21
На выходе получаем смету съемок, которая отражает структуру
планируемых затрат.
После проведения исследований анализируется степень выполнения
бюджета путем сопоставления планируемых и фактических затрат.
Данный вид расчета бюджета маркетингового исследования несовершенен
и имеет ряд существенных недостатков:
• отсутствие структурированной системы
• невозможность анализа будущих расчетов
• низкаябезопасностьсистемыихраненияданных
(несанкционированный доступ)
Проанализировав данную информацию, следует прийти к выводу о том,
что нужна единая информационная система по планированию и анализу
исполнения бюджета маркетинговых исследований, которая могла в полной
мере отражать все прошлые, текущие расходы, возможность планирования и
выбор оптимальных управленческих решений по формированию бюджета, а
также обеспечить надежное хранение информации.
Главной целью данного дипломного проекта является создание
информационной системы для учета статистической отчетности деятельности
рекламного агентства.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.9.
22
Сотрудник
Бухгалтер
Руководитель
Действие
Заявка
Оформление заявки
План
Составление плана
Составление мероприятий
План
Оценка бюджета
План
План
Утверждение бюджета
Учет реального бюджета
План
Подготовка отчетов
Отчет по итогам
работы
Рисунок 1.7 Схема документооборота
При внедрении ИС ее эффективность может быть достигнута за счет
косвенного и прямого эффекта.
С точки зрения прямого эффекта достигаются следующие цели:
• сокращение времени обработки и получения данных о выполнении
работ;
• автоматизированное определение и подсчет итоговых показателей
деятельности сотрудников отдела ТК;
23
• повышение степени достоверности обработки информации о
деятельности отдела ТК;
• повышение производительности труда;
• снижение рисков потери информации за счет ее хранения в
централизованной базе данных;
• автоматизированное формирование отчетной документации;
• повышение степени защищенности информации;
• повышение степени достоверности информации, необходимой для
принятия управленческих решений.
С точки зрения косвенного эффекта могут быть достигнуты следующие
цели:
• снижение стоимостных затрат на обработку информации;
• улучшение качества взаимодействия с другими подразделениями
компании;
• уменьшение времени обработки учета результатов деятельности
контролера ОТК;
• улучшение качества и точности получаемой статистической
отчетности, что положительно влияет на принимаемые решения руководством
компании.
Назначением реализации проекта автоматизации служит:
• учет и контроль проводимых действий по проверкам произведенной
продукции;
• учет работы сотрудников отдела ТК;
• ведение справочников;
• поиск по учтенным действиям;
• формирование отчетных документов.
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.6.
Таблица 1.2
24
Характеристики описанных процессов
Среднее
Время, необходимое
Общее время,
количество
Действие
для выполнения одного
минут
за рабочий день
действия, минут
Учет заявок
50
3
150
Учет плана
50
3
150
Учет планируемого
и фактического
1
35
35
бюджета
Подготовка отчета
о работе за
0,2
120
24
произвольный
период
ИТОГО, минут:
359
Исходя из приведенных расчетов ежедневно контролер ОТК около 359
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет поступающих
изделий, а также подготовку отчетов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
− Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
− Неэффективное использование рабочего времени.
− Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
− Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится в
электронной форме, включая наглядное построение графиков, облегчающее
восприятие цифровой информации.
25
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
Рассмотрим основные автоматизированные системы, которые позволяют
осуществлять планирование бюджета на маркетинговые исследования и анализ
его осуществления.
В результате исследования обнаружены два типа систем, которые могут
автоматизировать процессы оценки бюджета маркетинговых исследований.
Первый тип – это системы автоматизации деятельности предприятий с
возможностью бюджетирования. Второй тип – автоматизированные системы
медиапланирования, которые имеют возможность составления бюджета
маркетинговых исследований [4].
Рассмотрим последовательно оба типа систем.
1С:Управление корпоративными финансами
«1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами»
обеспечивает группу компаний автоматизированной поддержкой функций учёта
и управления финансам, оперативной информацией для принятия
управленческих решении. Важным достоинством решения является легкая
интеграция с другими программными продуктами фирмы 1С.
