18
Рисунок 1.2. - Схема технического обеспечения
19
В качестве рабочих станций как у удаленных сотрудников, так и в
основном офисе используются модели OldiOffice 110 со следующей
конфигурацией:
− Процессор Intel® Celeron 430 (Conroe-L,1.80 ГГц, FSB800MHz, 512Kb
L2,Socket 775)
− Оперативная память DDR II 1Гб
− Жесткий диск 250Gb (SATA II)
− Видеокарта Интегрирована в чипсет iG31
− Сетевая карта 10/100/1000 Мбит/с
− Звуковая карта 6-канальная
− Размеры 420 мм х 180 мм х 380 мм
В качестве сетевого оборудования в структурных подразделениях
используются маршрутизаторы NateksNetworks 1601V, характеристики которого
приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Технические характеристики маршрутизатора NateksNetworks 1601V
Наименование характеристики
Значение
WAN порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Firewall.
Управление
Web-basedadministrativeinterface.
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT,
PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
DHCP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во тунелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
20
Доступ в сеть Интернет осуществляется с помощью технологии ADSL при
использовании модема AcorpSprinter LAN420i (таблица 1.2).
Таблица 1.2.
Технические характеристики модема AcorpSprinter LAN420i
ADSL
ADSL2+
Протоколы
PPPoA, PPPoE
Поддержка IGMP (Multicast)
Есть
DMZ
Поддерживается
NAT
Поддерживается
DHCP-сервер
Есть
Скорость передачи данных
24 Мбит/сек для входящего трафика, 1
Мбит/сек для исходящего трафика
Порты FastEthernet
4 порта 10/100 Мбит/сек
Порты WAN
1 порт RJ-11
Таким образом, техническая архитектура информационной сети
предприятия полностью готова к внедрению разрабатываемой системы.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Задача распределения заданий и учета работ состоит из нескольких
основных подзадач это[11]:
─ создание сайтадля работников предприятия;
─ полное отображение необходимой информации о работах;
─ хранение, редактирование и удаление поступающих данных в БД;
21
─ отсутствие необходимости обслуживания со стороны специально
обученного персонала – что увеличивает расходы на содержание АС и
увеличивает время простоя в случае сбоев;
─ отсутствие высоких требований к аппаратным компонентам – для
отсутствия высоких дополнительных затрат на модернизацию парка ЭВМ
компании;
─ легкая возможность модернизации – простота и открытость АС является
одним из основных требований для страховки компании от
невозможности разработчика данной АС далее работать и обслуживать её;
─ выявление и анализ потенциальных рисков – взлом информационной
системы, доступ к данным информационной системы, влияние низкой
скорости доступа на работу модулей системы и т.п.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Схема документооборота заявки на выполнение работ представлена на
рисунке 1.3.
22
Заявка
Действие
Исполнитель
Получение заявки
Назначение исполнителя
Исполнитель
Заявка
Заявка
Заявка
Сотрудник ИТ-отдела
Подтверждение заявки
Выполнение
Заявка
Закрытие
Регистрация заявки
Заявка
Рисунок 1.3. - Схема документооборота заявки
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Существующий способ учета работ связан с большой трудоемкостью,
разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или
неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в короткий
срок получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных
показателей.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы монтажных бригад за определенный
период, что очень затруднительно.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице
1.3.
23
Таблица 1.3.
Характеристики описанных процессов в существующем варианте
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении одного
действия, минут
Общее, минут
Регистрация заявки
10
15
150
Поиск
необходимой
информации
5
30
150
Анализ
информации за
период
0,5
60
30
ИТОГО, минут:
330
Исходя из расчета, следует что, ежедневно, в среднем, сотрудник ООО
«АйТиПроектСтрой»занят занесением необходимых сведений в книги учета, а
также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений, в среднем5
часов 30 минут. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8
часов, делаем вывод, что на выполнение остальных остается менее 40 %
рабочего времени, что в свою очередь оценивается как не эффективно
затраченное рабочее время.
Также характерны следующие недостатки:
− Невысокая скорость выполнения расчетов.
− Неэффективное использование рабочего времени.
− Слабый контроль работы сотрудника.
− Большой объем бумажной работы.
В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь
точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на
подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их
электронной формы.
