27
Срок проката – срок, на который будет арендован автомобиль,
указывается при оформлении договора аренды.
Выходными данными является отчётная документация.
Пользователями разрабатываемой информационной системы будут
являться:
- бухгалтер;
- сотрудники ИТ-отдела;
- генеральный директор;
- заместитель директора;
- менеджер продаж.
Также, в информационной системе будут списки поставок авто и
список свободных авто.
Выбранная для автоматизации задача является вторым процессом по
важности в компании после процесса сдачи авто в аренду, поэтому её важно
оптимизировать.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительнойтехники для решения задачи
Автоматизация учёта арендованных авто оптимизирует работу
менеджера аренд и позволит делать удобные учётные списки, сократит
время и количество необходимых сотрудников. Автоматизация процесса
устранит такие недостатки, как:
- бумажный приём данных о клиенте и об автомобиле;
- необходимость перепроверки данных;
- поиск данных в папках и файлах;
- ручной учёт арендованных авто.
На рисунке 8 представлена схема документооборота учёта
арендованных автомобилей.
28
Подписанный
договор
Менеджер аренд
1. Подача заявки на
аренду авто
2. Составление
договора об аренде
Информация о
клиенте
Условия аренды,
составленный
договор
Клиент
3. Оформление аренды
автомобиля
Запись в книге
клиентов
Директор
Отчёт
4. Оформление аренды
автомобиля
Запись в книге
учётов
5. Составление отчёта
Рисунок 8. Схема документооборота учета арендованных
автомобилей
Сначала клиент подаёт заявку на аренду автомобиля, передавая свои
паспортные данные и контактный телефон менеджеру аренд, после этого,
менеджер аренд вносит данные о клиенте в книгу клиентов и проводит
переговоры с клиентом по срокам аренды, после чего, составляется договор
об аренде и автомобиль вносится в книгу учёта аренд, потом директор
формирует отчёт на основе ранее полученных данных.
В таблице 9 продемонстрированы временные затраты процесса учёта
арендованных авто до его автоматизации.
29
Таблица 9
Временные затраты процесса учёта арендованных авто
Подпроцесс
Времени на
одну операцию
Среднее
количество
операцийза год
Затраченное
время за год
Приём данных
10 мин.
5000
833 ч.
Проверка данных
20 мин.
5000
1 666 ч.
Учёт данных
15 мин.
5000
1 250 ч.
Всего
3 749 ч.
В таблице 10 представлены возможные временные затраты после
автоматизации процесса учёта арендованных авто.
Таблица 10
Временные затраты процесса учёта арендованных авто после
автоматизации
Подпроцесс
Времени на
одну операцию
Среднее
количество
операций за год
Затраченное
время за год
Приём данных
5 мин.
5000
416 ч.
Проверка данных
2 мин.
5000
166 ч.
Учёт данных
5 мин.
5000
416 ч.
Всего
998 ч.
Как видно из представленных таблиц – количество затраченного
времени сократится на 2 751 часов после автоматизации процесса, что
позволит увеличить прирост клиентов за счёт повышения скорости
обслуживания клиентов и снизить время ожидания, следовательно,
автоматизация процесса необходима.
30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
За обеспечение информационной безопасности и защиты информации
отвечает отдел технического обслуживания.
К средствам обеспечения информационной безопасности и защиты
информации относятся:
- антивирусное программное обеспечениеKaspersky – установлен на
всех компьютерах сотрудников, служит для устранения и/или
предотвращения вирусных атак;
- программные брандмауэры, входящие в состав
коммутаторовKerioWinRoutev6.7;
- встроенный брандмауэр в ОС Windows 10.
Также, для информационной безопасности и защиты информации
используются организационные меры, к ним относятся:
- охрана территории/помещения, понижает шанс появления на
территории посторонних лиц;
- обучение персонала работе с техническими и программными
средствами во избежание различных неполадок;
- мониторинг компьютеров сотрудников, во избежание
бездельничества, осуществляется с помощью программы Kickidler.
- инструкция пользователя по обеспечению информационной
безопасности;
- инструкция администратора информационной безопасности;
- инструкция ответственного за информационную безопасность.
