36
фирменных билетах компании, напечатанных в типографии, при реализации
указывается вся информация о мероприятии, время и дата его проведения.
Опыт внедрения автоматизации свидетельствует о том, что повышается
скорость реализации билетов, повышается качество обслуживание посетителей
мероприятия, возможность совершения всех видов платежей, широкий спектр
различных абонементов, скидок и акций призванных к дополнительной
мотивации зрителей.
Отчеты о продаже билетов формируются в масштабе реального времени.
Составленный отчет можно получать по ЛВС или через сеть Интернет.
Контроль, полная информация помогают экономить деньги и время, что
обеспечивает возможность, изучая финансовую и аналитическую отчетность,
улучшать эффективность работы организации, находить новые возможности
повышения прибыли и снижения затрат, привлечения новых рекламодателей и
спонсоров мероприятий.
Автоматизированным рабочим местом (АРМ) называется совокупность
оборудования и установленное на него ПО для исполнения определенных
задач. Комплекс состоит из следующих АРМ:
Рабочее место руководителя;
Рабочее место администратора кинотеатра;
Рабочее место бухгалтера;
Рабочее место кассира;
Рабочее место оператора Call-центра.
Система GiS-Театр работает на АРМ, через локальную сеть.
Программная система "1C:Театр" призвана для комплексной
автоматизации управления деятельностью театра, в том числе художественное
руководство, руководство постановочной частью и производственными
мастерскими, финансово-экономическое управление, управление кадрами.
"1C:Театр" может использоваться в управлении деятельностью
театральных, концертных учреждений и организаций всех форм собственности.
37
Программа разработана на платформе "1С:Предприятие 8.2" и
предоставляет следующие технологические возможности:
1 Работа в режиме управляемого интерфейса;
2 Поддержка тонкого, толстого и веб-клиента;
3 Применение Библиотеки стандартных подсистем "1С".
4 Рабочие процессы.
Программный продукт "1C:Театр" призван для автоматизации группы
процессов, которые охватывают всю деятельность театра, а именно:
Управленческих процессов художественной деятельности театра.
Процессов управления постановками и производственными
мастерскими театра.
Процессами финансово-экономического управления театральным
учреждением.
Процессами управления персоналом театра.
Процессами продаж билетов.
1. Автоматизация процессов художественного руководства театром.
Автоматизация формирования репертуара театра.
Репертуар возможно составлять для произвольного временного интервала
(на неделю, месяц, год).
Репертуар театра составляется с учетом задействованности сразу
нескольких сценических площадок театрального учреждения, при этом не
отслеживается занятость артистов в спектаклях сразу на разных сценах.
Автоматизация распределения ролей в театральных представлениях.
Имеется возможность составления сразу нескольких составов актеров для
каждого отдельного спектакля.
Автоматизировано формирвоание и корректировка графиков репетиций
труппы. При этом графики учитывают место и время проведения репетиций.
Автоматизация планирования репетиции.
Для каждой репетиции можно:
38
указать ее тип (например, "генеральная", "перед спектаклем",
"вокальная" и т.п.),
выбрать приглашенных на нее артистов (с возможностью указания
времени явки для каждого артиста, если это необходимо), а также других
приглашенных на репетицию работников театра;
выбирать варианты оформления сцены, звукового, светового и
звукового оформления репетиции;
отслеживать участие помощников режиссера занятых в репетиции.
Возможно планирование репетиций в несколько стадий (к примеру,
распевка – репетиция конкретных сцен в зале – репетиция на сцене при
оркестре).
Автоматизация формирования и корректировки графиков гастрольных
туров и составления гастрольных команд.
2. Автоматизация процессов управления постановочной частью и
художественными мастерскими театра.
Ведение справочников декораций, театральных костюмов и других
средств.
Разработка технических паспортов представлений:
Звукового;
светового;
сценических и механических эффектов.
Автоматизация составления монтировочных описей представлений.
Автоматизация управления работой мастерских театрального
учреждения:
Состсавление заданий в мастерскую,
ведение перечьня технологических операций мастерских,
првоедение расчетов себестоимости производства декораций,
костюмов и так далее.
39
Организация управленческих процессов техническим обеспечением
гастрольных туров театра.
3. Автоматизация финансово-экономического управления
деятельностью театра.
Автоматизация управления билетной политикой театрального
учреждения:
1 Формирвоание цен на билеты в зависимости от спектакля, типа
мест в зале, театрального сезона и других критериев;
2 выбор вариантов продажи билетов: через кассу театра либо через
реализаторов;
3 определение условий договоров по продаже билетов.
