12
Рисунок 3. Архитектура программного обеспечения в ООО «Краски»
Редактор информационной базы, Утилита формирования файлов-
обновлений информационной базы и прочие - тоже являются уникальными
разработками компании. Обновления распространяются через ftp. Клиенты
подключаются к ftp-серверу компании (используется Titan ftp сервер) и
скачивают файлы обновлений информационной базы.
В некоторых отделах компании используются программы,
разработанные силами специалистов ООО «Краски»:
- информационная система отдела снабжения, выполняющая функции:
регистрации поставщиков и договоров с ними, отслеживание исполнений
договоров, анализ взаимоотношений с поставщиками и т.п.
- информационная система отдела сбыта, выполняющая функции учета
заказов клиентов компании, отгрузок и планирования сбыта продукции.
Для планирования работ применяется Microsoft Project 2013.
Для автоматизации бухгалтерского учета используется система Парус,
включающая модули:
- Бухгалтерский учет;
13
- Расчет заработной платы;
- Управление финансами;
- Управление персоналом и штатное расписание.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа накопленной информации была создана модель данных,
называемая информационной моделью. Данная модель позволяет проследить
весь процесс промежуточных операций над данными, начиная с ввода и
заканчивая выводом результатов в требуемом виде [16].
На данный момент в цехе "краски" нет рабочего места. Данные
продукта хранятся в электронной таблице Microsoft Excel, а данные заявки,
клиента и счета-фактуры записываются на бумаге с помощью шаблона,
введенного вручную. После того, как работа выполнена, акт выполненных
работ, который выдается клиенту после оплаты заявки.
В магазине через менеджера по обслуживанию клиентов идет очень
большой поток информации, которую нужно вводить в базу данных,
обрабатывать и хранить. Некоторые данные приходится вводить в бланки
несколько раз, что увеличивает время обслуживания клиента, а значит влияет
на его мнение о компании.
Также существующая система учета заявок:
не дает достоверных результатов из-за дублирования информации;
не позволяет оперативно реагировать и управлять из-за сложности
обработки информации;
требует высокой сложности обработки информации.
Таким образом, существующая внутри магазина система обработки
заявок является непродуктивной, особенно в условиях роста и развития
предприятия, увеличения количества клиентов.
14
Автоматизация бизнес-процессов необходима для повышения
конкурентоспособности.
Модель была разработана в среде BPwin в идеологии IDEF0.
Определяются внутренние процессы, происходящие на объекте
автоматизации, как внутри отдельных подразделений, так и во
взаимодействии между ними. Составим список основных внутренних
процессов:
ведение отчетной документации по выполненным работам;
документация о принятии заявки;
ведение учета по количеству одежды(хранение, прием, расход);
документация финансового состояния;
ведение документации по принятым платежам;
выдача предписаний структурным подразделениям по организации
рабочих процессов;
формирование задания по заявке на выполнение работ и оказание
услуг;
создание проектов и различных схем выполнения работ;
повышение квалификации сотрудников.
После описания контекстной диаграммы функциональной
декомпозиции осуществляется система делится на подсистемы и каждая
подсистема описывается отдельно в результате такого разделения, каждый
фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рис.
4).
15
Рисунок 4. Первый уровень декомпозиции
Весь процесс деятельности магазина делится на:
консультация и продажа;
прием и оформление заказов;
сотрудничество с клиентами;
контроль оплаты и отгрузка товара.
В результате дальнейшего разбиения произведена декомпозиция
первого функционального блока - консультация и продажа (рисунок 6).
Рисунок 5 - Декомпозиция - консультация и продажа
Внутрикорпо
р
ативные
Внутрикорпор
ативный
Менеджер по
16
Далее была произведена декомпозиция функционального блока - прием
и оформление заказов (рисунок 6)
.Рисунок 6 - Декомпозиция функционального блока - прием и оформление
заказов
Далее была произведена декомпозиция функционального блока -
сотрудничество с клиентами (рисунок 7).
Рисунок 7 - Сотрудничество с клиентами
Внутрикорпо
р
ативные
Внутрикорп
оративные
Внутрикорпор
ативный
Внутрикорпор
ативный
Менеджер по
17
Затем декомпозировался последний блок диаграммы - контроль оплаты
и отгрузка товара (рисунок 8).
Рисунок 8 Контроль оплаты и отгрузка товара
Итак, процесс декомпозиции бизнес процессов на предприятии ООО
«Краски» позволяет выявить структуру будущей базы данных.
В качестве выходной информации выступает оформленный заказ в
виде документов (смета, договор и акт), а также отчёты. Все
сформированные документы можно вывести на принтер.
Итак, процесс декомпозиции бизнес процессов на предприятии
магазин мужской и женской одежды ООО «Краски» позволяет выявить
структуру будущей базы данных.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
На основании анализа текущего состояния информационной системы
ООО "краска" можно сделать следующие выводы о том, что она имеет
следующие негативные особенности:
- неудобство работы с большими объемами данных;
- ограничение возможности получения отчетов;
Внутрикорп
оративные
Внутрикорпор
ативный
18
- неудобство ведения части документации в бумажном виде;
- данные о результатах деятельности компании не всегда точны и
актуальны.
