13
На рабочих станциях бухгалтеров установлено программное обеспечение
1С: Бухгалтерия 8.3 для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.
В юридическом отделе установлена правовая справочная система
«КонсультантПлю с».
Серверное программное обеспечение состоит из:
- операционная система Windows Server 2016;
- антивирусное ПО Kaspersky Security;
- серверная часть 1С: Бухгалтерия 8.3;
- прокси-сервер UserGate Proxy & Firewall;
- СУБД MS SQL Server 2014.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основное направление деятельности компании «Орион» - предоставление
в аренду коммерческой недвижимости под офисы и магазины. В распоряжении
компании находится несколько объектов в разных районах города. В каждом из
объектов площади сдаются частями, в соответствии с планировкой помещений и
желанием заказчиков.
Учет самих помещений, а также договоров с нанимателями это очень
важный аспект деятельности компании. Для каждого договора аренды
существуют свои сроки, менеджерам отдела аренды очень важно своевременно
следить за сроками окончания договоров, чтобы арендные площади не
простаивали.
Кроме того, необходимо всегда иметь под рукой список свободных
площадей их стоимости для того, чтобы быстро сориентировать клиента.
На сегодняшний день хранение информации об арендных площадях, их
стоимость и заключенных по данным площадям договоров хранится в
разрозненных файлах Word и Excel.
14
Для каждого из объектов недвижимости создан файл формата Word, в
котором указаны:
- адрес объекта;
- общая площадь объекта;
- количество помещений;
- площадь каждого помещения;
- описание инфраструктуры объекта (парковка, наличие лифта и т.п.).
Для хранения информации о ценах на объекты используется файл формата
Excel. В нем хранится информация о каждом помещении:
- площадь помещения;
- стоимость аренды в месяц;
- учетный номер помещения;
- наличие интернета, телефона, служебных помещений;
- этаж, на котором находится помещение;
- объект, в котором находится помещение.
Свободные помещения помечаются зеленым цветом.
Основные сложности, которые возникают при подобной организации
работы, это:
- так как на каждом из компьютеров менеджеров хранится свой комплект
файлов, то при обновлении информации кем-то из них возникает необходимость
актуализировать информацию и в остальных копиях. Иногда возникает
ситуации, когда кто-то из менеджеров пользуется не актуальными данными;
- при обновлении стоимости аренды необходимо каждый раз
пересчитывать сумму для всех помещений;
- очень сложно отследить сроки договоров;
- поиск и фильтрация помещений организован не очень удобно.
- если возникает необходимость связаться с клиентом, необходимо
искать номер его телефона в договоре;
- при неосторожных действиях менеджера иногда происходит случайное
удаление необходимых файлов с информацией;
- общая скорость работы снижена.
15
Для повышения удобства и скорости работы сотрудников отдела аренды, а
также повышения оперативности учета было принято решение автоматизировать
именно этот процесс.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Работа компании, предоставляющей услуги аренды помещений, это
сложный процесс, который удобнее всего рассмотреть с использованием
методологии IDEF0. На рисунке 1.4 представлена контекстная диаграмма
процесса «Деятельность ООО «Орион».
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма процесса «Деятельность ООО «Орион»
В ООО «Орион» обращаются клиенты, которые заинтересованы в аренде
помещения. У каждого клиента есть определенные требования к помещению.
Ориентируясь на такие требования, менеджер подбирает варианты помещений,
согласно своей базе информации о помещениях. Если помещение устраивает
клиента, заключается договор, который проверяется юристом. После заключения
договора бухгалтер принимает оплату у клиента. В конце каждого периода
бухгалтер готовит отчеты.
16
Все специалисты компании осуществляют свою деятельность,
основываясь на должностных инструкциях.
Из вышесказанного следует, что входными потоками процесса являются:
- информация о помещениях;
- потребности клиента;
- оплата.
Выходными потоками процесса являются:
- договор аренды;
- информация о свободных помещениях;
- отчеты.
Контекстная диаграмма дает общее представление о процессе, для более
детального его изучения необходимо выполнить декомпозицию. В
рассматриваемом процессе существует четыре подпроцесса:
- подбор помещения;
- заключение договора аренды;
- прием оплаты;
- анализ.
На рисунке 1.5 представлена диаграмма декомпозиции процесса
«Деятельность ООО «Орион».
Рис. 1.5 Диаграмма декомпозиции процесса «Деятельность ООО «Орион»
17
Диаграмма декомпозиции показывает, что после обращения клиента в
компанию менеджер анализирует потребности клиента и ищет среди сдающихся
в аренду помещений максимально подходящие под его требования. При этом
менеджер осуществляет выезд с клиентом для просмотра помещений. Если
клиент решает арендовать помещение, то с ним заключается договор.
Перед подписанием договора его проверяет юрист. После подписания
договора клиент вносит оплату. Завершает процесс создание необходимых
бухгалтерских отчетов.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Основанием для сдачи в аренду любого помещения является договор
аренды. Составление договора начинается менеджером в процессе обсуждения
условий аренды. После обсуждения с клиентом и оформления проекта договора
он передается в юридический отдел.
Юрист проверяет текст договора на соблюдение норм закона и вносит
правки при необходимости, затем договор передается на подпись руководителю
компании.