Очевидно, что для автоматизации процесса учета необходимо
использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также
24
специальное программное обеспечение, возможно, локальную вычислительную
сеть.
Произведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
Прииспользования вычислительной техники данный процесс сводится к
просмотру заявки, оформленной на локальном сервере компании и уже
занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет
осуществляться при задании необходимых параметров.. В таблице 1.4
произведен расчет ожидаемого эффекта внедрения.
Таблица 1.4.
Расчет ожидаемого эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Просмотр заявки
10
1
10
Поиск
необходимой
информации
5
2
10
Анализ
информации за
период
0,5
5
2,5
ИТОГО, минут:
12.5
Таким образом, экономия рабочего времени составляет около 5 часов
ежедневно, что в свою очередь позволяет увеличить эффективность работы
сотрудников ООО «АйТиПроектСтрой».
В следствии чего преимуществами автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса будут:
− централизованное хранение данных;
− исключение потери данных;
− структуризация данных;
− оперативная обработка данных;
25
− выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
− легкое изменение данных;
− система авторизации;
− сокращение времени оформления документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из основополагающих составных частей успешной деятельности
современного предприятия является развитие системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации.
При ведении бумажного учета в ООО «АйТиПроектСтрой» ситуация с
обеспечением информационной безопасности и защиты информации обстоит
весьма посредственно. При бумажном варианте ведения дел велика вероятность
потери документов, а также намеренного или случайного уничтожения
документов.
При использовании компьютеризированного варианта работы уровень
информационной безопасности повышается на порядок. Сама система
автоматизированного документооборота заставляет пользователя быть более
ответственным в этом вопросе.
Технически информационная безопасность и защита информации
осуществляется при помощи системы паролей для доступа к ресурсам
информационной системы разного уровня.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Проведем сравнительный анализ основных систем электронного
документооборота.
Результаты представим в виде сводных таблиц, в которых проведено
сравнение основных СЭД по следующим ключевым характеристикам:
26
Механизм согласования – уведомления на почту и мгновенные
сообщения, согласование по почте (без установки ПО), визуализация
согласования (процесса и результата), графический редактор бизнес-процессов,
работа с ЭЦП (таблица 1.5).
Таблица 1.5
Механизм согласования
Название
Уведомления
Согласование
Графичес
кий
редактор
бизнес-
процессов
Рабо
та с
ЭЦП
На
поч
ту
Мгновенн
ые
сообщени
я
По
почте
(без
установ
ки ПО)
Визуализа
ция
(процесса
и
результата
)
СТ.Документообор
от.ИТ
+
+
-
+
+
+
Евфрат-
Документооборот
+
-
-
+
+
+
Дело
+
-
-
+
-
+
Юзабилити – эргономичность интерфейса и наличие Web-интерфейса,
работа Offline и работа с папками (таблица 1.6).
Таблица1.6
Юзабилити
Название
Интерфейс
Режимработы
Эргономичность
Web
Offline
Спапками
СТ.Документооборот.ИТ
+
+
-
-
Евфрат-
Документооборот
+
+
-
-
Дело
+
+
-
-
27
Верификация документов – поиск, гибридное хранение (как в БД, так и на
файловом сервере), сканирование документов (в том числе, поточное),
синхронизация (репликация, распределенная работа) (таблица 1.7).
Таблица 1.7
Верификация документов
Название
Поис
к
Хранение
Сканировани
е
Синхронизация
Б
Д
Файлов
ый
сервер
Обы
чное
Пото
чное
Репликац
ия
Распред
еленная
работа
СТ.Документооборо
т.ИТ
+
+
+
-
-
+
+
Евфрат-
Документооборот
+
+
+
+
+
+
+
Дело
+
+
+
+
+
+
+
Интероперабельность – интеграция посредством API и XML,
использование различных СУБД (Oracle, MS SQL и MySQL), кросс-
платформенность (таблица 1.8).
Таблица 1.8
Интеграция и кросс-платформенность СЭД
Название
Интеграция
СУБД
Кросс-платформенность
API
XML
Oracle
MS
SQL
MySQL
Windows
*NIX
MacO
S
СТ.Документоо
борот.ИТ
+
+
+
+
+
+
+
+
Евфрат-
Документообор
от
+
-
-
-
-
+
-
-
Дело
+
-
+
+
+
+
-
-