73
Таблица Минимальные цены содержит информацию о ценах
Поставщика кода продукта. Для эффективной работы с содержащейся в
таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим
образом:
- поле Код продукта выбирается из таблицы Продукты;
- поле Код поставщика выбирается из таблицы Поставщики;
- поле Цена является денежным
Ключевое поле Код целесообразно выбрать в формате Счетчик.
Таблица Состав содержит информацию о продуктах каждого блюда.
Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией
целесообразно задать форматы полей следующим образом:
- поле Код блюда выбирается из таблицы Блюда;
- поле Код продукта выбирается из таблицы Продукты;
- поле Количество является числовым
Ключевое поле Код целесообразно выбрать в формате Счетчик.
2.3.3 Описание программных модулей
Для того, чтобы организовать работу с базой данных, необходимо на
первом этапе четко представить систему базовых таблиц и выяснить, откуда
берутся данные для заполнения этих таблиц (для построения экземпляров
сущностей), а также определить, кто из сотрудников организации отвечает за
ввод тех или иных исходных данных. Итоговые таблицы и связи между нами
представлены ниже на рисунке 10.
Рис. 10 Схема данных базы данных автоматизации производственных
процессов ресторана «Альянс».
74
Нами были сформулированы основные требования к обработке
информации в базе данных ресторана «Альянс». В основе лежит система
запросов, обеспечивающая выделения необходимых информационных
данных по запросам пользователей. Начнем построение требуемых запросов.
Запрос на закупку в режиме конструктора будет иметь вид:
Рис. 11 «Запрос на закупку» в режиме конструктора
Далее разработаем запрос, который для каждого блюда формирует
список всех продуктов, необходимых для его приготовления с указанием для
каждого продукта оптимально цены, т. е. цены поставщика, у которого
стоимость данного продукта является минимальной (или одного из таких
поставщиков, если у нескольких из них предложены одинаковые цены).
Назовем этот запрос Карта блюда в режиме конструктора он имеет вид:
75
Рис. 12 «Карта блюда» в режиме конструктора
Следующей задачей является расчет оптимальной производственной
стоимости каждого блюда по определенной заявке, т. е. полной стоимости
всех товаров, которые необходимо приобрести ресторану у своих
поставщиков для приготовления блюд по конкретной заявке.
Соответствующий запрос назовем Расчет заявки. Конструктор этого запроса
имеет вид этого запроса имеет вид:
Рис. 13 Запрос «Расчет заявки» в режиме конструктора
Лицо, ответственное за составление плана-меню, может активно
использовать данные, получаемые при расчете себестоимости и цены
отдельных блюд. Конечно, полная автоматизация этого процесса была бы
бессмысленной, но составитель плана-меню по крайней мере обязательно
должен иметь данные о себестоимости блюд в ресторане и их ожидаемой
отпускной цене в соответствии со сложившейся практикой наценки.
Последней задачей, которую необходимо решать при планировании
производственного процесса в ресторане – это составление заявки на
продукты в соответствии с представленным планом-меню. Сначала построим
запрос План Меню, в котором отразим название блюд и цены:
76
Рис. 14 Запрос План Меню в режиме конструктора
Следующая группа запросов необходима для выделения в базе данных
информации, которая призвана помочь администрации ресторана принимать
верные управленческие решения. Как уже отмечалось в предыдущем разделе,
для этого сотрудники администрации должны иметь возможность получать
следующие данные: сводные сведения о продажах за различные временные
промежутки, сводные сведения по продажам в разрезе сотрудников,
выделять наиболее продаваемые (и менее продаваемые) блюда,
контролировать степень выполнения планов-меню за различные промежутки
времени.
Первым рассмотрим запрос, позволяющий анализировать динамику
продаж различных блюд. Конструктор запроса «Продаваемость блюд» имеет
вид:
Рис. 15 Запрос «Продаваемость блюд» в режиме конструктора
Последний необходимый запрос Расход продуктов. В этом запросе
нужно учесть количество заказанных блюд на конкретную дату, количество
продуктов на изготовление этих блюд, цена на эти продукты. В запросе
77
добавлено вычисляемое поле Сумма. В режиме конструктора запрос будет
иметь вид:
Рис. 16 Запрос «Расход продуктов» в режиме конструктора
Вся необходимая для пользователей базы данных ООО «Альянс»
аналитическая информация может быть получена с помощью разработанных
в предыдущем параграфе запросов. Однако для того, чтобы сделать эту
информацию наглядной и иметь возможность вывода её на печать, следует
разработать систему отчетов базы данных. Полный список требуемых для
эффективной работы пользователей отчетов, с перечислением
предъявляемых к ним требованиям, включает в себя:
1. Отчет Запрос на закупку. Данный отчет в удобной графической
форме представляет данные одноименного запроса. Внося незначительные
изменения в структуру запроса, возможно получить аналогичный отчет за
любой интересующий нас промежуток времени (по умолчанию выдаются
результаты деятельности фирмы за введенную дату).
2. Отчет Карта блюд строится на основе одноименного запроса. При
открытии запроса (а, соответственно, и при открытии отчета) требуется
ввести код блюда. В результате выводится состав и количество продуктов,
необходимых для изготовления блюда.
