20
Все компьютеры предприятия объединены внутренней сетью, что
позволяет беспрепятственно обмениваться данными. Также есть wi-fi роутер
Huawei AR1220, который доступен всем сотрудникам и клиентам.
Также в офисе находится два принтера HP LaserJetPro P1102W, доступ к
ним осуществляется через внутреннюю сеть и воспользоваться ими может
любой пользователь ПК, еще один принтер находится в экономическом отделе.
В организации есть 8 телефонов, каждый работник в день, в среднем тратит от
30 минут. Помимо принтеров в зале обслуживания клиентов находится МФУ
Canon PIXMA MG4240, а в кабинете руководителя факс от Panasonic KX
FC2668U.
В серверной комнате также установлен файловый сервер Lenovo PX-400R,
которые используется для хранения различных данных. Таких как документы
организации, видео и аудиофайлы, а также резервное копирование базы данных.
Большинство компьютерной техники используется строго для деловой
переписки, составления и обработки документации с использованием текстовым
редакторов. Сотрудники не выполняют сложные задачи, поэтому у них нет
необходимости в производительном оборудовании.
Предоставленные данные выше показывают, что на данном этапе развития
компании АО «АЭИ ПРАЙМ» существует простая и в тоже время
функциональная ИТ-инфраструктура, которая охватывает всех пользователей
сети, а именно сотрудников компании.
В качестве сервера используются системы на основе процессора
IntelXeon, обладающие характеристиками, представленными в таблице 2.
Таблица 2. Конфигурация одного из серверов
Процессор
IntelXeon 5500
Оперативная память
12 Гб DDR2 Samsung
Дисковая память
1 Тбх 2 RAID Edition SATA , RAID массив
Резервное копирование
Зеркальное посредством RAID
Видео подсистема
GeForcenVidia 7600GS
Операционная система
WindowsSvr 2008
21
Все рабочие места состоят из стандартного набора: ЖК-монитор,
системный блок, клавиатура и мышь.
В качестве базовых технических средств по оснащению корпоративной
сети применяются следующие средства вычислительной техники (СВТ),
представленные в Таблице 3.
Таблица 3. Конфигурация рабочей станции менеджера по продажам
Процессор
Intel I3 1,8
Оперативная память
4 Гб
Дисковая память
500 Гб
Видео подсистема
интегрированные решения
Операционная система
Windows 10
Рабочее место менеджера по продажам состоит из стандартного набора:
ЖК-монитор, системный блок, клавиатура и мышь, так же в кабинете
расположен многофункциональный сетевой лазерный принтер HP MF3110.
Доступ к Интернету осуществляется через сервер. В офисе имеется телефонная
линия, на которой установлен факс.
Программная архитектура разрабатываемой АРМ наглядно представлена
на Рисунке 3.
Рисунок 3. Программная архитектура АРМ менеджера по продажам
22
Персональный компьютер менеджера по продажам имеет стандартный
пакет программного обеспечения – операционную систему семейства Windows,
офисный пакет от Microsoft, антивирус Symantec.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На сегодняшний момент в компании АО «АЭИ ПРАЙМ» бизнес процессы
требующие автоматизации задействуют отдел продаж, а именно процессы
расчетов с клиентами отделом продаж и дальнейшая работа с ними.
Все обращения клиентов ведутся специалистами по продажам в программе
Excel. Для каждого клиента в Excel выделен отдельный лист, в котором
находится вся информация о взаимоотношениях с клиентом. Для каждого
клиента в Excel выделен отдельный лист, в котором находится вся информация о
переговорах с клиентом. Для того чтобы найти нужную информацию по клиенту
который уже пользовался услугами компании в Excel хранится ссылка номер
клиента в программе партнера.
Проблемами данной реализации являются:
– возможное дублирование либо некорректный ввод информации в
таблицу Excel, а также громоздкость представления информации и сложность ее
поиска;
– временные затраты во время загрузки формы Excel, а также отсутствие
мониторинга и стандартов заполнения данных об обращениях клиента.
Как следствие информация о взаиморасчетах с клиентом может
отсутствовать, быть указана некорректно либо не полностью. Документы
заполняются либо вручную, либо из шаблонов Word. При этом данные для
заполнения шаблона дублируются в Excel, что увеличивает время создания
документа и соответственно задерживают клиента.
