21
Продолжение таблицы 5
«Случайные
/тестовые»
Разовые закупки по заявкам, пробные
закупки
1) Материал появляется на складе эпизодически, в
небольшом количестве.
2) период хранения чаще всего небольшой.
3) случаи «зависания» материала на складе на
длительное время служат признаком потери актуальности.
«Обеспечение офиса»
- закупаются регулярно
мелкооптовыми партиями
- расходуются небольшими партиями
Материал постоянно поддерживается на складе
Материал не имеет срока годности
Отгружается небольшими партиями
Случаи «зависания» материала на складе на длительное
время служат признаком потери актуальности.
22
номенклатура продукции относительно часто меняется (например,
товар, приуроченный к какой-либо акции КЦ, заказывается единожды;
к следующей акции будет заказываться другой товар);
склад осуществляет отгрузку партий товара только в КЦ, а отправку
товара непосредственно в РИЦ осуществляет отдел сбыта КЦ;
на склад поступает продукция от десятков поставщиков, причем
перечень поставщиков не является стабильным.
Модель функционирования склада (рисунок 5) показывает, что на склад
поступают товарно-материальные ценности (ТМЦ) от поставщиков, и
результатом деятельности склада является отгрузка ТМЦ клиентам компании.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма модели деятельности «как
есть»
Основные участники логистических процессов – сотрудники склада. Все
бизнес-процессы на складе выполняются в соответствии с регламентом работы
склада.
Декомпозиция модели (рисунок 6) характеризует основные бизнес-
процессы склада:
23
приемку товара;
учет товаров на складе;
хранение товара;
комплектацию и отгрузку;
управление складскими остатками.
Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы
На рисунке 6 видно, что приемку товара на складе курирует отдел
снабжения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и
поставку товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под
руководством отдела сбыта, т.к. этот отдел собирает заявки отделов, и
распределяет между ними товары. Также отдел сбыта участвует в бизнес-
процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка
товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.
Приемка товара на склад происходит следующим образом (рисунок 7):
1) При поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет товарно-
транспортные накладные или прочие документы. Если документы оформлены в
24
соответствии с требованиями ООО «Ручеек», то принимается решение о начале
разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибытии
машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик,
наименование товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера,
присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
Рисунок 6. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка»
2) После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований
фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и
проверка целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количестве
или нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки
товара, а повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются в
сектор приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара и
составляется Акт о несоответствии.
3) Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до
приемки по качеству хранится изолированно.
25
4) Приемка по качеству происходит следующим образом (рисунок 8).
Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по
качеству. При этом используются стандарты, технические условия и т.п.
нормативные документы. Особые указания по проверке по качеству поступают
по электронной почте от отдела снабжения. По подготовленному плану выборки,
товар отбирается со склада и доставляется в сектор приемки по качеству, где
происходит его проверка на соответствие критериям качества. Если результаты
проверки не удовлетворительны, то осуществляется повторная выборка и
проверка по качеству в присутствии представителей поставщика. По результатам
проверки составляется акт, в котором фиксируются отклонения по качеству.
Если проверка даст удовлетворительные результаты, товар считается
прошедшим приемку по качеству, и возвращается на склад.
Рисунок 7. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»
5) На поступившую партию, прошедшую приемку по количеству и
качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные:
номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование,
количество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в
26
бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. В карточку учета материала
заносится информация о поступлении товара: наименование товара, поставщик,
дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете),
учетная цена, сумма.
Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок
9):
1) Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку.
Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада.
Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.
Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»
2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка
соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации
ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает
плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое
количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных
бухгалтерии.
27
3) По запросу подразделений, за ними резервируется определенное
количество товара, имеющегося на складе.
Рисунок 9. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и
отгрузка»
Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (рисунок 10) характеризуется
следующими положениями:
1) Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь,
формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для
отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на
паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая
следующие данные: номер накладной, дату составления документа, номер заявки
и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер товара,
наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. В карточку
учета товара заносится информация об отгрузке.
2) Заказы от отделов КЦ тоже поступают через отдел сбыта компании.
Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в
РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.
28
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В работе кладовщиков очень много рутинной работы по оформлению
складских документов.
Складской учет в ООО «Ручеек» характеризуется большим объемом
оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от
поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в таблице 6.
29
Таблица 5
Оценка трудозатрат на обработку информации
Наименование операции
Периодичность
Количество
строк в
документе
Количество
операций в
год
Объем
работы
в год
(строк)
Норма
выработки
(опер/в
час.)
Трудозатраты в
год (час)
Приходная накладная
5 раз в день
5
1250
6250
4
312,5
Журнал ожидаемых поставок
5 раз в день
1
1250
1250
10
125
Журнал приемки грузов
5 раз в день
1
1250
1250
25
50
Комплектация партии товара
10 раз в день
20
2500
2500
1
2500
Журнал заявок
10 раз в день
1
2500
2500
10
125
Накладная на перемещение
10 раз в день
20
2500
50000
4
625
Карточка учета материалов
200 раз в день
1
5000
5000
20
250
Отчет об остатках
1 раз в неделю
1500
52
78000
0,25
208
Корректировка учетных данных по
результатам инвентаризации
1-2 раза в месяц
10
24
240
1
240
Отчет о приемке по качеству
5 раз в день
5
1250
6250
1
1250
ИТОГО
5685,5
3
При учете используется значительное количество документов,
подготавливаемых вручную (рисунок 11).
Рисунок 10. Схема документооборота складских документов
Операции, совершаемые работника склада, довольно утомительны для
самих работников, за счет большого объема обрабатываемой информации.
Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника:
работа замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. На проверку
информации тратится достаточно большой объем времени. При подборе товара
для отгрузки могут возникать ошибки, пересортица. Часть товара может
«потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и
будет утилизирован. За счет этих факторов возможность получить оперативную
и достоверную информацию снижается.