28
Исполнителями задачи являются сотрудники IT-отдела, составляющие
заявку и выдающие комплектующие должностным лицам, и сотрудники
бухгалтерии, которые проверяют наличие комплектующих и, при необходимости,
осуществляют закупку.
На основании анализа бизнес-процесса обработки заявок на комплектующие
для ПК был выделен ряд задач, которые подлежат автоматизации:
1. Создание заявки на комплектующие для ПК: формирование формы
заявки, ввод данных, сохранение данных;
2. Регистрация заявки;
3. Учет этапов обработки заявки с возможностью отслеживания;
4. Формирование перечня закупаемых комплектующих;
5. Формирование договора на поставку комплектующих;
6. Формирование накладной на выдачу комплектующих для ПК;
7. Формирование отчета по заявкам для отслеживания состояния заявок;
8. Формирование отчета по закупкам;
9. Формирование справки по наличию комплектующих.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Чтобы дать обоснованное решение о необходимости использования средств
вычислительной техники для решения поставленной задачи, необходимо
проанализировать трудозатраты, связанные с процессом обработки заявки
на комплектующие ПК.
В процессе участвуют следующие документы:
заявка на выдачу комплектующего;
перечень закупаемых комплектующих;
договоры на поставку с приложением;
накладная на внутреннее перемещение.
Заполнение заявки осуществляется сотрудником организации, однако,
в процессе обработки заявки, на ней могут оставлять пометки. Накладная
на внутреннее перемещение формируется в бухгалтерии при выдаче
комплектующего сотруднику. Накладная создается и заполняется бухгалтером.
29
В случае отсутствия комплектующих формируются перечень закупаемых
комплектующих и договоры на поставку. Рассмотрим схему документооборота
процесса (рисунок 9).
БухгалтерияIT-отдел
Зарегистриро-
ванная заявка
Накладная на
внутреннее
перемещение
Заявка на
закупку
Договор купли-
продажи
Проверка наличия
комплектующих на
складе
Закупка
комплектующих
Выдача
комплектующих
Процесс
Заявка
на выдачу
комплектующих
Обработанная
заявка
Закрытая
заявка
Рисунок 9. Схема документооборота
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса складываются
из затрат на формирование, обработку, проверку заявок и формирование
необходимых документов.
Характеристика документооборота по существующей схеме представлена
в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявка
Накладная на внутреннее
перемещение
Количество документов в год, шт.
800
800
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
Трудозатраты на обработку в год, чел-
час
928
734
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей схеме
составляют 1662 человеко-часа в год. С помощью средств вычислительной техники
заявки будут вводиться в информационную систему сотрудниками предприятия.
Присвоение регистрационных данных заявке в системе происходит автоматически.
В системе будет организовано хранение данных о наличии комплектующих
на складе для автоматической проверки: в процессе обработки заявки бухгалтер
30
будет видеть имеющееся количество каждой модели для принятия решения
о закупке комплектующих. Также система будет формировать накладную на
внутреннее перемещение. Это позволит снизить трудозатраты на передачу заявок
между отделами и сделать процесс более прозрачным и контролируемым.
Характеристика документооборота после применения средств вычислительной
техники представлена в таблице 4.
Таблица 4
Характеристика формирования документооборота после автоматизации
Характеристика
Заявка
Накладная на внутреннее
перемещение
Количество документов в год, шт.
800
800
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
695
465
После автоматизации процесса трудозатраты составят 1160 человеко-часов.
Снижение трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Поскольку организация осуществляет деятельность по реализации товаров
физическим и юридическим лицам, ее деятельность сопровождается работой
с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными [1].
Обязанности компании по обработке конфиденциальной, коммерческой
и персональной информации о клиенте описаны в договоре купли-продажи.
Основным документом, направленным на обеспечение информационной
безопасности организации, является Политика безопасности. В Политике отражены
положения по обеспечению информационной безопасности, содержатся список
лиц, ответственных за безопасность, отражены регламенты работы
с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Кроме организационных мер обеспечения информационной безопасности
существуют инженерно-технические и программно-аппаратные методы [8].
Рассмотрим реализацию таких мер в организации.
К программным мерам обеспечения информационной безопасности
относятся средство антивирусной защиты «Kaspersky Internet Security
31
v. 19.0.0.1088», которое помогает отслеживать и уничтожать компьютерные вирусы
и предотвращать установку вредоносного программного обеспечения. В состав
аппаратного обеспечения входит межсетевой экран, который осуществляет
контроль и фильтрацию сетевого трафика [22].
