8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 10
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ......................................................................... 14
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ...................................... 14
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ................................ 14
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ..................... 15
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................ 17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................. 20
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .......................................................... 20
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание .................................................................................................... 27
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ................................................................... 28
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ................................................................................ 30
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»................................................................................ 31
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .......... 31
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ...................... 34
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи ........................................................................................................ 35
1.4. Обоснование проектных решений ................................................................ 36
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ............................................................................................. 36
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению .. 40
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 41
2. Проектная часть .............................................................................................. 44
2.1. Разработка проекта автоматизации .............................................................. 44
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 44
9
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 48
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты
информации .............................................................................................. 50
2.2. Информационное обеспечение задачи ......................................................... 52
2.2.1. Информационная модель и ее описание................................................ 52
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .............................................................................................. 54
2.2.3. Характеристика результатной информации .......................................... 58
2.3. Программное обеспечение задачи ................................................................ 60
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) .................. 60
2.3.2. Характеристика базы данных ................................................................. 63
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 65
2.3.4. Описание программных модулей ........................................................... 67
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ........................ 72
3. Обоснование экономической эффективности проекта ............................... 78
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ......................................................................................... 78
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта .............. 87
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................................ 91
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Текст модулей формы авторизации .......................................... 96
10
ВВЕДЕНИЕ
Автоматизация бизнес-процессов организаций началась во второй
половине XX века. Она направлена на обработку рутинных операций, создание
единых источников данных и осуществления расчетов. Следствием этого
является повышение эффективности работы сотрудников организации,
поскольку снижается время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций
и заполнение документов. Автоматизация помогает минимизировать количество
ошибок при вводе данных и ошибок, связанных с человеческим фактором,
а также обеспечить целостность и полноту хранимых данных.
Успешность и конкурентоспособность компаний на современном рынке
связана с использованием всех резервов для повышения эффективности своей
деятельности и уменьшения неэффективных расходов. Рассмотрим ряд
факторов, которые создают условия для непродуктивных затрат:
отсутствие систем для автоматизирования делопроизводства,
вследствие чего отсутствует должный контроль и исполнительская
дисциплина, срыв сроков выполнения заданий и проектов;
отсутствие «прозрачности» бизнес-процессов компании, к которым
относятся движение информационных потоков, ход исполнения
решений, отсутствие аналитики;
отсутствие инструментов для коллективной работы и управления
знаниями;
излишние траты рабочего времени на согласование документов,
пересылку писем, поиск информации, обработку данных.
Устранить перечисленные недостатки поможет оптимизация бизнес-
процессов, начальным этапом которой является внедрение автоматизированных
систем. Однако прежде чем к этому приступать, необходимо разработать
стратегию [9]. Для этого необходимо проанализировать деятельность
организации и выделить те участки, которые необходимо реорганизовать
и только после этого внедрять программное обеспечение.
Для любой организации актуален контроль ресурсов, потому что они
составляют основу ее деятельности. Ресурсы используются в процессе
11
управления бизнесом, выступают в качестве объекта продажи, являются основой
для изготовления готовой продукции.
Одним из видов ресурсов является оборудование. Оно может применяться
как в процессе производства, так и в административно-хозяйственной
деятельности. Одним из незаменимых видов оборудования являются
персональные компьютеры. Они используются для:
Ведения учета;
Обработки данных;
Доступа к информационным ресурсам предприятия;
Формирования и печати документов;
Обеспечения связи.
Для осуществления управленческих функций руководителю необходимо
наличие оперативной информации о наличии ресурсов на складе организации,
поэтому они подлежат учету. Ресурсы могут находиться как
на складе организации, так и распределены по подразделениям.
Для обеспечения оперативной информации о наличии ресурсов, их движение
внутри организации подлежит учету с момента приемки на склад до момента
выбытия со склада предприятия. Поэтому необходимо обеспечить
бесперебойную работу компьютеров.
Персональный компьютер представляет собой технически сложный
продукт, совокупность узлов, которые могут выходить из строя без возможности
починки их на месте. Для обеспечения бесперебойной деятельности необходимо
обеспечить наличие запасных комплектующих на складе организации
для оперативной замены.