Функциональные возможности
• Ведение многофирменного регламентированного учёта (бухгалтерский и
налоговый) на основе конфигурации «1С:Бухглатерия 8».
• Ведение оперативного многофирменного учёта по международным
стандартам (IFRS, GAAP, и любой другой).
• Ведение многофирменного оперативного управленческого учета.
• Многофирменное бюджетное планирование и контроль.
• Управление движением денежных средств.
26
• Учет и контроль исполнения договоров.
• Подготовка индивидуальной отчетности для целей консолидации.
Использование конфигурации «1С:Предприятие 8. Управление
корпоративными финансами» предполагает модульный принцип построения
автоматизированной системы, когда отдельные функции системы решаются
сочетанием обособленных прикладных решений (например, «1С:Предприятие 8.
Управление корпоративными финансами», «1С:Управление торговлей 8»,
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Консолидация» и пр.).
АИС «Прогноз и планирование бюджета» предназначена для комплексной
автоматизации процесса формирования проекта бюджета и среднесрочного
финансового плана субъекта РФ (МО) на краткосрочный и среднесрочный
периоды.
Цели внедрения:
• Автоматизация процесса планирования бюджета, повышение
эффективности согласования информации между участниками процесса
планирования.
• Обеспечение информационно-аналитической и инструментальной
поддержки процессов принятия решений специалистами финансового органа
при формировании проекта бюджета и среднесрочного финансового плана.
• Систематизация и обобщение алгоритмов и методик планирования
бюджета.
• Состав и функциональные возможности
АИС «Прогноз и планирование бюджета» включает следующие
функциональные подсистемы:
• Программный модуль «Планирование доходной части бюджета»
• Программный модуль «Управление по целям и задачам»
• Программный модуль «Реестр расходных обязательств».
• Программный модуль «Планирование бюджетных ассигнований»
• Программный модуль "Государственное (муниципальное) задание"
27
• Программный модуль "Ведомственные целевые программы"
• Программный модуль «Паспорт государственного (муниципального)
учреждения»
• Программный модуль «Планирование межбюджетных трансфертов»
• Программный модуль «Планирование источников финансирования
дефицита бюджета»
• Программный модуль «Долговая книга»
• Программный модуль «Формирование закона (решения) о бюджете
и уточнений к нему»
Отличительные особенности
АИС «Прогноз и планирование бюджета» ориентирована на коллективную
работу над проектом бюджета и содержит инструменты планирования работ
исполнителей и управления процессом разработки проекта бюджета.
При формировании проекта бюджета проводятся многовариантные работы
его показателей: применяются различные алгоритмы планирования,
осуществляется сравнительный анализ вариантов расчета, выбираются
оптимальные алгоритмы планирования и их параметры.
Данные, используемые в процессе планирования, собираются за разные
годы и из разных источников. Для их сопоставления (в том числе для
сопоставления по кодам бюджетной классификации) реализован механизм
сопоставимых классификаторов.
Система поставляется с набором типовых алгоритмов планирования. Для
планирования бюджета можно использовать типовые алгоритмы или
настраивать новые. Пользователи могут настраивать алгоритмы без привлечения
специалистов разработчика или отдела автоматизации ФО. Алгоритмы
планирования реализуют сложные взаимосвязанные расчеты показателей
проекта бюджета и среднесрочного финансового плана.
При осуществлении расчетов плановых показателей можно использовать
Microsoft Excel. Это дает возможность пользователям быстро освоить систему.
28
Листы планирования Excel связаны с базой данных АИС «Прогноз и
планирование бюджета» и позволяет использовать всю имеющуюся в базе
данных информацию. Результаты расчета с листов Excel записываются в базу
данных. Листы планирования Excel также централизованно хранятся в базе
данных АИС «Прогноз и планирование бюджета».
Взаимодействие ФО, ГРБС, РБС и ПБС в процессе формирования проекта
бюджета может осуществляться по каналам электронной связи через систему
удаленного документооборота с использованием средств ЭЦП и шифрования.