23
Еще одной проблемой является то, что каждый из менеджеров компании
ведет свой файл Excel со своими пометками по клиентам, соответственно в
случае болезни, отпуска или увольнения другому менеджеру нужно еще больше
времени, чтобы разобраться с имеющимися данными. Причем зачастую ими
даже и не пользуются, вводя все данные по клиенту заново.
Так же существует вероятность потери данных путем повреждения файла,
а так же путем случайного или преднамеренного удаления. К тому же нет
возможности отследить историю изменений, т.е. есть вероятность того что
данные которые вводил менеджер могли подменить.
Все это привело к тому, что необходимо совершенствовать
существующую систему расчетов с клиентами в АО «АЭИ ПРАЙМ».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На рисунке 4 показана контекстная диаграмма ведения расчетов с
клиентами в АО «АЭИ ПРАЙМ».
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса принятия заявки от клиента (AS-IS)
24
В соответствие с проведенным анализом было выяснено, процесс
принятия заявки от клиента в компании осуществляется на основании устава АО
«АЭИ ПРАЙМ», внутренних положений, должностных инструкций сотрудников
отделов ответственных за ведение заявок.
В процессе регистрации заявки от клиента на решение проблем участвуют
внешние источники, сотрудники компании (специалисты по продажам),
администрация АО «АЭИ ПРАЙМ» (директор, бухгалтер, начальник отдела
продаж).
В результате осуществления операций с данными заявками может быть
сформирован журнал заявок клиента, документ о выполненных работах по
заявке клиента, счет на оплату.
В процессе обработки входящей документации обрабатываются и
регистрируются заявки, поступающие от внешних источников (клиентов АО
«АЭИ ПРАЙМ»). При выполнении процессов данные документы регистрируют
и передают в качестве документа-основания для выполнения рабочих операций.
В процессе формирования заявок основная роль в выполнении данного
бизнес-процесса возлагается на сотрудников отдела продаж. Диаграмма
декомпозиции процесса принятия заявки от клиента представлена на Рисунке 5.
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции процесса принятия заявки от клиента
25
В процессе решения заявок от клиентов рассматриваются и принимаются
планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении
данных бизнес-процессов возлагается на администрацию.
1.2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Для того чтобы обосновать необходимость автоматизации задач,
рассмотрим количество заявок и сопутствующих ей документов поступивших в
компанию АО «АЭИ ПРАЙМ» за прошлый год (см. табл. 4).
В результате данных приведенных в таблице 4, можно прийти к выводу,
что объем документации в АО «АЭИ ПРАЙМ» по данным 2018 года составляет
2608 документов, из них 34,6% приходится на оригиналы и 65,4% на
тиражирование документов.
Таблица 4. Документооборот АО «АЭИ ПРАЙМ» по данным 2018 года
Документы
Количество документов, шт.
Общее количество
документов, шт.
Подлинник
Копии
Входящие
272
272
544
Исходящие
196
432
328
Внутренние
434
1302
1736
Итого
902
2006
2608
Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента
в отдел продаж. Схема документопотока заявки приведена на Рисунке 6.
26
Рисунок 6. Схема документопотока заявки клиента в отдел продаж
Проблемой является хранение документов в АО «АЭИ ПРАЙМ», так как
оно осуществляется децентрализовано. Сотрудники отдела продаж зачастую не
сдают документы на хранение, а просто хранят их у себя на рабочем месте. В
связи с этим документы не формируются в дела или формируются с
нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов».
Среди основных нарушений хранения дел можно выделить тот факт, что
документы в дела формируются произвольно, в одном деле могут находиться
документы, имеющие разные сроки хранения, могут отсутствовать необходимые
реквизиты оформления дел. В компании АО «АЭИ ПРАЙМ» не используют
типовой перечень документов со сроками хранения.
Можно сделать вывод, что в компании полностью отсутствует
организация архивного хранения документов, поэтому нужно организовать
внедрение системы автоматизации приема и обработки заявок отделом продаж
27
АО «АЭИ ПРАЙМ» и начать формировать документы в дела, т.е. организовать
полноценный электронный архив.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Самыми важными информационными ресурсами компании, которые
необходимо защищать наиболее тщательно являются лицензии к программным
продуктам, дистрибутивы программ, а так же обновления к ним.
