26
На рисунке 6 находится схема декомпозиции процесса регистрации и
обработки входящего документа.
Рисунок 6. Декомпозиция процесса Выбор операции
В результате рассмотрения входящего документа обычно формируется
внутренний и исходящий документ, а поступивший направляется в архив.
Заявки на абонементы, коллективные походы и бронь билетов,
поступившие в ООО «Мельпомена», принимаются сотрудником . Заявки,
поступающие на предприятие, проходят:
первичную обработку;
регистрацию;
оформление;
передачу на исполнение.
Клиент может получить нужную информацию о спектаклях и ценах на
билеты, забронировать один или несколько билетов, отменить бронь, а так же
выполнить возврат билетов.
27
В результате можно отметить возникновение таких проблем, как доставка
недостоверной и неполной информации, доставка не в срок, потеря данных, что
в свою очередь приводит к задержкам в оформлении документов и
замедлению работы предприятия.
Большой объем информации, обрабатываемой в компании ООО
«Мельпомена», вынуждает тратить соответствующее количество трудовых
ресурсов и времени на обработку, контроль и исполнение документов. В этой
связи целесообразно произвести оптимизацию работы предприятия с целью
сократить затрачиваемые ресурсы.
Также внедрение системы поможет наиболее точно и оперативно
отслеживать оборот всех документов организации.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Многие бизнес-процессы, происходящие в компании ООО «Мельпомена»
автоматизированы, однако при этом их сопровождают сопутствующие
документы и договора в электронной и печатной форме, которые не
задействованы с другими процессами и потоками в одну информационную
среду.
Отсутствие взаимодействия между бизнес-процессами, документами и
материальными потоками способствует возникновения целого спектра проблем
[2, c. 108]:
несоответствие текущего состояния материальных потоков
соответствующем документам;
незафиксированные в документальном виде изменения в
материальных потоках и процессах;
долгий поиск взаимосвязанных договоров по разным
подразделениям;
повыторы и неточности, вероятность несоответствий и ошибок;
28
отсутствие единого представления состояния дел и сложность в
прогнозирование и принятии управленческих решений;
непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения,
согласования и контроля за реализацией договоров.
Работник, как правило, затарчивает довольно много времени на поиск
необходимой информации (как показывает статистика на это тратится около
40% рабочего времени) или восстановление ее снова – взамен повторного
использования документов, имеющихся «где-то в фирме» (около 70% случаев).
При такой разрозненности данных и документов крайне сложно обеспечить их
безопасность, целостность и непротиворечивость.
Далее выполним расчеты, с помощью которых можно оценить
эффективность внедрения автоматизированного подхода для работы с
клиентами.
Допустим, что в течение рабочего дня кассиром обрабатывается около 30
заявок – как полученных от частныхклиентов, так и от организаций.
Выполним расчет прогнозируемого эффекта от внедрения систем
автоматизации (таблица 2).
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие работника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой технологии
/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
варианту/мин.
Получение заявок от клиентов
30–40
5–10
Регистрация входящих заявок
35
4
Проверка наличия билетов
30
3
Оформление брони
30
5
Выкуп брони
10
7
Оформление передачи билетов
20
10
Итого, минут:
165
39
Таким образом, при используемой системе на совершение
представленных в таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При
внедрении такой системы это время уменьшится до 39 минут - в разы.
29
Схема документооборота привелена на рисунке 7.
Рисунок 7. Схема документооборота
С помощью внедрения системы документооборота можно избежать
множество ошибок, которые могут возникать при передаче, хранении и
обработке документов, а также в несоклько раз укорить эти процессы, что в
свою очередь поможет сэкономить время работников и повысить общую
эффективность работы компании [4, c. 116].
Помимо этого, автоматизация электронного документооборота позволит
получить такие преимущества:
физическое освобождение места;
сокращение расходов на копирование;
сниженеи расходов на доставку информации в бумажной форме;
снижение затарт на ресурсы: техническое оборудование и люди;
сокращение расходов на бумагу;
увеличение продуктивности работы.
30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В Компании ООО «Мельпомена» есть нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, среди которых:
1. Регламент по информационной безопасности: доступ работников к
служебной информации, входящей в перечень коммерческой тайны.
2. Регламенты использования сети Интернет и службы электронной
почты.
