16
1. Незаконный доступ к конфиденциальной информации в рамках
корпоративной информационной системы. Такой вид угрозы устраняется также
обязательным правилом хранения документов (бумажных и электронных) только в
предназначенных для этого местах.
2. Атака, при которой информация преднамеренно перехватывается,
изменяется или читается. Устранить такую угрозу можно только с помощью
шифрования информации.
3. Угроза безопасности информация, которая связана с тем, что пользователи
идентифицируют себя неверно, для устранения угрозы нужно проверять подлинность
получателя и отправителя. Данная угроза может шифроваться путем использования
электронно-цифровой подписи.
4. Угроза, при которой пользователь получает незаконный доступ из одной
сети в другую сеть. Устранить данную угрозу можно путем фильтрации трафика,
который поступает на сервер с помощью брандмауэра. В технической архитектуре
сети организации, как центрального офиса, так и всех отдельных филиалов, работает
брандмауэр.
5. Уничтожение информации вирусами и компьютерными атаками. Устранить
данную угрозу можно при помощи установки антивирусной программы. В
организации установлена антивирусная программа Kaspersky Personal 6.0.
Все рассмотренные выше меры обеспечивают возможность осуществлять
информационную безопасность как с помощью программных средств, технических
элементов, так и с помощью мер организационного характера.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес-процессов
К основным процессам школы относятся:
основные и обеспечивающие процессы;
основная образовательная деятельность;
заключение договорных отношений;
17
административное обеспечение;
ведение делопроизводства;
работа с корреспонденцией;
техническое обеспечение;
текущий и плановый технчиеский ремонт и обслуживание оборудования;
ведение финансовых операций;
информационное обеспечение;
различные меры по автоматизации;
обеспечение и ведение различных баз данных;
обеспечение необходимыми техническими средствами;
обеспечение необходимого уровня информационной безопасности;
обеспечение определенного уровня безопасности условий труда на
производстве;
охрана и безопасность деятельности организации;
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Характеристика процесса приема и обработки заявок в разрезе IDEF0
приведена на рисунке 4.
В контекстной диаграмме входной информацией являются данные клиента и
заявки. Выходная информация выполненные заявки, отчеты. Управляют всем
процессом: ФЗ «Об образовании». Исполнением занимается администратор.
18
Рисунок 4. А-0. Контекстная модель «Выполнить прием и обработку
заявок»
Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 5.
Рисунок 5. Модель верхнего уровня «Выполнить прием и обработку
заявок»
19
Данный процесс состоит из следующих подпроцессов:
Прием заявки;
Обработка заявки
Выполнение заявки
Формирование отчетов.
Все эти процессы подлежат автоматизации.
Процесс приема и обработки заявок недостаточно автоматизирован. Для учета
заявок используется программа MS Excel, что является не очень удобным для
пользователей.
Основные бизнес-процессы:
- прием заявки;
- обработка заявки;
- выполнение заявки;
-формирование отчетов
Процессы управления:
- обеспечение соблюдения технологии обработки заявок и порядка
документооборота.
- анализ работы сотрудников
Автоматизации подлежат следующие процессы:
- прием заявки;
- обработка заявки;
- выполнение заявки;
-формирование отчетов
Большой объем информации, обрабатываемых в школе, обеспечивает
возможность затрачивать соответствующее количество времени и рабочих ресурсов
на обработку, контроль и исполнение заявок. В этой связи нужно, с использованием
системы автоматизации управленя заявками, сократить затрачиваемые ресурсы с
целью оптимизации работы всей компании.
Помимо этого, внедрение ИС позволит наиболее оперативно и с большой
точностью отслеживать процесс обработки заявок руководством.
20
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В этом случае, почти все бизнес-процессы в школе стали автоматизированы, но
на равне с этим идет поток сопровождающих их договоров и прочих документов в
бумажной и электронной форме, которые не взаимосвязанны с другими процессами и
материальными потоками в единую целую информационную систему.
