22
реализованы все необходимые функциональные возможности. Таким
образом, разработанная система должна содержать все необходимые
функциональные возможности. Информация о товарах и поставщиках
хранится в специальных каталогах. Данные об операциях (Регистрация
поступления товаров, реализация товаров) хранятся в журналах документов.
А также, программа обеспечивает удобство хранения и обработки
информации. Пользователи системы могут получать различные типы отчетов
о наличии остатков на складе, настраивать собственные параметры вывода
отчета.
Таким образом, задачей организации проектного решения является
разработка единой системы учета товарно-денежного оборота, которая также
позволяет формировать отчеты на основе всех этих данных.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На рынке систем автоматизации оптовой торговли представлено
довольно много различных программных продуктов. Рассмотрим некоторые
популярные решения: «1С: Управление торговлей 8», «РосБизнесСофт-
Торговля», «ФРЕГАТ-КОРПОРАЦИЯ», «АНД Проджект: Оптовая торговля
и дистрибуция».
Проведем сравнительный анализ рассмотренных выше систем (таблица
1.)
Таблица 1. Сравнение информационных систем
Функции Анализируемые системы
ФРЕГАТ-
КОРПОРАЦИЯ
РосБизнесСофт-
Торговля
1С: Управление
торговлей 8
Учет данных клиентов; 5 5 5
Учет сделанных заказов; 5 4 5
Учет выполненной оплаты; 5 4 5
Учет данных курьеров; 3 3 5
Учет выполнения заказов; 4 4 5
Отчеты о выполнении заказа; 3 3 5
Визуализированный отчет о
доставке товара.
0 0 5
23
Итоговая оценка 25 23 35
Для оценки возможностей программных средств использовалась
следующая шкала:
0 - функция отсутствует;
1 - характеристика не соответствует потребностям компании;
2 - характеристика лишь частично соответствует потребностям
компании;
3 - характеристика соответствует потребностям компании на среднем
уровне;
4 - характеристика практически полностью соответствует
потребностям компании;
5 - характеристика полностью соответствует потребностям компании.
Каждая система получила определенную оценку в зависимости от того,
насколько эффективно выполняются выбранные для анализа функции. На
основе этих оценок будет рассчитываться итоговая оценка продукта и
проводиться сравнение.
Стоит отметить, что максимальную оценку получила программа «1С:
Управление торговлей 8». Это связано с тем, что данная система является
специализированной, разработанной для нужд компании, занимающейся
доставкой корреспонденции. Именно это программное средство и будет
выбрано для автоматизации деятельности компании ООО «Краски».
Таким образом можно сказать, что встроенный язык является
скриптовым языком для программирования бизнес-логики, а использование
модулей на встроенном языке является событийно-зависимым, т.е.
выполнение модулей происходит при возникновении определенных событий
в процессе функционирования прикладного решения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации, которые
описаны в таблице 2.
Таблица 2. Варианты стратегий автоматизации
24
№ Стратегия Описание
1 Хаотичная Состоит из набора автоматизированных участков, не связанных друг с
другом. Такая автоматизация определяется оперативными задачами и
обычно не отражается в стратегических планах компании
2 По участкам Представляет собой процесс автоматизации отдельных
функциональных участков
3 По направлениям Отличается от автоматизации по участкам тем, что предполагает
участие всех функциональных подразделений, деятельность которых
связана с направлением автоматизации.
4 Полная Предполагает автоматизацию абсолютно всех бизнес- процессов
компании.
Как видно из таблицы 1, существует четыре вида стратегий
автоматизации предприятия: хаотичная, по участкам, по направлениям и
полная.
Критериями выбора стратегии автоматизации в ООО «Краски»
являются ограничения по финансовым, временным затратам. В связи с этим
рассмотрим возможность применения одной из четырёх стратегий
автоматизации:
Таким образом, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии
автоматизации логичным будет выбрать стратегию автоматизации по
направлению и автоматизировать только непосредственно процесс учета
продаж.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим возможные варианты приобретения информационной
системы для автоматизации инвентаризации в ООО «Краски»:
1) Покупка готового решения.
Преимущество данного варианта в том, что решение уже полностью
отлажено, содержит минимум ошибок, будет затрачено мало времени на
внедрение системы. Готовые решения содержат уже всю документацию,
постоянно совершенствуются. Недостатком является то, что обычно данное
решение требует установку дополнительного ПО, необходимо нанимать
25
специалистов в работе с данным продуктом, что для нашей компании не
выгодно.
2) Разработка системы на заказ.
Преимущество в том, что заказчик может сам выставить все нюансы
для
ИС. Появляются риски не уложиться в сроки заказа, либо наличие скрытых
ошибок, которые не видны сразу. Последующее администрирование будет
достаточно трудоемким процессом, потребует много времени и затрат.
3) Разработка собственной системы.
Данный вариант позволяет получить систему, полностью подходящую
предприятию. В дальнейшем, система может быстро и эффективно
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснования по информационному обеспечению
Информационная поддержка (IO) включает в себя:
система классификации и кодирования;
единая система документации, используемая в IOS;
информационная база.