Анализ текущего состояния информационной системы ООО "Краски"
показал, что в настоящее время используются устаревшие методы работы и
стандартное программное обеспечение (MS Excel), которые не позволяют
быстро вносить изменения в данные, в удобной форме хранить различного
рода информацию, быстро находить нужную информацию, быстро создавать
отчеты.
Поэтому необходимо автоматизировать рабочее место менеджера по
продажам, что позволит:
- создать единую базу данных, в которой будет храниться вся
необходимая информация, т. е. вся информация будет храниться в одном
месте, а не будет рассредоточена по отдельным файлам, это обеспечит ее
сохранность, согласованность и легкость доступа к ней;
- увеличение скорости обработки информации;
- повышение качества обслуживания;
- снизить нагрузку на персонал.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Автоматизация сама по себе не обязательно эффективна или даже
правильный выбор для вашей компании или организации. Выбор для
автоматизации данного процесса или задачи должен всегда проходить, по
крайней мере, в базовом дереве решений, взвешивая известные
преимущества и затраты. Некоторые из основных плюсов автоматизации
включают в себя следующее:
На шкале автоматизация процессов может исключить необходимость
нанимать новых административных сотрудников при значительной
экономии затрат.
19
Автоматизация устраняет человеческую ошибку.
Автоматизация процессов позволяет снимать самые скучные,
трудозатратные задачи. Это освобождает вашу рабочую силу для
решения задач, которые люди делают лучше, чем компьютеры.
В то время как некоторые из недостатков включают следующее:
Реализация большинства автоматических систем требует некоторой
технической поддержки или, по крайней мере, знакомства.
Автоматизация процессов по определению изменяется, требуя
управления изменениями.
Каждая новая автоматизация требует процесса обеспечения качества
(QA), который требует различных усилий и времени.
Вам нужно убедиться, что выходы вашей автоматизации такие же, как
(или лучше) ваши текущие человеческие усилия. Последнее, что вы хотите,
это открыть за шесть месяцев, что ваша автоматизированная система
обслуживания клиентов зависает на людях, которые нажимают 2!
Документирование текущего процесса
Первым шагом в автоматизации чего-либо является обеспечение
четкого понимания того, как оно работает в его текущем воплощении. Это
поможет вам понять, какие части могут быть автоматизированы и какая
форма может быть выполнена. Большая часть этого шага может быть решена
путем устранения неэффективности в вашей организации.
Если вы следуете стратегии Lean и построили карту потока значений -
буквальную визуальную карту, показывающую, как входные данные, такие
как заказы или лидеры, пробиваются через вашу организацию, в конечном
счете превращаясь в конечный продукт, - тогда эта карта удваивается как
карта сокровищ для возможностей автоматизации процесса.
Чтобы построить карту сокровищ, самым простым и самым прямым
способом является пройти процесс самостоятельно. (В идеале,
найдите двух людей, чтобы пройти через отдельно, в предположении, что
можно забрать на шаге другие промахи.) Следуйте за процессом на каждом
20
шагу, за документируя, какие именно преобразования начальный вход
должен пройти , который касается его, чего он ждет и т. д., чтобы стать
конечным продуктом.
Обратите особое внимание на семь отходов Lean (перепроизводство,
ожидание, транспортировка, ненужная обработка, ненужные запасы,
избыточное движение и дефекты).Они, как правило, созрели для
автоматизации.
На каждом шаге - независимо от того, насколько кажущимся
незначительным или быстрым - в процессе, спросите «5 Whys. «Почему этот
шаг здесь? Отвечая на ответ, спросите: «Почему? «Повторите пять раз. Это
поможет вам определить, можете ли вы вообще покончить с этим шагом
(возможно, потому, что это остаточный остаток для предыдущего процесса -
вы были бы удивлены тому, как многие из них зависают!), Или если вы
можете автоматизировать некоторые или все Это.
Программный продукт предназначен для автоматизации деятельности
менеджера по продажам на предприятии ООО «Краски».
Цели создания автоматизированного рабочего места менеджера по
продажам на предприятии ООО «Краски»:
- ведение справочников с возможностью добавления, удаления,
редактирования данных.
- повышение производительности труда и сокращение времени
общего прохождения документов;
- увеличение скорости работы с клиентами;
21
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к
информации;
- разработка системы с удобным и универсальным
пользовательским интерфейсом.
Рисунок 9 – Схема документопотока
Внедрение системы позволит:
- сократить время создания отчетных форм документов, отчетов;
- повысить продуктивность работы менеджера и предприятия в
целом;
- повысить оперативность получения необходимой информации;
- своевременно обновлять и корректировать информацию в базе
данных.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Планируется создание единой системы учета товарно-денежного
оборота, которая позволит собирать, структурировать и хранить информацию
о товарах, их поступлении и реализации.
Преимуществом этой системы является простота интерфейса,
интерактивный режим работы с пользователем. В то же время, в программе