вакансий;
проведение подбора кадров на открытые вакансии по
квалификационным требованиям;
ведение учета должностей и окладов, согласно штатного
расписания;
прием заявлений и их учет;
ведение учета и оформление документов по приему на работу и
увольнение сотрудников;
ведение учеты по графику работы сотрудников;
составление табеля рабочего времени сотрудника;
ведение учёта отработанного времени по окладу и в соответствии с
вычетами, проведенными по сотруднику;
составление штатного расписания организации;
формирование отчетов по кадровому движению и кадровому
составу организации.
35
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
ООО «НУБК» осуществляет обработку данных работников, которая
включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их
использованию. Кадровая документация проходит так же процедуру
регистрации и обработки, на что тратятся трудовые ресурсы отдела кадров,
таблица 1.4.
Таблица 1.4
Объемные характеристики потоков внутренней информации
Наименование
документа
Единица
измерения
Частота
возникновения
в год
Трудовые
затраты на
обработку
одного док, чел.-
час/док.
Трудоёмкость,
чел/час
Кадровые приказы
Документ
700
3
262,50
Сведения по
вакансиям
Документ
150
2
300
Подбор кандидатов
Работы
150
7
1050
Табель
Документ
12
7
10,50
Ведомость
сотрудников
Документ
900
9
1012,50
Личная карточка
сотрудника
Документ
300
0,5
18,75
Входящие заявления
Документ
200
5
125
Вакансии по
должностям
Документ
300
10
375
Отчет по графику
работы
Отчет
120
12
180
Отчет по зарплате
Отчет
120
4
60
Отчет по кадрам
Отчет
200
6
150
Штатное расписание
Документ
12
14
21
Итого
3565,25
36
Оплата труда менеджера по кадрам ООО «НУБК» составляет 250 руб./ч.
Исходя из среднечасовой стоимости часа можно рассчитать стоимостные
затраты на проведения работ по подготовке документов, а также затраты по
учету данных, выполнимые в ручном режиме сотрудниками отела кадров ООО
«НУБК» [26].
Исходя из характеристики потоков внутренней информации можно
получить следующие данные, что стоимость ведения учета по вакансиям
составит 250 руб./ч. * 300 ч. = 75000 руб., а на подбор кадров затраты будут
составлять 250 руб./ч. * 1050 ч. = 262500 руб.
При использовании информационной системы «Введение
информационной базы о должностях и вакансиях», время, потраченное на
ведение учета по вакансиям может сократиться не менее чем в половину и
составит 1 час. В год, данная операция будет занимать 150 ч., следовательно,
стоимость в год составит: 250 руб./ч. * 150 ч. = 37500 руб.
Подбор кадров, при работе с бумажными документами, резюме и анализе
полученной информации занимает 7 часов рабочего времени и может
растягиваться на несколько рабочих дней. С применением ИС «Введение
информационной базы о должностях и вакансиях» работы по подбору
кандидатов на вакансии сократится до 2 часов, следовательно, стоимость в год
составит: 250 руб./ч. * 300 ч. = 75000 руб.
Экономическая выгода от автоматизации при работе с учетом вакансий
будет составлять: 75000 руб. – 37500 руб. = 37500 руб., а так же на подбор
кандидатов составит: 262500 р. – 75000 р. = 187500 р.
Это делает экономически выгодным внедрение ИС «Введение
информационной базы о должностях и вакансиях».
На каждом этапе обработки кадровых данных участвуют определенные
сотрудники, в связи с этим каждый сотрудник должен руководствоваться
регламентами и инструкциями при работе с кадровыми данными и их защите.
Этапы обработки кадровых данных сотрудников, ответственные лица,
виды документов, содержащих кадровые и персональные данные и способы
обработки данных представлены на рисунке 1.14.