27
экрана) безопасно работать в локальных сетях. Множество протоколов может быть
просканировано, отфильтровано или модифицировано, что повышает общую
надежность работы брандмауэра.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрим более подробно, как осуществляется работа с клиентами, в том
числе расчет за оказанные услуги. Схема с использованием методологии IDEF,
характеризующая процессы работы с клиентами компании, приведена на Рисунке
1.4.
Рисунок 1.4 ― Схема процесса обработки заявок
Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 1.5.
28
Рисунок 1.5 ― Схема декомпозиции процесса обработки заявок (обращений)
Прежде всего, менеджеры по работе с клиентами отвечают за поддержание
постоянной связи с существующими клиентами. В их функции входит:
обеспечение надлежащего обслуживания действующих клиентов
(ведение переговоров, заключение договоров, поддержание контакта после
заключения сделки);
формирование и ведение банка данных о клиентах (клиентской базы);
интерактивный (не прямой) диалог с клиентом: телефон, факс, e-mail,
чат, традиционная почта;
разработка особых схем работы с наиболее выгодными предприятию
клиентами (особенные условия договоров, системы скидок, придание статуса 'VIP',
ускоренные сроки исполнения обязательств со стороны предприятия и т.д.);
обеспечение соблюдения интересов клиентов при выполнении условий
договоров подразделениями предприятия.
При первичном обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а
также выясняют, какие услуги и в каком объеме его нужны, в результате чего
формируют коммерческое предложение, которое отправляют клиенту.
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.6.
29
Рисунок 1.6 ― Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
В случае, если клиента устраивает выставленное коммерческое предложение,
менеджер выбирает шаблон договора, для выбранной им услуги. Затем в выбранный
шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на
основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит
расчет стоимости услуг по договору.
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.7.
30
Рисунок 1.7 ― Характеристика процесса заключения и исполнения договора
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуги и выставляет счет за выполненные работы. Если договор
заключён на оказание разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения,
если же подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и формирует
счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения шаблона счета
данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер формирует акт
выполненных услуг.
Одним из наиболее важных процессов можно назвать управление заявками на
поставку комплектующих для ПК в ООО «SevStar».
Управление процессами закупок, в том числе комплектующих для ПК,
осуществляется с целью планомерно обеспечения деятельности ООО «SevStar»
расходными материалами требуемого качества. Организация и планирование
закупок комплектующих для ПК осуществляется на основании планов, сетевых
графиков и др.
31
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На рисунке 1.8 представлена характеристика процесса закупок, как она
осуществляется в настоящее время.
Рисунок 1.8 Характеристика процесса поставки комплектующих для ПК
В настоящее время процесс учета поставок комплектующих для ПК
заключается в сборе данных о необходимости закупок от каждого отдела и анализе
этих данных за всю компанию, выборе поставщиков на основании анализа их
предложений, а также поставки и учета закупленной продукции. Характеристика
данного процесса приведена на рисунке 1.9.
32
Рисунок 1.9 Характеристика процесса сбора и анализа заявок
В ходе учета закупок также происходит учет контрагентов, договоров с
поставщиками, а также сведений о поставленных комплектующих и документах,
которые свидетельствуют о совершении закупок.
Выбор поставщиков отражен на схеме, приведенной на рисунке 1.10.
Рисунок 1.10 Декомпозиция процесса выбора поставщиков
33
В соответствии с представленной схемой, выбор поставщиков осуществляется
путем запроса данных у поставщиков, отправки заявки поставщику от предприятия,
получении от поставщика документов о поставках.
Выбор поставщиков комплектующих для ПК производится на основе анализа
цен и возможности поставщиков поставлять продукцию, соответствующую
требованиям действующих нормативных документов, в объемах и в сроки,
предусмотренные договором.
Поставщики выбираются на основании имеющегося опыта взаимодействия с
ними и на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с
установленными требованиями. В отделе закупок ведется реестр поставщиков. При
выборе и оценке поставщиков используются следующие критерии:
1) результаты входного контроля продукции поставщика на ее
соответствие установленным требованиям;
2) уровень цен на продукцию поставщика;
3) соблюдение поставщиком договорных положений
4) уровень сервисного обслуживания;
5) место размещения предприятия-поставщика, организационно-
транспортные условия;
6) наличие у поставщика сертифицированной СМК.
Замена поставщика осуществляется при:
1) снижении качества поставляемой продукции;
2) нарушении сроков поставки;
3) неприемлемости цены на поставляемую продукцию;
4) если имеющийся поставщик не может обеспечить необходимый объем
поставок в сроки, предусмотренные договором.
Сбором данной информации занимаются сотрудники отдела закупок, они же
анализирует представленную ему информацию, а также готовят следующие отчеты
(по итогам анализа):
отчет по закупкам - по товарам;
отчет по закупкам - по поставщикам;
отчет по закупкам - по датам (за период);
34
общий (сводный отчет).
Характеристика процесса поставки и учета продукции приведена на рисунке
1.11.
Рисунок 1.11 Характеристика процесса поставки и учета комплектующих для
ПК
Рассматривая деятельность ООО «SevStar», нужно отметить, что не смотря на
организацию информационной деятельности на предприятии основной процесс
учета поставок продукции осуществляется по прежнему - "в ручную", то есть в
существующей практике управления на предприятии практически отсутствует
автоматизированная система обработки информации в некоторых подразделениях,
в частности, в отделе закупок.
Информационная деятельность в настоящее время является лишь одной из
составных частей деятельности ООО «SevStar». Высокая трудоемкость обработки
информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации,
несовершенство организации сбора и регистрации информации, большой объем
бумажного документооборота – факторы, тормозящие развитие деловой активности
предприятия.
35
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота документов на поставку комплектующих для ПК
приведена на рисунке 1.12.
Действие
Сотрудник отдела закупок
Составление заявки на
закупку комплектующих
для ПК
Получение и учет заявки
Сотрудник компании
Сведения заявок в общую
Отправка поставщикам
Получение ответов и выбор
поставщика, заключение
договора
Заявка
Входящий документ
Общая заявка
Общая заявка
Договор
Рисунок 1.12 Схема документооборота документов на поставку
комплектующих для ПК
Учет и планирование закупок, комплектующих для ПК, а также получение
отчетов по ним в настоящее время осуществляется вручную, без применения средств
автоматизации. В настоящее время заявки на закупку от подразделений компании
учитываются в файле Excel. В этом случае многие аспекты остаются без внимания
компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет
36
за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания клиентам
согласно договорам, но и к потере деловой репутации компании.
Остановимся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить ООО «SevStar»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика поставок, комплектующих
для ПК;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками закупок;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации закупок;
4. Отсутствие стандартной отчетности по поставкам комплектующих для ПК;
5. Отсутствие контроля над работой с каждым поставщиком.
Основной задачей информационной системы, которую необходимо
разработать, является обеспечение контроля над всеми реализуемыми компанией
закупками со стороны высшего руководства.
Реализовать описанные выше задачи можно путем внедрения
информационной системы учета поставок, комплектующих для ПК в ООО
«SevStar».
Существующий способ учета выполнения закупок с большой трудоемкостью,
разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или
неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в короткий срок
получить сведения об общем количестве закупок, провести анализ основных причин
возникновения проблемных вопросов у менеджеров в ходе осуществления закупок.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы менеджера проектов с разбивкой за
каждого поставщика или вид товара за определенный период, что очень
затруднительно.
В таблице 1.6 представлен объем потоков информации, обрабатываемых одним
сотрудником отдела закупок за год.