8
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ........................................................................................................ 10
1 Аналитическая часть ............................................................................... 12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................. 12
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности .................... 12
1.1.2 Организационная структура управления предприятием .......... 13
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ..... 15
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ........................................................................... 17
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ................................................................... 17
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание 19
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ........................................................................... 21
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ........................................................................................ 23
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................ 23
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи23
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи .......... 26
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ...................................................................................... 29
1.4 Обоснование проектных решений ................................................... 30
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ..................................................................................................... 30
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ..................................................................................................... 31
9
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению ..................................................................................................... 34
2 Проектная часть ....................................................................................... 35
2.1 Разработка проекта автоматизации .................................................. 35
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .................... 35
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
36
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации .......... 37
2.2 Информационное обеспечение задачи............................................. 41
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................... 41
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации ................................................................................ 44
2.2.3 Характеристика результатной информации .............................. 45
2.3 Программное обеспечение задачи ................................................... 46
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ....... 46
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................... 50
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) 57
2.3.4 Описание программных модулей .............................................. 58
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание ............ 67
3 Обоснование экономической эффективности проекта .......................... 79
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ..................................................................................................... 79
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......... 82
Заключение .................................................................................................... 88
Список использованной литературы ............................................................ 91
Приложение ................................................................................................... 95
10
ВВЕДЕНИЕ
Автоматизация документооборота как направление делопроизводства
является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей
деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного
документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих
процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами
являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы,
находящие отражение в их движении. Автоматизация электронного
документооборота на предприятии преследует следующие цели:
минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной
работы;
формирование единого массива электронных документов и создание
удобной поисковой системы;
уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей
информации;
разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с
технологическими процессами; поддержка административных процессов;
быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и
подразделениями;
ускорение формирования указаний и распоряжений, а также
контроля их выполнения;
планирование распределения рабочего времени персонала, контроль
деятельности сотрудников;
разработка технологии трансфера служебной документации через
внешние системы;
приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму.
Система электронного документооборота имеет ряд неоспоримых
преимуществ по сравнению с традиционным подходом к делопроизводству:
повышение производительности за счет быстрого доступа к любой
категории документов;
поддержание актуальности информации;
11
снижение влияние «человеческого фактора»;
сокращение материальных издержек, связанных с созданием и
хранением документов;
создание условий для эффективного взаимодействия между
подразделениями;
возможность коллективной работы над служебной документацией;
уменьшение потребностей в персонале;
снижение рисков потери или повреждения информации;
автоматизация составления отчетов;
интеграция системы с офисными программами.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что автоматизация
документооборота организации приводит к снижению трудовых затрат,
прозрачности бизнес-процессов.
Объектом исследования в данной работе выступает процесс обмена
служебными сообщениями и документами между сотрудниками компании ООО
«Сакура».
Предметом исследования выступает автоматизация внутренней
корреспонденции компании.
Цель работы – разработка информационной системы внутренней
корреспонденции.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
проанализировать деятельность организации;
проанализировать автоматизируемый бизнес-процесс;
выбрать вариант автоматизации;
произвести постановку задачи;
провести проектирование информационного обеспечения;
провести проектирование программного обеспечения;
разработать алгоритм обработки информации;
рассмотреть полученную систему;
рассчитать экономическую эффективность.
12
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Компания ООО «Сакура» основана в 2017 году. Основной вид
деятельности предприятия – розничная продажа изделиями из текстиля.
В магазине можно найти более 150 производителей из 10 стран.
Компания предлагает готовые швейные изделия: подушки, одеяла,
комплекты постельного белья, махровые полотенца, текстиль для кухни. А также
в магазинах Сакура можно приобрести ткани оптом: хлопчатобумажные,
шерстяные, ткани для рабочей одежды.
Компания развивает собственные производственные мощности и
плодотворно сотрудничает с ведущими российскими и зарубежными
предприятиями-производителями домашнего текстиля. Благодаря этому на
складах поддерживается в наличии большой ассортимент тканей и готовых
текстильных изделий.
Широкая дилерская сеть позволяет эффективно координировать бизнес-
процессы и находить оптимальные решения в области ассортиментной политики,
логистики и ценообразования.
Дополнительную ценность создает продуманный сервис: резервирование
товаров, гибкая система скидок, изготовление дизайнов тканей с учетом
пожеланий заказчиков и многое другое.
ООО «Сакура» предоставляет следующие услуги:
торговля розничная текстильными изделиями в специализированных
магазинах;
производство готовых текстильных изделий, кроме одежды;
торговля розничная галантерейными изделиями в
специализированных магазинах;
торговля розничная одеждой в специализированных магазинах;
13
ремонт одежды и текстильных изделий.
В таблице 1.1 представлены основные технико-экономические показатели
компании ООО «Сакура»
Таблица 1.1
Технико-экономические показатели ООО «Сакура»
Наименование показателя
Значение показателя на 01.06.2019
Персонал
30 чел.
Капитал (общий)
147 000 000 руб.
Расходы на реализацию
продукции (сред.)
68 000 000 руб.
Прибыль от продаж
продукции (сред.)
83 000 000 руб.
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура рассматриваемого предприятия является
традиционной для коммерческих организаций и включает в себя следующие
подразделения:
секретариат;
отдел продаж;
финансовый отдел;
бухгалтерию;
отдел закупок;
ИТ-отдел.
Организационно-штатная структура управления ООО «Сакура» приведена
на рисунке 1.1.
14
Рис. 1.1. Организационная структура ООО «Сакура»
Секретариат отвечает за документооборот организации, ведёт учёт
внутренней документации и корреспонденции от внешних источников.
Отдел продаж – занимается контролем за торговым залом, оформлением
продаж, консультацией покупателей.
Финансовый отдел – отвечает за финансовое планирование, проверяет все
финансовые показатели и делает прогнозы.
Бухгалтерия – отвечает за бухгалтерский учёт организации и сдачу
бухгалтерской отчётности.
Отдел закупок – занимается поиском, заключением договоров и приёмом
поставок товара для продажи.
IT-отдел – поддерживает информационную сеть компании, развивает её,
осуществляет техническую поддержку пользователей.
15
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Рассмотрена программная архитектура информационной сети компании,
представленная на рисунке 1.2.
Отдел продаж
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
IT-отдел
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
MS SQL Management Studio
Embarcadero RAD Studio 10.2
ИС учёта задач
Финансовый
отдел
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
Бухгалтерия
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
1С: Бухгалтерия 8
Сервер баз
данных
ОС: MS Windows Server 2016
Kaspersky Small Office
Kerio Mail Server
MS SQL Server 2017
МФУ
Коммутатор
3Com 3C17302A
Коммутатор
3Com 3C17302A
Маршрутизатор
ZYXEL NXC5500
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
Отдел закупок
Секретариат
ОС: MS Windows 10
MS Office 2016
Acrobat PDF Reader
Kaspersky Small Office
Рис. 1.2. Программная архитектура информационной сети компании
Сеть построена на без ОС семейства Windows. Серверная ОС MS Windows
Server 2016. Клиентская ОС: MS Windows 10. В качестве СУБД уже используется
MS SQL Server 2017 для работы систем бухгалтерии и учёта задач IT-отдела. В
качестве антивирусного ПО используется Kaspersky Small Office.
Было проведено обследование технической архитектуры информационной
сети организации. На рисунке 1.3 представлена схема сети. В таблице 1.2
представлено описание элементов сети.
16
Таблица 1.2
Описание технической сети организации
Элемент сети
Характеристика элемента
ПК
Intel Corei5 2 ГГц.; ОЗУ 4 Гб., SSD 120 Гб., HDD 500 Гб.; N
Vidia Ge Force 1050
Сервер
INTEL XeonE5-2687 Wv 4 3.0 ГГц.; ОЗУ 16 Гб., HDD 30 Тб.
Коммутатор
3 Com 3C17302A; 48 портов 10BASE-T/100BASE-TX
Маршрутизатор
ZYXEL NXC5500; 6 x Ethernet 10/100/1000 Мбит/сек.
поддержка VPN-туннелей, до 64 туннелей
МФУ
HP LaserJet Enterprise 700 M725f; ч/б лазерная печать
до 41 стр./мин.; макс. формат печати A3
Отдел продаж
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
IT-отдел
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
Финансовый
отдел
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
Бухгалтерия
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
Сервер баз
данных
INTEL Xeon E5-2687W v4 3.0ГГц
ОЗУ 16 Гб
HDD 30 Тб
МФУ
HP LaserJet Enterprise
700 M725f
Коммутатор
3Com 3C17302A
Коммутатор
3Com 3C17302A
Маршрутизатор
ZYXEL NXC5500
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
Отдел закупок
Секретариат
Intel Core i5 2 ГГц
ОЗУ 4 Гб
SSD 120 Гб
HDD 500 Гб
Nvidia GeForce 1050
Рис. 1.3. Техническая архитектура информационной сети организации
Сеть технически развита. Подобное техническое обеспечение позволит
внедрение и развитие информационной системы. Закупка новой техники не
17
требуется. Модернизация технической составляющей не требуется.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрены бизнес-процессы внутреннего взаимодействия сотрудников
компании. Согласно регламенту взаимодействие может быть осуществлено по
средствам служебных сообщений и документов. Для этого разработана SADT-
модель. На рисунке 1.4 представлена IDEF0 диаграмма верхнего уровня.
Рис. 1.4. IDEF0 диаграмма процесса работы с внутренней корреспонденцией
Выявлены следующие входящие потоки:
данные о сотрудниках;
данные о корреспонденции;
документы.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT : Работа с корреспонденцией
05.07.2019
11.07.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMM ENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
TOP
NODE: TIT LE: NUMBER:
Работа с внутренней корреспонденцией
A-0
Документы
Данные о сотрудниках компани и
Данные о корреспонденции
Журнал входящей
корреспонденции
Картотека сотрудников
Журнал исходящей
корреспонденции
Сотрудники
Секретарь
Регламент
Отчёт о корреспонденции
0
Работа с внутренней коррес понденцией