77
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленной
в компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над
последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут
эффективными.
Необходимо учитывать, что ключевыми моментами при использовании
перечисленных методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения
ИТ-системы. В связи с тем, что данные методы используют прогнозные значения,
достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения
системы может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего
решения.
Рассмотрим методы оценки эффективности внедрения информационных
систем, которые используют крупнейшие компании:
1. Методология оценки, основывающаяся на опыте и эффекте
внедрения систем в предыдущих проектах. Этот метод относится к априорному
подходу. Суть метода заключается в следующем: компании предлагается
самостоятельно оценить ряд предложенных ключевых показателей ее
деятельности. Затем полученные показатели сопоставляются с аналогичными
показателями других клиентов из той же отрасли по имеющейся базе данных
проектов или на основании информации из открытых источников. После этого
компания получает оценку возможного экономического эффекта, который может
быть достигнут в результате доведения ее ключевых показателей до
сопоставляемого уровня в ходе реализации проекта. Таким образом, данный
эффект оценивается не расчетным путем, а на основе результатов, достигнутых
реальными компаниями в ходе реальных проектов. К достоинствам данного
метода можно отнести простоту его использования. В то же время его
недостатком является отсутствие гарантий того, что ранее достигнутый результат
будет также достигнут этой компанией.
2. Методология Total Economic Impact (TEI). С помощью этого метода
компании могут продемонстрировать, обосновать и помочь понять осязаемую
ценность проектов по внедрению информационных технологий руководству и
главным акционерам. Если кратко, методология TEI состоит из четырех
компонентов оценки инвестиционной стоимости: выгоды, расходы, риски и
78
гибкость. Результатом модели является рассчитанные показатели ROI и
PaybackPeriod. К достоинствам модели можно отнести наглядный и понятный
каждому лицу, принимающему решения о финансировании проекта, результат.
Основной трудностью модели является непрозрачность определения прогнозных
значений экономических выгод от внедрения, что является ноу-хау компании-
разработчика данного метода.
3. Методология Rapid Economic Justification (REJ). REJ – это
методология экономической оценки, которая помогает организациям внедрять
ИТ-решения в бизнес-процессы, а затем определять абсолютную финансовую
прибыльность этих решений. Сущность методологии REJ состоит в том, что она
гарантирует, что инвестиции в информационные технологии определяются в
соответствии с поставленными целями, важными для данной организации.
Методология REJ применяется к бизнес-процессам, в наибольшей степени
влияющим на рост эффективности деятельности предприятия. Целью
методологии REJ является разработка бизнес-плана, который поможет главным
менеджерам лучше понять достоинства конкретных вложений в ИТ. Модель REJ
состоит из пяти шагов: оценка бизнеса, выработка решения, оценка прибыли и
затрат, выявление и учет потенциальных рисков, расчет финансовых показателей.
По своей сути, методология REJ подобна методологии TEI и имеет схожие
достоинства и недостатки. Кроме упомянутого выше, методология REJ помогает
найти общий язык ИТ-специалистам и бизнес-менеджменту.
Проанализировав перечисленные методики, можно заключить, что
наиболее оптимальным выбором является следующая комбинация методик с
точки зрения полноты и минимизации затрат на проведение оценки в рамках
априорного подхода.
4. Определение затратной части проекта с использованием метода
TotalCostofOwnership (TCO). Метод ТСО отражает совокупную стоимость
владения информационной технологией, которая была разработана аналитиками
компании «Gartner» в середине 1990-х годов, с помощью интеграции моделей
«Gartner» и разработок приобретенной компании «Interpose». Показателями
методики «ТСО» являются суммы прямых и косвенных затрат организации на
этапе эксплуатации информационных систем.
