22
Рисунок 7. Диаграмма деятельности АРМ менеджера продаж «Как должно быть»
23
Рисунок 8. Декомпозиция диаграммы IDEF0 деятельности АРМ менеджера продаж «Как должно быть»
24
Разработка данной информационной системы необходима для
достижения следующих целей:
ведение электронных картотек поставщиков и товаров;
электронный учет и оформление поставок, учет товара на складе и
его реализации;
простота и надежность хранимой учетной информации;
сокращение времени обработки исходной информации;
быстрота формирования отчетов.
Информационная система должна выполнять следующие функции:
осуществлять регистрацию и печать поставщиков, поставок,
справочника товаров, количества товаров на складе и реализацию
товара;
осуществлять вывод общей суммы поставки;
предоставлять информацию о поставках;
осуществлять поиск в справочнике товаров по названию, в
накладных поставок по дате поставки, поиск по дате реализации
суммы товара;
предоставлять возможность выводить общей суммы реализации по
дням;
иметь справку по работе с программой.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Информационный процесс, направленный на получение научно-
технической, контрольной, плановой, аналитической и учетной информации, в
ИС базируется и унифицирован на электронно-вычислительной технике.
Увеличение эффективности применения ИС выполняется путем сквозного
построения и совместимости ИС, что дает возможность ликвидировать
дублирование и обеспечить многократное применение информации, выполнить
установку определенных интеграционных связей, а также ограничить количество
показателей, и уменьшить объем потоков информации, и повысить степень
25
применения информации.
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность
информации и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и другой
информации [2, C. 15].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал применяться
показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические
средства и обеспечение работоспособности внутрифирменной ИС [17, C. 87].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [18, C. 64]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию,
в зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления
информации в децентрализованном и централизованном
управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и
выдача информации по бухучету и отделов технического
обеспечения;
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются [20, C. 83]:
координация деятельности по обработке и сбору информации
финансовых отчетов на высоком уровне управления и в
производственных отделах в целях увеличения своевременности и
качества поступления финансовых данных по компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и
обработки первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки
данных.
26
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную
информационную сеть [23, C. 36].
Все вышесказанное говорит о необходимости использования
информационных систем для автоматизации работы персонала организаций.
Поскольку разработка комплексной системы автоматизации работы всех
подразделений организации, является сложной и дорогостоящей, и
нуждающейся в привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива
исполнителей, предлагается в первом этапе ограничиться проектом, который
решает ряд личных задач.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы отдела продаж, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в
специализированном электронном журнале, реализованном в Excel, вручную.
Схема документооборота отдела продаж представлена на рисунке 9.
Рисунок 9. Схема документооборота отдела продаж
27
Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов требуется
посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и
занимает довольно длительный период.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанные, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому, что менеджер может попросту не
заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой
формирование неправильной отчетности.
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
сложность мониторинга деятельности конторы;
сложность в составлении отчетной документации;
возможность утраты информации из-за возможных ошибок
консультанта;
ручная обработка информации:
снижение эффективности в работе операторов;
трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
необходимости работать с большими размерами данных;
отсутствие единого упорядоченного архива истории
взаимоотношения с клиентами;
трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.
Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации
(таблица 2).
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Учет клиентов
15
3
Учет продаж
30
3
Учет поставок
30
3
Формирование
отчетности
50
3
Итого:
125
12
Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном
предприятии было предоставлено работниками отдела продаж предприятия.
28
Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту является предположительным
если внедрить новую систему отдела продаж предприятия. Такая разница
исходит от того, что предлагаемый вариант автоматизации отдела продаж будет
клиент-серверной системой и выполнение заявок значительно сократит время на
выполнение нижеперечисленных действий.
Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов
занимает до 50 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно
3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время
сократится до 10-15 минут. Кроме того, основными достоинствами
автоматизации также будет являться меньший риск допущения ошибок в
документах и отчетной документации за счет электронной формы их
формирования, а также автоматизированного ввода данных.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы отдела продаж, отсутствует. Применение вычислительной техники для
оптимизации процесса обработки информации будет эффективным потому, что
большая часть информации, участвующей в нем, поддается формализации.