Система обеспечивает среднесрочное финансовое планирование в двух
вариантах: формирование проекта бюджета на три года или одновременное
формирование проекта бюджета на один год и среднесрочного финансового
плана на три года.
АИС «Прогноз и планирование бюджета» обеспечивает непрерывность
процесса формирования, уточнения и корректировки показателей проекта
бюджета и среднесрочного финансового плана «скользящее планирование
бюджета».
Предусмотрена подготовка печатных документов, предоставляемых ФО в
органы законодательной власти в процессе рассмотрения и утверждения закона
(решения) о бюджете в нескольких чтениях, в том числе подготовка документов
к проекту закона (решения) о бюджете с приложениями. При изменении
параметров расчета соответствующие изменения автоматически вносят в проект
закона (решения) о бюджете и приложения к нему.
Все данные, которые присутствуют в СППР «Финансово-экономический
анализ», можно использовать как основу для планирования бюджета в АИС
«Прогноз и планирование бюджета».
Система позволяет осуществлять балансировку доходов, расходов и
источников финансирования дефицита бюджета с возможностью анализа и
корректировки значений на разных уровнях детализации/обобщения данных (с
использованием Drill-down): от первичных данных ПБС до основных
29
характеристик бюджета (общий объем доходов и расходов, дефицит/профицит
бюджета).
По сравнению с «1С:Управление производственным предприятием 8», в
конфигурации «1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами»
существенно развиты функции таких подсистем как:
• учет по международным стандартам;
• бюджетирование;
• управление денежными средствами;
• учет и контроль исполнения договоров;
• подготовкаданныхдлявыгрузкивконфигурацию
«1С:Консолидация».
Когда конфигурация «1С:Управление производственным предприятием 8»
является функционально избыточной, либо переход на эту конфигурацию
является не целесообразным. Это актуально в следующих случаях:
• когда количество персонала занятым ведением учета в
автоматизированной системе ограничено;
• когда требуется автоматизация только функций учета и управления
финансами.
• когда на предприятии уже используются такие конфигурации, как
«1С: Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Управление торговлей 8», «1С:Зарплата и
управление персоналом 8».;
• для производственных предприятий, когда управленческий
производственный учет ведется в другой системе.
«АЦК-Планирование» предназначено для организации и комплексной
автоматизации процесса планирования бюджета региона (муниципального
образования) на очередной финансовый год и трехлетний период в соответствии
с действующим законодательством и ходом бюджетной реформы в стране.
«АЦК-Планирование» избавляет сотрудников финансово-экономических
органов, распорядителей и получателей бюджетных средств и других участников,
30
задействованных в бюджетном планировании, от работы над рутинной
технической частью процесса и позволяет более качественно анализировать
прогнозируемые показатели бюджета.
Преимущества системы:
• Структурирование и централизация первичной информации по
проекту составления бюджета в единой базе данных с едиными форматами
документов.
• Возможность получения каждым участником процесса
планирования бюджета в рамках его полномочий и утвержденного регламента за
счет единства базы данных абсолютно достоверной и актуальной информации на
любой момент ее запроса.
• Оперативное получение и использование аналитических данных,
применяемых в процессе подготовки проекта бюджета.
• Полная информация о расчетных показателях проекта бюджета не
только в денежном, но и натуральном выражении (Гкал, КВт, кг, шт., чел/час,
койко-днях и т.п.).
• Возможность выбора метода расчета соответствующей статьи
бюджета (нормативный, программно-целевой, учетный, нормативно-подушевой)
и методики расчета в рамках каждого метода.
• Возможность ситуационного моделирования проекта бюджета по
принципу «что-если».
• Одновременная работа с различными версиями проектов бюджета,
их сравнительный анализ и выбор наиболее предпочтительного варианта при
изменившихся обстоятельствах.
• Подключение к единому электронному документообороту системы
всех участников процесса планирования вне зависимости от территориальной
удаленности.
• Контроль соответствия сформированного проекта бюджета
соотношениям, установленным Бюджетным кодексом РФ.