25
− получать уведомления об очередном платеже по договору, о
необходимости согласования либо продления договора. Оповещения получат
только уполномоченные должностные лица благодаря возможности настройки
оповещений длякаждогопользователя;
− предоставлять все рабочие данные в наглядном и удобном виде, к
примеру,отчетпоплатежам,закрытыедоговорыит.д.;
− привязывать к договору все связанные с ним документы, даже в
отсканированномвиде;
− работатьсудобнойфункциейпоиска,котораяпозволяетоперативнои
без труда найти требуемый договор либо иную требуемую информацию по
разногородапараметрам,напримернаименование,номер,датасозданияипр.;
− выводитьлюбойдоговорнапечать либосохранитьеговпривычноми
удобномформате:WordиExcel;
− вестивединойпрограммедоговорадлявсехсуществующихфилиалов
компании, внезависимости отихколичества;
− проводитьинвентаризациюдоговоров
− выписывать учетные документы в 1 клик. Одним кликом в системе
можно сформировать накладную, реестр договоров, счет-фактуру, счет, акт
сдачи-приемки идр.
Интерфейспрограммыпредставленнарисунке7.
Рис.1.7 ИнтерфейспрограммыКласс365
26
Программа для учета договоров Класс365 служит прежде всего для
руководителей компаний и организаций, экономистов, бухгалтеров, юристов,
финансистов, кадровиков и др. Программный продукт создан для всех, чья
работасвязанасзаключениемдоговоров,идлятех,ктохочетавтоматизировать
иупроститьучетдоговоровдлярешениясвоихбизнес-задач [4].
2. Программный продукт 1С"Респект:Учетдоговоров".
Программныйпродукт 1С"Респект:Учетдоговоров" помогаетвестиучет
договоров в компании, контролировать их выполнение и выполнять оценку
результатов выполненной работы. Данный программный продукт может
значительно помочь руководителям предприятий, бухгалтерии, договорному
отделу,отделупродаж,службеITит.д.Программапредоставляетвозможности
подготовки,согласования,планирования,контроляихранения договоров.Также
имеется возможность формирования отчетов и интеграции системы в самые
популярныепрограммы"1С:Предприятие 8".
Программаявляетсявесьмапростымиодновременносэтимэффективным
механизмом для согласования договоров. Лицо, ответственное за договоры,
формирует в системе лист согласования и передает его в соответствующие
подразделения для согласования. Далее информация о согласовании
регистрируется в карточке договора. Интерфейс программы представлен на
рисунке8.
Рис.1.8 Интерфейспрограммы1С"Респект:Учетдоговоров"
27
Основные возможности, которые предоставляет программа для ведения
договорнойработынапредприятии,представленынарисунке9.
Рис.1.9 Основныевозможностипрограммы1С"Респект:Учетдоговоров"
Подготовкадоговоров.
На стадии подготовки договоров программа дает возможность
зафиксировать все нужны данные о контрагенте, с которым будет заключен
договор иотразитьвкарточкедоговораданныеопреддоговорныхсоглашениях
свозможнымиконтрагентами.
Основныевозможности
программы1С"Респект:Учет
договоров"
Подготовкаисогласование
договоров
Формированиебланков
документов
Согласованиедоговоров
Хранениедоговоров
Интеграцияв
1С:Бухгалтерию 8
Формированиеуниверсальных
отчетов
Планированиеиконтроль
исполнениядоговоров
Ведениежурналадоговоров
предприятия
28
Приработесбольшимколичествомтиповыхдоговоровможноединожды
настроить систему договорной работы и в дальнейшем существенно упростить
процедуры подписания договоров за счет формирования пакета типовых
бланковдокументов.
Гибкий механизм формирования бланков документов дает возможность
без труда формировать бланки документов, применяя обычные текстовые
редакторыMicrosoftWordилиOpenOfficeWriter (рисунок10).
Рис.1.10 Формированиедоговоровв1С"Респект:Учетдоговоров"
При этом есть возможность задать группы бланков документов, в
зависимостиоттиповзаключаемыхдоговоров.
