37
Обработка данных сотрудников
Обработка первичных
документов
Формирование
дела сотрудника
Кадровый учет
Формирование
е штатного расписания
Бухгалтер ДиректорОтдел кадров
Резюме,
трудовая книжка,
паспорт
Заявление, дело
сотрудника
Приказ по
кадровому
составу
Штатное
расписание
Заявление, дело
сотрудника
Штатное
расписание
Штатное
расписание
Рис. 1.14 Этапы обработки данных по кадрам
При возникновении вакансий на рабочие места сотрудники отдела кадров
должны произвести анализ рабочего места, выявить требования к кандидатам,
произвести поиск и согласование кандидатов. Все этапы работы сопряжены с
затратами времени, поскольку необходимо проанализировать большое
количество информации и определить круг кандидатов, подходящих по
требованиям [29].
После того как кандидат найден необходимо провести операции по его
трудоустройству или переводу, провести оценку его работы по истечению
испытательного срока и совместно с непосредственным руководителем
38
структурного подразделения принять решение о трудоустройстве на постоянной
основе или увольнения сотрудника, рисунок 1.15.
Отдел по работе с
персоналом
Поиск внутри
организации
Поиск вне
органзиации
Проведение
собеседования и
испытаний
Подписание
кадровой
документации
Подготовка проектов
документов для
заключения трудовых
отношений
Отбор
претендентов
Знакомство с
коллективом
Результаты деятельности
во время испытательного
срока сотрудника
Продвижение по
карьерной
лестнице
Подписание
документации и
ее регитсрация
Подготовка кадровой
документации
Увольнение
Поступление
заявки
Уточнение требований
к кандидатам
Анализ рабочего места,
функций
работников
Определение способностей на
выполняемую работу
Определение способностей на
выполняемую работу
Оценка документов
кандидатов
Принятие
на работу
Ознакомление
сотрудника
с документами
Адаптация
Оценка работы
Положительные
результаты
Неудовлетворительные результаты
Подписание
обходного листа
Ознакомление
с решением
Рис. 1.15 Схема технологического процесса кадрового движения сотрудника
Анализ функционирования позволяет выявить недостатки в процессе
обработки информации, а именно длительность выполнения операций по
ведению информационной базы о должностях и вакансиях, сложность анализа
качеств кандидатов и формулирования требований к соискателям [10].
Отсутствие специальной программы по ведению информационной базы о
должностях и вакансиях негативно сказывается на процессе и эффективности
труда, тормозит ее высокую производительность, а также повышает риск
человеческого фактора.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
ООО «НУБК» использует информацию, которую необходимо защищать
по требованию законодательства (персональные данные), технические данные
функционирования непосредственно ООО «НУБК», информация, относящаяся к
коммерческой тайне.
39
Поскольку компания ООО «НУБК» работает на конкурентном рынке, а
также использует различные технические средства, которые относятся к
передовым разработкам НИОКР необходимо защищать данные о
технологическом процесса и структуре машин и агрегатов, техническую
документацию, данные коммерческих договоров и подрядов [15].
Специалисты Ит-отдела, вне зависимости от структурного подразделения
совместно со службой информационной безопасности непосредственно
осуществляют деятельность по защите информации.
Физическая защита организации включает в себя следующие компоненты:
контроль доступа к объекту учебным и административным
помещениям;
система видеонаблюдения и датчиков движения;
пропускная система доступа;
защита технических помещений.
В ООО «НУБК» также имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Положение о порядке обработке и защите персональных данных с
использованием ИС и без применения ИС.
2. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального для ООО «НУБК».
доступ к персональным данным сотрудников ООО «НУБК».
3. Регламент работы с вычислительными и информационными
ресурсами на территории ООО «НУБК» и передачи данных по каналам связи.
4. Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО
«НУБК».
Организационная защита информации и внутренние нормативно-правовые
акты направлены на защиту данных передаваемых как в электронном виде и
обрабатываемые с помощью информационных систем, а также для защиты
40
документов, обрабатываемых в традиционной бумажной форме и хранимые на
территории организации.
Для защиты информации от внешних угроз в ООО «НУБК» используется
межсетевой экран – программный и аппаратный маршрутизатор, а также
дублирующий маршрутизатор. Оба маршрутизатора подключены к разным
каналам связи, один из каналов является резервным [20].
Для сервера определено взаимодействие и адресация пакетов между
сетевыми адаптерами по умолчанию. В случае необходимости для некоторых
приложений могут быть разработаны специальные маршруты, по которым будет
производиться адресация на прямую, без использования брандмауэра. Так же в
таблицах маршрутизации могут быть прописаны доверительные адреса
компьютеров, которые могут выполнять подключения к указанным ресурсам.
Для защиты всех подключений используется штатный брандмауэр
операционной системы, который позволяет исключить несанкционированный
доступ к ресурсам сервера, а также не допускает получение и передачи
информации не доверительных приложений.