Внедрение ЭВМ позволит гораздо быстрее проводить процессы составления
разных отчётов, и повысить эффективность работы менеджера отдела продаж и
компании в целом [21, C. 185].
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
На основании анализа используемых программных и аппаратных средств
обеспечения безопасности произведен анализ выполнения задачи по
обеспечению информационной безопасности предприятия, результаты которого
приведены в таблице 3.
29
Таблица 3
Анализ выполнения основных задач по обеспечению информационной
безопасности
Основные задачи по обеспечению информационной
безопасности
Степень
выполнения, %
Обеспечение информационной безопасности при
ведении делопроизводства и осуществлении
документооборота
54
Основные задачи по обеспечению информационной
безопасности
Степень
выполнения, %
Обеспечение информационной безопасности при
обработке информации в ИС
45
Обеспечение безопасности конфиденциальных
переговоров
43
Обеспечение информационной безопасности при
осуществлении взаимодействия с деловыми
партнерами и клиентами
66
Обеспечение сохранности персональных данных
сотрудников и клиентов
23
Обеспечение сохранности коммерческой тайны
56
Как видно из приведенной таблицы, ни одна из задач обеспечения
информационной безопасности в компании не выполняется полностью.
Результаты оценки рисков предоставляются в виде перечня рисков, каждому из
которых определен ранг. Результаты оценки рисков приведены в таблице 4.
30
Таблица 4
Результаты оценки рисков информационным активам организации
Риск
Актив
Ранг
риска
Превышение
допустимой
нагрузки
Финансовые отчеты компании
3
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Сбои и отказы
программных
средств
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Сведения о PR-компаниях
3
Финансовые отчеты компании
3
Недобросовестное
исполнение
обязанностей
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Выполнение
вредоносных
программ
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Использование
информационных
активов не по
назначению
Сведения о PR-компаниях
2
Финансовые отчеты компании
2
Персональные данные сотрудников
2
Система обеспечения безопасности компании
2
Нарушения
персоналом
организационных
мер по
обеспечению ИБ
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
2
Внутренняя бухгалтерская документация
2
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
2
Действия
неавторизованного
субъекта
Сведения о PR-компаниях
2
Финансовые отчеты компании
2
Персональные данные сотрудников
2
Неконтролируемая
модификация
актива
Система обеспечения безопасности компании
1
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
1
Несанкциониро-
ванный доступ
Внутренняя бухгалтерская документация
1
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
1
Сведения о PR-компаниях
1
Сложившаяся ситуация и увеличение государственных требований к
информационной безопасности привели к принятию решения о разработке
документа, в котором должен быть четко указан алгоритм действий, а также
31
объем обязанностей и полномочий всех сотрудников по обеспечению
безопасности информации предприятия, определены другие основные моменты
в этой сфере [7, C.19]. Данный документ, обычно имеет название «Политика
безопасности предприятия».
Ключевая цель политики информационной безопасности заключена в
общем описании правил по работе с информацией на предприятии.
Сформулированные и зафиксированные на бумаге правила по обеспечению ИБ
дают возможность достижения [15, C. 205]:
стабильной защиты;
независимой защиты от профессиональных и индивидуальных
качеств исполнительных сотрудников.
контроля защиты и процедур по информационной обработке.
До начала формирования политики ИБ необходимо произвести анализ
активов, который состоит из их оценки и учёта. Сформированная политика
должна включать в себя отдельный раздел для каждого обнаруженного актива,
группы взаимосвязанных активов или обособленной части актива предприятия в
зависимости от проведённого раньше анализа их взаимосвязанности и структуры
[16, C. 46].
Формирование политики информационной безопасности выполняется
специалистами ИБ с целью использования другим персоналом предприятия [14,
C. 60]. Поэтому, политика информационной безопасности должна быть
несложной, на доступном языке с использованием минимального количества
специальной лексики лишь там, где в этом имеется необходимость.
Требования, содержащиеся в политике информационной безопасности
должны быть рациональными и аргументированными. Это означает, что
требования должны исходить из угроз, уязвимостей, а также ценности
защищаемых активов и соответственно не должны усложнять их
функционирование.
Кроме этого, требования должны носить общий характер и не зависеть от
конкретных систем защиты. Наоборот, системы защиты выбирают, исходя из
политик информационной безопасности [19, C. 41].