Планирование расходов и доходов в разрезе каждого представления.
Составление отчетов по оценке экономической эффективности работы
театра.
4. Автоматизация управления кадрами театра.
Ведение подписанных трудовых договоров с работниками театра.
Автоматизация ведения процесса составления договоров с внештатными
работнкиами театра:
Разных видов авторских соглашений;
договоров с внештатными исполнителями;
гражданско-правовых договоров по оказанию услуг по продаже
билетов;
гражданско-правовых договоров по предоставлению иных услуг.
Формирование статистической кадровой отчетности.
учет льготных категорий творческого персонала для начисления
пенсий и других стимулирующих выплат.
5. Автоматизация управления билетным хозяйством театра
40
Организация в системе АРМ кассира, позволяет производить
одновременную работу в режиме online нескольких кассиров театральной
кассы, осуществляющих продажу билетов на представления.
Контроль и управление процессом продаж билетов через сторонние
компании или физические лица.
Контроль за продажей билетов в разрезе каждого представления.
Фиксирование изменений статуса билетов учитывая их продажу или
бронирование.
Пользователи системы:
Программная система"1C:Театр" предусматривает возможность
настраивать права доступа для каждого отдельного пользователя, с помощью
этого можно ограничить его работу только с необходимыми разделами учета.
Каждому пользователю может назначаться 1 или целая группа профилей
доступа.
Типовые профили:
рабочее место кассира: предназначен для сотрудников кассы театра
управление реализацией билетов через третьих лиц.
художественно-постановочная часть,
машинно-декорационного отделения,
гримерно-пастижерского подразделения,
электроосветительской службы,
радио-звукотехнической службы,
костюмерно-одевальной службы,
реквизиторского отделения,
службы ремонта оформления спектаклей,
пошивочного отделения.
Администратор подсистемы
Кадровая служба: предназначен для сотрудников отдела кадров театра.
41
Отдел реализации билетов: предназначен для сотрудников отдела
реализации билетов.
Управление художественно-постановочной частью и мастерскими
театра: предназначен для сотрудников следующих отделов и служб театра:
Финансово-экономическое руководство: предназначен для планово-
экономическом отдела и для бухгалтерии театра.
Художественное руководство: предназначен для репертуарной части и
администрации театра.
При необходимости профили групп доступа можно составить
самостоятельно, исходя из принятых в организации правил документооборота и
должностных обязанностей сотрудников.
Взаимодействие с другими программами
"1C:Театр" позволяет производить непосредственный (через COM-
соединение) обмен данными с программными продуктами: "1С:Бухгалтерия
государственного учреждения 8","1С:Бухгалтерия предприятия",
"1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8", "1С:Зарплата и кадры
бюджетного учреждения 8", "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
В таблице 3 представлено сопоставление данных систем электронного
документооборота по функциональности.
Таблица 3
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
Билетная система
«SmartBilet»
Комплекс
GiS-Театр
1С «Театр»
Интеграция
+
+
+
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по шаблону
+
+
+
Пакетное формирование
+
-
+
Web
+
+
-
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
Графический редактор
бизнес-процессов
+
-
+
42
Из приведенной таблицы можно сделать вывод, что ни одна из
рассмотренных систем не подходит для реализации в данной компании.
Основанием для такого заключения является весьма широкий набор
функциональности у всех рассмотренных программных комплексов. Это
потянет за собой реализацию множества либо ненужных функций, либо их
дублирование. А так как стоимость внедрения программных комплексов
составляет, как правило, весьма приличную сумму, это грозит еще и
неэффективными вложениями средств.
Поэтому более логичным выходом из такой ситуации является разработка
собственной системы, с помощью которой можно автоматизировать
необходимые функции.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В существующей системе планирования задач выделяется несколько
этапов. Первый этап – оценка стратегии дальнейшего развития бизнеса.
В современных условиях высокой конкуренции выигрывают те
организации, у которых стратегии при ведении бизнеса объединяются с
планами в области информационных технологий. Поэтому вполне реальной
заменой варианту выбора системы автоматизации послужит подбор некоторого
комплекта пакетов разных разработчиков, которые удовлетворяют самым
лучшим образом какой-либо функции информационной системы управления
(подход mix-and-match). Данный подход смягчает опредеелнные проблемы при
внедрении и привязке программных систем, а ИТ становятся максимально
приближенными к задачам конкретной предметной области [9, c. 139].