Для сервера определено взаимодействие и адресация пакетов между
сетевыми адаптерами по умолчанию. В случае необходимости для некоторых
приложений могут быть разработаны специальные маршруты, по которым будет
производиться адресация на прямую, без использования брандмауэра. Так же в
таблицах маршрутизации могут быть прописаны доверительные адреса
компьютеров, которые могут выполнять подключения к указанным ресурсам.
При настройке коммуникационного оборудования имеются возможности
динамической адресации в сети и указание статичного IP адреса.
В организации повсеместно используется антивирусная защита Kaspersky
Endpoint Security 10 на каждом рабочем компьютере сотрудников, а также
защищающая серверное оборудование под управлением операционной системы
Windows Server. Комплексная антивирусная защиты обеспечивает защиту всей
локальной вычислительной сети организации и защиту из внешней сети
интернет. Используемое оборудование защиты и программного обеспечения,
обеспечивающего защиту данных, обязательно проходит сертификацию ФТЭК
[15].
41
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Работа с вакансиями и обработка данных соискателей не относится к
классической работе сотрудников отдела кадров. Сотрудники отдела кадров
выполняют регламентированную работу по учету данных о сотрудниках
организации и формируют документы строгой отчетности. Работа с вакансиями
и поиском и обработкой данных соискателей, а также учет кандидатов
дополнительная работа, которая возлагается на сотрудников отдела кадров,
поскольку они являются первой инстанцией в организации, где обрабатываются
сведения о человеке, как о профессионале и человеке, который осуществляет
поиск работы.
Для того что бы осуществить выбор средств разработки, а также способы
автоматизации необходимо рассмотреть существующие аналоги программных
средств для решения подобных задач [8].
«БухСофт: Зарплата и Кадры»
Программа аккумулирует, учитывает информацию, и формирует
документацию по:
1. Персональным и кадровым данным сотрудников.
2. Персонифицированному учету. Индивидуальные сведения.
Дополнительные страховые взносы.
3. Учет сведений о штатном расписании организации.
4. Ведению табеля с применением различных графиков работы.
5. Расчёту и выдаче заработной платы с формированием всех
необходимых документов.
6. Уплате налогов с зарплаты.
7. Формированию бухгалтерских проводок и отчётности по зарплате.
Программное решение ведет учет сотрудников, их личных дел, но при
этом не имеет возможности вести учет непосредственно имеющихся вакансий,
согласно штатного расписания и его наполненности. Так же программное
решение не имеет подсистем, работающих непосредственно с кандидатами,
42
поскольку система данного класса реализует ведение документации по уже
устроенным на работу сотрудникам, а также ведение кадрового учета [9].
КАМИН:Расчет заработной платы. Версия 3.0
Конфигурация «КАМИН:Расчет заработной платы. Версия 3.0»
предназначена для проведения расчетов заработной платы сотрудникам, а также
ведения первичного кадрового учета, обработки заявлений сотрудников, учета
рабочего времени.
Программное решение позволяет выполнять следующие функции:
проводить расчет и начисление заработной платы в соответствии с
ТК РФ;
вести кадровый учет, осуществлять контроль приема и увольнения
сотрудников, их перемещения в соответствии со штатным расписанием
предприятия;
вести табель учета рабочего времени, возможность учитывать
вечернее, ночное сверхурочное время работы сотрудников;
формировать отчеты в различных видах и по различным
направлениям учета [32].
Программное решение не ориентировано на учет вакансий, которые
имеются в организации, а также хранение данных о кандидатах. В системе
производится кадровый учет, который начинается с момента трудоустройства
сотрудника, но не его подбор, или данных по имеющимся вакансиям.
«1С: Зарплата и управление персоналом 8»
В 1С: Зарплата и управление персоналом 8 поддерживаются все основные
процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета
зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату
труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к
управлению персоналом.
В программном продукте реализованы возможности полного цикла
кадрового учета и анализа кадрового движения, работа с вакансиями и
43
соискателями, ведение штатного расписания, определение критериев для
подбора персонала [33].
Сравнение программных продуктов представлено в таблице 1.5.
Сравнение ведется по технологическим признакам, поскольку необходимо
определить наиболее подходящий программный продукт с точки зрения его
внедрения в организации. По функциональности программные продукты схожи
между собой, поскольку деятельность по учету кадров и расчету заработной
платы регламентирована.
Таблица 1.5
Сравнительная характеристика готовых решений автоматизации работы с
кадрами
Характеристика
«БухСофт:
Зарплата и Кадры»
КАМИН:Расчет
заработной платы.