При отсутствие наличия связи между бизнес-процессами, документами и
денежными потоками ведет к большому набору проблем [2]:
Это отсутствие документально зафиксированных изменений в
материальных потоках (в том числе изменения в процессах);
Это и долгий, и тяжелый поиск взаимосвязанных между собой договоров
и прочих документов по различным отделам;
Возможно дублирование документов, неточности в их заполнении и
высокая доля совершения ошибок и других неточностей.
У работника компании, как правило, много уходит времени на поиск данных,
которые необходимо найти (по статистике на это затрачивается около 40% рабочего
времени) или приходится создавать заново – вместо многократного использования –
документов, находящихся «где-то в компании» (и это происходит примерно в 70%
случаев).В таком случае из-за такой «раскиданности» данных и документов очень
тяжело сохранить их в целом виде, и обеспечить непротиворечивость и
безопасность.Из всего этого вытекает, что необходимо внедрять в организации
автоматизированный учет документов.
Приведем пример расчетов, которые позволят увидеть и оценить возможную
эффективность от применения автоматизированного варианта учета документов.
Допустим, что в течение рабочего времени работник обрабатывает около 30
видов документов, это и полученные бумаги от организаций, и также документы,
которые создал сам сотрудник в процессе подготовки отчетности.
Произведем расчет ожидаемого эффекта, который будет от применения средств
автоматизированного учета (таблица 2). Время взято с учетом за рабочий день.
21
Таблица 2
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
Время,
затрачиваемое при
базовой
технологии/ мин.
Время,
затрачиваемое по
предлагаемому
верианту/мин.
Прием заявки
30–40
5–10
Обработка заявки
35
3
Заказ комплектующих
30
3
Выполнение заявки
30
5
Формирование отчетов
20
10
Итого, минут:
155
31
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении предлагаемой
системы это время сокращается до 31 минуты, то есть в несколько раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Схема документооборота
Применение автоматизированной системы обработки заявок может помочь
предотвратить многие ошибки, которые могут возникнуть при приеме заявок и
распределении комплектующих, а также в большей степени ускорить данные
процессы, что приведет к экономии рабочего времени сотрудников, а, следовательно,
к повышению общей производительности работы организации [4].
22
Помимо этого, автоматизация рабочего места работника дает следующие
преимущества:
сокращение рабочих мест;
снижение затрат на дублирование документов;
снижение расходов на доставку информации в бумажных носителях;
уменьшение расходов на трудовые и технические ресурсы: к ним
относятся люди и оборудование;
уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;
повышение производительности работы организации: это и более
быстрое выполнение работ, увеличение всего количества выполняемых задач,
улучшение работы с клиентами, быстрота их обслуживания, поднятие уровня
работы с предоставленными записями, появление возможности выполнения новых
видов работ или же выполнения поставленных задач по другому методу [9].
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В ГБОУ "Средняя школа № 51" используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы такие как:
1. Положение о информационной безопасности предприятия: в него входят
правила доступа сотрудников к служебной информации, содержащую коммерческую
тайну.
2. Положение о использования сети Internet, электронной почты предприятия .
А настройку и защиту информационной безопасности, и ее поддержку
осуществляет – узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела несет
полную ответственность за работоспособность информационной безопасности и
ведет контроль над защитой информации.
Ведется обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
всех уровнях:
а) Вводятся права доступа
б) Идет разграничение права пользователя системы;
в) Ставится парольная защита, доступ к базе;
23
г) Ведется контроль логов, Windows Server пользователи, идет проверка
трафика интернета, контроль электронной почты).
На аппаратном –введено резервное копирование.
Непрерывно ведется охрана информационного Web-портала, для этого
используются методы защиты от внешних угрожающих атак.
В ГБОУ "Средняя школа № 51" ведется постоянное тестирование наиболее
опасных внешних и внутренних угроз информационной безопасности:
1) утечка данных за пределы организации;
2) халатность и нелояльность служащих;
3) заражение вирусами;
4) хакерская деятельность;
5) кража оборудования;
6) аппаратные и программные нарушения.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Управление IT-отделом 8
Учет компьютеров и оборудования и всего остального (компьютерные столы,
стулья, специфическая номенклатура и т.д.). Все документы связаны в единый
комплекс, а работа с ними сделана максимально удобно. Все документы устроены
так, что позволяют создавать взаимосвязанные цепочки движения оборудования.