За последний период все большее количество компаний, фирм,
предприятий предпочитает покупать уже готовые технологии и пакеты, а если
это необходимо, то добавлять к ним свое ПО, поскольку разработка своих
собственных информационных систем связана с весьма большими затратами и
относительно высоким риском. Такая направленность привела к тому, что
поставщики информационных систем изменили ранее устоявшийся метод
43
выхода на рынок. Теперь, в основном, разрабатывается некая базовая система,
которая потом приспосабливается к предпочтениям клиентов. При этом
пользователям системы предоставляются консультации, с помощью которых
удается сократить сроки внедрения новых технологий и систем, наиболее
эффективно их использовать, а также повышать квалификацию персонала
клиентов.
Как правило, бизнес развивается успешно, если четко организована и
отлаженна работа всех подразделений и отделов компании.
Следующим этапом в этом процессе является поиск и анализ
накопленной отчетной информации, получаемой по различным каналам связи.
Следующим этапом реализуется конкретный подход к каждой
поставленной задаче для уменьшения нагрузки на работнкиа. После чего
результаты решения направляются руководству компании. На данном этапе
может быть произведена корректировка работы.
Система должна быть оптимальной и удобной для использования, и
иметь формы, которые выполняют такие задачи:
– получение информации;
– обработка, сохранение, анализ и печать данных.
Существует 4 возможные стратегии автоматизации [7, c. 265], а именно:
кусочная автоматизация
автоматизация по отдельным участкам
автоматизация по направлениям
автоматизация комплексная.
Кусочная автоматизация - приобретение компанией без определенного
стратегического плана отдельных секторов информационной системы, которые
не могут оказать существенной пользы компании. Последующее развитие
информационной системы фирмы связано с новыми, довольно большими
расходами.
44
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию конкретных
производственных участков, систематизированных по набору реализуемых
функций. Данный метод автоматизации выбирается при том условии, если
имеются участки, в которых применение автоматизированных систем дает
большой экономический эффект.
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизацию конрктных
направлений работы компании.
В нашем случае необходимо выбрать стратегию автоматизации по
отдельным участкам. В результате этого мы сможем помочь в деятельности
организации в плане работы с ведением документооборота, достигнув и при
этом экономический эффект.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
Способы приобретения информационной системы – это дальнейшие
действия от определения решения о необходимости внедрения ИС и до
момента пока информационная система не будет внедрена в организации.
Существует несколько методов приобретения информационной системы [5, c.
108], среди которых:
разработка (заказная и самостоятельная);
покупка информационной системы (покупка россиской или
зарубежной ИС);
покупка + доработка (заказная или самостоятельная);
аренда.
Приобретаемая ИС нам не подходит в связи с тем, что она имеет
некоторые недостатки, приведенные в пункте 1.3.1, а также нехватки
функциональности, слабо продумано направление дальнейшего развития ИС,
продолжительный срок адаптации под требования компании. Кроме того, из-за
отсутствия развернутой документации потребуется частое обращение в службу
технической поддержки, особенно на первых порах. Приобретение и доработка
45
представляются возможными в том случае, если требуются совсем небольшие
доработки.
С вариантом аренды готовой информационной системы можно
наткнутьтся на несколько недостатков: бизнес-информация хранится у третьих
лиц, а также зачастую недостаточно возможностей по настройке системы по
свои нужды.
Информационная система будет разрабатываться в организации
самостоятельно, поскольку компания имеет в своем штате достаточно
квалифицированных специалистов для разработки и внедрения такой
информационной системы. Разрабатываемая ИС будет включать в себя полный
функционал, и учитывать всю специфику работы и пожелания работников
данной компании, поскольку будет являться собственным уникальным
продуктом, что в свою очередь позволит быстро менять функциональность в
соответствии с потребностями внутреннего заказчика.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение подсистемы (ИО) - это информационная
модель работы сотрудников компании. Различают внутримашинное
ивнемашинное обеспечение [3, c.44].
ИО включает в себя: систему кодирования и классификации; систему
унифицированной документации, используемой в информационном
обеспечении, информационную базу, то есть, информацию из всех имеющихся
информационных массивов.
Внемашинное обеспечение представляет собой всю совокупность
информации, большую часть которой составляют документы. Различают
входные и отчетные документы.
Внутримашинное информационное обеспечение – это представление
данных на компьютерных носителях в форме организованных массивов, баз