28
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и её описание
В системе должно быть реализовано формирование следующих
документов: «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Складской
журнал», «Отчет о реализации готовой продукции», Отчет «Сводный отчет по
видам оборудования», Отчет «Объемы готовой продукции, хранящиеся на
складе».
Автоматизация загрузки и ведения следующих справочников:
Справочник «Виды готовой продукции», Справочник «Склады», Справочник
«Контрагенты», Справочник «Данные об организации».
Разработка и внедрение информационной системы ООО «Московский
завод двигателей Внутреннего сгорания» позволит минимизировать
негативные факторы, указанные в предыдущем разделе. Цель создания
информационной системы: повышение эффективности работы ООО
«Московский завод двигателей Внутреннего сгорания».
Подцели создания системы:
1. Минимизация временных затрат на поиск информации о готовой
продукции;
2. Минимизация временных затрат на формирование
формализованных документов (актов выполненных работ);
3. Сокращение временных затрат на получение аналитической
отчетности: о состоянии склада, о состоянии реализации готовой
продукции;
4. Сокращение временных затрат на мониторинг состояния склада.
Качественные требования:
1. Полнота. Система должна обрабатывать полную информацию в
рамках обработки учёта готовой продукции;
2. Достоверность. Система должна иметь защиту от ввода
недостоверной информации;
29
3. Проверяемость. Данные, введенные в систему, должны быть
доступны для проверки;
4. Надежность. Система должна обладать отказоустойчивостью,
организован режим резервного копирования и восстановления;
5. Расширяемость. Система должна позволять ввод дополнительного
функционала в соответствии со спецификой введенных данных.
Таким образом, задачами автоматизации в деятельности по учету
готовой продукции ООО «Московский завод двигателей Внутреннего
сгорания» являются:
1. Учет данных о наличии готовой продукции;
2. Формирование документации по учету готовой продукции;
3. Работа с аналитической отчетностью по запросу пользователей.
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи
На рисунке 6 приведена схема документооборота в технологии работы в
части учета готовой продукции ООО «Московский завод двигателей
Внутреннего сгорания».
30
Отдел
Операция
Производственный
отдел
Группа учета
готовой
продукции
Экономист
Прием данных о
производстве
Отгрузка готовой
продукции
Оценка
стоимости работ
Рисунок 6. Схема документооборота
Анализ существующего функционала учёта готовой продукции ООО
«Московский завод двигателей Внутреннего сгорания» показал следующие
недостатки:
Узкое место 1: Передача заявок на получение данных о произведенной
продукции производится с использованием телефонной связи, средствам
электронной почты, в устной форме или другими методами, при этом факты
передачи данных о не документируются, что негативно влияет на
оперативность получения информации;
Узкое место 2: Отсутствуют возможности накопления данных по
объёмам производимой продукции.
Узкое место 3: Отсутствует возможность мониторинга состояния склада
готовой продукции;
Узкое место 4: Отмечены случаи потери данных о произведенной
продукции, ошибки в заполнении документации.
Накладные
Складской
журнал
Расходная
накладная
Отчет по
реализации
готовой
продукции
31
Использование информационной системы учета готовой продукции
ООО «Московский завод двигателей Внутреннего сгорания» сделает
возможным учет произведенной продукции в журналах учета. В таблице 8
приведена оценка частоты формирования отчетных документов.
Таблица 8
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Количество
документов
за год
Трудовые
затраты на 1
документ,
мин
Трудовые
затраты за
год, час
1
Приходная накладная
6000
15
1500
2
Складской журнал
4000
15
1000
3
Отчет о приемке продукции
4000
15
1000
4
Расходная накладная
6000
15
1500
5
Отчет о выполненных работах
по специалистам
7000
15
1750
6
Ведение картотеки продукции
6000
15
1500
7
Ведение журнала
инвентаризации склада
12
120
24
8
Мониторинг состояния склада
100
60
100
Итого:
33112
270
8374
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден
колоссальный выигрыш рабочего времени.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности
и защиты информации
Защита информационной системы ООО «Московский завод двигателей
Внутреннего сгорания», в том числе информационной системы ЦТО ООО
«Московский завод двигателей Внутреннего сгорания», необходима для
отражения следующих угроз:
1. Вирусная активность
2. Потеря данных в результате технологических сбоев
32
3. Потери данных в результате нарушения пользовательских
полномочий
4. Компрометации ЭЦП и паролей
5. Утечки коммерчески значимой информации, включая данные о
торговых операциях клиентов, записанные в памяти фискальных
регистраторов
6. Несанкционированного копирования данных
7. Использования Интернет - трафика не по назначению
В целях сохранности данных информационной системы необходимо
выполнение мер технического и организационного характера. Работу по
защите информации в информационной системе администрации курирует
специалист по информационным технологиям.