Коммерческую тайну АО «АЭИ ПРАЙМ» составляет финансово-
экономическая информация, а так же база данных клиентов компании и
переписка с ними.
Персональные данные АО «АЭИ ПРАЙМ» составляет информация о
сотрудниках компании, такая как паспортные данные, страховые данные,
сведения о доходах, сведения о семейном положении и т.п.
Обрабатываемые в информационной системе персональные данные (Х
ПД
)
относятся к 3 категории (персональные данные, позволяющие идентифицировать
субъекта персональных данных).
Так как в информационной системе одновременно обрабатываются
персональные данные менее чем 1000 субъектов ПДн или персональные данные
субъектов ПДн находятся в пределах компании АО «АЭИ ПРАЙМ», то Х
НПД
= 3.
Таблица 5. Определение класса информационной системы
Х
НПД
Х
ПД
3
2
1
категория 4
К4
К4
К4
категория 3
К3
К3
К2
категория 2
К3
К2
К1
категория 1
К1
К1
К1
По результатам анализа исходных данных информационной системе
присваивается класс 3 (К3) – информационные системы, для которых нарушение
28
заданной характеристики безопасности персональных данных, обрабатываемых
в них, может привести к незначительным негативным последствиям для
субъектов ПДн.
Для обеспечения информационной безопасности и защиты информации в
компании АО «АЭИ ПРАЙМ» используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, среди которых можно выделить
следующие:
1. Регламент информационной безопасности, который содержит
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую
тайну, к использованию программного обеспечения.
2. Регламент по использованию сетью Internet и электронной почтой.
При приеме на работу каждому сотруднику предоставляется должностная
инструкция, в которой четко прописаны права и обязанности сотрудника с точки
зрения информационной безопасности. Для каждого сотрудника присваиваются
учетные данные, состоящие из логина и пароля через систему Доменной
авторизации, в рамках которой предоставляется доступ к определенным
ресурсам сети, а так же доступ в глобальную сеть Internet. Для каждой учетной
записи существует свой набор разрешений, например, ограничение на
разрешенные к просмотру сайты, доступ к сетевым папкам и т.п. Для того чтобы
получить доступа к закрытым папкам или сайтам, необходимо написать заявку
на имя директора с приложенным одобрением руководителя непосредственного
отдела и руководителя отдела безопасности. После того как заявка будет
одобрена директором доступ будет предоставлен либо не будет предоставлен с
указанием причины.
Настройку и поддержку информационной безопасности и защиту
информации осуществляет администратор безопасности IT-отдела. Начальником
IT-отдела обеспечивается контроль за работоспособностью информационной
безопасности и защитой информации.
Обеспечивается информационная безопасность и защита информации на
двух уровнях – программном и аппаратном.
29
Программный уровень защиты основан на политиках безопасности
Microsoft Windows Server 2017 и Active Directory:
– права доступа на операционную систему и терминальный доступ к
серверам;
– права пользователей системы к программному обеспечению и
файловому серверу;
– использование парольной защиты на программы и доступ к базам
данных;
– использование ведения логов, контроль интернет-трафика и почты.
Аппаратный уровень защиты основан на проведении резервного
копирования данных с серверов.
В качестве средств защиты от инсайдерских угроз в АО «АЭИ ПРАЙМ»
следующие - за каждым сотрудником, который работает за компьютером
закреплена идентификационная пломба, наклеенная на системный блок в тех
местах, где возможна утечка информации (крышка корпуса, крышки на передней
панели. За срыв пломбы сотрудник несет персональную материальную
ответственность.
В АО «АЭИ ПРАЙМ» используют различные средства защиты от
внешних угроз - ежеквартально меняются пароли на доступ к операционной
системе, к базам данных SQL, к FTP серверу, а так же 4 раза в месяц
производится бекап баз SQL и FTP файлов.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Выбирая систему автоматизации заявок клиентов современная компания
руководствуется своей стратегией дальнейшего развития, а так же целями
которые компания планирует достичь и ожидаемым экономическим эффектом
от внедрения такого решения.