12
браузер Mozilla Firefox;
Avira AntiVir Premium Security Suite;
Adobe Acrobat 6.0 Professional.
С учетом специфики деятельности отделов персональные компьютеры
предприятия снабжены таким дополнительным ПО (персональные пакеты
программного обеспечения для отделов) - Бухгалтерия: 1С Бухгалтерия: Версии
8, 1С Предприятие: Версия 8.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся помимо
производственной деятельностью – деятельностью сбытовой, является точный и
упорядоченный учет реализации продукции.
При очень большом обороте первичных документов становится очень
сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком
стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения,
не имеют четко отлаженного компьютерного учета.
Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Его
отличительной чертой является большая массовость и однородность исходных и
результативных показателей. Как правило, результативные показатели
формируются путем многократной группировки по различным признакам
исходных первичных данных без применения сложных расчетов.
Учет товаров на предприятии осуществляется по мере реализации
товаров, выставления счетов клиентам на оплату продукции и предъявления им
накладных на получение товара. Эти документы составляются в двух
экземплярах, один из которых предоставляется покупателю, второй – остается у
сотрудника, продавшего товар.
Реализация товара на предприятии ЗАО «Золотой шар» происходит
следующим образом.
Менеджер создает и ведет учет картотеки со сведениями о поставщиках,
13
товарах и оформленных поставках. При необходимости в существующие
документы вносятся изменения.
Необходимость внести изменения в существующие документы может
возникнуть по разным причинам, таким как: изменения данных о поставщике,
заключение договоров с новыми поставщиками, осуществление поставок новых
товаров.
Работа менеджера с клиентом завершается оформлением заказа,
включающего данные из справочных картотек. Данное действие предполагает
выдачу клиенту счета на оплату товара и накладной на получения товара на
складе.
По итогам месяца начальнику отдела продаж предоставляется отчет
товаров имеющихся товаров. Начальник фирмы контролирует процесс продажи
товара на основании этого отчета.
Результаты решения поставленной задачи являются необходимыми для
проведения мониторинга продаж по годам, выявления товара, на который
действует наибольший спрос.
В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание
придается использованию технических средств сбора и регистрации
информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации,
накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в
компьютер для формирования документов или накопления полученных данных
в системе.
Фиксация и передача информации происходит на материальных
носителях, поэтому необходимы действия человека и работа технических
средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче,
преобразованию, обработке, хранению, поиску и выводу. Таким образом,
обеспечивается нормальное протекание информационных процессов, и данные
функции входят в технологию управления. Они реализуются технологическими
процессами обработки данных с использованием электронных вычислительных
машин и других технических средств.
На предприятии ЗАО «Золотой шар» сбор и регистрация информации
происходят при выполнении различных хозяйственных операций – прием
14
готовой продукции, получение и отпуск товара и тому подобное.
В процессе сбора информации, она, как правило, регистрируется.
Данный процесс заключается в фиксации её на материальном носителе:
документе или машинном носителе путем ввода в компьютер. При этом запись в
первичные документы осуществляется, в основном, вручную. Вследствие чего,
процедуры сбора и регистрации остаются на данном этапе наиболее
трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота – по-прежнему
актуальным.
При поставке товара менеджер продаж присваивает ему уникальный
номер путем регистрации в журнале поставок вручную. После чего ему
необходимо внести данные об принятом товаре в специальный бланк. Кроме
того, нужно зафиксировать данные о поставщике и товаре, которые подлежит
реализации. Так же вести учет количества товаров на складе и при
необходимости договариваться о поставках.
Вся перечисленная информация хранится на бумажных носителях и
занимает много места.
Трудности ручной обработки состоят еще в том, что при оформлении
новой поставки оператору приходится каждый раз искать информацию о
поставщике в картотеке, при необходимости, заводить новую карточку
поставщика или корректировать данные в старой карточке. Затем заняться
поиском в картотеке образцов заказов с описаниями, выяснить имеется ли на
складе запрашиваемый клиентом товар в достаточном количестве, после чего
вернуться к клиенту и продолжить работу с ним по оформлению счетов на
оплату товара и накладных на получение товара на складе.
Данные действия менеджера продаж повторяются при оформлении
каждой новой поставки и учета товара на складе, а картотеки на поставщиков и
товар находятся в разных помещениях. Даже, если в офисе соблюдается
идеальный порядок и все картотеки рассортированы по алфавиту, все равно из-за
своего объема такой процесс оформления заказов отнимает большое количество
времени, что нарушает концепцию сбытового отдела любого предприятия,
которая состоит в наиболее быстром обслуживании покупателей.
Выходом из сложившейся ситуации является разработка
15
информационной системы, позволяющей значительно облегчить процесс
оформления и учета товаров, посредством использования вычислительной
техники. Этого легко добиться, переведя бумажные носители карточек в
электронный вид. Тогда оператору не нужно будет каждый раз при оформлении
поставки идти к картотеке и искать нужные карточки.
Автоматизация выше перечисленных операций, не только упростит
процесс учета, но и позволит менеджеру продаж компании оперативно получать
необходимую информацию.
Одной из задач, которую необходимо решить для достижения
поставленной цели, является исследование предметной области.
Предметной областью в рамках данной работы, как мы сказали, является
деятельность менеджера продаж компании.