К техническим мерам защиты информации относятся:
1. Наличие системы резервного копирования базы данных на
внешний носитель
2. Определение уровня доступа пользователей к информационным
ресурсам
3. Централизованное администрирование
4. Антивирусное программное средство
5. Наличие системы разграничения доступа к сети Интернет, а также
файрвола
6. Использование крипто средств для шифрования особо ценной
информации
К организационным мерам защиты информации относятся:
1. Запрещение использования неучтенных носителей информации
2. Опечатывание серверов и рабочих станций с установленными
крипто средствами
3. Регламентация использования Интернета
33
4. Наличие инструкции по внутри объектовому режиму и
ограничение доступа в центры обработки информации
(серверные, а также кабинетов, где хранятся резервные копии баз
данных)
5. Определение приказом ответственности персонала за нарушение
правил защиты информации.
В ООО «Московский завод двигателей Внутреннего сгорания»
разработаны следующие нормативные документы в области обеспечения
информационной безопасности:
1. «Инструкция о порядке обращения машинных носителей
информации в ООО «Московский завод двигателей Внутреннего
сгорания» (регламентирует учет, хранение и использование
носителей информации внутри организации, запрещает
использование неучтенных носителей информации)
2. «Инструкция по работе с криптографическими средствами
защиты информации» (регламентирует использование крипто
средств, используемых в работе. К ним относятся средства
электронного документооборота)
3. «Инструкция по пропускному и внутри объектовому режиму»
(определяет пропускной режим, а также правила использования
помещений, где обрабатывается информация конфиденциального
характера)
4. «Инструкция по использованию ресурсов внешней сети»
(регламентирует использование сети Интернет сотрудниками
компании)
5. «Инструкция по парольной защите в ООО «Московский завод
двигателей Внутреннего сгорания» (регламентирует
использование парольной защиты, определяет правила
использования паролей и ведения документации).
34
Версия используемого антивирусного ПО: Kaspersky Security Center 11.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Приведем описание наиболее распространенных систем учёта готовой
продукции.
Наиболее распространенным решением в области автоматизации учета
готовой продукции является система "1С. Предприятие. Бухгалтерский Учет".
Учет готовой продукции в системе «1С: Бухгалтерия 8.3» производится путём
настройки счетов учёта номенклатуры с использованием справочника
"Номенклатура", в котором создается группа "Материалы", в котором
присутствуют необходимые реквизиты учета. Также система работает с
документами "Поступление - Накладная", "Требование - Накладная",
"Списание материалов". Система позволяет формировать отчеты в
соответствии с технологией учета материалов.
Учет готовой продукции в программе «Мой склад». Альтернативным
решением в области учета материалов является использование систем
складского учета. Система «Мой склад» в технологии учета готовой
продукции предоставляет возможности:
1. Расчет себестоимости по ФИФО;
2. Расчёт остатков и оборотов;
3. Управление закупками материалов в части планирования
состояния склада и автоматического формирования заказов
поставщикам;
4. Сервисы печати всех складских документов;
5. Поддержка работы с несколькими складами, партиями,
серийными номерами, ГТД, характеристиками материалов,
упаковками и штрих-кодами;
6. Поддержка учета адресного хранения.
35
Сравнительная характеристика существующих решений по учету
готовой продукции приведена в таблице 9.
