47
В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в
бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий.
Поэтому реальной альтернативой варианту выбора автоматизированной системы
является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые
удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления
(подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при
внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально
приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.
В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм
предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо,
добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных
ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому,
что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на
рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система,
которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов.
При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие
минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их
использовать, повысить квалификацию персонала [9].
Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и
отлаженной работе всех отделов предприятия.
Следующим этапом в этом процессе является поиск и обработка всей
отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи.
Далее производится конкретный подход к каждой поставленной задаче
для снижения нагрузки на сотрудника. Затем результаты решения этих задач
передаются руководителю ООО. На этом этапе возможна корректировка работы.
Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы,
которые выполняют следующие функции:
– получение данных;
– обработка, анализ, сохранение и печать данных.
48
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная
(хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы
предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
предприятия связано с новыми, значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия [2].
В нашем случае будет выбрана стратегия автоматизации по участкам.
Вследствие этого предприятие сможет автоматизировать деятельность по работе
с клиентами, получив при этом экономический эффект.
Для рассматриваемой фирмы разработка стратегии реализации проекта
будет такой:
Анализ области деятельности предприятия;
Анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
Определения стратегических свойств разрабатываемой системы ;
Определение функциональности системы;
Анализ существующих разработок;
Выбор стратегии автоматизации;
Выбор способа приобретения;
Определение архитектуры;
Формирование бизнес-плана
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
существующего программного продукта под бизнес-процессы организации,
49
предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая
автоматизации уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации
зависит от целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных
экономических возможностей.
Для рассматриваемой фирмы более подходит вариант с подгонкой
существующего программного продукта под бизнес-процессы.
Кроме того, существуют следующие стратегии автоматизации:
1) Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее
неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под
автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и
развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий
определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными
потребностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные
прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с
комплексным решением.
Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на
развертывание системы. Но при возможной последующей в будущем
модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию,
использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным.
2) Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку. Подобный подход автоматизации
выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в
полном объеме или существующие участки дают большой экономический
эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных
участках.
3) Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от
автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в
этом процессе всех организационных подразделений, функционирование
50
которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом
автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании.
4) Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из
большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К
ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие
процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для
расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования
различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной.
Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует
значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и
тщательного планирования. Проанализировав данные варианты стратегий, была
выбрана стратегия полной автоматизации, т.к. это наиболее подходящий вариант
для нашего предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к
автоматизации поставленной задачи.
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение,
которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень
сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем
потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним
функционалом, за который приходится платить, либо система представляет
51
собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти
варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение
готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является
невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.
Также приобретаемая информационная система нам не подходит из-за
ряда недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано
направление будущего развития информационной системы, длительный срок
адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в
службу поддержки.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить
информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в
настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно
потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг
имеющейся ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У
варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя
одни мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
52
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы
слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в
течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому информационная система будет разрабатываться в компании
собственными силами, так как компания располагает квалифицированными
сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы.
Разработка собственной системы предполагает наличие у предприятия
специалистов, способных провести анализ бизнес-процессов, разработать и
внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно достаточно
небольшое направление деятельности ООО, имеющимся работникам не составит
особого труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и
внедрению системы автоматизации.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий,
направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения
для получения искомого результата.
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов. [12]
53
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы
для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации,
структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо
представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить
(классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием
классификатора.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения.[13]
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и
локальные классификаторы.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная
совокупность сведений, используемая при решении экономических задач,
расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной
формой.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов. [13]
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов
форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как
54
следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка
документов в таких системах занимает почти половину времени работников.
При необходимости упростить систему документации, используют следующие
подходы:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через
сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной
структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь
табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются
результатными в других задачах и выводятся программными средствами).
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно
быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа
и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной
информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и
актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования
целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную
для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной
надежности и достоверности выполнения этих операций.
55
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения
является информационная база.
Информационная база (ИБ) — определенным образом организованная
совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности
управленческих процессов и решаемых задач. [3]
Существуют следующие способы организации информационной базы:
совокупность локальных файлов — поддерживается
функциональными пакетами прикладных программ;
интегрированная база данных — основывается на использовании
универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения
данных, т.е. СУБД.
Организация локальных файлов связана с большим дублированием
данных в информационной системе, следовательно, с несогласованностью
данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации,
поэтому может применяться только в специализированных приложениях.
Для данного проекта информационная база представлена в виде
интегрированного информационного хранилища. Данная организация позволяет
объединить различные источники информации, управлять файлами различных
форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения
информации базы данных:
совместимость данных; соответствие данных реальному состоянию
объекта;
удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;
поддержка целостности данных.
База данных (БД) — поименованная совокупность данных, отражающая
совокупность объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.
[3].
Основными способами организации БД являются создание
централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа
организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных
56
затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы,
системы ведения файлов. На основании этих критериев и необходимостью
обеспечения надежности хранения данных выбран централизованный способ
организации БД.
По способу установления связей между данными различают:
иерархическую;
сетевую;
реляционную модель.
Основными компонентами любой из этих моделей являются файлы (или
таблицы).
Иерархические модели данных представляют собой графовую модель с
вершинами-таблицами. В моделях имеется один файл, который является входом
в структуру. Между файлами устанавливаются отношения соподчиненности. У
файла может быть одна исходная вершина и несколько подчиненных. Основной
тип отношений - 1:М.
В сетевых моделях любой файл может быть точкой входа в систему, и
связан с произвольным числом других файлов отношениями типа 1:1, 1:М и
М:М.
Наиболее широкое распространение получила реляционная модель
данных. При такой организации вся информация представлена в виде таблиц
(файлов БД) и отношений. Таблицы являются совокупностью записей (строк,
кортежей). Между отношениями (таблицами) существуют связи типа 1:М, М:М.
Каждое отношение имеет ключ - это поле записи (атрибут) однозначно
идентифицирующее ее. Данное свойство реляционной модели данных
исключает дублирование информации, ускоряет поиск и доступ к конкретным
данным.
Принятый в реляционной модели подход к структурированию и
целостности данных позволяет удобно организовать и упорядочить процесс
проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции
обладают мощными возможностями управления данными и их обработки.