Версия 3.0
1С:Зарплата и
управление
персоналом 8
Использование
Платная
Платная
Платная
Интерфейс
пользователя
Web
Модуль ПО
Модуль ПО
СУБД
Встроенная
Встроенная
SQL Server,
встроенная
Клиент-серверная
Да
Да
Да
Разграничение доступа
Да
Да
Да
Ведение журналов
учета документов
Да
Да
Да
Кадровый учет
Да
Да
Да
Ведение базы
вакансий
Нет
Нет
Да
Ведение базы
кандидатов
Нет
Нет
Да
Подбор кандидатов на
вакансии
Нет
Нет
Нет
Платформа
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Клиент-сервер
Стоимость лицензии,
руб.
35000
25000
40000
44
Все рассмотренные программные продукты имеют достаточно хороший
набор функций и могут быть легко внедрены в информационное пространство
филиал ООО «НУБК». При этом задачу учета вакансий и соискателей, а также
подбор кандидатов реализован только в программном продукте 1С: Зарплата и
управление персоналом 8. В связи с этим наиболее приемлемыми решениями
для автоматизации введение информационной базы о должностях и вакансиях
являются решения на платформе 1С Предприятие 8.3, которые могут быть
доработаны исходя из поставленных задач, например, 1С: Заработная плата
персонала 8. При этом следует учитывать, что данное программное решение
платное и стоит 40000 р., а также требует наличие ключей доступа на каждого
пользователя [33].
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При проведении автоматизации задачи введение информационной базы о
должностях и вакансиях ООО «НУБК» может быть осуществлена различными
способами. Каждый способ автоматизации подразумевает использование той или
иной стратеги автоматизации, в зависимости от проведенного выбора изменится
масштаб проведения автоматизации, комплектация программных решений,
задействованный персонал компании и соответственно ожидаемый результат.
Чем обширнее стратегия автоматизации, тем больше она требует внимания и
затрат на ее реализацию [31].
Разработка стратегии реализации информационной системы «Введение
информационной базы о должностях и вакансиях» состоит из ряда
последовательных действий, взаимосвязанных между собой:
определить стратегические свойства информационной системы;
определить функциональность проектируемой информационной
системы в целом;
выбрать стратегию автоматизации:
определить архитектуру.
Различают следующие виды стратегий автоматизации:
полная;
по направлениям;
45
по участкам;
хаотичная [29].
Хаотичная автоматизация состоит из набора автоматизированных
участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется
оперативными задачами и обычно не отражается в стратегических планах
предприятия. Решение об автоматизации при такой стратегии может быть
принято спонтанно или же выступать как дополнительная мера при организации
вспомогательных функций различным подразделениям.
Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации. Исходя из этого
значительно вырастает масштаб автоматизации, а также задействованные
сотрудники компании.
При автоматизации предприятия «по участкам» внедряются небольшие
автоматизированные системы для прикрытия узких мест. Таким образом, через
какое-то время предприятие будет представлять собой несколько разрозненных
небольших автоматизированных систем, не согласованных друг с другом.
При полной (комплексной) автоматизации предприятие рассматривается
как сложная система взаимосвязанных частей, все «узкие» места которой нужно
автоматизировать для увеличения общей эффективности системы [22].
В ООО «НУБК» работа по учету должностей, вакансий и соискателей не
автоматизирована. Отдел кадров ООО «НУБК» не имеет средств автоматизации
кадрового учета. Необходимость автоматизации создания информационной базы
по вакансиям и должностям появилась в связи с тем, что существующий способ
автоматизации с ведением учета в табличном редакторе MS Excel не отвечает
текущим требованиям к работам, а также подвержен значительным рискам в
использовании. Если файл будет поврежден, то все данные в нем будут
потеряны [16].
Таким образом, в качестве стратегии автоматизации в ООО «НУБК»
выбран проект автоматизации по участкам, так как автоматизация затронет
только один участок работы – формирование информационной базы вакансий и
должностей в отделе кадров при выборе кандидатов [29].
46
Для реализации данной стратегии может быть использован план, который
соотносится с данным типом стратегии и позволит выполнить все работы по
проектированию и разработке программной части информационной системы:
согласования проблем со специалистом;
определение технических и информационных требований;
разработка технической спецификации и требований к ИС;
проектирование ИС;
разработка ИС;
тестирование;
внедрение ИС.
Данный план соответствует выбранной стратегии и приведёт к решению
поставленной задачи [6].
Выбор стратегии автоматизации влияет на принятие решения по способу
автоматизации, который должен быть выбран исходя из масштаба работ, а также
влияния средства автоматизации на другие подразделения компании [31].
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для решения проблемы ведения информационной базы вакансий и
должностей ООО «НУБК» были рассмотрены следующие, а именно:
покупка готового решения;
покупка и доработка;
заказная разработка;
собственная разработка [17].
Самым очевидным способом для предприятия является приобретение
готового продукта, но данный вариант выгоден только при условии, что готовый
продукт удовлетворяет ряду параметров выбора, как то:
стоимость самого продукта;
стоимость внедрения;
наличие и стоимость технической поддержки и программной
доработки продукта;