Обеспечением ресурсами организации занимаются специалисты отдела
снабжения. С увеличением масштабов ее деятельности возрастает объем
ресурсов, которыми необходимо обеспечить организацию. Отделу снабжения
необходимо контролировать количество оборудования на складе. Также
в ходе осуществления деятельности может потребоваться специфическое
оборудование. Чтобы у сотрудников была возможность оперативно заказать
какой-либо ресурс, необходимый для осуществления деятельности, бизнес-
12
процесс контроля наличия материальных средств и заказа комплектующих
у поставщиков автоматизируется.
В рамках данной автоматизации сотрудник с помощью формы
в информационной системе (далее – ИС) может оформить заявку на покупку
какого-либо оборудования. Она поступает в бухгалтерию для дальнейшей
обработки. Сотрудники бухгалтерии осуществляют закупку необходимого
оборудования, после чего оно поступает на склад и передается в отдел,
сотрудник которого сформировал заявку.
Такой способ организации выявления нужд сотрудников позволяет
обеспечить необходимыми ресурсами деятельность предприятия, снизить
затраты на закупки и обеспечить бесперебойную деятельность предприятия [11].
Использование информационных систем такого вида включает в себя
следующие этапы:
1. Составление заявки;
2. Прием заявки специалистами, осуществляющими регистрацию заявки
в системе;
3. При наличии оборудования на складе, заявка передается на склад
для подготовки оборудования к выдаче, иначе она передается
в бухгалтерию для осуществления закупок;
4. Бухгалтерия осуществляет поиск поставщика и закупку оборудования;
5. Когда оборудование поступает на склад, кладовщик передает его
в отдел, оформивший заявку.
Все специалисты, которые участвуют в обработке заявок, отчитываются
о ходе работ в информационной системе, для чего предусмотрен ряд статусов,
отражающих этап выполнения работ по текущей заявке.
Все изменения о ходе выполнения работ поступают в систему
уведомлений, при этом осуществляется автоматическое уведомление
пользователя, создавшего заявку.
Применение такого программного обеспечения в деятельности
организации позволяет минимизировать затраты, связанные с простоем
оборудования, закупкой и распределением материальных средств внутри
предприятия [14].
13
Актуальность работы заключается в необходимости ускорения процесса
регистрации и обработки заявок на комплектующие для ПК и снижения
трудозатрат на обеспечение этого процесса с помощью применения
информационных систем и технологий.
Объект автоматизации: компания ООО «Регард МСК».
Предмет исследования: процесс регистрации и обработки заявок
на комплектующие для ПК.
Цель работы: автоматизация процесса регистрации и обработки заявок
на комплектующие для ПК.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации;
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость
автоматизации;
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию
автоматизации;
4. Провести обоснование проектных решений;
5. Разработать проект автоматизации;
6. Дать описание информационному обеспечению задачи;
7. Описать программное обеспечение задачи;
8. Описать контрольный пример реализации проекта;
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности
проекта;
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
14
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области
и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Компания ООО «Регард МСК» была основана в 1992 году.
Ее деятельность направлена на реализацию компьютерной техники
и комплектующих для персональных компьютеров (далее – ПК). С 1993 года
компания является официальным дистрибьютором компании «SAMSUNG
Elecrtonics», с 1996 года реализует компьютерную технику и комплектующие
для ПК через интернет-магазин. Помимо этого, она осуществляет сборку
персональных компьютеров, графических станций и серверов под собственной
торговой маркой REGARD, которая имеет сертификат соответствия
Росcтандарта.
Компания предоставляет услуги физическим и юридическим лицам,
насчитывает более 250 партнеров, к которым относятся: Acer, Samsung, HP,
AsRock, Asus и т.д. Ассортимент магазина включает в себя как новые, так
и проверенные, зарекомендовавшие себя модели компьютерных
комплектующих:
Процессоры и материнские платы;
Накопители SSD и HDD диски;
Видеокарты и системы охлаждения;
Корпусы и блоки питания.
Кроме того, компания реализует:
Сетевое оборудование (маршрутизаторы, сетевые карты, кабели
и коммутаторы для организации проводных и беспроводных сетей
любой сложности, устройства и компоненты для систем
видеонаблюдения);
Принтеры, МФУ и расходные материалы;
Офисную технику (калькуляторы, ламинаторы, брошюровщики,
уничтожители бумаги, счётчики и детекторы банкнот, принтеры
этикеток, а также расходные материалы и аксессуары к ним);
15
Оборудование для презентаций;
Мобильную технику и аксессуары;
Аудио- и видеотехнику;
Бытовую технику;
Мини-АТС и средства связи.
