71
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого
доступа к этим данным для руководителей различного уровня.
Управляемость достигается за счет использования показателей
деятельности отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля
и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Количественные показатели выражаются в виде результатов внедрения
эффективной информационной системы управления организацией. Поэтому
степень эффективности внедрения можно оценить и определенными измеримыми
экономическими показателями. Например, при внедрении системы может
наблюдаться сокращение потребности в оборотных средствах на 10-30%, а
снижение прямых операционных расходов на 3-20%. Внедрение информацио нно й
системы может приводить к существенному сокращению времени, которое
затрачивают менеджеры разных уровней и специалисты финансовых
подразделений на формирование и согласование бюджета, формирование
отчетности и план-фактный анализ.
Таким образом, четко поставив цели и сформулировав задачи внедрения
информационной системы в начале проекта, компания тем самым сама
определяет результаты, которых хочет достигнуть.
Как правило, эффективность проекта подразумевает соотношение затрат и
результатов проекта. Затраты проекта включают совокупные затраты на
приобретение, установку, настройку и поддержку программного обеспечения, а
также расходы, связанные с приобретением и поддержкой требуемых
72
технических средств, обучением персонала и т.д. Также в них можно включить
расходы, которые связаны с организационными изменениями в бизнес-процессах
компании, но расчет их оценки может являться неточным. Результаты
эффективности внедрения достигаются так же и в последующей эксплуатации
программного обеспечения. Иногда сложно сразу вычислить прямой
экономический или какой-либо другой эффект от проекта.
Опыт внедрения информационных технологий крупных компаний
показывает, что среди существующих методов оценки эффективности наиболее
привлекательными являются методы, позволяющие оценить искомую
эффективность до реализации самого проекта, на этапе технико-экономического
обоснования, другими словами, методы в рамках априорного подхода. К ним
относятся следующие показатели:
IRR (Internal Rate of Return);
ROI (Return on Investment);
TEI (Total Economic Impact);
NPV (Net Present Value);
BSC (Balanced Scorecard);
EVA (Economic Value Added).
Проведение оценки в рамках данного подхода до начала реализации самого
проекта, позволит ответить на вопрос, а стоит ли вообще инвестировать в данный
ИТ-проект. Так, рассчитав рентабельность инвестиций и сравнив полученный
показатель, например, со ставкой по банковским депозитам или с установленно й
в компании внутренней нормой доходности, в случае превышения первого над
последним, можно говорить о том, что планируемые инвестиции будут
эффективными.
Необходимо учитывать, что ключевыми моментами при использовании
перечисленных методов является оценка прогнозируемого эффекта от внедрения
ИТ-системы. В связи с тем, что данные методы используют прогнозные значения,
достоверность численных оценок непосредственной выгоды от внедрения
системы может вызывать вопросы со стороны менеджмента, принимающего
решения.
73
Основу расчетов экономической эффективности проекта разработки
программного обеспечения, помимо других подходов, может составлять метод
сравнения существующего бизнес-процесса и бизнес-процесса после внедрения
информационной системы. При сравнении этих методов осуществляется анализ
затрат, которые необходимы для выполнения всех операций, производимых в
рамках выполнения бизнес-процесса. Если внедряемое программное обеспечение
затрагивает не весь бизнес-процесс, а только некоторые его этапы, необходимо
будет осуществить сравнение изменений, произошедших на этих этапах. Для
этого необходимо произвести расчет затрат на разработку проекта.
Затем можно сделать выводы об экономической эффективности на
основании полученных экономических показателей.
Существуют следующие способы расчета показателей экономической
эффективности проекта:
Сравнение вариантов организации ЭИС по комплексу задач
(например, сравнение ЭИС, предлагаемой в проекте, с существующей).
Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса
задач (файловая организация и база данных).
Сравнение вариантов технологии проектирования ЭИС (например,
индивидуального проектирования с методами, использующими пакеты программ
или модельного проектирования).
Сравнение вариантов технологии внутримашинной обработки
данных.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
74
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год.
Показатель рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение
проекта автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который
рассчитывается в годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса внутрикорпоративного взаимодействия будет
являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-процесса и
бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку
показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны
описать экономический эффект от разработки информационной системы.
75
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
По описанному выше методу расчета показателей экономической
эффективности проекта внедрения автоматизированной системы рассчитаем
показатели экономической эффективности проекта внедрения
автоматизированной системы внутрикорпоративного взаимодействия. Для этого
дадим характеристику трудовых и стоимостных затрат на осуществление
процесса и произведем расчет трудовых и стоимостных затрат на осуществление
бизнес-процесса до и после автоматизации с помощью разработанной системы.
Для осуществления расчетов необходимо дать оценку трудовым и
стоимостным затратам до и после внедрения разработанной системы. Напомним,
что до внедрения системы процесс не был автоматизирован и сопровождался
высокими временными затратами на взаимодействие между сотрудникам и
организации. После автоматизации эти затраты будут снижены за счет
возможности взаимодействия с помощью информационной системы. Это
позволит достичь следующих преимуществ:
1. Снизить временные затраты на взаимодействие между сотрудниками
благодаря автоматическому обмену сообщениями внутри системы.
2. Сделать процесс внутрикорпоративного взаимодействия более
прозрачным: все сотрудники будут видеть задачи, в которых они участвуют, а их
переговоры будут храниться в системе.
3. Упросить процесс подготовки отчетов.
Затраты на процесс внутрикорпоративного взаимодействия до и после
автоматизации представлены в таблице 11.
Таблица 11
Характеристика затрат на обработку информации
№
п/п
Наименование операций
технологического процесса
решения комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы в
год
Среднечасовая зарплата
специалиста (руб.)