В целях эффективного исполнения регламентов в компании ООО
«Мельпомена» настроена служба Active Directory на платформе Windows Server
2008. С помощью данной службы имеется возможность контролировать и
настраивать самые различные параметры информационной безопасности.
Рассмтрим подробнее струкутру Active Directory [6, c. 143]:
1) доменные службы Active Directory представляют собой
централизованные хранилища информации о конфигурации, запросах на
проверку достоверности, а также информации о всех объектах, хранящихся в
активе. При помощи Active Directory можно с цспехом управлять
пользователями, группами пользователей, принтерами, компьютерами,
приложениями и иными поддерживающими системами каталогов проектами из
единого централизованного и безопасного места;
2) аудиторская проверка. Все изменения объектов Active Directory
фиксируются, поэтому известно, что конкретно изменилось и какое значение
имеет сейчас измененный элемент и какое значение у него имелось ранее;
3) настройка системы паролей. Систему паролей можно настроить для
каждой отдельные категории пользователей внутри домена. Старое правило,
что для каждой учетной записи домена применяется одинаковая политика
паролей, уже больше не действует;
4) Улучшение уровня эффективности управления учетными данными
пользователей, применяемыми для удостоверений служб. Поддержка паролей
31
учетных записей пользователей, применяемых в качестве удостоверений для
различных служб, представляет собой одну из тех задач, которые отнимают у
ИТ-специалистов очень много времени. В том случае, если пароль учетной
записи службы меняется, службам, которые используют соответствующее
удостоверение, также нужно указать новый пароль. Для того, чтобы разрешить
данную проблему, Windows Server 2008 R2 поддерживает новый элемент –
управляемые учетные записи служб, который при замене пароля у учетной
записи службы автоматически меняют пароли для всех служб, использующих
данную учетную запись.
5) служба сертификатов Active Directory. Во многих компаниях
сертификаты применяются для удостоверения пользователей и компьютеров и
для шифрования данных при их передачи по незащищенным каналам связи.
Отделы сертификатов Active Directory задействованы для повышения
безопасности благодаря связыванию идентификационных данных
пользователя, службы или устройства с соответствующим закрытым ключом.
Закрытый ключ и сертификат хранятся в Active Directory, что обеспечивает
защиту идентификационной информации; отделы Active Directory являются
централизованным хранилищем для получения программамии
соответствующих данных по запросу.
Настройку информационной безопасности и защиты данных
осуществляет – узкий круг сотрудников IT отдела. Руководитель IT-отдела
несет ответственность за работоспособность и контроль информационной
безопасность и защиты данных.
Обеспечение информационной безопасности и защиты данных на
уровнях:
программный – Microsoft Windows Server 2008 R2, Active Directory:
а) права доступа (к операционной системе Windows 7, Windows Server);
б) права пользователя системы (разделение права доступа пользователей 1с
Бухгалтерия, файловый сервер, CRM Fresh Office);
32
в) парольная защита, доступ к базе данных (установлены пароли на
программные системы, такие как: 1с Бухгалтерия, Касперский, CRM Fresh
Office);
г) ведение логов (производится контроль логов, контроль сетевого
трафика интернет, Windows Server пользователи, контроль электронной почты).
аппаратный – бэкапы серверов.
Также осуществляется защита информационного Web-портала,
применяются защитные средства от внешних угроз:
Ежеквартальное изменение паролей для доступ к БД;
Ежеквартальное изменение паролей на доступ к FTP серверу;
Еженедельно осуществляется бэкап (базы SQL, FTP файлов).
В компании ООО «Мельпомена» ведется постоянный мониторинг самых
опасных угроз информационной безопасности:
1) утечка информации;
2) халатность работников;
3) вредное воздействие компьютерных вирусов;
4) взлом системы хакерами;
5) кража оборудования;
6) программные и аппаратные сбои.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим имеющиеся на сегодняшний день разработки данного
направления автоматизации.
Билетная система «Базис» - это аппаратно-программный комплекс,
реализующий задачи по автоматизации всех ключевых процессов
продпжибилетов (в том числе через сеть Интернет). Билетная система Базис не
только проводит учет денежных средств, вырученных с реализации билетов в
развлекательные учреждения, но и также предоставляет статическую
33
информацию о динамике продаж и иную полезную отчетность. Данная система
имеет архитектуру распределенного приложения – все экземпляры программы
работают через единый сервер.