Все файлы хранятся в файловом сервере, регулярно проводится
резервное копирование, а для защиты какой-либо информации доступной
только для конкретного отдела – сотрудникам были выданы разные права
доступа. Отдел технического обслуживания регулярно проводит
диагностику серверов и компьютеров, проверяет их на вирусы с помощью
антивирусного программного обеспечения Kaspersky.
31
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для автоматизации выбранного процесса уже есть несколько готовых
систем. Рассмотрим некоторые из них.
1. TradeMaster - веб-приложение от U4ETдля ведения
управленческого учета. В ней можно вести учет товаров, продаж,
обязательств, накладных расходов, управление интернет магазином.
Стоимость системы от 500р/мес. У системы есть открытый исходный код,
что значит, что её можно редактировать, однако, у неё нет всех
необходимых функций для учёта арендованных авто. Достоинства системы:
открытый исходный код, легкий в освоении интерфейс, приемлемая цена.
Недостатки системы: Отсутствие пробной версии, не все нужные функции
присутствуют.
2. S2 CRM -CRM от S2 с расширенным функционалом и готовыми
отраслевыми решениями, подходит для данного бизнес-процесса. Имеет
очень большой функционал, у системы есть база клиентов, можно делать
отчёты, присутствует хранилище файлов, однако, нет открытого кода, что
желательно, потому что система перегружена ненужными функциями. У
системы есть пробный период на месяц и бесплатная версия, однако
пользоваться бесплатной версией могут максимум 3 пользователя.
Достоинства системы: Широкий функционал, удобный интерфейс, наличие
пробной и бесплатной версии, хорошая цена для такой системы.
Недостатки: отсутствует открытый код, есть ненужные функции.
3. WS.Автопрокат - Учёт аренды, клиентов и финансов от
WorkflowSystems. Система идеально подходит для учёта аренды авто, все
необходимые для этого функции присутствуют. В системе есть хранилище
32
файлов, база клиентов, управление заказами и история взаимодействия с
клиентами, но у системы нет открытого кода. У системы есть пробная
версия на 45 дней. Система очень дорогая – 34900 рублей, хоть и
одноразово, но только до 1 пользователя, максимум у системы – 20
пользователей, но стоимость этого – 66900 рублей. Достоинства: была
создана для учёта автопроката, все необходимые функции присутствуют.
Недостатки: очень дорогое решение с ограниченным количеством
пользователей, неприятный интерфейс, нет открытого кода.
В таблице 11 представлен сравнительный анализ представленных
информационных систем. Указаны только необходимые для бизнес-
процесса функции.
Таблица 11
Сравнительный анализ информационных систем
Параметры
TradeMaster
S2 CRM
WS.Автопрокат
Цена
От 500р/мес.
От 0р/мес.
От 34900р.
База клиентов
+
+
+
Отчёты
-
+
+
Хранилище файлов
-
+
+
Открытый код
+
-
-
Веб-формы
+
+
-
Экспорт/импорт данных
-
+
+
Управление заказами
+
+
+
Пробная версия
-
+
+
Кроме того, у всех систем есть техподдержка, которая поможет в
случае возникновения проблем.
Из всех выше представленных систем, для автоматизации учёта
арендованных авто подошла бы WS.Автопрокат, однако, у неё нет
открытого кода и высокая стоимость с ограниченным количеством
33
пользователей. В этом случае, было принято решение о создании своей
информационной системы для автоматизации учёта арендованных авто.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Есть 4 стратегии автоматизации:
- полная;
- хаотичная;
- по участкам;
- по направлениям.
Полная автоматизация –Система полностью контролирует бизнес-
процесс посредством автоматической системы управления.
Хаотичная автоматизация – приобретение или разработка
предприятием отдельных фрагментов информационных систем без
конкретного стратегического плана.
Автоматизация по участкам – автоматизация отдельных
производственных участков, которых объединяет набор выполняемых
функций. Этот способ выбирается, если есть участки, где применение
систем даёт значительный эффект, например – сокращение персонала.
Автоматизация по направлениям – автоматизация отдельных
направлений деятельности компании. Для автоматизации выбирается работа
какого-либо отдела.