После подписания, договор передается в отдел аренды, где подшивается в
папку и хранится пять лет после истечения срока его действия.
На рисунке 1.6 представлена схема документооборота в ООО «Орион».
18
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ООО «Орион» организация информационной безопасности
занимает одно из приоритетных мест, ведь фирма оперирует не только
собственными данными, но и данными фирм-клиентов.
Правовое обеспечение системы защиты информации включает:
- наличие в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых
договорах и в должностных инструкциях положений и обязательств по защите
информации;
19
- формулирование и доведение до сведения всего персонала ООО
«Орион» положения о правовой ответственности за разглашение информации,
несанкционированное уничтожение или фальсификацию документов.
Организационный элемент, как одна из основных частей системы защиты
информации содержит меры управленческого, режимного (ограничительного) и
технологического характера, определяющие основы и содержание системы
защиты, побуждающие персонал соблюдать правила защиты информации
фирмы.
Организационно-документационное обеспечение включает в себя
документирование и регламентацию:
- технологии защиты, обработки и хранения бумажных и электронных
документов, баз данных предприятия;
- внемашинной технологии защиты электронных документов - защиты
носителей информации;
- прядка защиты ценной информации предприятия от случайных или
умышленных несанкционированных действий работников компании.
Инженерно-технический элемент предназначен для пассивного и
активного противодействия средствами технической разведки и формирования
рубежей охраны территории, здания, помещений и оборудования с помощью
комплексов технических средств.
Элемент включает в себя:
- сооружения защиты от проникновения посторонних лиц на
территорию, в здание и помещение (стальная дверь, сейф, защищенная
серверная, охрана, камеры наблюдения).
- средства защиты технических каналов утечки информации.
- средства противопожарной охраны.
- охранная сигнализация.
Программно-математический элемент предназначен для защиты ценной
информации, обрабатываемой и хранящейся на сервере и рабочих станциях и
различных информационных системах.
20
Элемент включает в себя регламентацию доступа к базам данных, файлам,
электронным документам персональными паролями, идентифицирующими
командами и другими методами;
В ООО «Орион» база 1С: Бухгалтерия хранится на сервере, который
расположен в защищенной серверной комнате. Доступ к базе осуществляется с
компьютеров пользователей при помощи средств аутентификации. Пароли
выдаются системным администратором и меняются раз в три месяца. Копия
информационной базы хранится на сервере и на внешнем носителе. Архив базы
создается один раз в неделю по пятницам.
У пользователей системы имеются разные уровни доступа. Полный
доступ у администратора, просмотр и редактирование у бухгалтера.
Защита от вирусов и программных закладок обеспечивается антивирусом
«Kaspresky Internet Security 2018».
Все работники проходят инструктаж по информационной безопасности
при приеме на работу, подписывая ответственность за разглашение
конфиденциальной информации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для успешной разработки информационной системы необходимо
проанализировать уже существующие решения. На рынке программного
обеспечения существует несколько вариантов решений для автоматизации учета
аренды помещений. Среди таких программных продуктов можно выделить
наиболее популярные:
- «Аренда +»;
- «TurboFly Аренда»;
- «АВИАНТ: Управление арендой».
Программа «Аренда+» - это решение для учета аренда коммерческой
недвижимости, арендаторов, арендных площадей и договоров. Особенностью
этой программы является то, что она работает через Интернет. На компьютеры
21
пользователя ничего устанавливать не нужно, достаточно использовать любой
браузер.
Интерфейс программы представлен на рисунке 1.7.
Рис. 1.7 Интерфейс «Аренда+»
Основные возможности программы:
- интерактивная план-схема;
- управление договорами аренды;
- управление и учет арендаторов;
- управление финансами по аренде;
- ведение коммунальных услуг и счетчиков;
- электронный документооборот;
- отчеты;
- интеграция с бухгалтерским и банковским ПО.
«TurboFly Аренда» - корпоративная информационная система,
предназначенная для автоматизации учета и контроля договорных
взаимоотношений по предоставлению для эксплуатации объектов недвижимого
имущества. Использование программного комплекса «TurboFly Аренда»
позволит создать собственную информационную базу и организовать учет
объектов недвижимости для каждой из сторон договора аренды: арендодателя,
арендатора, посредника.
На рисунке 1.8 представлен интерфейс информационной системы.
23
На рисунке 1.9 представлен пример интерфейса программы.
Рис. 1.9 Интерфейс «АВИАНТ: Управление арендой»
Программа обладает достаточно широким функционалом:
- ведение базы данных объектов аренды, арендаторов, договоров аренды;
- контроль задолженности, истечения договоров аренды;
- ведение взаиморасчетов с арендаторами;
- управление ценами на аренду и оплату коммунальных платежей;
- автоматизированный расчет арендных и коммунальных платежей.
Теперь необходимо выполнить сравнительный анализ программных
продуктов, для этого в таблице 1.4 собраны характеристики рассмотренных
программных продуктов.
Таблица 1.4.
Сравнительный анализ программных продуктов
Характеристика «Аренда+»
«TurboFly
Аренда»
«АВИАНТ:
Управление
арендой»
Учет помещений
+ + +
Расчет арендной платы
+ + +
Контроль оплаты
- + +
Контроль истечения сроков
договоров
- -
+
Возможность сохранять планы
помещений
+ + +