Система дает возможность вести реестр договоров в форме, которая
удобна для пользователя, а также формировать требуемые в работе выборки
договоров (рисунок11).
29
Рис.1.11 Выборкадоговоров 1С"Респект:Учетдоговоров"
Журнал договоров может полностью заменить все другие реестры
договоров в организации.Удобный механизм отбора данных даствозможность
формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будет
доступна вся нужнаяинформацияподоговорам.
Программа «Респект: Учет договоров» имеет эффективный механизм
планирования, которое реализуется в разрезе платежей и исполнения по
договорам.
Система формирования отчетных данных даст возможность при анализе
работы получать выборку по произвольным реквизитам, которые указаны в
карточкедоговора.
Гибкость системы формирования отчетов дает возможность сделать
предопределенные настройки для оперативного доступа к необходимой
информации.
Кроме линейной оценки договорной работы, посредством системы
отчетов в программе можно задавать систему взаимосвязи между договорами,
что даствозможность решать такие задачи,как взаимосвязь междулинейными
30
продажамиидоговоромспоставщиком;отборпри формированииотчетовлишь
посвязаннымдоговорам идр.
Помимо формирования бланков документов система дает возможность
сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым
существенно облегчается поиск смежных с договором документов различными
службамиорганизации.
Благодаря интеграции в учетную систему можно объединить плановые
данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные, которые
отраженыв 1С:Бухгалтерии.
Программа дает возможность объединить данные по платежам со счетов
бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана
карточкидоговора.
Благодаря гибкости системы отчетов можно отразить в одном отчете
«ведомость план-факт», получить различные виды группировок при
сопоставлении плановых и фактических данных, а также выбрать данные по
произвольномуотбору.
Благодарясистемеможноконтролироватьнетолькоотклонениядействий
контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб
организации.
Все проанализированные программы реализуют одну стандартную
функцию:учетинформацииобимеющихсядоговорах.
Структурыперечисленныхвышесистемоснованыкакналокальныхбазах
данных, так и на технологии клиент-сервер, что легко позволяет проводить
всесторонний анализ совокупности больших объемов данных, обеспечивает их
сохранность и одновременную работу десятков пользователей, строго
разграничиваяихправадоступа:каждыйпользователь«видит»толькоту часть
данных,накоторыеемувыделеныполномочия [5].
Анализ приведенных систем показывает, что на рынке имеются
программные продукты по учету договоров продаж товаров и услуг, но они
дорогостоящие, поэтому возникла необходимость разработки собственного
решения.Привсехнеоспоримыхдостоинствах,этисистемынеадаптированык
деятельности конкретного предприятия, тем самым вызывают неудобство в
31
использовании.
Всвязисэтимвозникаетнеобходимостьразработкисистемы, полностью
адаптированнойкнуждамкомпании.
1.3.2Выбориобоснованиестратегииавтоматизациизадачи
Необходимо определить стратегические и функциональные свойства
разрабатываемойинформационнойсистемы.
ВнедряемаяИСавтоматизациидолжнаиметьхорошуюмасштабируемость
и высокую надежность хранения данных. Она также должны быть легко
адаптируемой под программную среду объекта внедрения. При внедрении
создаваемая система должна обладать возможностями гибкой доработки,
поскольку может потребоваться дальнейшая доработка системы собственными
силами персонала. В системе не должно быть слишком большое количество
ненужныхфункций.
Главными функциями ИС должны быть: понятный и дружественный
пользовательский интерфейс, функциональный интерфейс администратора и
широкуюсистемуотчетов.
Дляреализациипроектавыделимследующиеэтапы:
Анализ имеющихся процессов учёта деятельности ИТ отдела
предприятия. Состоит в сборе и анализа таких показателей, как количество
выполненныхиневыполненныхзаявок,среднеевремяреализациизаявки.
Определение полной совокупности подлежащего автоматизации
функционала.Определение функций,подлежащихреализациивходесоздания и
внедренияпрограммы.
Выбор стратегии автоматизации. Анализ имеющихся типов стратегий
автоматизациииподбороптимальноготипадлякомпании
Формированиетехническогозаданияиграфикаосуществленияработ
Выборстратегииавтоматизации:
Естьследующиеварианты стратегииавтоматизации:кусочная(хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплекснаяавтоматизация.
32
Кусочная автоматизация называют приобретение компанией без
определенногостратегическогопланаотдельных фрагментовИС, неспособных
оказатьреальнуюпользукомпаниивцелом.Всвязисэтимдальнейшееразвитие
программного средства в компании связано с новыми, существенными
затратами.
Автоматизация по участкам представляет собой автоматизацию
отдельных производственных участков, которые объединены между собой по
совокупностиреализуемыхфункций.Данныйспособавтоматизацииможетбыть
выбран при условии, если имеющиеся участки, в которых использование
автоматизированных систем дает существенный экономический эффект, к
примеру, засчетсокращениясотрудников.
Автоматизация по направлениям представляет собой автоматизацию
отдельныхнаправленийдеятельностипредприятия.
Вданномслучаепредприятиеполучаетполнуюавтоматизациюработы, к
примеру, бухгалтерии, производства либо кадровой службы. Данный способ
автоматизации является довольно нормальным и в будущем интеграция уже
автоматизированныхнаправленийврамкахвсейкомпаниине вызоветсерьезных
затруднений[15].
Хаотичная (кусочная) стратегия не подходит, поскольку в работе
осуществляется автоматизация целого отдела,при этом применяется несколько
компонентов ИС, к примеру, СУБД, клиент серверное приложение, нельзя
автоматизироватьлишьчастьизних,эффектаотэтого небудет.
Полная стратегия автоматизации также не подходит, поскольку
планируетсяавтоматизацияодного изнаправленийдеятельностикомпании.
В данной работе наиболее оптимальным вариантом является стратегия
автоматизациипоучасткам,таккакздесьавтоматизируетсядеятельностьодного
отдела, отдела по работесо студентами, сотрудники которого занятырутинной
работой по регистрации и обработке заявок. Путем автоматизации этого
процеcсапоявитсявозможностьснижениячисленностиэтогоотдела, неснижая
продуктивностьегофункционирования. Процессвнедрениясистемсостоит,как
правило,изследующихэтапов (рисунок12):
33
Рис.1.12 Этапыпроцесса внедрениясистем
Разработкастратегииавтоматизации.
Понятие стратегии автоматизации состоит из основных принципов,
которыеприменяются приавтоматизациипредприятия.
Нарисунке13 представленыкомпоненты,входящиевсоставстратегии.
Рис.1.13 Компонентыстратегии
Этапыпроцесса внедрениясистем
Разработк
а
стратегии
автоматиз
ации
Реорганиз
ация
деятельно
сти
Выбор
системы
Эксплуат
ация
Анализ
деятельно
сти
предприя
тия
Внедрени
есистемы
Компонентыстратегии
Цели:области
деятельности
предприятияи
последовательность,
вкоторойонибудут
автоматизированы
Способ
автоматизации:по
участкам,
направлениям,
комплексная
автоматизация
Ограничения:
финансовые,
временныеит.д.
34
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии бизнеса. В ее понятие также должны входить пути
достиженияданногосоответствия.
Рис.1.14 Факторы,учитываемыеприсоставлениистратегическогоплана
Факторы,учитываемыеприсоставлении
стратегическогоплана
Среднийпериодмежду
сменойтехнологийосновного
производства
Среднеевремяжизни
выпускаемыхпредприятием
продуктовиегомодификаций
Планируемыеизменения
функцийперсонала
Стратегическийпланразвития
предприятия,включаяпланы
слияния,изменение
численностивыпускаемой
продукции
Планированиеиконтроль
исполнениядоговоров
Анонсированные
долгосрочныепланы
поставщиковтехнических
решенийвпланеихразвития