18
Исходящие потоки:
картотека сотрудников;
журнал входящей корреспонденции;
журнал исходящей корреспонденции;
отчёты о корреспонденции.
Управляющий поток: регламент.
Участники – сотрудники компании, сотрудники секретариата.
На рисунке 1.5 представлена декомпозиция рассмотренного процесса.
Рис. 1.5. Декомпозиция IDEF0 процесса работы с внутренней корреспонденцией
Выделены следующие составляющие процессы:
работа с анкетами сотрудников;
работа с входящей корреспонденцией;
работа с исходящей корреспонденцией;
формирование отчётов.
Более подробно рассмотрен процесс работы с исходящей
корреспонденцией – рисунок 1.6.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT : Работа с корреспонденцией
05.07.2019
11.07.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMM ENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
A-0
NODE: TIT LE: NUMBER:
Работа с внутренней корреспонденцией
A0
Секретарь
Сотрудники
Регламент
Журнал входящей
корреспонденции
Документы
Картотека сотрудников
Данные о
сотрудниках
компании
Журнал исходящей
корреспонденции
Данные о корреспонденции
Отчёт о корреспонденции
1
Работа с анкетами
сотрудников
2
Работа с входящей
корреспонденцией
3
Работа с исходящей
корреспонденцией
4
Формирование отчётов
19
Рис. 1.6. IDEF- диаграмма процесса работы с исходящей корреспонденцией
Выделены следующие составляющие процессы:
регистрация корреспонденции;
формирование списка получателей;
формирование списка документов.
Учёт процесса внутреннего взаимодействия сотрудников сложен в связи с
большим количеством документации, которая следует между сотрудниками. В
результате, чтобы составить требуемую отчётность сотруднику секретариата
потребуются большие трудозатраты. Автоматизация данного процесса позволит
сделать данный процесс прозрачным, контролируемым и избежать лишни
трудозатрат.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Была построена SADT-модель данного процесса в автоматизированном
режиме. На рисунке 1.7 представлена контекстная диаграмма верхнего уровня.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT : Работа с корреспонденцией
05.07.2019
11.07.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMM ENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT :
A0
NODE: TIT LE: NUMBER:
Работа с исходящей корреспонденцией
A3
Корреспонденция с адресатами
Сотрудники
Регламент
Данные о
корреспонденции
Секретарь
Журнал
исходящей
корреспонденции
Картотека сотрудников
Анкета корреспонденции
Документы
3.1
Регистраия корреспо нденции
3.2
Формирование списка получателей
3.3
Формирование списка документов
20
Рис. 1.7. Диаграмма IDEF0 процесса работы в системе внутренней
корреспонденции
Входящие потоки:
данные о сотрудниках;
сообщение;
документы.
Исходящие потоки:
журнал входящей корреспонденции;
журнал исходящей корреспонденции;
корреспонденция;
отчёт о корреспонденции за период;
отчёт о корреспонденции за период по сотруднику.
Управляющий поток: регламент.
Исполнители:
сотрудники;
сотрудники секретариата;
ИС.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Работа в ИС внутренней
корреспонденции
06.07.2019
11.07.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Работв в ИС внутренней корреспонденции
A-0
Данные о сотрудниках
Сообщение
Документы
Регламент
Сотрудник
Журнал исходящих сообщений
Журнал входящих сообщений
Отчёт о корреспонденции за период
Отчёт о корреспонденции за период по сотруднику
Корреспонденция
Сотрудники
секретариата
ИС
A0
Работв в ИС внутренней корреспонденции
21
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция данного процесса.
Рис. 1.8. Декомпозиция процесса работы в ИС внутренней корреспонденции
Выделены следующие процессы:
ведение базы сотрудников;
формирование исходящей корреспонденции;
работа с входящей корреспонденцией;
формирование отчётов.
Требуется система, которая позволит работать по представленной выше
модели.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Текущий процесс внутреннего обмена рабочей документацией и
сообщениями осложнён:
сообщения и документация могут теряться;
учёт служебных сообщений трудоёмкая задача;
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Работа в ИС внутренней
корреспонденции
06.07.2019
11.07.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Работв в ИС внутренней корреспонденции
A0
Регламент
Сотрудник
Данные о сотрудниках
Журнал исходящих сообщений
Журнал входящих сообщений
Сообщение
Отчёт о
корреспонденции за
период
Документы
Отчёт о
корреспонденции
за период по
сотруднику
Корреспонденция
Адресаты
Корреспонденция
Сотрудники
секретариата
ИС
A1
Ведение базы
сотрудников
A2
Формирование
исходящей
корреспонденции
A3
Работа с входящей
корреспонденцией
A4
Формирование отчётов
22
составление отчётностей также очень трудоёмкая задача;
большая вероятность допущения ошибок при формировании
отчётов.
Рассмотрен пример составления отчёта о корреспонденции за период –
таблица 1.3.
Таблица 1.3
Уменьшение трудозатрат при формировании отчёта о корреспонденции
Документ
Частота
возникно
вения в
год
Трудовые
затраты на
обработку
одного
документа
(до
автоматиз
ации),
чел.-
час/док.
Трудовые
затраты на
обработку
документа
в год (до
автоматиз
ации),
чел.-
час/год.
Трудовые
затраты на
обработку
одного
документа
(после
автоматиз
ации),
чел.-
час/док.
