11
Сервер
ОС Windows Server 2012 R2 6.3
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
Сбис++ 2.4.611
КИБ Серчинформ 2.5
Галактика ERP 9.1
ПК сотрудников отелов
маркетинга и продаж
ПК сотрудников отделов кадров,
планово-экономического, логистики и
склада
ПК сотрудников ИТ-отела
ОС Windows 10 1803
MS Office 2016
Wordpress 4.9.8
Chrome 70.0.3538.110
Интернет
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
HTTP
TCP/IP
Консультант +
КРИПТО ПРО 4.9
КИБ Серчинформ 2.5
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
ОС Windows 10 1803
Chrome 70.0.3538.110
Галактика ERP 9.1
MS Office 2016
КИБ Серчинформ 2.5
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
ОС Windows 10 1803
Chrome 70.0.3538.110
MS Office 2016
Kaspersky Internet Security
19.0.0.1088
Консультант +
КИБ Серчинформ 2.5
Рисунок 2. Программная архитектура
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на
аппаратном обеспечении организации. На рисунке 3 представлена техническая
архитектура.
ПК сотрудников компании
Сервер компании
Маршрутизатор
Интернет
МФУ
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
12
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Управление предприятием включает в себя комплекс бизнес-процессов,
связанных с учетом, планированием и организацию рабочего процесса.
Поскольку управление предприятием является достаточно масштабной
деятельностью, для наглядного представления она будет рассмотрена с помощью
структурного анализа. Структурный анализ является графической нотацией, при
которой бизнес-процесс сначала рассматривается в виде «черного ящика»:
известны только входы и выходы процесса. Затем процесс разбивается на
составные части для того, чтобы сделать его более понятным и наглядным до тех
пор, пока не будет достигнут нужный уровень детализации.
Далее будет осуществляться моделирование бизнес-процессов с помощью
методов структурного анализа. На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма
бизнес-процесса. Перечислим информационные потоки бизнес-процесса:
Управление осуществляется согласно целям, задачам и стратегии
развития;
Входные информационные потоки: ресурсы организации и условия
внешней среды;
Выходной информационный поток – отчетность по результатам
деятельности организации;
Механизм процесса – персонал организации и ERP «Галактика».
Детально бизнес-процесс представлен на диаграмме декомпозиции на
рисунке 5. Высший менеджмент осуществляет планирование деятельности
организации, основываясь на данных о ресурсах организации, условиях внешней
по отношению к организации среды (экономическая или политическая ситуация,
состояние рынка и т.д.) и отчетности по результатам деятельности организации.
В результате формируется план деятельности организации на ограниченный
период времени, по которому происходит организация деятельности. Результаты,
полученные от деятельности организации подлежат учету и отражаются в
отчетности.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма
14
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции
Выше было рассмотрено программное обеспечение деятельности
организации. На основании его описания можно заключить, что планирование и
учет деятельности организации автоматизирован в достаточной степени. Поэтому
«узким местом» рассматриваемого процесса является организация деятельности
предприятия. Декомпозируем этот бизнес-процесс с помощью структурного
анализа, чтобы оценить его эффективность. Полученная в результате диаграмма
декомпозиции представлена на рисунке 6.
На диаграмме декомпозиции видно, что на основании плана деятельности
формируются документы: приказы, решения и распоряжения. Затем, в ходе
внутрикорпоративного взаимодействия, содержание этих документов доводится
до сотрудников организации. Осуществляются действия, согласно этим
документам, которые подлежат контролю. В результате внутрикорпоративного
взаимодействия составляются отчеты по проделанной работе.
По результатам проведенного анализа видно, что процесс
внутрикорпоративного взаимодействия осуществляется с помощью низко-
оперативных каналов связи: электронной почты и телефона. Использование таких
каналов связи делает контроль выполнения распоряжений менее эффективным.
Поэтому для последующей автоматизации был выбран процесс
внутрикорпоративного взаимодействия.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим бизнес-процесс внутрикорпоративного взаимодействия. Для
этого была построена диаграмма декомпозиции третьего уровня, представленная
на рисунке 7. Входными информационными потоками процесса являются:
приказы, решения и распоряжения. Выходными информационными потоками
процесса являются результаты выполнения приказов, распоряжений и решений.
В процессе внутрикорпоративного взаимодействия задействованы все
сотрудники организации, потому что их деятельность подчиняется принятым
решениям.
Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции второго уровня
17
Рисунок 7. Декомпозиция третьего уровня
Процесс внутрикорпоративного взаимодействия связан с процессами разработки
управленческих документов (приказов, решений и распоряжений) и процессом
формирования отчетности по результатам деятельности организации.
Значимость процесса для организации в целом заключается в
необходимости оперативно управлять деятельностью не только организации и ее
персонала. Процесс внутрикорпоративного взаимодействия будет
рассматриваться от выбора исполнителей для выполнения задач до контроля
выполнения задач. Результатными показателями процесса являются:
1. Количество задач, выполненных в срок.
2. Количество задач, с превышением срока выполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Оценим необходимость автоматизации процесса внутрикорпоративного
взаимодействия. Автоматизация бизнес-процесса необходима в тех случаях, когда
затраты на осуществление процесса после внедрения информацио нных
технологий ниже, чем они были до внедрения. Оценим трудозатраты на
формирование документооборота существующей организации бизнес-процесса.
Документооборот процесса включает в себя следующее:
решения;
приказы;
распоряжения;
отчеты.
Для описания была составлена схема документооборота, представленная на
рисунке 8.
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты на
выполнение процесса складывают из следующих показателей [9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
19
Руководитель
Назначение
исполнителей
Учет работы
над
поставленной
задачей
Контроль
выполнения
задачи
Распоряжение
Решение
Приказ
Сотрудник
Распоряжение
Решение
Приказ
Руководитель
Отчет
ОтчетОтчет
Рисунок 8. Схема документооборота
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота по
существующему варианту. Как упоминалось ранее, из каналов связи в
организации используется телефонная связь и электронная почта. На контроль
выполнения поставленных задач с помощью этих каналов связи уходит много
времени из-за того, что сотрудник может не отвечать на звонок, а также не
оперативно проверять почту. По результатам расчетов, годовые затраты на
процесс отгрузки товаров составляют 440 человеко-часов.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество документов в
год, шт.
120
120
200
400
20
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество символов в
документе, шт.
1 000
1 000
1 000
3 000
Частота возникновения в
год, шт.
48
60
100
300
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
80
80
80
200
Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи по
плановому варианту, с учетом того, что контроль и коммуникации с
исполнителем задачи будут осуществляться с помощью программного
обеспечения. Трудозатраты на ведение документооборота представлены в
таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота после автоматизации
Показатель
Приказ
Распоряжение
Решение
Отчет
Количество документов в
год, шт.
120
120
200
400
Количество символов в
документе, шт.
1 000
1 000
1 000
3 000
Частота возникновения в
год, шт.
48
60
100
300
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
60
60
60
90
После внедрения автоматизированной информационной системы,
автоматизирующей процесс внутрикорпоративного взаимодействия,
трудозатраты на ведение документооборота составят 270 человеко-часов
ежегодно. На основании проведенных расчетов можно заключить, что временные
затраты были снижены, следовательно, применение средств вычислительно й
техники является обоснованным.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На текущий момент, когда деятельность компании автоматизирована с
помощью ERP-системы «Галактика», состояние информационной безопасности
можно ценить как достаточное.
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемо й
задачи следующим образом: