18
Рисунок 2 – Контекстная диаграмма
К входным потокам относятся:
- Поступившие товары от поставщика (по накладной – товар, цена по-
ступления);
- Заказ покупателя: в устной форме или через Интернет.
К выходным потокам относятся:
- Заказ поставщику на заказ товара (по телефону, электронной почте,
лично);
- Проданные товары (товар, цена товара по кассовому чеку);
- Оплата поставщику поставленных товаров (через банковский перевод);
- Финансовая и налоговая отчетность.
Деятельность магазина выполняется директором и продавцом.
Декомпозиция контекстной диаграммы приведена на рисунке 3.
19
Рисунок 3 – Декомпозиция контекстной диаграммы
На предприятии можно выделить бизнес-процессы:
- Управление – принятие решений по ценовой политике, маркетингу,
управлению персоналом на основании анализа рынка и финансовой отчетно-
сти предприятия;
- Закупка – на основании информации о товарах в наличии и маркетин-
говой политики определяется перечень закупаемых товаров, проводится ана-
лиз поставщиков, формируется заказ поставщику, а затем принимаются то-
вары от поставщика;
- Продажа – по заказу покупателя ему подбираются товары, принима-
ются денежные средства, выдается товар и кассовый чек;
- Финансовая деятельность – на основании данных о закупках и прода-
жах формируется финансовая и налоговая отчетность, осуществляется оплата
поставщику.
20
Для дальнейшего анализа выбирается процесс учета продаж как наибо-
лее сложный и требующий анализа для принятия дельнейших управленческих
решений.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Учет продаж преследует следующие цели:
1. Изучить объем торговли каждого конкретного изделия.
2. Ежедневно получать отчет об имеющихся остатках, общей сумме то-
варного оборота.
3. Иметь представление о настоящем положении дел.
Декомпозиция процесса продажи показана на рисунке 4.
Рисунок 4 – Декомпозиция процесса продажи
Процесс продажи состоит из следующих подпроцессов:
- оформление товаров: занесение в информационную базу поступивших
товаров и определение их цен продажи;
21
- подбор товаров покупателю: подбор товаров по запросу покупателя и
по остаткам товаров на складе в наличии;
- расчет стоимости покупки: расчет стоимости выбранных товаров по
установленным для них ценам;
- оформление покупки: выдача товаров и чека, прием денежных средств
от покупателя;
- оформление отчетов по данным о выручке.
В системе необходимо предусмотреть информационные накопители:
- Товары на складе: по каждому товару его количество в наличии;
- Цены товаров: по каждому товару его цена за период;
- Выручка: по каждой продаже вырученные средства.
Таким образом, необходимо реализовать описанную систему бизнес-
процессов.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
Процесс расчетов с покупателями выглядит следующим образом:
- Покупатель определяет свои требования;
- Продавец определяет возможность удовлетворения требований кли-
ента (есть ли на складе требуемый товар в требуемом количестве);
- Продавец либо находит требуемые товары, либо предлагает клиенту
товары взамен требуемых. При этом продавец может определить наличие то-
вара не только визуально, но и по отчетам по остаткам;
- После определения состава покупки, продавец вносит в книгу учета
продаж запись о продаже и рассчитывает стоимость покупки;
- Клиент оплачивает покупку;
- Продавец выдает клиенту чек.
Схема документооборота приведена на рисунке 5.
22
Требования
(устно)
Запись о
продаже
Чек
Покупатель Продавец
Подбор товара
Оформление
покупки
Операция
Исполнитель
Отчет по
остаткам
Получение
оплаты
Рисунок 5 – Схема документооборота
Оценка потока документов приведена в таблице 3.
Таблица 3
Оценка потока информации
Документ
Количество
документов
за год
Трудовые за-
траты на 1 до-
кумент, мин
Трудовые за-
траты за год,
час
Запись о продаже
7300
5
608
Чек
7300
5
608
Отчет по остаткам
1000
5
83
Итого:
1299
Недостатки существующей системы:
- Нет системы учета продаж. Это не дает возможности анализировать
продажи, планировать структуру ассортимента, принимать маркетинговые ре-
шения;
- Нет системы автоматизации продажи. В соответствии с действующим
законодательством компьютер продавца оборудован онлайн-кассой и POS-
терминалом, но расчет скидок, суммы продажи выполняются вручную.
23
- Нет системы отслеживания остатков товаров на складе. Это усложняет
процесс продажи и приводит к неэффективной работе продавца.
Указанные недостатки могут быть устранены с помощью информацион-
ной системы расчетов с клиентами.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и за-
щиты информации
К сильным сторонам существующей системы можно отнести:
- Антивирусную защиту: антивирусные базы обновляются ежедневно на
сервере и на рабочих станциях. Регулярно отслеживаются новые уязвимости и
соответственно обновления для используемого программного обеспечения.
Антивирусная защита выполняется с помощью Avast Free Antivirus для серве-
ров и рабочих станций.
- Программное обеспечение: все программное обеспечение на предпри-
ятии лицензионное, что снижает уязвимость системы.
К слабым сторонам можно отнести:
- Отсутствие службы информационной безопасности на предприятии.
Обеспечение информационной безопасности на предприятии возложено на со-
трудников предприятия. Недостаток этого подхода в том, что нет возможности
гарантировать бесперебойную работу оборудования и программного обеспе-
чения. Качественного обеспечения защиты от несанкционированного доступа,
защиты данных и проверки прав пользователей не проводится.
- Отсутствие системы управления локальными паролями, пользователи
заводят их по своему усмотрению. Поэтому особенно важным является обес-
печение грамотности пользователей в вопросе выбора, хранения, передачи па-
ролей.
- Отсутствие системы обнаружения вторжения (IDS), которая позволяет
выявлять/блокировать попытки взлома ЛВС и оповещать об этом администра-
тора. Необходимость применения IDS и ее место в комплексной системе без-
опасности возникает по мере развития информационных технологий, которое
24
происходит как на стороне владельца информационной системы, так и на сто-
роне злоумышленника. Межсетевого экрана и антивирусного ПО становится
недостаточно, если есть вероятность получения контроля над системой (ОС,
СУБД) со стороны несанкционированного пользователя.
Анализ существующей системы защиты информации позволяет сделать
выводы о том, что в первую очередь необходимо уделить внимание организа-
ционным средствам защиты информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автомати-
зации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Необходимость и эффективность автоматизации процесса торговли осо-
знали большинство торговых компаний крупного, среднего и малого бизнеса.
Вот только не все могут сделать правильный выбор системы, которая бы оп-
тимально подходила размеру и специализации компании. При выборе про-
граммной системы для автоматизации розничной торговли стоит оценить сле-
дующие факторы:
- Функциональность. С помощью программного обеспечения необхо-
димо выполнять ряд функций и мероприятий. Например, проводить управле-
ние ассортиментной линией (ввод и вывод позиций, поддержание жизненного
цикла и пр.), ценообразованием (формирование цен на основные категории,
группы и подгруппы товаров, ведение дисконтной политики и др.), запасами,
заказами (планирование и контроль за своевременностью поставок), отноше-
ниями с партнерами и клиентами, а также осуществлять общую организацию
работы магазина.
- Производительность работы. Дело в том, что при ведении системы ав-
томатизации торговли, формируется огромное количество баз данных, потому
необходима такая система, которая могла бы быстро обрабатывать большие
объемы информации, при этом без потери в качестве. В данном вопросе очень
многое зависит от платформы, на которой пишется программа и системы
25
управления базы данных, поскольку эти характеристики оказывают определя-
ющее воздействие на производительность системы.
- Удобство в использовании. Каким бы прекрасным не было программ-
ное обеспечение, не стоит забывать, что пользоваться ею будут люди. Причем
работники сферы торговли не получают программистского образования и
разобраться с нововведениями для них не так просто. А до тех пор, пока со-
трудники магазина, не освоят работу с автоматической системой, никакого по-
ложительного результата и выгоды от прогрессивных технологий не ждите.
Потому при выборе программного обеспечения для автоматизации торговли
особое внимание необходимо уделить простоте пользования и администриро-
вания системы.
- Доступность технической поддержки. Каждая программная система
нуждается в регулярном обновлении и дополнении, без которых, действующая
система может прекратить свое функционирование или перестанет отвечать
требованиям вашего предприятия. Потому при выборе программного обеспе-
чения, необходимо ориентироваться на те варианты, где существует возмож-
ность самостоятельного администрирования. Некоторые производители,
предлагают программистам компании пройти у них особые курсы, после чего
те смогут самостоятельно обслуживать действующую систему.
- Поддержание возможности сетевой структуры торговли. Подобная оп-
ция полезна предприятиям, имеющим несколько магазинов, или планирую-
щим ввести дополнительные отделения. Таким образом, управление сетью ма-
газинов станет гораздо эффективнее и экономичнее.
- Возможность адаптации к действующим на предприятии целям и зада-
чам. Некоторые программные системы управления требуют дополнительной
доработки по данному вопросу, что требует немало времени и определенных
навыков. Более дорогие проекты предлагают собственные бизнес сценарии,
разработанные специалистами на основе опытов ведущих компаний.
26
- Поддержка бухгалтерского учета. Подобная опция позволяет эконо-
мить время и облегчает процесс комплексного управления розничной торгов-
лей. В случае отсутствия подобной возможности, либо наличии собственной
финансовой программы, необходимо обратить внимание на то, чтобы суще-
ствовала возможность передачи и обмена данными между этими структу-
рами.
- Стоимость проекта. Очевидно, что для многих компаний данный фак-
тор будет ключевым. Системы программной автоматизации розничной тор-
говли бывают совершенно различными по стоимости. Авторские проекты, с
учетом индивидуальных особенностей могут стоить сотни тысяч долларов.
Однако для небольшого магазина или локальной торговой сети вполне подой-
дут типовые программы.
- Наличие успешного опыта. Установление системы автоматизации про-
цесса управления – удовольствие не из дешевых. А потому выбирать стоит та-
кую продукцию, качество работы и надежность которой уже проверено дру-
гими компаниями. Причем чем больше компаний используют данную си-
стему, тем лучше и надежнее система. Лучше учиться на чужих ошибках.
Для примера рассмотрим наиболее популярные программные продукты:
1) 1С:Розница:универсальное решение для управления розничной
торговлей. Полностью автоматизирует все основные бизнес-процессы как от-
дельного магазина, так и крупной розничной сети. Позволяет организовать эф-
фективное управление продажами и закупками, запасами и складом, персона-
лом магазина, ассортиментом и ценообразованием, маркетинговыми акциями
и системами лояльности. Автоматизирует рабочее место кассира. Обеспечи-
вает оперативное формирование отчетов для мониторинга и анализа показате-
лей работы торговых точек [18]. Компания «1С» - ведущий российский разра-
ботчик ПО, специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и под-
держке компьютерных программ делового и домашнего назначения. «1С» ра-
ботает с пользователями через разветвленную партнерскую сеть, которая
27
включает более 10 000 постоянных партнеров в 600 городах 25 стран. По ито-
гам 2007 года компания занимает 14,4 % российского рынка ERP в денежном
выражении. В 2008 году фирма вышла на второе место на рынке ERP России,
увеличив свою долю до 18,7 % в денежном выражении [18].
2) Штрих-М:Розничная торговля: программа объединяющая в себе
возможности кассовой программы и программы для товарного учёта. Прекрас-
ное решения для автоматизации небольших магазинов продуктовой и непро-
дуктовой розницы. Компания «Штрих-М» - ведущий российский разработчик и
производитель высокотехнологичных систем автоматизации бизнеса, один из
пионеров отрасли автоматизации торговли в России. На сегодняшний день
группа компаний «Штрих-М» - крупнейший холдинг, владеющий четырьмя за-
водами в Центральном федеральном округе, оснащенными по последнему
слову техники [19].
3) Frontol xPOS — новейшее профессиональное ПО класса front-
office для автоматизации рабочего места кассира предприятий розничной тор-
говли, разработанное на независимой платформе, отличающееся
windows/linux совместимостью, высокой производительностью на слабом ап-
паратном комплексе и оптимальным функционалом. Компания «АТОЛ» - ли-
дер в области автоматизации ритейла и сферы услуг. По данным авторитет-
ного аналитического агентства «Cnews Analytics», в 2017 г. компания заняла 1
место рейтинга «Крупнейшие поставщики ИТ в рознице». Специализируется
на разработке и поставке оборудования и программного обеспечения для ав-
томатизации front-офиса сетевого и независимого ритейла (food и non-food),
кафе, ресторанов, гостиниц, сферы услуг [20].
Для сравнения рассмотрим параметры:
1) Возможность автоматизации полного цикла торговли (от закупок
до реализации);
2) Возможность применения систем лояльности;
3) Возможность доработки по требованиям клиента;