Предотвращение утечки данных осуществляется с помощью DLP-системы
КИБ «Серчинформ». Эта система предназначена для оперативного оповещения
администратора информационной безопасности о появлении внутренних
и внешних угроз безопасности, а также для контроля выполнения требований
по безопасности информации.
Комплекс инженерно-технических мер обеспечения информационной
безопасности составляет пропускная система в служебные помещения
для сотрудников организации и видеодомофон, который позволяет контролировать
входящий поток посетителей.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
После того как было обосновано решение о внедрении средств
вычислительной техники для регистрации и обработки заявок на комплектующие
для ПК, необходимо принять решение о способе приобретения программного
обеспечения. Способы приобретения программного обеспечения делятся на две
категории приобретение готового и разработка нового программного обеспечения.
Рассмотрим готовые решения, представленные на рынке. Одним из таких
программных продуктов является модуль «Закупки» системы «SAP Apparel». Этот
программный модуль позволяет пользователям отслеживать потребности
в материалах или услугах [27]. Закупка ресурсов в программном модуле
оформляется с помощью заявок. Существует два способа создания заявок:
непосредственный и косвенный. При непосредственном создании заявок,
необходимо вручную создать заявку и ввести необходимые материалы или услуги.
При косвенном создании заявок модуль информационной системы создает
их автоматически.
32
Каждой заявке присваивается индикатор создания, указывающий способ
создания заявки: вручную или автоматически. Индикатор используется в процессе
анализа заявок и для сбора статистики.
Заявки, созданные автоматически при помощи функций планирования
потребности в материалах, содержат по умолчанию список материалов для заказа.
Количество материалов при этом рассчитывается согласно данным о расходе
материалов за предыдущие периоды и о запасах на складе. Также система
рассчитывает дату заказа материалов.
Для планирования заказов материалов необходимо соблюдать следующее
правило: если заявка на поставку материалов не была обработана в течение
заданного периода времени, она должна повторно отправляться сотрудникам
бухгалтерии для осуществления закупки.
Программный продукт «Корпоративная система закупок» от компании
«Когнитив Лот» представляет собой платформу, которая полностью или частично
размещается в сети Интернет, что позволяет одним компаниям публиковать
извещения о своих закупках, другим компаниям делать предложения на участие
в них [28].
С помощью ведения системы корпоративных закупок пользователи системы
могут осуществлять следующие задачи при планировании и прогнозировании
бизнес-процессов:
Обеспечение правового соответствия объявляемым тендерам;
Проведение электронных торгов с последующим заключением договоров
в электронной форме;
Формирование отчетности по заявкам.
Система «Корпоративная система закупок» включает в себя следующие
компоненты:
1. Реестр закупок – этот модуль группирует в себе множество подмодулей,
виды этих модулей могут различаться в зависимости от поставленных
для решения задач. Основными подмодулями, включаемыми в реестр
закупок, могут быть: модуль планирования/прогнозирования заказов;
модуль согласования заявок; модуль размещения торгов; модуль
отчетности;
33
2. Корпоративная электронная торговая площадка – этот модуль
размещается в сети «Интернет» и содержит в себе подмодули проведения
закупочных процедур. Доступ к данному модулю посредством интернета
необходим для того, чтобы поставщики смогли пройти регистрацию
и аккредитацию на площадке с целью участия в тендерах, проводимых
компанией заказчика;
3. Портал размещения информации о проводимых заказах, как
и предыдущий модуль, размещается в «Интернет», содержит в себе
информацию о проводимых, планируемых, завершенных корпоративных
закупках, информацию об уставе компании, положение о закупках и т.д.
Данный модуль призван привлечь потенциальных участников
закупочных процедур.
Автоматизированная система приема и обработки заявок на закупку
от компании «Софтлайн» представляет собой автоматизированную систему,
которая позволяет централизованно собирать заявки на покупку ПО
от образовательных учреждений, формировать пакет документов, передавать
данные в 1С для формирования и выписки счетов [29].
Эта система позволяет централизованно собирать заявки на покупку ПО
и автоматически формировать пакет документов, что позволяет ускорить
обработку заказов. Система передает данные в 1С для формирования и выписки
счетов. Организация в личном кабинете может отслеживать информацию о своих
заказах. В системе был централизован процесс отправки и обработки обращений
от пользователей в систему техподдержки. Также внутренний инструментарий
системы позволяет менеджерам по продажам вести всю историю по заказам
организации.