Трудовые
затраты на
обработку
документа
в год
(после
автоматиз
ации),
чел.-
час/год.
Уменьш
ение
трудовы
х
затрат,
чел.-
час/год.
Отчёт о
корреспонд
енции за
период
110
2
220
0,1
11
209
Снижение трудозатрат в год только по одному отчёту составит 209 чел.-час.
Внедрение ИС внутренней корреспонденции позволит решить следующие
проблемы:
передача сообщений будет проходит централизовано и весь процесс
станет прозрачным;
учёт оборота корреспонденции между сотрудниками станет
значительно легче;
снизятся трудозатраты сотрудника секретариата;
уменьшится вероятность возникновения ошибок при составлении
отчётности.
23
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В информационной сети ООО «Сакура» используются следующие средства
защиты информации:
антивирусное программное обеспечение Kaspersky;
межсетевой экран;
личные пароли для входа в учётную запись ОС на рабочем месте.
Также, регламентом запрещено:
подключать внешние носители информации;
обходить блокировки системного администратора и заходить на
запрещённые ресурсы;
использовать ПО, не установленное системным администратором.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрены несколько систем, позволяющих автоматизировать учёт
корреспонденции, документации в компании:
DocSpace;
1C: Документооборот;
Directum.
Использование системы электронного документооборота DocSpace на
SharePoint позволяет быстро и удобно регистрировать входящие и исходящие
документы предприятия:
автоматически формировать регистрационный номер документа;
описывать документ набором реквизитов, предусмотренных
стандартами российского законодательства (ГОСТ Р 6.30-2003) и не только;
проверять на дублирование при регистрации;
24
не допускать регистрацию документа без заполнения обязательных
полей;
заполнять поля регистрационной карточки документа (РКК)
данными из подключенных справочников;
присоединять файлы к карточке;
создавать документы по шаблону и на основе существующего;
регистрировать документы со сканера (с поддержкой распознавания
текста);
извлекать и печатать штрих-код;
направлять документы на рассмотрение по маршруту с указанием
ответственных;
контролировать сроки исполнения документов;
создавать связанные документы, например, исходящий в ответ на
входящий.
Доступ к регистрации входящих и исходящих документов осуществляется
через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал
предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.
«1С: Документооборот» позволяет решить одну из непосредственных задач
секретаря руководителя, а именно регистрация и контроль исходящей
корреспонденции и входящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто
возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей
корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание
конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде,
руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую
систему документооборота.
Учитываются несколько типов исходящей корреспонденции и входящей,
как внешней, так и внутренней. Основные типы:
электронная почта;
письмо;
докладная или служебная записка;
факс;
заявление;
25
объяснительная;
телефонограмма;
жалоба.
Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в
специальных журналах, которые содержат следующие графы:
номер(№) документа;
дата (ч.м.г.) регистрации;
кому направлен документ (от кого поступил);
тип регистрируемого документа;
описание.
Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и
регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:
номер(№) документа;
дата (ч.м.г.) регистрации;
тип регистрируемого документа;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Directum предлагает следующее техническое решение «Работа с
входящей/исходящей корреспонденцией», которое позволяет автоматизировать
следующие задачи:
регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции;
контроль получения входящей корреспонденции адресатом;
согласование исходящих отправок;
формирование списка отправлений по форме Почты России.
Техническое решение основано на возможностях системы DIRECTUM,
реализованных в модулях «Управление деловыми процессами» и «Управление
электронными документами».
Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы
регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как
следствие происходит:
экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
26
обеспечение быстрого и удобного поиска по всем
входящим/исходящим отправлениям;
разграничение прав доступа к корреспонденции;
безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
упорядоченное хранение информации по всем отправкам.
В таблице 1.4 представлены стоимости рассмотренных решений.
Таблица 1.4
Стоимости рассмотренных решений
Система
Стоимость, руб.
DocSpace
От 400 000
1C: Документооборот
От 250 000
Directum
От 500 000
Все рассмотренные системы достаточно дороги в многофункциональны,
сложны в процессе внедрения и обучения персонала. Следовательно, подходящим
вариантом является разработка собственного решения.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения
процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными
характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих
случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность,
сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и
стабильность выполняемых операций.
Первоочередной задачей является получение оперативной, достоверной и
непротиворечивой информации о деятельности пред приятия, что позволяет
достаточно точно оценить эффективность работы и в дальнейшем принимать
обоснованные управленческие решения. Автоматизация производственных про-
цессов предприятия должна вытекать из стратегии его развития и быть эффектив-
ной, т.е. решать необходимо только те задачи, которые способствуют достижению
27
цели предприятия.
Понятие стратегии автоматизации и внедрения включает в себя базовые
принципы, используемые при автоматизации предприятия. Требования системы
управления предприятием к информационной системе заключаются в поддержке
реализации стратегии решения, определяемых данной системой множества задач,
состав которых зависит от типа деятельности предприятия.
Стратегия автоматизации задачи включает следующие компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана.
Можно выделить ряд этапов осуществления разработки
автоматизированной системы:
составление и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
определение типа автоматизированной системы;
представление внешнего оформления (дизайна), согласование;
определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
тестирование всех модулей системы, и внедрение;
сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению.
В настоящее время в практике предприятий наиболее часто встречаются
четыре варианта стратегии внедрения ИС, представленные в таблице 1.5.