23
сложность построения отчетов;
невозможность отследить автора изменений.
В таблице 4 представлены временные оценки для выполнения
описанных действий.
Таблица № 4
Временные оценки выполнения действий
Название процесса Количество
выполнений в
день, штук
Время на
одно
действие,
минут
Итого за
день,
минут
Внесение изменений в
таблицу в связи с
приходами/выдачей/возвратом
комплектующих
90 2 180
Оформление заказов 0.25 120 30
Формирование отчетов 0.2 120 24
Инвентаризации 0.2 240 48
Как видим, почти пять часов в день работник склада тратит на
работу с документами - отчеты и поддержание документации в актуальном
состоянии.
Низкая скорость работы обеспечивается следующими факторами:
необходимость в ручную искать записи в таблице;
вычисления проводятся на калькуляторе;
требуется повышенная внимательность;
ручное заполнение отчетов.
Использование вычислительной техники позволит сильно упростить
этот процесс. От сотрудника будет требоваться вводить лишь часть
названия комплектующего для поиска.
24
Система сама будет строить отчеты.
Снижение риска ошибки позволит сократить необходимое
количество инвентаризаций. Также за счет простоты поиска в системе
сократится и само время проведения инвентаризации.
Формирование заказа будет осуществляться путем простого
добавления позиций из списка. Расчет планируемого эффекта от внедрения
представлен в таблице 5.
Таблица № 5
Расчет эффекта от внедрения.
Название процесса Количество
выполнений в
день, штук
Время на
одно
действие,
минут
Итого за
день,
минут
Внесение изменений в
таблицу в связи с
приходами/выдачей/возвратом
комплектующих
90 0.5 45
Оформление заказов 0.25 20 5
Формирование отчетов 0.2 5 1
Инвентаризации 0.05 120 6
Таким образом, предполагаемая экономия рабочего времени
составит порядка 220 минут (более трех часов).
Помимо этого, мы получаем следующие преимущества от
автоматизированной системы:
отсутствие потерь данных;
оперативная обработка данных;
быстрое получение отчетов;
система разграничения доступа к данным.
25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Очень важной частью успешной деятельности предприятия является
система обеспечения информационной безопасности и защиты
информации. Связано это с высокой ценностью данных.
Особую важность для предприятия имеют собственные
технологические наработки, данные клиентов. Это объясняет
необходимость проведения мероприятий по обеспечению
конфиденциальности для важных для предприятия данных [2].
К сожалению, на предприятии плохо построены вопросы
обеспечения безопасности данных. Отчасти это связано с небольшим
размером предприятия, когда зачастую сотрудники выполняют больше
обязанностей, чем требуется от них согласно трудовому договору.
Одним из основных методов защиты является использование
паролей для доступа к различным ресурсам.
Данные по складу, заказам, закупкам хранятся в отдельных excel-
таблицах, которые находятся на отдельном жестком диске.
Соответственно, каждый сотрудник, имеющий доступ к жесткому
диску может получить и изменить любые лежащие на нем данные.
Для обеспечения безопасности персональных компьютеров при
работе в сети интернет, каждая машина оборудована антивирусом.
Каждый сотрудник при устройстве ознакамливается и подписывает
регламент использования персональных компьютеров, согласно которому
он не будет использовать компьютер в личных целях, устанавливать
самостоятельно программное обеспечение, загружать и открывать файлы
из недостоверных источников.
26
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Целью данной дипломной работы является система, позволяющая
автоматизировать регистрацию и обработку заявок на комплектующие.
При этом важным требованием является возможность гибко настраивать
рабочий процесс ведения заказов на закупку, учета комплектующих,
построения отчетов.
Среди существующих решений можно рассмотреть популярную
систему «Мой Склад» [14].
Это облачный сервис управления торговлей для малого и среднего
бизнеса. С его помощью можно: управлять продажами и закупками, вести
складской учет, автоматизировать розницу, контролировать финансы,
работать с базой клиентов.
Из сильных сторон можно выделить:
технологические карты - позволяют один раз описать, из чего
состоит та или иная продукция для выпуска;
расчет себестоимости изготовленных товаров;
работа в облаке;
есть отдельное направление для производства.
Стоимость тарифа для десяти человек составит 82800 рублей в год.
Главными минусами такого решения являются его закрытость для
изменений и громоздкость.
Пользователям предоставляется готовый функционал, нет
возможности гибко настроить его под свои задачи.
Аналогичная система называется «Кладовой» [13]. Это облачный
сервис, ориентированный на автоматизацию работы склада. Позволяет
сократить время выполнения складских операций, оперативно проводить
27
инвентаризацию. Одним из отличительных плюсов системы является
возможность оптимизировать место склада, за счет предложений по
размещению от системы. Из минусов можно выделить дороговизну
системы, так как она ориентирована в первую очередь на большие
складские системы. Стоимость годового доступа к сервису составляет
46200 рублей, плюс 40000 рублей - единоразовая настройка и подключение
системы.
Еще одной интересной системой является «Workabox». Система
также позволяет вести складской учет, создавать заказы на закупку, делать
приход, списания, инвентаризации. Приход выполняется через меню
«Закупки» - «Приход товаров от поставщиков». Из минусов - наличие
широкого функционала, не связанного со складом, тарифные ограничения
системы, а также стоимость лицензии. Например, покупка лицензии на 7
человек на 1 год составит 77000 рублей.
Еще одним, общим для таких систем минусом, является то, что на
эти системы приобретается лицензия на определенный срок, нет
возможность купить навсегда [15].
В отличии от собственной разработки, в которой можно всегда
реализовать специфические возможности, необходимые на конкретном
предприятии. Поэтому был выбран путь собственной разработки.
С точки зрения программной реализации, нам необходимо
обеспечить такой интерфейс обработки заказа, который позволит в
дальнейшем быстро реагировать на задачи бизнеса и добавлять новую
логику работы.
Таким образом, перед нами стала задача выбора технологий для
разработки. Основными требованиями были:
широкое применение языка программирования - необходимо для
того, чтобы у предприятия не было проблемы найти разработчиков
при уходе старых;
28
возможность реализовать систему в виде web-приложения, для
минимизации требований к программному обеспечению на
компьютерах пользователей;
общая актуальность языка - поддержка современных баз данных и
хранилищ, возможность работы с разными форматами документов
на уровне API.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Определим основные функциональные свойства информационной
системы.
Информационная система автоматизации должна обладать высокой
надежностью хранения данных, хорошей масштабируемостью. После
внедрения система должна обеспечивать легкость внесения изменений.
Обязательным является возможность настраивать способ выполнения
заказа, а также иметь возможность быстро добавлять новые способы, без
изменения архитектуры приложения. Например, сейчас существует два
варианта проведения заказа. Мы либо сообщаем поставщику о заказе,
дожидаемся подтверждения от него и принимаем заказ. Либо мы не
дожидаемся подтверждения, а сразу принимаем заказ.
Первый способ используется при централизованных крупных
закупках.
Второй способ используется при мелких закупках, например просто
в магазине.
В системе не должно быть лишних функций, которые не будут
использоваться в работе. Должна быть система разграничения прав
доступа, удобный пользовательский интерфейс.
При реализации проекта можно выделить следующие этапы:
анализ существующих процессов в компании;
четкое определение тех функций, которые будут автоматизированы
информационной системой;
29
выбор стратегии автоматизации.
Существует четыре стратегии автоматизации: хаотичная, по
участкам, по направлениям, полная.
Хаотичная автоматизация является наиболее неэффективной при
развитии предприятия. При таком подходе нет общей стратегии развития
системы, а стоимость интеграций между системами может быть очень
высока.
Автоматизация по участкам подразумевает автоматизацию
отдельных производственных или управленческих подразделений. Для
эффективности данной стратегии необходимо наличие стратегического и
оперативного плана автоматизации [9].
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности, таких как производство, финансы и
так далее. Подразумевается участие в процессе автоматизации всех
подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым
направлением.
Полная стратегия автоматизации затрагивает все элементы
функционирования предприятия.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в
данном дипломном проекте, так как мы автоматизируем работу одного
отдела - склада.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Существует несколько способов приобретения ИС:
покупка ИС;
покупка и доработка;
аренда;
разработка.
30
При покупке готового решения нужно выбирать такое, которое будет
полностью соответствовать задачам бизнеса. Достаточно сложно найти
такую систему, так как они ориентированы на разные компании, и
содержат много лишнего функционала, за который приходится платить.
Также к минусам относится невозможность доработки таких систем под
свои задачи, либо этот процесс будет происходить очень долго.
Покупка и доработка может решить проблемы просто покупки. Но
зачастую такая схема подойдёт при небольших доработках. Более крупные
изменения возможны в рамках изменения ядра информационной системы,
что часто осложняется отсутствием полноценной документации.
У аренды систем есть ряд преимуществ, они зачастую более
доступны для использования, может быть обеспечен более простой
переход на новые системы. Но при этом оставляет за собой минусы
отсутствия гибкости.
Поэтому информационная система будет разрабатываться
собственными силами. Так как автоматизируется одно направление,
реализовать данные возможности по силам внутри предприятия ООО
«Электрощит». Разработанная система будет отвечать всем запросам,
которые будут стоять перед ней, что обеспечит максимальную
эффективность от внедрения.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – это совокупность данных, которые
представлены в определенной форме, для компьютерной обработки.
Методическое и организационное обеспечение представляют комплекс
мероприятий, которые направлены на функционирование программного
обеспечения и компьютера для достижения желаемого результата.
31
Информационное обеспечение – совокупность единой системы
кодирования и классификации информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов. [6]
Классифицируют два комплекса информационного обеспечения. Это
компоненты внутримашинного информационного обеспечения (к ним
относятся макеты, экранные формы для ввода первичных данных, а также
вывода результатной информации, структура информационной базы –
базы данных, входных и выходных файлов) и внемашинного
информационного обеспечения (к ним относятся классификаторы технико-
экономической информации и документы).
Чтобы обеспечить эффективные поиск, обработку и передачу по
каналам связи экономической информации, необходимо подготовить и
представить ее в цифровом виде. Для решения этой задачи информацию
необходимо в первую очередь упорядочить (классифицировать), а затем
формализовать (то есть закодировать) с использованием классификатора.
Под классификатором понимается документ, при помощи которого
реализуется формализованное описание экономической информации в
информационной системе. Такой документ содержит наименования
объектов, кодовые обозначения и наименования классификационных
группировок.
Среди классификаторов, по сфере деятельности, можно выделить
следующие виды:
международные;
общегосударственные;
отраслевые;
локальные.
Главной частью внемашинного информационного обеспечения
является система документации, которая применяется в процессе
управления экономическим объектом. Под документами в данной системе
подразумевается такая совокупность сведений, которая используется для
32
решения экономических задач, располагающаяся на физическом носителе,
в соответствии с установленной формой.
Совокупность связанных между собой форм документов, которые
регулярно используются в процессе управления экономическим объектом,
называется системой документации.
На сегодняшний день, существующие системы документации,
которые характерны для не автоматизированных информационных систем,
среди отличительных особенностей содержат большое количество
различных типов форм документов, большой объем потоком документов,
что приводит к их запутанности, дублирование в документах информации.
Вместе с тем дублируются и работы по обработке информации, и как
следствие, получаем низкую достоверность итоговых результатов. В таких
системах очень большую часть времени работников занимает именно
обработка документов. В случае, если необходимо упростить и облегчить
систему документации, возможно использование следующих подходов:
выполнение стандартизации и унификации документов;
использование новых информационных технологий, позволяющих
избавиться от бумажного документооборота за счет использования
электронных документов.
Для решаемой задачи крайне желательно входные документы
получать через сеть. Для этого документы должны быть заранее
представлены в виде файлов с согласованной структурой.
К внутримашинному информационному обеспечению относят
описание экранных форм.
Для заполнения информации по первичным документам,
целесообразно использовать форму структуры экранных форм, которая
будет максимально отражать форму самих заполняемых документов. Для
этого необходимо располагать заполняемые поля в последовательности,
которая будет отражать логическую структуру документов и файлов с
оперативной информацией. Такой подход позволит существенно сократить