Стоимость
накладных
расходов (руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
1
Назначение исполнителей
Ч-час
110
250
20 000
27 500
2
Учет работы над задачами
Ч-час
110
250
40 000
27 500
3
Контроль выполнения задач
Ч-час
110
250
40 000
27 500
4
Формирование отчетности
Ч-час
110
250
20 000
27 500
440
100 000
110 000
1
Назначение исполнителей
Ч-час
80
250
17 000
20 000
2
Учет работы над задачами
Ч-час
70
250
23 000
17 500
3
Контроль выполнения задач
Ч-час
70
250
35 000
17 500
4
Формирование отчетности
Ч-час
50
250
15 000
12 500
270
80 000
После расчета трудовых и стоимостных затрат осуществим расчет
показателей экономической эффективности проекта.
Абсолютное снижение годовых трудовых затрат в год равно:
Т = 440 – 270 = 170 человеко-часов.
Коэффициент относительного снижения годовых трудозатрат равен:
К
Т
= 170 / 440 * 100% = 38%.
Индекс снижения годовых трудозатрат (повышение производительности
труда) равен:
Y
T
= 440 / 270 = 1,62.
Абсолютное снижение годовых стоимостных затрат равно:
C = 210 000 – 147 500 = 62 500 рублей.
Коэффициент относительного снижения годовых стоимостных затрат
равен:
К
C
= 62 500 / 210 000 * 100% = 29%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 210 000 / 147 500 = 1,42.
Для того, чтобы наглядно продемонстрировать динамику трудовых и
стоимостных затрат, были составлены графики. На рисунке 44 представлен
график динамики трудовых затрат.
Рисунок 44. График снижения трудовых затрат
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
До автоматизации После автоматизации
Человеко
-часов
Динамика трудозатрат
78
На рисунке 45 представлен график динамики стоимостных затрат. На
основании приведенных расчетов можно сделать вывод, что рассматриваемые
показатели были снижены. Это говорит об эффективности проекта.
Рисунок 45. График снижения стоимостных затрат
В заключении рассчитаем срок окупаемости проекта. Для этого нужно
оценить затраты на разработку информационной системы. Единовременные
капитальные затраты на разработку и внедрение системы (К
П
) рассчитываются по
формуле 5.
допотладкавнедрпрогрпроектП
СССCK
(5)
Подставим в формулу значения затрат на проектирование,
программирование, внедрение, отладку и дополнительные затраты. Затраты на
проектирование, программирование, внедрение и отладку складываются из
часовой ставки специалистов, задействованных в этих процессах и трудозатрат на
выполнение этих операций. Оценка трудозатрат рассчитана с помощью метода
экспертной оценки. Стоимостные затраты рассчитаны по среднему значению на
рынке.
С
проект
= 350 руб/час *50 часов = 17 700 рублей.
С
прогр
= 350 руб/час * 130 часов = 45 800 рублей.
С
внедр+отладка
= 350 руб/час * 20 часов = 7 000 рубля.
Сумма дополнительных затрат включает в себя покупку оборудования для
сервера базы данных.
С
доп
= 37 100 рублей.
0
50000
100000
150000
200000
250000
До автоматизации После а втоматизации
Рублей
Динамика стоимостных затрат
79
К
п
= 17 700 рублей + 45 800 рублей + 7 000 рублей + 37 100 рубля = 107
600 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 107 600 рублей / 147 500 рублей = 0,7 года
Согласно проведенным расчетам проект является экономически выгодным
для организации, потому что внедрение системы способствует снижению
трудовых затрат в год на 170 человеко-часов (37%) и снижению стоимостных
затрат в год на 62 500 рублей (29%). Стоимостные затраты по проектному
варианту ниже, чем по базовому в 1,62 раз, а трудовые затраты по проектному
варианту ниже базовых в 1,42 раз. Срок окупаемости проекта составил 0,7 года,
что означает что проект начнет приносить прибыль после достижения этого срока.
80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Общество с ограниченной ответственностью «ТЕРЕМ» осуществляет
деятельность c 1991 года. Основным направлением деятельности организации
является продажа оборудования, предназначенного для монтажа систем
отопления, водоснабжения и канализации. Организация на протяжении 28 лет
успешно осуществляет деятельность на рынке оборудования. За весь период
своей деятельности организация стала официальным дистрибьютором ведущих
европейских производителей. В ходе исследования показателей деятельности
предприятия за несколько лет было установлено, что они имеют положительную
динамику на протяжении трех лет, из чего можно сделать вывод о возможности
инвестирования в развитие организации.
Деятельность компании автоматизирована современным программным
обеспечением. При этом в деятельности есть несколько «слепых зон» - участков,
деятельность которых не охватывает автоматизация и на которых все еще
присутствует бумажный документооборот. В ходе предпроектного обследования
было выявлено один из таких направлений деятельности – это процесс
внутрикорпоративного взаимодействия. Трудозатраты этого процесса
складываются из наличия бумажного документооборота, временных затрат на
коммуникацию, передачу управленческих решений между сотрудниками
организации и времени на подготовку отчета по выполнению поставленных задач.
В ходе работы были проведены расчеты трудозатрат по существующей схеме
работы и трудозатрат после внедрения программного обеспечения. На основании
этих расчетов было принято решение об автоматизации этого участка.
Готовые программные решения не показали соответствия поставленным
функциональным, финансовым и техническим критериям, поэтому было принято
решение о разработке программного обеспечения силами сотрудников ИТ-отдела
организации, у которых есть опыт разработки и сопровождения программного
обеспечения.
Разработка программного обеспечения осуществлялась согласно стандарту
ГОСТ Р ИСО/МЭК 16326, итерационной модели жизненного цикла и стратегии
внедрения «узкое место». На этапе планирования был составлен перечень работ
проекта разработки программного обеспечения внутрикорпоративного