В данном дипломном проекте используются локальные документы:"
заявка на приобретение материальных ценностей"," заявка на регистрацию
пользователя и доступ к программным ресурсам"," заявка на устранение
неполадок","заявка на доступ к сетевым ресурсам". Информационные файлы
формируются на основе исходной информации, содержащейся в указанных
первичных документах-основных носителях первичной экономической
информации в компьютерных системах обработки данных. К ним
предъявляется ряд требований:
достаточная информация для решения проблемы;
устранение избыточности информации;
26
точность и своевременность информации;
согласованность форм первичных документов с макетами размещения
информации на машинном носителе;
логическая структура документа;
Существует три способа организации информационной базы (ИБ):
файловая организация ИБ; интегрированная ИБ; смешанная организация ИБ.
Под файловой организацией IB понимается локальное расположение
базы данных на компьютере, к которому обращаются другие пользователи с
помощью стандартных для ОС методов обмена данными по сети, например в
MSWindows-это совместное использование и безопасность, что снижает
скорость обработки данных в локальной базе данных. Под смешанной
организацией ИБ подразумевается распределенная база данных, хранящаяся
на нескольких серверах и реплицирующая изменения в каждом расписании,
структура ИБ используется в ERP-системах для работы в географически
удаленных офисах ИБ одновременно.
Интегрированный способ организации ИС представляет собой набор
взаимосвязанных и хранимых данных с такой минимальной избыточностью,
что его можно оптимально использовать для любого приложения,
обеспечивая при этом независимость данных от программы, а для
обновления данных используется общий способ управления.[19]
В данном дипломном проекте наиболее подходящей организацией ИБ
является интегрированная организация ИБ, так как размер базы данных будет
увеличиваться каждый день на 700-800 записей. И лучший выбор-
использовать СУБД вместо базы данных хранения файлов
Есть три модели логической структуры базы данных (по способу
установления связей между данными): иерархическая, сетевая и
реляционная.
В иерархической модели каждой информационной единице (сегменту),
кроме корня, соответствует один исходный сегмент, а между исходным и
сгенерированным сегментом устанавливается только одна связь. В
27
иерархических моделях экземпляр исходного сегмента в общем случае
соответствует некоторому числу экземпляров сгенерированного сегмента.
Такие структуры полезны для отображения отношений "один ко многим" в
предметной области. Иерархическую структуру можно просматривать только
из корневого узла. Пропуск сегмента по иерархическому пути при доступе к
данному сегменту не допускается. Основными недостатками иерархической
структуры являются: сложность (неэффективность) отображения отношений
"многие ко многим"; длительность доступа к сегментам, расположенным на
нижних уровнях иерархии; ориентация на определенный тип (раздел)
запроса.[19]
Сетевые модели графически отображаются в виде графика. Вершины
графа соответствуют составным единицам информации (записям). Копии
записей файла. Структура записи может быть иерархической или линейной в
зависимости от системы. Между парой типов записей может быть объявлено
несколько связей, имена и направления которых должны быть четко
обозначены. Недостатками являются: сложность (очень большое количество
параметров, описывающих данные и операторов), а также неудобство
навигационного доступа.[19]
Исходная информация для решения поставленной задачи получается из
таких документов, как:
- e-mail от сотрудника компании \с описанием проблемы на
неформальных языках в области ИТ
- регламент работы службы "горячей линии"
- ежедневное письмо о наличии ИТ-персонала во всех областях.
- письма, регламентирующие изменения в ответственных за
засекреченные районы происшествий и новые направления
Результаты решения задачи отображаются в отчетах и документах,
таких как:
- Отчет о согласованных заявках
- Отчет о заявке по месту нахождения заявителя
28
- Отчет о логике назначения заявителя.
Для решения поставленных задач задействованы классификаторы
объектов, такие как: города, регионы, улицы, кодовые описания
неисправностей
В таблице 3 представлено описание используемых классификаторов.
Таблица 3
Описание используемых классификаторов.
Наименование
кодируемого
множества
объектов
Значимость
кода
Система
кодирования
Система
классифи-
кации
Вид классифи-катора
Регион 4 Порядковая Отсутствует Локальный
Город 4 Порядковая Отсутствует Локальный
Улица 4 Порядковая Отсутствует Локальный
Код описания
неисправности
4 Порядковая Отсутствует Локальный
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
В целях оптимизации рабочего времени и избежание ошибок в работе
персонала мною была разработано расширение. Оно представляет собой
внешнюю обработку для обычного (неуправляемого) приложения для
конфигураций «Управление торговлей 10.3», «Комплексная автоматизация
1.1», «Управление производственным предприятием 1.3». Хотя на данный
момент существует большой выбор бухгалтерских программ аналогичных
программе «1С: Предприятие», на мой взгляд, в свою очередь, программа
фирмы «1С» имеет ряд преимуществ. Самым главным преимуществом
программы является очень гибкая настройка. Система программ позволяет
выполнять разнообразные задачи учета и управления процессом на
предприятии в независимости от их профиля работ. Начальник может
29
выбрать решение, которое наилучшим образом будет соответствовать
повседневным нуждам предприятия и будет в дальнейшем
модернизироваться в случае роста предприятия, а также расширения задач
автоматизации системы. Ключевой элемент всей системы – технологическая
платформа, на базе которой создаются прикладные программы, с которыми
имеют дело конечные пользователи. Именно платформа определяет
потенциальные возможности для решения задач автоматизации различных
предприятий. Она состоит из трех основных компонентов: среды исполнения
(собственно «1С:Предприятие», где работают пользователи), инструмента
разработки («конфигуратор») и средств администрирования [5].