На данный момент в отделе продаж существует лишь таблица MS Excel, в
которой содержатся данные о клиентах. Пользуясь этой таблицей для
обеспечения взаимодействия с клиентами, заключения договоров, товара и
прочих вопросов, отделу продаж на данный момент необходимо звонить по
телефону каждому клиенту и согласовывать все вопросы по телефону, самое
сложное - разъяснять по телефону информацию о товарах.
Для автоматизации этого процесса необходимо разработать сайт, который
будет иметь возможность обратной связи клиентов с отделом продаж и
содержать информацию о продуктах компании, сведения о поставках и условия
работы с клиентами.
Характеристика основной деятельности компании ЗАО «Золотой шар»
показана на рисунке 4.
16
Закупка
растительного
сырья и продукции
Переработка
растительного сырья
Переработка
продукции
M - Бизнес-процессы управления
B - Основные бизнес-процессы
S - Обеспечивающие бизнес-процессы
Сбор продукции
Содержание
зданий и
сооружений
Управление
персоналом
Реализация
товара
Поставка товара
Доставка товара
Стратегическое
управление
Управление
финансами
Управление
маркетингом
Управление
бизнесс-
процесами
Административн
о-хозяйственное
обеспечение
ИТ-обеспечение и
связь
Юридическое
обеспечение
Бухгалтерский
учет
Складирование
товарно-
материальных
ценностей
Рисунок 4. Характеристика основной деятельности компании
Реализация продукции компании ЗАО «Золотой шар» представляет собой
очередность действий, которые необходимо выполнять, чтобы достичь
поставленную цель компании - получение дохода от осуществления реализации
товара. Она состоит из таких основных этапов:
подготовительная деятельность;
реализация продукта;
обслуживание после реализации и предложение возможного
дополнительного продукта.
На этапе подготовительной деятельности необходимо:
выявить возможных клиентов;
определить имеющиеся и потенциальные потребности у вероятных
клиентов;
определиться с каналом самого эффективного доступа к клиенту.
Реализация продукта состоит из:
необходимости контакта с возможным клиентом;
убеждения клиента в необходимости заключения договора;
17
изучения потребности;
оформления договора и объемов поставок, когда клиент дал
согласие на сотрудничество.
Обслуживание после реализации продукта включает в себя:
обмен информацией с клиентом по поводу уже заключенного
договора;
оформление заказов с клиентом;
обеспечение консультационных, а также юридических услуг
клиенту;
помощь в реализации товара.
На первый план можно выдвинуть как минимум 3 задачи, которые следует
автоматизировать в продажах, для чего необходимо осуществить разработку и
внедрение сайта, который должен поспособствовать в решении следующих
задач:
предоставлять информацию для клиентов компании (оптовикам) по
заключению договоров, поставках, обратной связи с отделом
продаж;
ознакомление с ассортиментом предлагаемых услуг и товаров;
оформление заказов на товары.
Все эти задачи учёта тесно переплетаются между собой. Учёт товаров
связан с учётом финансовых средств (учёт заказов и продаж).
Систему учёта товаров считают одной из основополагающих систем
учёта. Применяя учёт проданных товаров можно:
осуществлять учёт денежных средств, которые получены от
продаж;
наблюдать за спросом, анализ которого дает возможность выбора
более востребованной категории товаров;
учитывать скидки, акции, уровень цен.
Диаграмма IDEF0 деятельности ЗАО «Золотой шар» по продажам «Как
есть» представлена на рисунке 5, а на рисунке 6 представлена декомпозиция
модели IDEF0.
18
Перечисленные операции по организации продаж могут осуществляться
при наличии АРМ менеджера продаж, которое смогло бы охватывать
деятельность, связанную с продажей товаров, знакомством клиентов с
ассортиментом услуг и товаров, формированием коммерческих предложений на
различные товары, определением акций на продажи товаров и сопутствующими
услугами.
Дальнейшая декомпозиция демонстрирует, что при помощи АРМ
менеджера продаж будут осуществляться некоторые операции без привлечения
менеджеров отдела продаж, им останется только проконтролировать
правильность заполнения данных и их передачу другим заинтересованным
лицам.
19
Рисунок 5. Схема IDEF0 «Деятельность по продажам «Как есть»
20
Рисунок 6. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по продажам
21
На рисунке 7 представлена модель IDEF0 деятельность по продажам и
заказам АРМ менеджера продаж «Как должно быть», а на рисунке 8
представлена декомпозиция [26, C. 64].
Декомпозиция проводится уже с учетом разрабатываемой системы и
можно сразу заметить, как она будет реализовывать взаимодействие
сотрудников по осуществлению операций по продажам.
Следовательно, АРМ менеджера продаж позволяет автоматизировать
деятельность по заказам и оформлению товаров.
Применяя автоматизацию продаж необходимо упростить операции,
связанные с выполнением продаж, составлением планов на закупки и продажи
товаров.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Опишем организацию основной деятельности предприятия в рамках
работы отдела продаж и взаимодействующих с ним подразделений.
К участникам бизнес-процесса относятся:
клиенты;
поставщики;
менеджеры отдела продаж;
бухгалтерия;
отдел материально-технического снабжения (МТС);
работники.
Поскольку, основным направлением на предприятии является продажа
продукции, то в данной работе планируется автоматизация работы именно отдел
продаж компании как основного отдела компании. Также будет предусмотрена
реализация работы системы с бухгалтерией и службой материально-технической
поддержки.
Данная информационная система необходима для учета продаж на
предприятии ЗАО «Золотой шар». Программа разрабатывается в целях
автоматизации информационных процессов работы менеджера продаж
компании.