Для данной работы подходит автоматизация поучасткам, так как
автоматизироваться будетконкретный участок деятельности, а именно –
учёт арендованных авто.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Есть несколько основных способов приобретения информационных
34
систем для автоматизации бизнес-процессов:
- покупка готового решения;
- покупка и доработка;
- разработка собственной системы.
При покупке готового решения – оно должно полностью
соответствовать деятельности предприятия. Поэтому найти такое решение
очень сложно, так как производители не делают свои системы для какого-то
одного бизнеса, поэтому некоторые функции могут быть ненужными - а за
это приходиться доплачивать - или вовсе отсутствовать.
Можно также купить готовое решение и потом его доработать, но для
этого потребуется открытый код у системы, а это есть не у всех систем. В
анализе информационных систем, который был проведён ранее,
выяснилось, что для автоматизации учёта вполне подходит WS.Автопрокат,
но со временем, пригодится больше функций, а у системы нет открытого
кода, поэтому нам не подошла эта система.
Разработка собственной системы предполагает наличие в компании
специалистов, способных разработать собственную систему, но так как
автоматизируется не очень сложный процесс, то имеющихся специалистов
вполне будет достаточно.
В рамках данной работы будет произведена разработка собственной
системы, так как можно будет сделать функции, которые подходят
разработчику и компании.
35
Глава 2. Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – совокупность системы классификации
и кодирования информации, различные информационные потоки,
циркулирующие в организации.
Информационное обеспечение разделяется на внемашинное и
внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение –
информация, которая воспринимается человеком, то есть справочники,
классификаторы и различные документы. Внутримашинное информационное
обеспечение – совокупность данных, которые формируют информационную
базу данных на электронном носителе.
Входной информацией являются следующие документы: данные
клиентов, данные об аренде, условия аренды. Для ввода информации
потребуются формы.
Форма – окно Windows, в которое помещается различные компоненты,
образуя интерфейс приложения, также, в форме присутствуют невизуальные
(системные) компоненты, с помощью которых осуществляется доступ к
системным ресурсам. По сути, форма является компонентом, который
является контейнером для других компонентов. Формы ввода должны быть
сделаны с удобным и понятным интерфейсом для пользователя, так как с
помощью формы будет происходить взаимодействие между пользователеми
системой. Для заполнения каких-либо таблиц будут использованы отдельные
формы, однако, все основные функции будут выполняться на главной форме.
Для хранения информации понадобятся следующие справочники:
автомобили, поставки, скидки, тип автомобиля.
Самые основные способы организации информационной базы – это
36
создание централизованных и распределённых баз данных.
Централизованные базы данных размещаются в виде единого
информационного массива и в памяти одной системы, если эта система
компонент сети ЭВМ, то возможен распределённый доступ к базе. Этот
способ часто применяют в локальных сетях. Распределённые базы данных –
связанные между собой базы данных, которые находятся на локальной или
региональной территории, обеспечивая свободный обмен информацией в
них. Для работы с такими базами данных создаются системы управления
распределёнными базами данных. Для реализации системы необходимо
создать базу данных для хранения нужной информации и выбрать её
структуру. Всего существует три структуры базы данных:
- Сетевая структура – связи реализуются посредством отношений, в
результате данные в базе связаны между собой подобно сети.
- Иерархическая структура – связи направлены строго «сверху вниз».
- Реляционная структура – БД реализуют связи между данными с
помощью ссылок, т.е. одни данные хранят ссылки на другие данные.
В настоящее время наиболее популярными являются реляционные базы
данных, поэтому, я выбрал базу данных с реляционной структурой.
2.1.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – программа или множество программ,
используемых для управления компьютером.
Для разработки системы необходимо выбрать используемую
операционную систему, так как операционная система управляет ресурсами
компьютера, поддерживает запуск и выполнение различных программ и
приложений, обеспечивает защиту данных и выполняет сервисные функции.
Все программы и приложения пользуются средствами, которые предоставила
им операционная система, поэтому выбор операционной системы важен.
Однако, для разработки системы автоматизации учёта арендованных