Определившись со средством реализации дипломного проекта, необходимо
рассмотреть разработанную программу – конфигурацию.
Существенным преимуществом программы 1С:Предприятие является
(в версии 8.3) обновленный внешний вид. Современный интерфейс,
наглядный и интуитивно-понятный для пользователя, все разделы которого
находятся «перед глазами», позволяет быстро освоить работу с решениями.
Преимущество программ 1С перед другими программами – простота
работы пользователей, и как важная составляющая этого – быстрый доступ
ко всем разделам программы с начальной страницы. Это позволяет быть в
курсе наиболее важной информации: новости, задачи, основные показатели
деятельности самого сотрудника или предприятия в целом.
1С 8.3 позволяет настраивать начальную страницу под конкретного
пользователя, добавлять интересующие разделы. Для перехода к настройке
разделов начальной страницы используется кнопка «Настройка».
Доступ к разделу «Задачи» осуществляется с главной страницы.
Список задач содержит сведения о сроках сдачи отчетов, уплаты налогов и
т.д. Реестр задач формируется автоматически, что помогает контролировать
сроки сдачи отчетности, уплаты налогов, расчета и выплаты заработной
платы и многое другое.
30
Еще одной особенностью 1С 8.3 является возможность настраивать под
себя внешний вид программы. Раньше это было возможно только с
изменением конфигурации, сейчас программа позволяет пользователю
сделать это самостоятельно, не прибегая к помощи программистов.
Настроить можно состав полей в справочниках, документах, добавить и
убрать необходимые разделы. Применить эту возможность можно, нажав на
кнопку «Еще», далее выбираем «Изменить форму».
Можно добавить или убрать элементы формы, а также изменить их
свойства.
Благодаря доступу в мировую сеть программа автоматом заполняет
реквизиты контрагентов по ИНН и осуществляет проверку контрагентов, что
исключает ошибки и сокращает рутинные операции. Чтобы воспользоваться
данным сервисом из главного меню заходим в «Справочники», далее
«Контрагенты», выбираем «Создать». В открывшемся окне заполняем ИНН,
остальные реквизиты программа подставит автоматически. В этом же окне
находится кнопка «Досье», при помощи которой можно посмотреть
подробную информацию о контрагенте, чтобы оценить его надежность.
Также 1С 8.3 позволяет обмениваться электронными платежными
документами с банком прямо из программы, не устанавливая
дополнительное программное обеспечение.
Немаловажным преимуществом программы является возможность
работать в облачном сервисе, через Интернет, при этом заходить в
программу можно с мобильного устройства, используя мобильное
приложение.
Также к преимуществам и особенностям версии 3.0 можно отнести
автоматическое обновление конфигурации и платформы.
1С 8.3 предлагает очень удобный сервис – загрузку документов из
Excel. Это могут быть входящие документы от поставщиков, акты или
накладные в формате Excel, сводя к минимуму ошибки при ручном вводе
31
документа. Заходим в журнал «Поступление» и записываем полученный
документ в программу при помощи кнопки «Загрузить».
1С 8.3 позволяет загружать из Excel номенклатуру и цены, а также
выгружать обратно. Эта функция очень полезна для торговых предприятий.
Для этого нужно в главном меню выбрать «Справочники», затем «Товары и
услуги», далее «Номенклатура». В открывшемся списке выбираем нужный
вид номенклатуры, затем нажимаем кнопку «Загрузить/Выгрузить», в
зависимости от желаемых действий.
В программе могут быть сохранены и присоединены к конкретному
документу любые файлы, сканированные копии документов, фотографии и
т.д. Для этого в форме документа воспользуемся кнопкой «Присоединенные
файлы». Программа предложит добавить документ из файла.
Таким образом, в программе можно хранить файлы в
непосредственной привязке к документу, что весьма удобно. При
необходимости их можно распечатать или отправить контрагенту.
Возможность разделять права доступа пользователей к информации
также является достоинством платформы версии 8.3. Например, стоит задача
закрыть доступ к разделам «Заработная плата», «Банк» и «Касса» для всех
сотрудников, кроме директора и главного бухгалтера. Удобное
администрирование в 1С 8.3 позволяет это сделать. Заходим в пункт меню
«Администрирование», затем «Настройки программы» и «Настройки
пользователей и прав».
Программа позволяет максимально гибко настраивать доступ
пользователей к документам и прочей информации.
На сегодняшний день программы 1С Предприятие 8.3 предлагают
высочайший уровень автоматизации рабочих процессов, а по скорости,
удобству для пользователей и стоимости владения не имеют аналогов на
отечественном рынке.
В качестве базы данных выбрана - MS SQL.