Для выбранных систем разработаем критерии, по которым будет
проводиться оценка соответствия. Критериями выбора системы,
автоматизирующей регистрацию и обработку заявок на замену комплектующих
для ПК будут являться:
Функциональность – система должна удовлетворять требованиям
пользователей. В ней должны присутствовать функциональные
34
возможности для создания и обработки заявок на замену
комплектующих для ПК;
Безопасность – в системе должны присутствовать инструменты
обеспечения информационной безопасности хранимых
и обрабатываемых данных;
Юзабилити – система должна иметь дружественный интерфейс.
Выбранные системы будут оценены по выделенным критериям
по пятибалльной шкале, в которой «1» означает полное несоответствие критерию,
а «5» – полное соответствие. Оценка платформ приведена в таблице 5.
Таблица 5
Анализ систем, представленных на рынке
Критерий
Закупки
SAP
Корпоративная
система
закупок
Когнитив Лот
Автоматизированная система
приема и обработки заявок
на закупку Софтлайн
Безопасность
5
3
3
Юзабилити
3
3
4
Функциональность
2
3
1
Итого
10
9
8
Согласно выделенным критериям, наиболее подходящей системой из всех
рассмотренных является система «Закупки». Однако эта система показывает
низкий уровень соответствия критерию функциональности.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет собой
подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться автоматизация
выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [15]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
35
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным
в том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом.
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой задачи,
поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована совместная деятельность
двух подразделений, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегия комплексной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
обработки заявок на комплектующие ПК, которые выполняется двумя отделами:
бухгалтерией и IT-отделом.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения
ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации обработки заявок на комплектующие ПК. Приобретение
информационных систем может осуществляться одним из перечисленных
способов:
1. Покупка готовой специализированной ИС;
2. Разработка ИС своими силами;
36
3. Разработка ИС сторонней фирмой;
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей бизнес-процесс обработки заявок на комплектующие ПК. Ранее
были рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
вывод о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям организации,
поэтому покупка готовой информационной системы нежелательна.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой
и добавление ей необходимого функционала под нужды компании потребует
внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики. Поэтому оба
варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты
с необходимой квалификацией для автоматизации процесса учета заявок
на комплектующие для ПК, вариант разработки системы своими силами
не подходит. Следовательно, подходящим будет являться вариант разработки
системы силами сторонней организации.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений
по информационному обеспечению
В проектируемой системе отсутствуют международные классификаторы.
При этом в системе должны присутствовать справочники, в которых будет
храниться дублирующая информация:
1. Роль доступа;
2. Сотрудники;
3. Должность;
4. Статус позиции;
5. Производитель;
6. Тип комплектующих;
7. Поставщик комплектующих.
37
Информация о производителях, типах, моделях и поставщиках
комплектующих, а также их наличии, уже содержится в ERP «Галактика».
Входным документом рассматриваемой задачи является заявка на выдачу
комплектующих. Заявка составляется в свободной форме, в связи с чем
потребуется проектирование универсального формализованного шаблона заявки.
Внутренними документами процесса являются накладная на внутреннее
перемещение, договор купли-продажи с приложением, которые имеют
утвержденную форму, поэтому проектирование шаблонов не потребуется.
В накладной содержатся данные о наименовании комплектующих, которые будут
выданы сотруднику, их количестве, а также дате выдачи, а также будет отмечаться,
кто выдал комплектующие и кто их получил. Договор купли продажи
и приложение содержат сведения о закупаемом оборудовании, его количестве
и стоимости, реквизитах поставщика и регистрационные данные.
Для обеспечения возможности мониторинга заявок необходимо организовать
форму, на которой будут расположены элементы для поиска заявок
и отображения статуса их выполнения. Для доступа к системе будет использована
авторизация. Все перечисленные элементы - раздел с заявками, форма авторизации
– требуют оригинального проектирования.
Для каждой позиции в заявке должны быть предусмотрены следующие
статусы (состояния), которые будут давать пользователю возможность
отслеживания заявки:
1. Новая;
2. В обработке;
3. Закуплено;
4. Готово к выдаче;
5. Выполнена;
6. Отклонена.
Перечисленные стадии прохождения заявки должны быть записаны
в справочнике «Статус позиции».
Статус заявки же будет формироваться на основе совокупности статусов
позиций в заявке по следующим правилам: