11
• Покупка для всех отделов канцелярских принадлежностей,
оборудования, оргтехники, мебели, хозтоваров, учет их расходования и
составление необходимой отчетности;
• Поддержание сохранности мебели, хозяйственного инвентаря,
средств механизации управленческого и инженерного труда, использование
возможности для их восстановления и ремонта в случаях гибели или
повреждения;
• Подготовка документов на ТО и ремонт оргтехники и оборудования;
• Организация совещаний, конференций, семинаров и других
мероприятий.
Исполнительный директор устанавливает связи с руководителями
подрядных организаций (СМИ, рекламные агентства и т.д.)
Исполнительный директор отслеживает, координирует и курирует работу
исполнительских служб: отдела медиапланирования и т.д. Начальной оценкой
эффективности в ходе общения с клиентом заняты сотрудники отдела по работе
с клиентами, а также персонал отдела медиапланирования.
Это отдел занимается изучением аудиторий и рейтингов разных СМИ. К
его функциям относятся:
• Выделение приоритетных СМИ;
• Выдвижение решений по применению какой-либо одной или
нескольких концепций медиапланирования;
• Выведение наилучших уровней показателей эффективности
(эффективной частоты, охвата и т. д.);
• Подготовка этапов рекламной кампании по шкале времени
(подготовительный, начальный, поддержание, усиление), учитывая сезонность,
конкуренцию и т.д.;
• Приведение и аргументация наилучшего рекламного бюджета;
• Выделение бюджета различным категориям СМИ.
Отдел медиапланирования занимается изучением аудиторий и рейтингов
различных средств массовой информации. В функции отдела
медиапланирования входит:
12
• определение приоритетных СМИ
• принятие решения об использовании какой-либо одной или
нескольких концепций медиапланирования
• задание оптимальных уровней показателей эффективности
(эффективной частоты, охвата и т. д.)
• планирование этапов рекламной кампании во времени (подготовительный,
начальный, поддержание, усиление), с учетом сезонности, конкурентных условий и
т.п.
•
•
определение и обоснование оптимального рекламного бюджета
распределение бюджета по категориям СМИ.
Сотрудники отдела кадров осуществляют поиск новых сотрудников по
запросам из всех подразделений компании, а также ведут учет личной и
служебной информации о каждом сотруднике фирмы и других важных данных.
Подготовка всех документов на прием или увольнение также производится этим
подразделением.
В служебные обязанности сотрудника этого отдела включены:
• Подготовка кадровой политики и кадровой стратегии компании;
• Реализация деятельности подбору, отбору и расстановке кадров по
оценке их квалификации, личных и деловых качеств;
• Прием, размещение и расстановка молодых специалистов и рабочих
в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или
профессией;
• Создание резервного фонда для выдвижения на основе таких
организационных форм, как планирование деловой карьеры, обучение
кандидатов для выдвижения по индивидуальным планам, перестановки в составе
руководства и специалистов, обучение на профильных курсах, прохождение
стажировки на отдельных направлениях;
13
• Проведение аттестации сотрудников, ее методическое и
информационное обеспечение, проведение анализа результатов аттестации,
составление мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий,
выявление круга специалистов, которым нужно пройти повторную аттестацию.
Основной задачей бухгалтерии становится ведение бухгалтерского учета
имущества, обязательств и хозяйственных операций, правильное и
своевременное выведение результатов финансово-хозяйственной работы фирмы.
В своей работе бухгалтера основываются на действующем законодательстве РФ,
инструкциях, приказах, распоряжениях, правилах, Политике в области качества
и остальными документами, утвержденными гендиректором компании и
утверждающими деятельность бухгалтера.
В профессиональные обязанности сотрудника этого отдела включено:
• Реализация приема и контроля первичной документации по
указанным участкам бухучета и приведением их для счетной обработки;
• Подсчет зарплаты в программе 1С версия 7.7 «Зарплата и кадры»;
• Подсчет налогов по зарплате для всех сотрудников;
• Составление отчетов по фондам и отчет в налоговую по единому
социальному налогу;
• Составление и сдача персонифицированного учета в пенсионный
фонд, личных сведений по НДФЛ;
• Подготовка бухгалтерской документации для архивирования;
• Проведение работ по формированию, ведению и хранению
бухгалтерских данных;
• Выполнение различных служебных поручений главного бухгалтера
или генерального директора.
14
1.2 Характеристика комплекса задач, обоснование
необходимости автоматизации
Основным видом деятельности рассматриваемого рекламного агентства
является оказание услуг клиентам по разработке, планированию и проведению
рекламных кампаний, акций и других мероприятий. Характеристика данного
процесса приведена на рисунке 1.4.
Рис. 1.2 Характеристика основного процесса рекламного агентства
Проведем декомпозицию данного процесса и рассмотрим подробнее
существующую деятельность (Рис. 1.3).
15
Рис. 1.3 Декомпозиция деятельности ООО «Трейлер Авеню»
Исходя из представленной схемы, основными этапами деятельности
являются:
• обсуждение условий предоставления услуг с клиентами и
заключение договоров на оказание услуг;
• разработка и планирование рекламной кампании в соответствии с
описанными в договоре условиями;
• непосредственное проведение рекламной кампании, включая
изготовление рекламных материалов, проведение маркетинговых акций и тому
подобное;
• подготовка отчетности по итогам деятельности компании.
Входными потоками в данном процессе являются клиенты с их
пожеланиями и требованиями, а также сведения о рекламируемых услугах и
продуктах. Управляющими воздействиями являются маркетинговая политика
16
компании, требования законодательства в области рекламы, а также устав
компании и конъюнктура рекламного рынка.
Средствами механизации в описываемом процессе являются персонал
компании, информационная система компании.
На выходе данного процесса имеются такие потоки, как сведения о
рекламных кампаниях и рекламные кампании.
Декомпозиция процесса проведения рекламных кампаний приведена на
рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 Декомпозиция процесса проведения рекламных кампаний
Одной из важнейших составляющих проведения рекламных кампаний
является проведение маркетинговых исследований. При этом маркетинговое
исследование может проводится как в для конкретной рекламной кампании, так
и отдельно от нее.
Целью исследования является изучение рынка товаров и услуг, тенденций
их развития, в результате чего проводится разработка мероприятий рекламной
17
кампании с целью достижения их максимальной эффективности. Таким образом,
результаты маркетинговых исследований являются основной для успеха
проведения рекламных кампаний, что является основным видом деятельности
ООО «Трейлер Авеню».
Данный процесс в настоящее время не автоматизирован и проводится
силами сотрудников отдела маркетинга в ручном режиме с использованием
бумажных технологий, что позволяет говорить о необходимости его
автоматизации.
Характеристика процесса маркетингового исследования приведена на
рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Характеристика процесса маркетингового исследования
Создание плана маркетингового исследования [1] является одной из
важных составляющих процесса маркетингового исследования. Хорошо
спроектированный план гарантирует высокую эффективность и качество самого
процесса исследования, а также результатов - отчета по маркетинговому
исследованию. Существует несколько сот методов проведения как самих
18
маркетинговых исследований, так и их отдельных этапов. Поэтому в
составлении плана исследования участвуют, как правило, самые опытные
специалисты маркетинговой службы предприятия или агентства по
маркетинговым исследованиям [23].
При составлении плана маркетингового исследования проектировщиками
должны учитываться следующие факторы:
• размер бюджета исследования;
• время, отведенное на проведение исследования;
• квалификация и численность персонала, привлекаемого для участия в
исследовании;
• расценки и нормировка всех видов работ по проведению
исследований;
• требуемое качество исследования;
• уровень конфиденциальности информации, используемой в
исследовании, и информации, получаемой в итоге исследования;
• возможность использования полученной маркетинговой
информации в иных маркетинговых исследованиях;
• возможность сокращения затрат на исследование или покрытия
предыдущих исследовательских затрат за счет применения вторичной
информации;
• перспективность дальнейшей реализации результатов исследования.
Проектировщик исследования должен обладать глубокими знаниями о
существующих видах исследований, а также методах проведения как самого
исследования, так отдельных его этапов. Каждый из этих методов применим
только в определенной ситуации, имеет свои достоинства и недостатки, которые,
в конечном счете, влияют на характеристики исследования в целом [24].
19
Для составления плана и распределения бюджета исследования
необходимо иметь четко сформулированную проблему исследования. Проблема
исследования должна быть хорошо структурирована, т. е. необходимо
сформулировать ее в общем виде и определить отдельные ее компоненты.
Несомненно, данный этап маркетинговых исследований требует автоматизации в
силу того, что требуется не только формализация проблем, поставленных
менеджерами перед исследователями, но и описание различной проблемной и
околопроблемной информации. В частности, для качественного описания
проблемы необходимо выполнить следующее: провести обсуждение с
менеджерами, которые принимают решения, интервью с отраслевыми
экспертами, анализ вторичных данных, а иногда и сами маркетинговые
исследования [25].
Нередко процесс составления плана исследования включает в себя не
только выбор существующих методов и задач, применяемых в маркетинговых
исследованиях, но и разработку новых задач для решения отдельных
оригинальных проблем исследования, поставленных управленцами перед
исследовательской группой.
Результатом процесса планирования является предложение о проведении
маркетингового исследования. Данное предложение является официальным
планом проведения исследования. Оно описывает цель исследования, методы
сбора и анализа данных и виды отчетности по каждому из этапов плана
исследования. Затем по полученному плану составляют смету и вычисляют
стоимость исследования. Предложение по маркетинговому исследованию
служит контрактом между исследователем и заказчиком.
Стоимость маркетингового исследования зависит от работ, включенных в
план исследования, от численности и квалификации работников, участвующих в
исследовании. Завышение или занижение цены исследования говорит о том, что
цена была выставлена необоснованно, или был неправильно составлен план
исследования, или были выбраны неадекватные методы исследования.
20
Планы маркетинговых исследований могут быть классифицированы как
поисковые и итоговые. Суть поисковых исследований состоит в том, чтобы
проанализировать маркетинговую проблему. Итоговое исследование
применяется для проверки отдельных гипотез и в изучении взаимосвязей
исследуемой проблемы. Результаты итогового исследования используются для
принятия управленческих решений, а результаты поискового исследования
служат исходными данными для нового маркетингового исследования.
Планирование бюджета состоит из составления бюджета и его анализа
(уже после выполнения мероприятий), рисунок 1.7.
Рисунок 1.6 Декомпозиция определения бюджета и анализа его исполнения
Составление бюджета состоит из следующих этапов:
• Определение необходимых мероприятий исследований;
• Определение необходимого количества сотрудников;
• Определение необходимых услуг;
• Подсчет общего бюджета.