Таблица 9
Сравнительная характеристика существующих решений по учету
материалов
Критерий
Система 1С:
Предприятие:
Бухгалтерский учет
ред.3.0
Система "Мой склад"
Учет видов материалов
+
+
Формирование
ведомости получения
материалов
+
+
Формирование заказа
-
+
Учет сотрудников
+
+
Учет классификаторов
ВУЗа
-
-
Формирование
накладных
+
+
Ведение журнала
выдачи материалов по
сотрудникам
+
-
Списание (выбытие)
материалов
В соответствии с
технологией
бухучета
В соответствии с
технологией учета
склада
Учет нормативов выдачи
материалов
-
-
Как показано в таблице 9, существующие программные средства, в
целом позволяют проводить учет готовой продукции, но имеют ряд
ограничений при внедрении в условиях завода двигателей Внутреннего
сгорания, что связано с невозможностью ведения классификаторов, учета
нормативов выдачи материалов.
Также, данные системы для поставленной задачи не являются
профилирующими: система «1С: Предприятие: Бухгалтерский учет» служит
для автоматизации бухучета, система «Мой склад» - для автоматизации
оборота готовой продукции на складе. Данные системы содержат большое
количество функций, которые не будут использоваться в условиях
36
медицинского учреждения, что предполагает неэффективные затраты при
приобретении готового решения на базе одной из рассмотренных систем.
Таким образом, рациональным решением в области автоматизации учета
готовой продукции будет являться собственная разработка программного
обеспечения.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Далее определим стратегию автоматизации технологии работы по учету
готовой продукции ООО «Московский завод двигателей Внутреннего
сгорания».
В настоящее время принята классификация стратегий автоматизации на
следующие виды:
1. Хаотичная (кусочная) автоматизация;
2. Автоматизация по участкам;
3. Автоматизация по направлениям;
4. Полная автоматизация.
Проведем более подробный анализ данных стратегий. Хаотичная
стратегия автоматизации подразумевает отсутствие единой стратегии
функционирования информационной системы предприятия. Каждый
специалист, либо группа специалистов в рамках данной стратегии принимает
решение о внедрении той или иной информационной системы, что приводит
полному отсутствию управляемости системой, сложностям в
администрировании и невозможности интеграции различных направлений
работы специалистов. Такая стратегия автоматизации характерна для малых
предприятий, зачастую не имеющих в штате ИТ-специалистов, когда каждый
специалист устанавливает себе системное, офисное, антивирусное ПО, а также
отвечает за функционал прикладного ПО. Например, бухгалтер
самостоятельно выбирает более удобную с его точки зрения программу, не
согласовывая свои действия, например, с кадровой службой, которая также
имеет свой функционал, например, при учете сотрудников или табелей
37
рабочего времени. Такая стратегия автоматизации является неэффективной,
ведет к росту расходов на программное обеспечение, увеличивает
трудозатраты в случае необходимости интеграции различных участков
работы, значительно повышает уязвимость системы и усложняет
администрирование.
Стратегия автоматизации «по участкам» предполагает единый подход
при внедрении программного обеспечения в рамках выполнения единого
функционала. Так, в данном случае, например в технологии учета заработной
платы, единое ПО уже будут использовать бухгалтер и специалист по кадрам,
что позволит объединить функционал данных специалистов в единую
технологическую цепочку. При этом и в данном случае остается ряд
недостатков, характерных для хаотичной автоматизации, так как не
предполагается единый подход к использованию информационных ресурсов
системы (так как в данном случае не используется единая СУБД, аппаратная
платформа, системное ПО, что также увеличивает расходы на использование
системы).
Стратегия автоматизации «по направлениям» предполагает единые
подходы к внедрению информационных систем согласно направлениям
деятельности предприятия. Например, блок бухгалтерии при данной стратегии
будет использовать базу «1С: Комплексная автоматизация», в которой
реализован функционал всего бухучета – учета заработной платы, основных
средств, оперативного, складского учета и при этом все это объединено в
единую базу и позволяет получать сводную информацию о состоянии данного
объекта управления. При этом в рамках единого ПО отражена вся
технологическая цепочка подразделения (от ввода первичных данных до
формирования отчетности и электронного документооборота).
Стратегия полной автоматизации предполагает автоматизацию всех
направлений деятельности на единой платформе управления. Подобный тип
автоматизации является оптимальным, хотя встречается довольно редко – в