15
категории 5 стандарта EIA/TIA 568, TSB 40, TSB 36, использовались разъемы
и соединительное оборудование стандарта RJ-45;
Использованный тип топологии сети – «звезда». Центральным
узлом является коммутатор. Периферийные узлы - рабочие станции, сервер
СУБД, Ethernet-роутер. Количество рабочих мест – 52;
Структура сети:
2 рабочих группы из 31 и 21 рабочих станций, соответственно и 1
сервера;
Архитектура сети:
Принцип клиент - сервер. Сервер баз данных, файл сервер, DHCP
сервер размещаются на одной вычислительной машине под управлением ОС
Ubuntu Server.
16
Рисунок
2. Программно
-аппаратная архитектура предприятия
17
1.2. Характеристика комплекса задач, обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Бизнес процесс – это связанная совокупность функций, при
выполнении которой потребляются определенные ресурсы и создается
продукт, имеющий ценность для потребителя.
Текущий проект относится к одному из актуальных направлений в
работе предприятия, так как учет, отправка и прием документации ведется в
обычном (ручном) режиме. И эта работа занимает большое количество
времени.
Данная система не рассчитана на полную автономность, и участие
человека в случае технических неисправностей должно быть максимально
профессиональное. Данная система интуитивно понятная. По причине
большого количества условий подчиненности, написание и установление
конкретных прав для каждого вида исполнителей – одна из главных задач для
предприятия.
С точки зрения текущего проекта, одним из ключевых процессов в
АО «ГПТП «Гранит» является работа с инозаказчиками, министерствами
Российской Федерации и соисполнителями в части касающейся работ,
которые ведутся в рамках деятельности Специального конструкторского
бюро «Меридиан».
На данный момент, система документооборота, для которой было
реализовано техническое решение, работает в ручном режиме, что приводит
к крупным финансовым потерям, а также снижению качества и скорости
работы сотрудников в целом.
Порядок оформления и прохождения поступающих документов
приведен на Рисунке 3.
18
Наименование этапа
Исполнитель
1
Документ
Общий отдел
2
Прием документа
Общий отдел
3
Проверка
правильности
адресования и наличия
приложения
Общий отдел
4
Возврат адресату при
ошибочном
поступлении
Общий отдел
5
Запись о возврате в
журнале регистрации
входящих документов
Общий отдел
6
Запись в журнале
регистрации входящих
документов
Общий отдел
7
Передача документа
руководителю по
принадлежности
Общий отдел,
через секретаря
руководителя
8
Рассмотрение
руководителем
Руководитель
9
Резолюция. Решение о
необходимости
контроля исполнения
Руководитель
10
Выписка контрольных
карточек
Ответственный за
АСКИД
11
Контрольная карточка
12
Передача документа и
контрольной карточки
непосредственному
исполнителю
Общий отдел
13
Исполнение документа
Исполнитель
14
Подтверждение
исполнения и снятие
документа с контроля
Ответственный за
исполнение
15
Архивирование
(подшивка в дела в
соответствии с
номенклатурой дел)
Общий отдел,
ответственный за
делопроизводство
в подразделении
16
Акт на уничтожение
Комиссия
17
Уничтожение по акту
Комиссия
вход
выход
5
4
2
7
6
8
13
10
12
14
13
15
17
9
конец
11
16
11
3
1
Рисунок 3. Порядок оформления и прохождения поступающих
документов
19
Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
работниками Общего отдела.
Полученный документ, имеющий исходящий номер, регистрируется в
журнале учета входящей корреспонденции. На полученном документе
проставляется регистрационный штамп.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Общий
отдел, где в журнал вносится содержание резолюции, а документ передается
на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям (при необходимости) передаются копии или
документ доводится в установленном порядке. [5. стр. 30]
Порядок оформления и прохождения исходящих документов
приведен на Рисунке 4.
20
Наименование этапа
Исполнитель
1
Основание для
подготовки документа
2
Составление проекта
документа
Исполнитель
3
Согласование проекта
документа
Исполнитель
4
Доработка документа
Исполнитель
5
Подписание
документа
Руководитель
6
Доработка документа
Исполнитель
7
Регистрация
документа
Руководитель
8
Документ
9
Уточнение
правильности
адресования
Общий отдел
10
Конвертование
Общий отдел
11
Отправка адресату
Общий отдел
12
Подшивка 2
экземпляра
исходящего документа
в дело
Общий отдел
13
Архивирование
Общий отдел
14
Акт на уничтожение
Общий отдел
15
Уничтожение
Общий отдел
Рисунок 4. Порядок оформления и прохождения исходящих
документов
вход
9
7
2
14
10
11
12
13
5
15
8
3
выход
1
4
6
21
Отправляемые документы передаются почтовой, факсимильной
связью и в обязательном порядке регистрируется в журнале учёта исходящей
корреспонденции.
В журналах регистрируется дата отправления документа, его
исходящий номер, куда и каким способом направлен, кем подписан, краткое
содержание документа.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на
рассылку.