79
Методика «ТСО» является ключевым количественным показателем
эффективности процессов автоматизации компании, поскольку она позволяет
провести оценку совокупных затрат на использование информационных
технологий, которые включают: оборудование, инструментальные средства,
процессы сопровождения ИС, а также деятельность конечных пользователей. А
так же провести их анализ и соответственно управлять бюджетом для достижения
наилучшей отдачи от информационных технологий в организации. Метод «TCO»
является не просто отдельным интегральным показателем, а целой системой
показателей, которые соответствуют различным статьям расходов. Тем не менее
оценить только затраты на ИС недостаточно для успешных инвестиций в ИТ-
проекты. Для расчета TCO необходимо учитывать такие показатели, как:
стоимость приобретения и поддержки оборудования, необходимого
для работы системы в требуемом режиме;
стоимость программного обеспечения и его поддержка вендором;
стоимость внедрения программного обеспечения, которая включает
в себя весь цикл создания продукта;
стоимость дальнейшей поддержки реализованного продукта;
стоимость обучения персонала, который будет работать с системой.
1. Определение эффектов от внедрения системы. Данная работа может
состоять из нескольких компонентов:
прогнозирование эффекта от внедрения, исходя из результатов,
достигнутых на ранее успешно реализованных аналогичных проектах в
компаниях, принадлежащих к одному сектору экономики. Требуемые данные
получаются исходя из анализа информации, обычно размещаемой
разработчиками внедряемого программного обеспечения на официальных сайтах
в виде пресс-релизов и отзывов своих клиентов, а также других открытых
источниках. Однако, здесь кроются трудности, заключающиеся в том, что не
всегда удается сразу найти требуемую информацию.
прогнозирование эффекта на основании оценок бизнес-заказчиков. В
некоторых случаях можно привлечение бизнес-заказчиков и пользователей к
оценке эффекта внедрения ИТ-системы. Это возможно в случае определенного
80
уровня развития ИТ-культуры бизнеса компании, ответственности и наличия
четкой постановки задачи со стороны бизнеса.
2. Учет рисков, связанных с проектом внедрения. Описываемый метод
может быть применим, в том числе, в рамках проектов, в которых необходимо
выбрать наиболее подходящее решение из ряда предлагаемых к рассмотрению, на
основании наибольшей ожидаемой эффективности внедрения [15].
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы. При сравнении этих методов осуществляется анализ
затрат, которые необходимы для выполнения всех операций, производимых в
рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое программное обеспечение
затрагивает не весь бизнес-процесс, а только некоторые его этапы, необходимо
будет осуществить сравнение изменений, произошедших на этих этапах. Для
этого необходимо произвести расчет затрат на разработку проекта.
Затем можно сделать выводы об экономической эффективности на
основании полученных экономических показателей.
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки
данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
81
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год.
Показатель рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение
проекта автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который
рассчитывается в годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
82
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса внутрикорпоративного взаимодействия будет
являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-процесса и
бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку
показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны
описать экономический эффект от разработки информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
По описанному выше методу расчета показателей экономической
эффективности проекта внедрения автоматизированной системы рассчитаем
показатели экономической эффективности проекта внедрения
автоматизированной системы внутрикорпоративного взаимодействия. Для этого
дадим характеристику трудовых и стоимостных затрат на осуществление
процесса и произведем расчет трудовых и стоимостных затрат на осуществление
бизнес-процесса до и после автоматизации с помощью разработанной системы.
Для осуществления расчетов необходимо дать оценку трудовым и
стоимостным затратам до и после внедрения разработанной системы. Напомним,
что до внедрения системы процесс не был автоматизирован и сопровождался
высокими временными затратами на взаимодействие между сотрудниками
организации. После автоматизации эти затраты будут снижены за счет
возможности взаимодействия с помощью информационной системы. Это
позволит достичь следующих преимуществ:
1. Снизить временные затраты на взаимодействие между сотрудниками
благодаря автоматическому обмену сообщениями внутри системы.
2. Сделать процесс внутрикорпоративного взаимодействия более
прозрачным: все сотрудники будут видеть задачи, в которых они участвуют, а их
переговоры будут храниться в системе.
3. Упросить процесс подготовки отчетов.
Затраты на процесс внутрикорпоративного взаимодействия до и после
автоматизации представлены в таблице 11.