Билетная система SmartBilet предназначена для автоматизации
работы в агентствах по продаже билетов, театрально-концертных залах и в
компаниях-организаторах мероприятий.
Любой человек, занимающийся организацией зрелищных мероприятий,
неизбежно задается вопросами максимальной эффективности привлечения
клиентов. Не теряя ни одного зрителя. Сегодня уже очевидно, что в борьбе за
аншлаг не обойтись без использования специализированного программного
обеспечения.
Работа по актам выдачи/возврата влечет за собой:
неэффективный расход рабочего времени - большие временные
затраты на оформление документов и дальнейшее отслеживание продаж;
падение продаж (из-за невозможности оперативно отслеживать
продажи билеты распределяются неэффективно, возникает переизбыток
билетов в одних местах и недостаток в других. Зрители не получают
актуальную информацию о наличии мест и могут отказаться от покупки
билетов);
ущерб репутации организатора из-за продажи «двойных» билетов (
нельзя исключать большую вероятность ошибочного заведения билетов в
продажу в кассах-партнерах).
Комплекс SmartBilet работает по проверенным алгоритмам в едином
поле данных. Поэтому решает проблемы «двойных» билетов и ряда других
распространенных проблем.
При работе в едином поле высок уровень лояльности клиентов и
зрителей. В результате продажи билетов стремительно растут за счет того, что:
в любой точке продаж клиентам всегда доступна полная информация
по билетам, тем самым увеличивается вероятность покупки
34
сайт, кассы и call-центр организатора работают максимально
эффективно, доля собственных продаж постоянно увеличивается, расширяется
база лояльных клиентов, появляется возможность дополнительного
стимулирования продаж
Для максимально эффективной работы предлагается 2 варианта системы
для продажи билетов:
для билетных агентств
организаторов мероприятий/театрально-концертных залов
Каждый вариант билетной системы состоит из нескольких модулей,
которые могут быть настроены индивидуально для каждого клиента.
Особенности билетной системы SmartBilet
Билетная система SmartBilet реализована на прогрессивной
технологии ASP.NET от компании Microsoft. Этот выбор обусловлен целым
рядом преимуществ данной технологии:
Поиск и исправление ошибок на этапе разработки
Преимущество в скорости работы по сравнению с другими
технологиями
Расширяемый набор элементов управления и библиотек классов
Простота масштабирования системы
Для работы приложения кассира используется программная платформа
.NET Framework версии 4.5. Удобный интерфейс с минимумом функционала
позволяет кассиру быстро и безошибочно продавать билеты, оформлять брони,
выдавать бланки БСО и пр.
Отказоустойчивость работы системы обеспечивается избыточностью на
физическом уровне в надежном дата-центре с несколькими высокоскоростными
каналами связи работающими в режиме 24х7.
При желании, система может быть развернута на мощностях заказчика, и
соединена с центральной системой для синхронизации выдачи или получения
билетов другими участниками.
35
Технические требования для оптимальной работы
Благодаря использованию адаптивной верстки, панель управления
билетной системой доступна как со стационарных, так и с мобильных
устройств.
Для удобной работы в панели управления рекомендуется использовать:
браузеры Chrome, Mozilla Firefox
мониторы с разрешением не менее 1680*1050 точек
компьютер как минимум с двухъядерным процессором и не менее 2Гб
оперативной памяти
При работе с программой кассира к компьютеру предъявляются
следующие требования:
операционная система версии Window 7 или выше
монитор с разрешением не менее 1680*1050 точек и диагональю не
менее 20 дюймов
минимум двухъядерный процессор и не менее 2Гб ОЗУ
подключение к интернету не менее 500 кбит/с
дополнительный монитор для отображения схемы зала покупателю
(опция)
фискальный регистратор (опция).
Автоматизация продажи билетов GiS-Театр
Компанией ООО ”Гирус Софт” разработан и применяется сегодня во
многих кинотеатрах и мультиплексах России программно-аппаратная система
для автоматизации продажи билетов.
Программно-аппаратный комплекс помогает выполнять работу более
продуктивно, отвечать условиям современного ведения бизнеса.
Работа с данной системой обеспечивает возможность создавать новые и
менять уже существующие планы мероприятий, утверждать и переносить сроки
их проведения, устанавливать абонементы на каждое мероприятие. На