Отправка корреспонденции через почтовые отделения связи
осуществляются Общим отделом. [5. стр. 33]
Контроль выполнения работ отслеживается только через АСКИД
(автоматизированную систему контроля исполнения документов и
поручений). Их распечатывают и указывают только ответственного
исполнителя по линии заместителей директора. Таким образом отследить
конечного ответственного исполнителя крайне сложно.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Основной целью при создании текущего программного обеспечения
являлась автоматизация процесса ведения конструкторской документации на
предприятии.
Основная задача данного процесса – создание эффективной среды
управления и функционирования работы в предприятии. Так как при
большом потоке работы (входящие письма, поступающие на проверку,
корректировку и согласование/утверждение конструкторские документы)
сложно руководителю отслеживать работу ответственных исполнителей в
режиме реального времени, система через предустановленную программу
для работы с электронной почтой.
С помощью данной программы можно увидеть такие системные
сообщения: «Вам поступило новое задание», «Маршрут согласования
22
завершен», «Ваш документ зарегистрирован».
Теперь не обязательно переходить в интерфейс Redmine, статистика
работы отображается в сообщениях приложения для работы с электронной
почтой.
Текущая поставленная задача – улучшить систему документооборота
на предприятии. Основная сложность задачи состоит в том, что большинство
сотрудников на предприятии не готовы учится работать с компьютером в
силу своего возраста. Также присутствует ряд технических ограничений. К
таковым относятся: отсутствие большого количества рабочих мест,
оснащенных компьютером, а также подключение их к сети Интернет.
Основными параметрами, регулирующими и определяющими режим
работы всей автоматизированной системы документооборота
конструкторской документации, являются установленные сроки выполнения
работы, формат документа и объем работы.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задач
Весть процесс формирования, обработки и исполнения поручения по
входящим задачам и подготовка, согласование/утверждение исходящих
документов описан в семах документооборота, представленных на Рисунке 3
и Рисунке 4.
При существующей обработке поступающей корреспонденции уже
используется вычислительная техника для подготовки отчетных документов.
Для автоматизации системы конструкторского документооборота
необходимы такие технические и программные средства, как: ПК
пользователя, почтовый клиент, программа для внедрения электронного
документооборота (в нашем случае, Redmine).
При ручной обработке конструкторских документов увеличивается
время обработки поставленной задачи. При введении в работу электронную
программу Redmine решатся основные проблемы: затраты на бумагу и
расходные материалы для принтеров; повышение производительности труда.
23
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Обеспечение информационной безопасности в компании
осуществляется несколькими методами.
Первым из них является нормативно-правовой. Каждый сотрудник,
который использует в своей деятельности внутренние, не подлежащие
огласке данные предприятия, при вступлении в должность подписывает
должностную инструкцию и дополнительное соглашение о неразглашении,
согласно которому разглашение любых данных, не предназначенных для
передачи третьим лицам, без прямого явно, устно или письменно
оформленного согласия уполномоченных лиц (генеральный директор,
заместители генерального директора, главный бухгалтер и т.д.), карается
различными мерами, вплоть до судебного разбирательства и заведения
личного уголовного дела.
Из-за простоты структуры информационной системы внутри
предприятия, для разграничения доступа изнутри к различным данным
используется предустановленный софт используемых операционных систем.
В случае FTP-сервера это разграничение удаленного доступа к папкам,
осуществляемое стандартными средствами Linux.
Ограничение на пользование сервером 1С также осуществляется
методом ограничения доступа к удаленной машине вместе с парольным
доступом непосредственно к базе данных с использованием логина для
контроля пользования системой.
Ограничения на пользование ПО и его установку, использование сети
Internet разграничены при помощи доменной политики предприятия.
За безопасность данных на файловых серверах и общую поддержку
работоспособности систем отвечают сотрудники IT-службы.
Для программных продуктов предприятия существуют ограничения
уровней доступа, реализованные с помощью метода авторизации по
идентификатору и паролю.
24
1.3 Анализ существующих разработок и
выбор стратегии автоматизации
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
Таблица 2
Сравнительный анализ систем автоматизации
№ п/п
Параметры
Docsvision
Redmine
1
Стоимость за 1
пользователя
От 7 700 руб.
Бесплатная
2
Возможность
модификации
Модульная система,
имеется возможность
подключения
дополнительного
функционала
Возможна доработка
файлов с исходным
кодом модуля
3
Интерфейс
Интуитивно понятен,
однако для
подключения
расширенного
функционала требуется
дополнительная
подписка на оказание
услуг
Интуитивно понятен
4
Кроссплатформенность
Windows (WEB-
интерфейс), Android,
iOS
Windows (WEB-
интерфейс)
«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноимённой платформы
Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-
процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге, в
2014 году был открыт филиал в Орле.
Среди 1500 клиентов - Сбербанк РФ, АЛРОСА, предприятия
«Роснефти», крупнейшие Министерства, Правительства и Администрации
городов, коммерческие предприятия различных масштабов и профиля. По
нашим подсчётам, за 20 лет пользователями системы стали 700 000
пользователей.