83
Таблица 11
Характеристика затрат на обработку информации
№
п/п
Наименование операций
технологического процесса
решения комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы в
год
Среднечасовая зарплата
специалиста (руб.)
Стоимость
накладных
расходов (руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1
Назначение исполнителей
Ч-час
110
250
20 000
27 500
2
Учет работы над задачами
Ч-час
110
250
40 000
27 500
3
Контроль выполнения задач
Ч-час
110
250
40 000
27 500
4
Формирование отчетности
Ч-час
110
250
20 000
27 500
440
100 000
110 000
1
Назначение исполнителей
Ч-час
80
250
17 000
20 000
2
Учет работы над задачами
Ч-час
70
250
23 000
17 500
3
Контроль выполнения задач
Ч-час
70
250
35 000
17 500
4
Формирование отчетности
Ч-час
50
250
15 000
12 500
270
80 000
84
После расчета трудовых и стоимостных затрат осуществим расчет
показателей экономической эффективности проекта.
Абсолютное снижение годовых трудовых затрат в год равно:
Т = 440 – 270 = 170 человеко-часов.
Коэффициент относительного снижения годовых трудозатрат равен:
К
Т
= 170 / 440 * 100% = 38%.
Индекс снижения годовых трудозатрат (повышение производительности
труда) равен:
Y
T
= 440 / 270 = 1,62.
Абсолютное снижение годовых стоимостных затрат равно:
C = 210 000 – 147 500 = 62 500 рублей.
Коэффициент относительного снижения годовых стоимостных затрат
равен:
К
C
= 62 500 / 210 000 * 100% = 29%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 210 000 / 147 500 = 1,42.
Для того, чтобы наглядно продемонстрировать динамику трудовых и
стоимостных затрат, были составлены графики. На рисунке 41 представлен
график динамики трудовых затрат.
Рисунок 41. График снижения трудовых затрат
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
До автоматизации После автоматизации
Человеко
-часов
Динамика трудозатрат
85
На рисунке 42 представлен график динамики стоимостных затрат. На
основании приведенных расчетов можно сделать вывод, что рассматриваемые
показатели были снижены. Это говорит об эффективности проекта.
Рисунок 42. График снижения стоимостных затрат
В заключении рассчитаем срок окупаемости проекта. Для этого нужно
оценить затраты на разработку информационной системы. Единовременные
капитальные затраты на разработку и внедрение системы (К
П
) рассчитываются по
формуле 5.
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(5)
Подставим в формулу значения затрат на проектирование,
программирование, внедрение, отладку и дополнительные затраты. Затраты на
проектирование, программирование, внедрение и отладку складываются из
часовой ставки специалистов, задействованных в этих процессах и трудозатрат на
выполнение этих операций. Оценка трудозатрат рассчитана с помощью метода
экспертной оценки. Стоимостные затраты рассчитаны по среднему значению на
рынке.
С
проект
= 350 руб/час *50 часов = 17 700 рублей.
С
прогр
= 350 руб/час * 130 часов = 45 800 рублей.
С
внедр+отладка
= 350 руб/час * 20 часов = 7 000 рубля.
Сумма дополнительных затрат включает в себя покупку оборудования для
сервера базы данных.
С
доп
= 37 100 рублей.
0
50000
100000
150000
200000
250000
До автоматизации После автоматизации
Рублей
Динамика стоимостных затрат
86
К
п
= 17 700 рублей + 45 800 рублей + 7 000 рублей + 37 100 рубля = 107
600 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 107 600 рублей / 147 500 рублей = 0,7 года
Согласно проведенным расчетам проект является экономически выгодным
для организации, потому что внедрение системы способствует снижению
трудовых затрат в год на 170 человеко-часов (37%) и снижению стоимостных
затрат в год на 62 500 рублей (29%). Стоимостные затраты по проектному
варианту ниже, чем по базовому в 1,62 раз, а трудовые затраты по проектному
варианту ниже базовых в 1,42 раз. Срок окупаемости проекта составил 0,7 года,
что означает что проект начнет приносить прибыль после достижения этого срока.