Результатами деятельности являются показатели, представленные
в таблице 1.
Таблица 1
Основные характеристики (показатели эффективности) видов деятельности
№
п\п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя, тыс. руб.
2016
2017
2018
1
Страховой фонд
200
182
386
2
Дебиторская задолженность
650
480
510
3
Денежные средства и денежные
эквиваленты
301
372
453
4
Кредиторская задолженность
720
380
160
6
Выручка
1892
2365
2838
7
Себестоимость продаж
721
630
650
8
Прибыль от продаж
1171
1735
2188
9
Прочие доходы
254
368
512
10
Прочие расходы
341
265
258
11
Чистая прибыль
1084
1838
2442
По результатам приведенных в таблице показателей можно увидеть
положительную динамику развития организации, несмотря на то, что в 2019
году были использованы заемные средства, но на текущий момент они
выплачены полностью. Поэтому деятельность организации является
эффективной.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Рассмотрим организационную структуру компании. Руководство
компанией осуществляет директор. В его подчинении находятся шесть отделов:
Отдел кадров;
Бухгалтерия;
Отдел маркетинга;
Отдел продаж;
IT-отдел;
Юридический отдел.
16
Рассмотрим цели и задачи функционирования каждого подразделения.
Целью отдела кадров является обеспечение компании квалифицированными
кадрами. В задачи специалистов отдела кадров входят:
Подбор кадров в зависимости от потребности в кадрах;
Формирование кадрового резерва;
Проведение собеседований;
Проведение аудита кадров;
Адаптация персонала для работы в компании;
Расчет заработной платы сотрудников.
Целью бухгалтерии является учет деятельности организации.
В задачи бухгалтера входят:
Организация финансово-хозяйственной деятельности компании;
Формирование документооборота;
Расчет себестоимости услуг компании;
Расчет показателей деятельности компании;
Формирование бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетности.
В задачи аудитора входят:
Проведение оценки деятельности организации;
Аккредитация клиентов на торговых площадках;
Сопровождение деятельности клиента на торговых площадках.
Целью отдела маркетинга является продвижение услуг компании.
В задачи специалистов отдела маркетинга входят:
Расчет сметы и подготовка коммерческих предложений;
Разработка маркетинговых стратегий и рекламных компаний;
Оценка потенциала рекламных каналов;
Подготовка и проведение e-mail рассылок;
Поиск и обработка тендерных заявок.
Целью отдела продаж является выполнение плана продаж. Специалисты
отдела осуществляют следующие функции:
Консультирование клиентов по продукции компании;
Продажа товаров;
17
Обработка заказов интернет-магазина;
Передача товаров на доставку.
Целью IT-отдела является поддержка информационной инфраструктуры
организации. В задачи специалистов IT-отдела входит:
Установка программного обеспечения;
Устранение неисправностей в работе ПО и оборудования;
Поддержка работоспособности сайта компании.
Целью юридического отдела является обеспечение законности
деятельности компании. В задачи юристов входят:
Составление нормативных документов;
Сопровождение сделок;
Решение спорных вопросов;
Представление интересов компании в надзорных и судебных органах.
Организационная структура компании представлена на рисунке 1.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Информационная структура компании предусматривает использование
следующего специального программного обеспечения:
1. Учетные функции, а также функции поддержки принятия решений
осуществляется с помощью EPR-системы «Галактика» v. 9.1, база
данных которой управляется СУБД Oracle 10g [30];
2. Информационная поддержка деятельности осуществляется
с помощью справочно-поисковой системы «Консультант+»;
3. Деятельность по обеспечению информационной безопасности
организации поддерживается DLP-системой КИБ «Серчинформ» v.2.5,
системой антивирусной защиты «Kaspersky Internet Security
v. 19.0.0.1088» со встроенным брандмауэром;
4. Сдача бухгалтерской отчетности осуществляется с помощью
программного обеспечения «СБИС++ v. 2.4.611». Для защиты
процесса сдачи отчетности используется средство криптографической
защиты информации «КриптоПро v.4.9».