3. Отчет План-меню просто формирует в удобной форме список
всех блюд, предлагаемых рестораном ООО «Альянс». Фактически отчет
формирует обобщенное меню ресторана.
78
4. Отчет Продаваемость блюд строится на основе одноименного
запроса и показывает количество проданных блюд в порядке убывания
проданных порций.
5. Отчет Расход продуктов формирует для каждой введенной даты
количество израсходованных продуктов и сумму.
6. Отчет Расчет заявки строится на основе одноименного запроса.
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
Рассмотрим последовательность сбора и ввода данных в базу данных, а
также последовательность последующей обработки информации
заинтересованными пользователями программного комплекса.
1. Поскольку сотрудничество с поставщиками на ООО «Альянс»
организовано на основе долгосрочных заключенных договоров, то данные
таблицы Поставщики имеют своим источником все заключенные ранее
договора и ответственными за внесение этих данных и их достоверность на
предприятии являются непосредственно руководитель предприятия и
старший менеджер по поставкам.
2. Таблица Блюда содержит данные обо всех блюдах, когда-либо
предлагавшихся клиентам в ресторане «Альянс». Ответственным за
обеспечение этих данных является главный технолог ресторана и старший
менеджер по обслуживанию клиентов.
3. Таблица Продукты формируется технологом ресторана.
4. Таблицу Состав формирует также технолог ресторана.
5. Таблицы Заявки и Блюда заявки формируется менеджерами на
основании данных, предоставляемыми сотрудниками залов и кассирами.
6. Наконец, таблица Закупки формируется также менеджерами по
работе с клиентами, но полный доступ к данным должны иметь только
ответственные сотрудники зала, в первую очередь – начальники смен,
вводящие данные в эту таблицу по итогам своей смены.
79
Выше нами были выделены следующие категории пользователей:
отдел кадров, менеджеры по работе с клиентами и официанты, технолог,
менеджер по поставкам. При этом нельзя ожидать, что сотрудники будут
работать непосредственно с таблицами Access. Для эффективной работы с
информационными массивами необходимо воспользоваться специально
созданными формами, позволяющими представлять данные в удобной для
восприятия и обработки информации. Для каждой категории пользователей
базы данных необходимо разработать свои отдельные формы, учитывающие
специфику используемых данной категорией лиц данных. Прежде всего, при
запуске программы должна автоматически открываться главная кнопочная
форма, предлагающая пользователям несколько вариантов дальнейших
действий. Отсюда должен быть возможен прямой доступ к данным,
связанным с информацией о сотрудниках, поставщиках, товарах, а также о
размещенных заказах. Отсюда же пользователи должны получить доступ к
формированию необходимых в работе отчетов. Данным требованиям
удовлетворяет форма, имеющая следующую структуру:
Рис. 17 Главная кнопочная форма
Заметим, что кнопки этой формы пока что вызывают еще несозданные
формы: при нажатии кнопки Справочники будет открыта форма
Справочники, при нажатии кнопки Ввод информации будет открыта форма
80
для ввода информации, при нажатии кнопки Отчеты будет открыта форма
Отчеты, при нажатии кнопки Выход произойдет закрытие программы.
Теперь необходимо перейти к проектированию указанных форм.
Структура формы Блюда не вызывает особых проблем. Данные
соответствующей таблицы заполняются менеджерами на основании списка
блюд. Общий вид формы Блюда представлен на рисунке 18:
Рис. 18 Форма «Блюда»
Следующая простая форма Поставщики, ее вид представлен на рисунке
19.
Рис. 19 Форма «Поставщики»
Следующая форма Продукты, окно формы разделено на 2 части, при
вводе названия продукта сразу заполняется таблица состав, где можно
выбрать из списка код блюда, после этого подтягивается название блюда и
нужно ввести количество используемого продукта, вид данной формы
представлен на рисунке 20.
81
Рис. 20 Форма «Продукты»
Если пользователю удобно, то можно заполнять таблицы Продукты и
Состав из формы «Состав блюд», ее внешний вид представлен на рисунке 21.
Рис. 21 Форма «Состав блюд»
Следующая форма Подбор минимальной цены, окно формы разделено
на 2 части, при вводе названия продукта в нижней части высвечивается
список поставщиков данного продукта и их цена. Вид данной формы
представлен на рисунке 22.
82
Рис. 22 Форма «Подбор минимальной цены»
Следующая форма Подбор блюд по заявке, окно формы разделено на 2
части, в верхней части заполняются данные по дате заявки и фамилии
клиента, в нижней части список выбранных блюд и количеству порций. Вид
данной формы представлен на рисунке 23.
Рис. 23 Форма «Подбор блюд по заявке»
Чтобы полностью представить механизм функционирования системы
автоматизации управления производственными процессами ресторана
«Альянс», построено дерево диалога пользователей с автоматизированной
системой.
Работа пользователя начинается с открытия файла Microsoft Access
Альянс. При этом автоматически возникает служебная форма, предлагающая
совершить вход в АСУ ресторана «Альянс». При этом для удобства
представления информации выделяются два уровня работы пользователей с
информационной системой ресторана «Альянс» - уровень ввода и просмотра