Можно увидеть историю состояний и где у кого это оборудование находилось. Если
Вас попросил директор добавить в компьютер бухгалтера дополнительную память, то
вам не составит особого труда узнать, а где есть свободная память, или у кого можно
одну планку безболезненно снять. Подробнее о возможностях:
Отражаются все операции на местах хранения (Поступление, Перемещение,
Списание, Инвентаризация, Сборка (комплектация), Разбиение комплекта). Кроме
оборудования можно работать так же и с сопутствующей номенклатурой (телефоны,
СИМ-карты, мебель ИТ-отдела и т.д.)
Программа позволяет вести количественный и суммовой учет номенклатуры по
материально-ответственным лицам (МОЛ). За каждым местом хранения (не важно
24
что это склад, или рабочее место) есть возможность закрепить ответственного
сотрудника. Кроме этого можно за каждым рабочим местом закрепить ответственного
сотрудника ИТ-отдела (когда в организации разные люди обслуживают разные
подразделения).
Работа с вспомогательным оборудованием (работа со сканером штрих кодов,
ТСД). Для Вас это будет удобно: наклейте паспорта рабочих мест и отсканировав
штрих код в программе, Вы уже будете знать все об оборудовании.
Импортируйте данных о составе оборудования из популярных программ:
Everest, AIDA64, WMI.
Привязывайте рабочие места к схемам помещений. Это удобно.
Конфигурация ведет учет серийных и инвентарных номеров, а так же
характеристик номенклатуры. Найти любое оборудование и его характеристики -
очень просто.
Возможность вести учет сразу по нескольким организациям.
Учет программного обеспечения и лицензий с возможностью просмотра
информации об истечении сроков их действий и срока их обновлений.
Учет ПК и характеристик оборудования.
Учет логинов и паролей пользователей.
Хранение прав доступа пользователей в программах.
Загрузка изображений номенклатуры из интернета.
Учет оборудования и ремонтов 1.42.3
Учет оборудования и ремонтов - удобная программа для учета оборудования,
инвентаря, ремонтов и обслуживаний. Этот инструмент позволит вам выполнять
следующие действия и операции:
учет компьютеров, оборудования, программного обеспечения, комплектующих,
расходников, инвентаря,
учет поломок и ремонтов оборудования, контроль сроков ремонта,
учет выполнения собственных работ различных типов,
учет перемещений оборудования между филиалами,
ведение графика работы (расписания) сотрудников,
печать инвентарной этикетки со штрих-кодом для оборудования,
25
возможность связывать объекты учета между собой, вкладывая несколько
объектов в один,
закрепление объектов учета за сотрудниками и материально ответственными
лицами организации,
ведение базы поставщиков и сервисных организаций,
многопользовательский доступ к единой базе с настройкой прав доступа
пользователей по ролям,
возможность создания и настройки собственных свойств объектов,
возможность добавлять комментарии, изображения и файлы к объектам учёта.
IT Invent 1.65.1
Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет компьютеров,
оргтехники, IT оборудования, программного обеспечения, комплектующих и
расходных материалов. Учет ведется в рамках организаций и их филиалов.
Программа поможет администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям,
владельцам компьютерных магазинов, заведующим складов и всем, кому необходимо
иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT инфраструктуры.
Для небольших компаний есть бесплатная версия программы.
Ключевые особенности программы:
Поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server.
Многопользовательский режим работы - все филиалы работают с единой базой.
Возможность создания собственных дополнительных свойств различных
типов.
Учет Заказов поставщикам на все виды учетных единиц.
Уникальная система создания и печати инвентарных этикеток.
Ведение истории изменений по оборудованию.
Учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования.
Логическое связывание программ и комплектующих с оборудованием.
Учет расходных материалов и комплектующих запчастей
Закрепление конфигурационных единиц за сотрудниками организации.
Ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих партнеров.
Гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы.